Государственный архив Северо-Казахстанской области ежегодно исполняет до 3 тысяч запросов социально-правового характера, выдает физическим и юридическим лицам архивные справки, необходимые им для защиты своих прав и законных интересов.
Порядок и сроки исполнения запросов определены Законами Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращения физических и юридических лиц» и «Об административных процедурах».
Государственным архивом исполняются также тематические запросы по различным направлениям историко-архивной тематики (история образования и наименования населенных пунктов, создание предприятий, организаций, учебных заведений, сведения о важнейших фактах и событиях из истории области, материалы краеведческого характера).
Государственный архив оказывает платные услуги при обслуживании юридических и физических лиц в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов, разработке нормативно-методических пособий, регламентирующих управление документацией и работу ведомственных архивов в порядке, установленном Правительством Республики Казахстан.
Читальный зал архива ежегодно принимает 128-140 исследователей, в том числе из областей Казахстана и стран СНГ.
Время работы читального зала с 9:00 до 17:30 часов.
В архиве имеется научно-справочная библиотека, насчитывающая свыше 4 тысяч книг по историко-архивной тематике и краеведению.
Тематические запросы
Тематические запросы (о предоставлении информации но определенной проблеме, теме, событию, факту) исполнятся архивом в порядке оказания платных услуг. Срок исполнения запроса не более 30 дней с момента его регистрации.
Архивные справки и копии документов выдаются под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и паспорта.
Для получения информации, касающейся третьих лиц, предоставляются документы, подтверждающие право получения такой информации: доверенность установленного образца; документы, подтверждающие родственные отношения и другие.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия могут быть высланы Вам по почте. В этом случае ксерокопии/цифровые копии вышеперечисленных документов, подтверждающих Ваши правомочия, должны быть приложены к заявлению.
Плата взимается независимо от результата поиска.
Генеалогические запросы
Генеалогические запросы — это запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода.
Генеалогический поиск, как правило, проводится пользователями самостоятельно в читальном зале КГУ «Северо-Казахстанский государственный архив». Генеалогические запросы пользователей архив исполняет при наличии возможностей и в порядке оказания платных услуг, согласно с Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22.12.1998 г. № 326-I и изменениями, внесенными Законом РК от 08.05.2007 г. № 247 пункт 1 статьи 17.
Для получения генеалогического запроса необходимо указать дату, место, год рождения, Ф.И.О. родственника.
В случае если данных, приведенных в письме достаточно для проведения поиска по документам госархива, заявителю направляется квитанция на оплату, которую необходимо оплатить в 10-дневный срок после получения и направить копию в адрес КГУ «Северо-Казахстанский государственный архив»
Плата взимается независимо от результата поиска.
Оказание методической помощи организациям, оказание платных услуг.
За 9 месяцев 2016 года разработаны положения об архиве и ЭК в 15 организациях. Составлены 9 номенклатур дел: 1 республиканского значения, 6 областного значения и 2 городского значения.
Оказана методическая и практическая помощь в подготовке номенклатур дел 175 организациям.
Подготовлены и утверждены на ЭПК управления культуры, архивов и документации СКО описи дел постоянного хранения и по личному составу, упорядоченные силами учреждений в количестве 817 дел постоянного хранения и 76 дел по личному составу.
Организовано и проведено 7 семинаров по делопроизводству и сохранности документов, и внедрению в делопроизводство «Перечня типовых документов для государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения», Астана, 2015 год, «Правил приема, хранения, учета и использования документов НАФ и других документов ведомственными и частными архивами, Астана, 2015 год» и «Типовых правил документирования для государственных и негосударственных организаций», Астана, 2015 год.
Проконсультированы по делопроизводству 232 организации.
Составлено 23 акта о завершении научно-технической обработки документов на сумму 4603323 тенге 25 тиынов.
Проведена научно-техническая обработка документов 20 организаций в количестве 2025 дел постоянного хранения и 5139 дел по личному составу.