В аппарате акима г.Сатпаев прием, регистрация и учет обращений физических и юридических лиц проводится согласно требованиям Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».
Поступившие обращения подлежат обязательному приему, регистрации, учету и рассмотрению. Отказ в приеме обращения запрещается. Прием и учет обращений физических и юридических лиц осуществляется отделом контроля и документационного обеспечения аппарата акима. Личную ответственность за организацию работы с обращениями физических и юридических лиц, состояние приема, регистрации и учета несет начальник данного отдела.
Обращение может вноситься через представителя физического или юридического лица. Оформление представительства производится в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан. Обращения физических и юридических лиц, поступившие по общедоступным информационным системам и соответствующие требованиям законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, также подлежат рассмотрению.
Сроки рассмотрения обращений: обращения, для рассмотрения которых не требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц, либо проверка с выездом на место, рассматриваются в течение пятнадцати календарных дней. Обращения, для рассмотрения которых требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц, либо проверка с выездом на место, рассматриваются и по нему принимается решение в течение тридцати календарных дней со дня поступления.
В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки, срок рассмотрения продлевается не более чем на тридцать календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение трех календарных дней с момента продления срока рассмотрения. Срок рассмотрения по обращению продлевается руководителем субъекта или его заместителем. Если решение вопросов, изложенных в обращении, требует длительного срока, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения, о чем сообщается заявителю в течение трех календарных дней.
Должностные лица в пределах своей компетенции обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений физических и юридических лиц, информируют заявителей о результатах рассмотрения их обращений и принятых мерах; уведомляют заявителей о направлении их обращений на рассмотрение другим субъектам или должностным лицам в соответствии с их компетенцией.
По результатам рассмотрения обращений принимается одно из следующих решений:
1) о полном или частичном удовлетворении обращения;
2) об отказе в удовлетворении обращения с обоснованием принятия такого решения;
3) о даче разъяснения по существу обращения;
4) о прекращении рассмотрения обращения.
При поступлении нескольких обращений по одному и тому же вопросу в интересах одного и того же лица первое обращение регистрируется как основное обращение, а последующие приобщаются к основному обращению и рассматриваются как одно обращение с уведомлением заявителей о результатах их разрешения в пределах установленного срока, исчисляемого со дня поступления первого обращения.
Ответы на обращения готовятся на государственном языке или языке обращения.
Рассмотрение обращений прекращается, если в повторных обращениях не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, а в материалах предыдущего обращения имеются исчерпывающие материалы проверок и заявителям в установленном порядке давались ответы.
Руководитель государственного органа и его заместители проводят личный прием граждан и представителей юридических лиц еженедельно согласно графику приема, утвержденному руководителем.
Прием проводится по месту работы в установленные и доведенные до сведения физических и юридических лиц дни и часы. Если обращение не может быть разрешено должностным лицом во время приема, оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением.