Құжаттарды қалай апостильдеуге (заңдастыруға) болады

Әр түрлі себептермен басқа мемлекеттің аумағында пайдалануға қажет Қазақстан азаматының жеке құжаттары өзінің шынайылығын куәландыруды, яғни заң күшінің сақталуын талап етеді.

Бұл процедураны сипаттайтын екі түсінік бар – құжаттарды апостильдеу және заңдастыру.

Апостильдеу

Апостильдеу, яғни "апостиль" мөртабанын қою – бұл Гаага конвенциясына қосылған елдер арасындағы құжаттарды оңайлатылған заңдастыру.

Мұндай рәсім бір жағынан апостильдеу жылдам және тек бір уәкілетті орган жүзеге асыратындықтан жеңілдетілген деп аталады, ал екінші жағынан, құжат Гаага конвенциясына қосылған барлық елдердің аумағында заңды күшке ие болады.

Құжаттарды жария ету

Егер сіз құжатты дайындайтын ел Гаага конвенциясының қатысушысы болмаса, құжатты заңдастыру қажет. Бұл ҚР СІМ органдарында, одан кейін ҚР-дағы тағайындалған елдің аккредиттелген дипломатиялық өкілдігінде құжатты куәландыруды қамтитын неғұрлым күрделі рәсім. Бұл ретте құжаттың ондағы консулдық белгісі тұрған елдің ғана аумағында заңды күші болады.

2023 жылғы 8 наурызда Қытай Халық Республикасы 1961 жылғы 5 қазанда Гаагада жасалған Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыру талабын жоятын Конвенцияға (бұдан әрі – Конвенция) қосылды. Конвенция ҚХР-ға қатысты 2023 жылғы 7 қарашадан бастап күшіне енді.

Конвенция күшіне енген сәттен бастап Қытайдың Қазақстанда пайдалану үшін беретін ресми құжаттары бұдан былай консулдық заңдастыру рәсімінен өтпейді, оның орнына қосымша сертификаттар (апостиль) берілетін болады.

Конвенция бұрынғыдай ҚХР Гонконг Арнайы Әкімшілік Ауданы мен Макао Арнайы Әкімшілік Ауданына қолданыла береді.

Құжаттардың келесі түрлерін апостильдеуге болады:

• Әділет, азаматтық хал актілерін тіркеу органдарынан және өзге де мемлекеттік органдардан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға апостиль қоюға өкілетті
• Білім туралы құжаттар
• ҚР Қаржы Министрлігінің құрылымдық бөлімшелерінен шығатын ресми құжаттар;
• Прокуратура органдарынан, тергеу және анықтау органдарынан шығатын ресми құжаттар;
• Сот органдарынан шығатын ресми құжаттар;
• Мұрағаттық анықтамалар, ҚР мемлекеттік мұрағаттарынан үзінділер, сондай-ақ олардың көшірмелері;
• ҚР Қорғаныс министрлігінің Орталық мұрағатынан алынған мұрағаттық анықтамалар, құжаттар, сондай-ақ олардың көшірмелері;
• ҚР Ішкі істер министрлігінің Арнайы мемлекеттік мұрағатынан алынған мұрағаттық анықтамалар, құжаттар, сондай-ақ олардың көшірмелері.

Мұрағаттық анықтамалар, құжаттар, үзінділер және олардың көшірмелерін апостильдеу үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ (ХҚКО) филиалына келу немесе онлайн-қызмет арқылы өтінім беру қажет.

Онлайн-өтінім берген кезде сіз оған құжаттың скан-көшірмесін қоса беріп, сол жерде 0,5 АЕК мемлекеттік баж салығын төлеуге және өзіңіздің ЭЦҚ-мен өтінімге қол қоюға тиістісіз, содан кейін сіз өтінімді өңдеу туралы хабарлама аласыз.

Хабарламада белгіленген күні ХҚКО-ға бару керек, өзіңізбен бірге келесі құжаттар болу керек:

• жеке куәлік;
• апостильделетін құжаттың түпнұсқасы.

ХҚКО-да апостильдеуге өтінім берген кезде өзіңізбен бірге келесі құжаттар болуы керек:

• жеке куәлік (жеке тұлға үшін) немесе құрылтай құжатының көшірмесі (заңды тұлға үшін);
• мемлекеттік баждың төленгені туралы түбіртек (0,5 АЕК);
• апостильделетін құжаттың түпнұсқасы.

ХҚКО-ға өтінім берілгеннен кейін апостиль қойылған құжатты сіз 10 жұмыс күні ішінде аласыз.

Прокуратура органдарынан, тергеу және анықтау органдарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ филиалына (ХҚКО) келіп, өзімен бірге келесі құжаттар болу керек:

• жеке куәлік;
• мемлекеттік бажды төлеу туралы түбіртек (0,5 АЕК);
• апостиль қойылатын құжаттың түпнұсқасы.

ХҚКО-ға өтінім берілгеннен кейін апостиль қойылған құжатты сіз 5 жұмыс күні ішінде аласыз.

Соттылықтың болуы немесе болмауы туралы анықтаманы бір өтініш (композиттік қызмет) негізінде апостильдеуге болады, ол үшін:

• онлайн-қызмет арқылы өтінім беру;
•  мемлекеттік баж салығын онлайн режимде электрондық үкіметтің төлем шлюзі (ЭҮТШ) арқылы төлеу);
• порталда композиттік қызметтің нәтижесін алу үшін ХҚКО мекенжайын қағаз түрінде таңдау.

Апостильмен соттылығының болуы немесе болмауы туралы анықтама Гаага Конвенциясына қатысушы елдерге ғана көрсету үшін беріледі.

Соттылықтың болуы немесе болмауы туралы апостиль қойылған анықтаманы сіз мекен-жайы порталда таңдалған ХҚКО-да 5 (бес) жұмыс күні ішінде көрсетіледі.

Алайда, қосымша мәліметтерді тексеру қажет болған жағдайда, бұл мерзім 20 жұмыс күніне дейін (Сізге аралық жауап жіберіледі) көрсетілетін қызметті берушінің өтінішті алуы.

Сондай-ақ, «бір өтініш» қағидаты бойынша мұрағаттық анықтамаға апостиль қоюға болады («Комитеттің және оның аумақтық органдары архивтерінің шегінде архивтік анықтамаларды және/немесе архивтік құжаттардың көшірмелерін беру» мемлекеттік қызметі. Апостиль койылған мұрағттық анықтама порталда таңдалған мекенжайы бойынша ХҚКО-да 8 жұмыс күні ішінде беріледі.

Әділет органдарынан және өзге де мемлекеттік органдардан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға, мысалы, туу, неке, некені бұзу туралы куәлік, жылжымайтын мүлік жөніндегі құжаттар мен анықтамалар және т.б. жатқызуға болады.

Оларды апостильдеу үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ (ХҚКО) филиалына келу немесе онлайн-қызмет арқылы өтінім беру қажет.

Онлайн-өтінім берген кезде сіз оған құжаттың скан-көшірмесін қоса беріп, сол жерде 0,5 АЕК мемлекеттік баж салығын төлеуге және өзіңіздің ЭЦҚ-мен өтінімге қол қоюға тиістісіз, содан кейін 1 жұмыс күні ішінде сіз өтінімді өңдеу туралы хабарлама аласыз.

Мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесі сканерленген құжат және апостиль электрондық мөртабаны болып табылады.

Қызметті "электрондық үкімет" порталының жеке кабинетінде, электрондық мекенжайдан (өтініш беруші көрсеткен) немесе "eGov mobile" мобильді қосымшасынан тексеруге болады.

Электрондық апостиль мөртабанының астында мемлекеттік органның электрондық парағының мекенжайына сілтеме көрсетіледі. Электрондық қызметті "электрондық үкімет" порталында "Электрондық регистрдегі апостиль мөртабанын тексеру" қойындысында да тексеруге болады.

Сонымен қатар, шет мемлекеттің уәкілетті органы электрондық мөртаңбасы бар электрондық құжатты апостиль сілтеме бойынша өту арқылы тексере алады "Электрондық тіркелімде апостиль мөртабанын тексеру".

Сонымен қатар, Гаага конвенциясына қосылған қатысушы елдердің тізіміне Ямайка, Сингапур Республикасы Индонезия Республикасы және Чили елдерін қосу қажет.

ХҚКО-да апостильдеуге өтінім берген кезде өзіңізбен бірге келесі құжаттар болуы керек:

• жеке куәлік;
• мемлекеттік баждың төленгені туралы түбіртек (0,5 АЕК);
• апостильделетін құжаттың түпнұсқасы;
• нотариалды куәландырылған сенімхат (көрсетілетін қызметті алушының өкілі жүгінген жағдайда);
• басқа мемлекеттік органдар берген құжаттардың қолының және мөр бедерінің үлгісі.

Апостиль қойылған құжатты сіз 2 жұмыс күні ішінде аласыз, алайда құжаттарды қосымша тексеру қажет болған жағдайда, бұл мерзім 30 күнтізбелік күнге дейін ұзартылуы мүмкін.

ҚР Қаржы Министрлігінің құрылымдық бөлімшелерінен және оның аумақтық органдарынан шығатын құжаттарды апостильдеу үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ филиалына (ХҚКО) немесе ҚР ҚМ Мемлекеттік кіріс комитетінің аумақтық органдарына келесі құжаттарды өзімен бірге алып келу керек:

• жеке куәлік;
• мемлекеттік баждың төленгені туралы түбіртек (0,5 АЕК);
• апостильделетін құжаттың түпнұсқасы;
• нотариалды куәландырылған сенімхат (көрсетілетін қызметті алушының өкілі жүгінген жағдайда).

ХҚКО-ға өтінім берілгеннен кейін апостиль қойылған құжатты сіз 3-5 жұмыс күні ішінде аласыз.

Жоғары және (немесе) жоғары оқу орнынан кейінгі білім туралы құжаттарға (дипломға) апостиль қою үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ филиалына (ХҚКО) немесе "электрондық үкімет" веб-порталы арқылы онлайн өтінім беру қажет.

Онлайн-өтінім берген кезде сіз оған құжаттың скан-көшірмесін қоса беріп, сол жерде 0,5 АЕК мемлекеттік баж салығын төлеуге және өзіңіздің ЭЦҚ-мен өтінімге қол қоюға тиістісіз, содан кейін 5 жұмыс күні ішінде сіз өтінімді өңдеу туралы хабарлама аласыз.

Хабарламада белгіленген күні ХҚКО-ға бару керек, өзіңізбен бірге келесі құжаттар болу керек:

• жеке куәлік;
• апостильделетін құжаттың түпнұсқасы.

Онлайн-өтінім берілгеннен кейін апостиль қойылған құжатты сіз 15 жұмыс күні ішінде аласыз.

ХҚКО-да апостильдеуге өтінім берген кезде өзіңізбен бірге келесі құжаттар болуы керек:

• жеке куәлік;
• мемлекеттік баждың төленгені туралы түбіртек (0,5 АЕК);
• апостильделетін құжаттың түпнұсқасы.

ХҚКО-ға өтінім берілгеннен кейін апостиль қойылған құжатты сіз 15 жұмыс күні ішінде аласыз.

Жоғары және жоғары оқу орнынан кейінгі білім туралы құжаттарды тану.

Жоғары және (немесе) жоғары оқу орнынан кейінгі білім туралы құжаттарды (дипломды) тану үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ (ХҚКО) филиалына келу не "электрондық үкімет" порталы арқылы өтінім беру қажет (уақытша қолжетімсіз).

Білім туралы құжаттарды тану-бұл шетелдік білім беру ұйымдары, оның ішінде олардың филиалдары, сондай-ақ ғылыми орталықтар мен зертханалар берген білім туралы құжаттарды ресми растау. Білім туралы құжаттарды тану "Болон процесі және академиялық ұтқырлық орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнымен көрсетіледі. Білім туралы құжаттарды тану Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес жүргізіледі және білім туралы құжаттың түпнұсқалығын белгілеу, Білім туралы құжатты берген білім беру ұйымында (ғылыми орталықта, зертханада) тиісті білім беру қызметін оны беру сәтінде жүзеге асыру құқығының болуын белгілеу, қажет болған жағдайда сараптамалық бағалау жүргізу арқылы жүзеге асырылады.

Білім туралы заңдастырылған немесе апостиль қойылған құжаттарды тану туралы өтінішті қарау мерзімі:

- портал арқылы жүгінген кезде-15 (он бес) жұмыс күні

- Мемлекеттік корпорация бөлімшелеріне жүгінген кезде-20 (жиырма) жұмыс күні.

Білім туралы заңдастырылмаған және жарияланбаған құжаттарды тану туралы өтінішті қарау мерзімі:

- портал / Мемлекеттік корпорация арқылы жүгінген кезде-30 (отыз) жұмыс күні

Жария етілген немесе апостиль қойылған ғылыми дәрежелі дипломдарды тану туралы өтінішті қарау мерзімі 20 (жиырма) жұмыс күнін құрайды.

ҚР Қорғаныс министрлігінің Орталық мұрағатынан шығатын мұрағаттық анықтамаларды және мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін апостильдеу үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ филиалына (ХҚКО) келу керек:

• жеке куәлік;
• мемлекеттік баждың төленгені туралы түбіртек (0,5 АЕК).

ХҚКО-ға өтінім берілгеннен кейін апостиль қойылған құжатты сіз 15 жұмыс күні ішінде аласыз.

Қазақстан Республикасы Ішкі істер министрлігінің арнайы мемлекеттік мұрағатынан және оның аумақтық бөлімшелерінен келіп түсетін мұрағаттық анықтамаларға және мұрағаттық құжаттардың көшірмелеріне апостиль қою үшін мына мекенжайға хабарласу қажет:

• көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесі;
• «Азаматтарға арналған үкімет» МК (ХҚО) КЕАҚ филиалына;
• немесе «электрондық үкіметтің» www.egov.kz веб-порталы арқылы электронды түрде жібереді.

Өзіңізбен бірге келесі құжаттар болуы керек:

• Қазақстан Республикасы Ішкі істер министрлігінің арнайы мемлекеттік мұрағатынан және оның аумақтық бөлімшелерінен апостиль қою үшін келген өтініш;
• ресми құжат;
• үшінші тұлға көрсетілетін қызметті алушының мүддесін білдірген кезде өкілеттікті растайтын құжат немесе нотариалды куәландырылған сенімхат;
• бюджетке мемлекеттік баждың төленгенін растайтын құжат (0,5 АЕК).

Өтінішті бергеннен кейін 8 жұмыс күні ішінде апостиль қойылған құжатты аласыз.

Егер сіз құжатты дайындайтын ел Гаага Конвенциясына қатысушы болып табылмаса, онда сізге құжаттарды заңдастыру қажет.

Ол келесі жерлерде жүзеге асырылады:

• Қазақстан аумағында – ҚР Сыртқы істер министрлігінің Консулдық қызмет департаменті;
• шет елдерде – Қазақстан Республикасының шет елдердегі мекемелері (консулдықтары).

Құжаттарды заңдастыру басқа мемлекетте пайдалану мақсатында құжаттардағы лауазымды адамның қолы мен мөрінің түпнұсқалығын анықтау және куәландыруды білдіреді.

Құжаттарды заңдастыруды жүргізу үшін консулдық қызмет департаментіне немесе шетелдегі мекемеге еркін нысанда өтініш беріледі, оған мынадай құжаттар қоса беріледі:

жеке тұлға үшін:

• жеке басын куәландыратын құжаттың көшірмесі (салыстырып тексеру үшін түпнұсқасы) не цифрлық құжаттар сервисінен электрондық құжат (сәйкестендіру үшін);
• жария етуге жататын құжат;
• консулдық алымның төленгенін растайтын құжат;
• өкілеттігін растайтын құжаттың көшірмесі (салыстырып тексеру үшін түпнұсқасы) (заңды өкіл немесе уәкілетті тұлға құжаттарды заңдастырылатын құжат иесінің атынан сенімхат бойынша берген кезде).

заңды тұлға үшін:

• уәкілетті тұлғаның жеке басын куәландыратын құжаттың көшірмесі (салыстырып тексеру үшін түпнұсқасы) не цифрлық құжаттар сервисінен электрондық құжат (сәйкестендіру үшін);
• жария етуге жататын құжат;
• консулдық алымның төленгенін растайтын құжаттың түпнұсқасы.
• заңды тұлғаның мемлекеттік тіркелгенін (қайта тіркелгенін) растайтын "электрондық үкімет" ақпараттық жүйесіндегі мәліметтер не заңды тұлғаның құқық қабілеттілігін растайтын өзге де құжат (шетелдіктер үшін);
• өкілеттігін растайтын құжаттың көшірмесі (салыстырып тексеру үшін түпнұсқасы) (заңды өкіл немесе уәкілетті тұлға құжаттарды заңдастырылатын құжат иесінің атынан сенімхат бойынша берген кезде).

Заңдастыруға құжаттардың түпнұсқалары, сондай-ақ олардың нотариалды куәландырылған көшірмелері қабылданады.

Құжаттарды заңдастыру өтініш берілген сәттен бастап 3 жұмыс күні ішінде жүзеге асырылады, ал қосымша зерделеу немесе тексеру қажет болған жағдайда, мерзім 30 күнтізбелік күннен аспайтын мерзімге ұзартылуы мүмкін.

Сот органдарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою үшін "Азаматтарға арналған үкімет" МК КЕАҚ (ХҚКО) филиалына келу немесе "электрондық үкімет" веб-порталының онлайн-қызметі арқылы өтінім беру қажет.

Онлайн-өтінім беру кезінде сіз оған апостиль қою үшін ұсынылатын сот органдарынан шығатын құжаттың; көрсетілетін қызметті алушының Т. А. Ә. (егер ауысым 2008 жылға дейін болған болса) ауысымын растайтын құжаттың сканерленген көшірмелерін қоса беруіңіз керек, сол жерде әрбір апостиль қойылған құжат үшін 0,5 АЕК мемлекеттік баж төлеп, өтінімге өзінің ЭЦҚ-мен қол қоюы керек, содан кейін 1 жұмыс күні ішінде сіз өтінімді өңдеу туралы хабарлама аласыз.

Хабарламада белгіленген күн мен уақытта ҚР Жоғарғы Соты жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаментіне немесе оның облыстардағы, республикалық маңызы бар қалалардағы және астанадағы аумақтық органдарына өзімен бірге мынадай құжаттарды:

• жеке куәлікті немесе цифрлық құжаттар сервисінен электрондық құжатты (сәйкестендіру үшін);
• апостильденетін құжаттың түпнұсқасын алып бару қажет.

ХҚКО-да  апостильдеуге өтінім беру кезінде өзіңізбен бірге келесі құжаттар болуы керек:

• жеке куәлік немесе цифрлық құжаттар сервисінен электрондық құжат( сәйкестендіру үшін);
• мемлекеттік баждың төленгені туралы түбіртек (0,5 АЕК);
• апостильделетін құжаттың түпнұсқасы.
• нотариалды куәландырылған сенімхат (көрсетілетін қызметті алушының өкілі жүгінген жағдайда);
• көрсетілетін қызметті алушының Т. А. Ә. ауысқанын растайтын құжаттың көшірмесі (егер ауысым 2008 жылға дейін болса).