Облыстың мемлекеттік архивтерінде сақталатын Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтауды, жинақтауды және пайдалануды қадағалау.   

Облыстың мемлекеттік архивтерінде сақталатын Ұлттық архив қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алуды жүргізу және олардың сақталуын қадағалау.

            Облыс бойынша мекемелердің жинақтау көзі тізімін қадағалайды, өзгерістер мен толықтырулар енгізілген тізімін, ОСТК (орталық сараптау - тексеру комиссиясы) отырысы қарауына ұсыну.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2019 жылғы 20 желтоқсандағы «Архив – 2025» жобасын іске асыру жөніндегі 2020 - 2025 жылдарға арналған кешенді іс-шаралар жоспарын бекіту туралы № 953 қаулысын басшылыққа ала отырып:

       - Облыс аумағындағы мемлекеттік архивтердің құжаттарын цифрландыру мақсатында материалды-техникалық жабдықтармен қамтамасыз етуді, архивтік құжаттар негізінде жинақтар шығаруды қадағалау, ұсыныстар енгізу;

       - Облыстың тарихы жөніндегі архивтік құжаттарды жинауды және қайтаруды жүзеге асыру үшін жұмыстарын қадағалау.

Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы  №326-І Заңының 15-1 бабына сәйкес – «Архивтік құжаттарды электрондық нысанға аудару» басшылыққа ала отырып:

- Мемлекеттік архивтердегі архивтік құжаттарды  цифрландыру мақсатында мемлекеттік архивтердің қағаз негіздегі құжаттарын цифрлы форматқа көшіруді үйлестіреді, мониторинг жүргізеді, бақылайды;

- Мемлекеттік архивтердегі қор көлемі мен құрамындағы архивтік құжаттар мен мәліметтерді «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесіне енгізуді ұйымдастырады, бақылайды, мониторинг жүргізеді, ақпараттық жүйе енгізілген мекемелердегі архивтермен байланыс жұмысын бақылайды, ұсыныстар енгізеді.

Облыстың мемлекеттік архивтерінде сақталатын Ұлттық архив қорының құжаттары бойынша деректер қорын қадағалайды.

Мәдениет және ақпарат министрілігі бұйрығымен бекітілген нысандардағы тоқсандық, жылдық есептіліктерін архивтерден жинақтап ұсынады.

            Ғылыми-анықтамалық аппарат жұмысы, мекемелердің ведомстволық архивімен жүргізілетін жұмысты бақылайды, мониторинг есебін жүргізеді;

            Архивтерден ұсынылған жинақтау көзі тізіміндегі мекемелерді анықтайды және тізімін құрастырады, мекемелердің жиынтық паспортын жинақтайды, есебін ұсынады.

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы  Заңының 18-1-бабына сәйкес «Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуын мемлекеттік бақылау», Қазақстан Республикасының Кәсіпкерлік кодексіне сәйкес тексеру және профилактикалық бақылау нысанында жүзеге асырылады:

        Облыс аумағында орналасқан Ұлттық архив қорын толықтыру көздері болып табылатын мекемелерде іс жүргізу жағдайына, құжаттардың сақталуына мемлекеттік бақылауды жүргізеді және ұйымдық-әдістемелік басшылықты жүзеге асырады.       

        Мемлекеттік архивтердегі іс жүргізудің және құжаттарды сақтаудың жай-күйін бақылайды, әдістемелік көмек көрсетіп, кеңестер береді.

Архивтік анықтама беру бойынша мемлекеттік қызмет көрсету стандарттарының орындалуы,  жеке және заңды тұлғалардың сұрауларының мерзімінде орындалуын қадағалайды.

Сараптау тексеру комиссиясына ұсынылған құжаттардың құндылығына сараптама жүргізеді, тиісті құжаттарды рәсімдейді.

Архив құжаттарын ғылыми жағдайда пайдалану, олардың есебі мен сақталуы туралы конференция, дөңгелек үстел, семинарлар ұйымдастырады.

Облыстық, қалалық, аудандық мемлекеттік архив ұйымдарын құру, қайта ұйымдастыру және тарату жөнінде енгізілген ұсыныстарды үйлестіру.

Мемлекеттік архив ұйымдарының азаматтық қызметшілерін аттестаттаудан өткізу жөніндегі комиссияның қызметін үйлестіру.