Как апостилировать (легализовать) документы

Личные документы гражданина Казахстана, которые по разным причинам нужно использовать на территории другого государства, требуют удостоверения подлинности, т.е. сохранения юридической силы.

Существуют два понятия, описывающих эту процедуру – апостилирование и легализация документов.

Апостилирование

Апостилирование, т.е. проставление штампа «апостиль» – это упрощенная легализация документов среди стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Легализация документов

Легализация документа необходима, если страна, в которую вы готовите документ, не является участницей Гаагской конвенции. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах МИД РК, а затем в аккредитованном дипломатическом представительстве страны назначения в РК. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нём стоит.

8 марта 2023 года Китайская Народная Республика присоединилась к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, совершенной в Гааге 5 октября 1961 года. Конвенция вступила в силу в отношении КНР с 7 ноября 2023 года.

С момента вступления конвенции в силу официальные документы, выдаваемые Китаем для использования в Казахстане, больше не проходят процедуру консульской легализации, вместо этого будут выдаваться дополнительные сертификаты (апостиль).

Конвенция по-прежнему будет применяться к специальному административному району Гонконга КНР и специальному административному району Макао.

Чтобы апостилировать документы, исходящие из структурных подразделений Министерства финансов РК и его территориальных органов, нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН) либо в территориальные органы Комитета госдоходов МФ РК, имея при себе следующие документы:

• удостоверение личности;
• квитанция об уплате государственной пошлины (0,5 МРП);
• оригинал апостилируемого документа;
• нотариально удостоверенная доверенность (в случае обращения представителя услугополучателя).

После подачи заявки в ЦОНе, апостилированный документ вы получите в течение 3-5 рабочих дней.

Чтобы апостилировать архивные справки, документы, выписки и их копии, нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН) либо подать заявку через онлайн-услугу.

При подаче онлайн-заявки, вы должны приложить к ней скан-копию документа, там же оплатить госпошлину в 0,5 МРП и подписать заявку своей ЭЦП, после чего вы получите уведомление об обработке заявки.

В назначенную в уведомлении дату нужно посетить ЦОН, имея при себе следующие документы:

• удостоверение личности;
• оригинал апостилируемого документа.

При подаче заявки на апостилирование в ЦОНе, при себе нужно иметь следующие документы:

• удостоверение личности (для физ.лица) либо копию учредительного документа (для юр.лица);
• квитанция об уплате государственной пошлины (0,5 МРП);
• оригинал апостилируемого документа.

После подачи заявки в ЦОНе, апостилированный документ вы получите в течение 10 рабочих дней.

Апостилировать можно следующие виды документов:

• Официальные документы, исходящие из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов;
• Документы об образовании;
• Официальные документы, исходящие из структурных подразделений Министерства финансов РК;
• Официальные документы, исходящие из органов прокуратуры, органов следствия и дознания;
• Официальные документы, исходящие из судебных органов;
• Архивные справки, выписки из госархивов РК, а также их копии;
• Архивные справки, документы из Центрального архива Министерства обороны РК, а также их копии;
• Архивные справки, документы из специального государственного архива Министерства внутренних дел РК, а также их копии.

Чтобы апостилировать официальные документы, исходящие из судебных органов, нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН), либо подать заявку через онлайн-услугу веб-портала «электронного правительства».

При подаче онлайн-заявки, Вы должны приложить к ней сканированные копии документа, исходящего из судебных органов, представляемого для апостилирования; документа, подтверждающего смену Ф.И.О. услугополучателя (если смена произошла до 2008 года), там же оплатить госпошлину в 0,5 МРП за каждый апостилируемый документ и подписать заявку своей ЭЦП, после чего в течение 1 рабочего дня Вы получите уведомление об обработке заявки.

В назначенную в уведомлении дату нужно посетить Департамент по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде РК или его территориальные органы в областях, городах республиканского значения и столице, имея при себе следующие документы:

• удостоверение личности (либо электронный документ из сервиса цифровых документов (для идентификации));
• оригинал апостилируемого документа.

При подаче заявки на апостилирование в ЦОНе, при себе нужно иметь следующие документы:

• удостоверение личности (либо электронный документ из сервиса цифровых документов (для идентификации));
• квитанция об уплате государственной пошлины (0,5 МРП);
• оригинал апостилируемого документа.
• нотариально удостоверенная доверенность (в случае обращения представителя услугополучателя);
• копия документа, подтверждающего смену Ф.И.О. услугополучателя (если смена произошла до 2008 года).

Чтобы апостилировать официальные документы, исходящие из органов прокуратуры, органов следствия и дознания, нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН), имея при себе следующие документы:

• удостоверение личности;
• квитанция об уплате государственной пошлины (0,5 МРП);
• оригинал апостилируемого документа.

После подачи заявки в ЦОНе, апостилированный документ вы получите в течение 5 рабочих дней.

Справку о наличии либо отсутствии судимости можно апостилировать на основании одного заявления (композитная услуга), для этого необходимо:

- подать заявку через онлайн-услугу;

- оплатить госпошлину в онлайн режиме посредством платежного шлюза электронного правительства (ПШЭП);

- выбрать на портале адрес ЦОНа для получения результата композитной услуги в бумажной форме.

Справка о наличии либо отсутствии судимости с апостилем выдается для предъявления только в страны-участницы Гаагской конвенции.

Апостилированную справку о наличии либо отсутствии судимости вы получите в течение 5 (пяти) рабочих дней в ЦОНе адрес которого был выбран на портале.

Однако при возникновении необходимости проведения дополнительной проверки сведений, этот срок может увеличиться до 20 рабочих дней (вам будет направлен промежуточный ответ) с момента получения услугодателем заявления.

Также по принципу «одного заявления» можно апостилировать архивную справку (государственная услуга «Выдача архивных справок и/или копий архивных документов в пределах архивов Комитета и его территориальных органов»). Апостилированная архивная справка выдается в течение 8 рабочих дней в ЦОНе адрес которого был выбран на портале.

Чтобы апостилировать документы об образовании о высшем и (или) послевузовском образовании  (диплом), нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН) либо подать заявкуонлайн через веб-портал «электронного правительства.

При подаче онлайн-заявки, вы должны приложить к ней скан-копию документа, там же оплатить госпошлину в 0,5 МРП и подписать заявку своей ЭЦП, после чего в течение 5 рабочих дней вы получите уведомление об обработке заявки.

В назначенную в уведомлении дату нужно посетить ЦОН, имея при себе следующие документы:

• удостоверение личности;
• оригинал апостилируемого документа.

После подачи онлайн-заявки, апостилированный документ вы получите в течение 15 рабочих дней.

При подаче заявки на апостилирование в ЦОНе, при себе нужно иметь следующие документы:

• удостоверение личности;
• квитанция об уплате государственной пошлины (0,5 МРП);
• оригинал апостилируемого документа.

После подачи заявки в ЦОНе, апостилированный документ вы получите в течение 15 рабочих дней.

Признание документов о высшем и послевузовском образовании.

Чтобы признать документы об образовании о высшем и (или) послевузовском образовании  (диплом), нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН) либо подать заявку через портал «электронное правительство» (временно не доступно).

Признание документов об образовании – это официальное подтверждение документов об образовании, выданных зарубежными организациями образования, в том числе их филиалами, а также научными центрами и лабораториями. Признание документов об образовании  оказывается Республиканским государственным предприятием на праве хозяйственного ведения "Центр Болонского процесса и академической мобильности". Признание документов об образовании, производится в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан и осуществляется путем установления подлинности документа об образовании, установления наличия у организации образования (научного центра, лаборатории), выдавшей документ об образовании, права на осуществление соответствующей образовательной деятельности на момент его выдачи, проведения экспертной оценки при необходимости.

          Срок рассмотрения заявления о признании легализованных или апостилированных документов об образовании составляет:
- при обращении через портал-15 (пятнадцать) рабочих дней
- при обращении в подразделения Государственной корпорации-20 (двадцать) рабочих дней.
         Срок рассмотрения заявления о признании нелегализованных и неапостилированных документов об образовании составляет:
- при обращении через портал/Государственную корпорацию-30 (тридцать) рабочих дней
         Срок рассмотрения заявления о признании легализованных или апостилированных дипломов ученых степеней составляет 20 (двадцать) рабочих дней.

Чтобы апостилировать архивные справки и копии архивных документов, исходящие из Центрального архива Министерства обороны РК, нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН), имея при себе следующие документы:

• удостоверение личности;
• квитанция об уплате государственной пошлины (0,5 МРП).

После подачи заявки в ЦОНе, апостилированный документ вы получите в течение 15 рабочих дней.

Чтобы апостилировать архивные справки и копии архивных документов, исходящие из специального государственного архива МВД РК и его территориальных подразделений, нужно обратиться в:

• в канцелярию услугодателя;
• в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН);
• либо в электронном виде через веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz.

При себе необходимо иметь следующие документы:

• заявление;
• официальный документ, исходящий из специального государственного архива МВД РК и его территориальных подразделений для апостилирования;
• документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованная доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом;
• документ, подтверждающий оплату в бюджет государственной пошлины (0,5 МРП).  

После подачи заявки апостилированный документ вы получите в течение 8 (восьми) рабочих дней.

Официальные документы, исходящие из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов можно отнести, к примеру, свидетельство о рождении, браке, расторжении брака, документы и справки по недвижимости и тд.

Чтобы их апостилировать, нужно прийти в филиал НАО ГК «Правительство для граждан» (ЦОН) либо подать заявку через онлайн-услугу.

При подаче онлайн-заявки, вы должны приложить к ней скан-копию документа, там же оплатить госпошлину в 0,5 МРП и подписать заявку своей ЭЦП, после чего в течение 1 рабочего дня вы получите уведомление об обработке заявки.

Результатом оказания государственной услуги является сканированный документ и электронный штамп апостиль.

Услугу можно проверить в личном кабинете  портала «электронного правительства», с электронного адреса (указанного заявителем) либо с мобильного приложении «eGov mobile».  

Под штампом электронного апостиля указывается ссылка на адрес электронной страницы  государственного органа. Электронную услугу также можно проверить на портале «электронного правительства»  во вкладке  «Проверка штампа апостиля в Электронном регистре».

Вместе с тем, уполномоченный орган иностранного государства электронный документ с электронным штампом апостиль может проверить, воспользовавшись услугой Проверка штампа апостиля в электронном регистре».

В список стран-участниц присоединившиеся к Гаагской конвенции необходимо добавить  страны Ямайку, Республику Сингапур Республику Индонезия и Чили.

При подаче заявки на апостилирование в ЦОНе, при себе нужно иметь следующие документы:

• удостоверение личности;
• квитанция об уплате государственной пошлины (0,5 МРП);
• оригинал апостилируемого документа;
• нотариально удостоверенная доверенность (в случае обращения представителя услугополучателя);
• образец подписи и оттиска печати выданных документов другими государственными органами.

Апостилированный документ вы получите в течение 2 рабочих дней, однако при возникновении необходимости дополнительной проверки документов, этот срок может увеличиться до 30 календарных дней.

Если страна, в которую вы готовите документ, не является участницей Гаагской конвенции, то вам необходима легализация документов.

Она осуществляется:

• на территории Казахстана – Департаментом консульской службы Министерства иностранных дел РК;
• за рубежом – загранучреждениями Республики Казахстан (консульствами).

Легализация документов представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на документах с целью использования их в другом государстве.

Для совершения легализации документов в Департамент консульской службы или загранучреждение подается заявление в произвольной форме с приложением следующих документов:

для физического лица:

• копия документа, удостоверяющего личность (оригинал для сверки);
• документ, подлежащий легализации;
• оригинал документа, подтверждающего оплату консульского сбора;
• копия документа, подтверждающего полномочия (оригинал для сверки)

для юридического лица:

• копия документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица (оригинал для сверки);
• документ, подлежащий легализации;
• оригинал документа, подтверждающего оплату консульского сбора;
• сведения из информационной системы "электронного правительства", подтверждающие государственную регистрацию (перерегистрацию) юридического лица либо иной документ, подтверждающий правоспособность юридического лица (для иностранцев);
• копия документа, подтверждающего полномочия (оригинал для сверки) 

К легализации принимаются подлинники документов, а также их нотариально заверенные копии.

Легализация документов осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления, а в случае необходимости проведения дополнительного изучения или проверки, срок может быть продлен не более чем на 30 календарных дней.