С 15 мая 2020 года работодатель обязан вносить в Автоматизированную информационную систему электронных трудовых договоров (е-hr) информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора и другие важные данные.

Сегодня в целях цифровизации трудового рынка в Республике Казахстан создана Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которая набирает большие обороты. С 15 мая 2020 года работодатель обязан вносить в Автоматизированную информационную систему электронных трудовых договоров (е-hr) информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора и другие важные данные.

Почему обязательно?

Сначала оформление трудовых отношений в электронном формате было добровольным, но теперь в Трудовом кодексе появились изменения.

Статья 23 Трудового кодекса пополнилась подпунктом 27, который обязует работодателей вносить информацию в единую систему учета трудовых договоров (далее- ЕСУТД) о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых по нему изменениях и дополнениях, содержащую сведения о сторонах, должности, месте работы и сроках трудового договора (дата заключения, дата начала работы, дата прекращения).

Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz. Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. Основными преимуществами ЕСУТД являются:

• упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов,
• защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.

Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.

В личном кабинете электронного правительства можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.

Порядок представления и получения сведений в/из ЕСУТД

Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, в ЕСУТД. 

Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:

• о заключении и прекращениис работником трудового договора
• о вносимых измененияхи (или) дополнениях в трудовой договор 

Обязательные сведения о трудовых договорах:

• реквизиты сторон: ИИН работодателя - физического лица или БИН работодателя - юридического лица, ИИН работника; 
• работа по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовая функция); 
• место выполнения работы;
• срок трудового договора; 
• дата начала работы;
• дата заключения и порядковый номер договора. 

Дополнительные сведения о трудовых договорах:

• режим рабочего времени и отдыха;
• основания расторжения трудового договора; 
• военная обязанность.

Сведения представляются работодателем или руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.

Сроки внесения сведений в ЕСУТД:

1) о вновь заключенных трудовых договорах - не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами;

2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:

• для предприятий с численностьюдо 2 000 человек - в течение 1 года со дня вступления в силу Правил;
• для предприятий численностью свыше 2 000 человек - в течение 2 летсо дня вступления в силу Правил;

3) об изменениях и дополнениях в трудовой договор - не позднее 15 календарных дней со дня подписания их обеими сторонами;

4) о корректировке в случае восстановления работника на работе - в течение 10 рабочих дней со дня восстановления;

5) об исправлении ошибки при неправильном введении сведений - в течение 30 календарных дней со дня внесения первоначальных данных;

6) удаление сведений при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя - в течение 30 календарных дней со дня ввода первоначальных;

7) о прекращении трудового договора - не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора. 

Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.

Ответственность в случае нарушения сроков или не отражения данных в  ЕСУТД

За не заключение трудовых договоров предусматривается административная ответственность по ч. 1 ст 86 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях от 60 до 150 МРП

Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет. Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда (ГИТ) в рамках госконтроля и в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения. В случае, неисполнения предписания ГИТ материалы будут направляться в судебные органы для привлечения к административной ответственности.