Электронные трудовые договоры

В настоящее время Министерством труда и социальной защиты населения РК ведется работа по внедрению электронных трудовых договоров. Цель - законодательное урегулирование и упрощение процедуры заключения трудового договора в электронной форме. Новшество обеспечит прозрачность трудовых взаимоотношений. Позволит отказаться от бумажных трудовых договоров и предоставления бумажных документов при заключении трудовых договоров. Министерством подготовлен пакет поправок в законодательство с целью урегулирования правового статуса электронных трудовых договоров и обязательств работодателя по предоставлению сведений о трудовых отношениях. Со второго же полугодия 2019 года планируется внедрение системы учета электронных трудовых договоров по всей республике.

В настоящее время, в рамках пилота регистрация трудовых договоров в E-hrносит исключительно добровольный характер. С 1 ноября 2018 года наПортале Enbek.kz запущен сервис по регистрации трудовых договоров для организаций, не имеющих информационных систем кадрового учёта. В 2019 году планируется запуск аналогичного сервиса на портале Egov.kz.

На базе Министерства создано единое хранилище трудовых договоров Автоматизированная информационная система «Единая система учета трудовых договоров». А так же интеграционный сервис для регистрации трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам и их расторжения. Личное дело работника формируется путем запроса персональных данных из информационных систем государственных органов. Отрабатывается функционал по получению согласия работника на обработку персональных данных.

Единая система учета электронных трудовых договоров – это система, которая позволит отказаться от бумажных трудовых книжек и предоставления бумажных документов при заключении трудовых договоров, то есть диплом, и различные справки для трудоустройства будут находиться в единой базе. Соискателю не нужно будет предоставлять данные справки, при трудоустройстве. За счет этого будет обеспечена прозрачность трудоустройства, а также будет исключена возможность спекуляций с трудовыми договорами. Заключение трудовых договоров при устройстве на работу будет осуществляться в онлайн-режиме.

В современном мире такой способ оформления деловых отношений между работодателем и соискателем особо актуален, так как многие сотрудничают дистанционно. В скором времени для того чтобы устроиться на работу, потребуется только удостоверение личности, остальные документы уже будут храниться в базе.

Механизм работы системы:

Кандидат приходит устраиваться на работу, предоставляет удостоверение личности;

Работодатель по ИИН кандидата отправляет запрос в Автоматизированную информационную система «Единая система учета трудовых договоров» на формирование личного дела работника. Путем интеграции с информационными системами государственных органов формируется пакет данных о работнике и отправляется работодателю. При отсутствии или просроченном сроке документов (например, человек давно не проходил медосмотр), потенциальный работник уведомляется об этом;

На основании полученного личного дела работника, работодатель принимает решение принимать нового сотрудника или нет. Затем подписывает с работником электронный трудовой договор с помощью ЭЦП либо на бумажном носителе;

Работодатель производит регистрацию трудового договора в Автоматизированной информационной системе «Единая система учета трудовых договоров».

В электронном договоре будут указаны все данные бумажного носителя, а именно,

реквизиты сторон, условия труда, режим отдыха, размер заработной платы, права и обязанности работника и работодателя.

Одновременно, работодатель будет обязан регистрировать вносимые в договора изменения, а также сведения о прекращении действия договора.

Плюсы для работников:

Упрощение процесса трудоустройства: исключается необходимость сбора документов (экономия на сборе адресной справки, мед справки, аттестат, диплом, паспортные данные, резюме, стаж работы, справки о судимости);

защита от социальных рисков: факт наличия договора, взносов и отчислений в фонды;

закрепление обязательств работодателя перед работником;

Плюсы для работодателей:

Снижение стоимости оформления трудовых договоров. Отпадает необходимость ведения кадровой документации на бумажном носителе;

Качественный подбор работников через доступ к сервису формирования личного дела работника; исключение рисков подделки документов, так как информацию получают через электронное правительство, то есть система исключает подделку;

Государство в результате внедрения этой системы получит возможность осуществлять мониторинг и контроль наличия у граждан трудовых отношений с работодателями. Прогнозировать кадровые перетоки граждан и предпринимать меры по их трудоустройству.

Кроме того, заключение электронных трудовых договоров даст возможность определить обязательства работодателя и защитить работника от социальных угроз благодаря мониторингу поступающих пенсионных отчислений, социальных взносов и переводов.

Для работодателя оптимизируется кадровое делопроизводство, включая найм и перемещение сотрудников. Благодаря доступу к электронному личному делу кандидата, он сможет получать достоверные данные по удостоверению личности, диплому об образовании, трудовой деятельности, стаже и квалификации работника. Соответственно, подбор работников станет более качественным.