Основной целью встреч руководителей центральных государственных органов (далее – ЦИО) с населением является информирование населения о проводимых в стране реформах, оперативное решение вопросов местного населения и формулирование общественного запроса перед конкретным ЦИО.
Принципы, на основе которых должны проводиться встречи руководителей ЦИО с населением:
- законности;
- соблюдения прав и законных интересов физических и юридических лиц;
- открытости и прозрачности деятельности государственных органов;
- неразглашения государственных секретов и иных охраняемых законом тайн;
- неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны;
- конфиденциальности персональных данных ограниченного доступа и др.
Первое. Подготовительный этап для ЦИО начинается с анализа ситуации в региональном разрезе в целях ранжирования и приоритизации регионов.
Анализ проводится на основе:
- данных мониторинга информационного поля РГП «Центр анализа и информации» (указанные сведения предоставляются при необходимости по запросу ЦИО в РГП «Центр анализа и информации»);
- данных собственного мониторинга Интернет-пространства;
- обращений, поступивших по всем каналам коммуникаций (через «E-otinish», в ходе личного приема в Центре приема граждан и пр.) за истекший период с начала года, а также предшествующий год.
Особое внимание уделяется при этом поступавшим в адрес ЦИО коллективным обращениям и петициям, а также обращениям, ответы на которые оценены как «плохо» и «ужасно» (посредством выгрузки из ИС «е-Өтініш»);
- отраслевой информации, полученной от структурных подразделений, ведомств и подведомственных организаций ЦИО;
- информации, полученной от местных исполнительных органов по итогам проведенных встреч акимов всех уровней с населением;
- сведений по обращениям, поступившим в Отдел по контролю за рассмотрением обращений Администрации Президента (в разрезе регионов);
Второе. На основе вышеуказанного анализа ЦИО формируются предложения:
1) по встречам Министра, согласованные ЦИО предварительно с Общественным советом, и направляются в Министерство информации и общественного развития (далее – МИОР) не позднее 1 декабря года, предшествующего году, на который формируется График встреч руководителей ЦИО с населением;
2) по встречам вице-министров и председателей ведомств (комитетов) включаются в ежегодно утверждаемый ЦИО ведомственный план открытости (далее – План).
При подготовке предложений ЦИО учитывается следующее:
- «народные министры»* выезжают во все 20 регионов, другие министры – не менее чем в половину регионов.
*Примечание: министры здравоохранения, труда и социальной защиты населения, просвещения, науки и высшего образования, индустрии и инфраструктурного развития, культуры и спорта, сельского хозяйства, энергетики, экологии и природных ресурсов.
- наряду с «народными министрами», для проведения личных приемов граждан во все регионы выезжают «народные комитеты»**.
**Примечание: Комитет государственных доходов, Комитет медицинского и фармацевтического контроля, Комитет по делам строительства и жилищно-коммунального хозяйства, Комитет санитарно-эпидемиологического контроля, Комитет по обеспечению качества в сфере образования, Комитет ветеринарного контроля и надзора, Комитет государственной инспекции в агропромышленном комплексе.
- встречи министров с населением проходят согласно Графику в офлайн-формате.
При этом, допускается замещение первых руководителей государственных органов их заместителями для проведения встреч с населением (не более 30 % от общего количества запланированных по Графику встреч) по состоянию здоровья министра, а также в связи с рабочими выездами с Главой государства, Премьер-Министром либо заграничными командировками.
В условиях карантинного режима во время чрезвычайного положения, а также чрезвычайных ситуаций, вызываемых авариями, катастрофами, стихийными бедствиями и другими форс-мажорными обстоятельствами встречи проводятся в онлайн-формате;
- встречи с населением «народных комитетов» проходят преимущественно в офлайн-формате;
- встречи с населением вице-министров (вне описанных выше случаев замены министра), председателей комитетов (не вошедших в число «народных комитетов») проходят преимущественно в онлайн-формате. При необходимости допускается офлайн-формат в рамках предусмотренных в бюджете ЦИО командировочных расходов;
- частота, место и дата проведения встреч вице-министров и председателей комитетов определяется ЦИО самостоятельно, исходя из необходимости, но не реже раза в квартал.
Третье. МИОР, на основе представленных ЦИО предложений, формируется проект Графика встреч руководителей ЦИО с населением (далее – График) на предстоящий календарный год.
Проект Графика вносится в Аппарат Правительства (не позднее 15 декабря года, предшествующему году, на который формируется График) и утверждается Премьер-Министром не позднее 10 января.
МИОР размещает утвержденный График на главной странице Единой платформы интернет-ресурсов государственных органов (далее - ЕПИР ГО).
В случае наличия высоких рисков социальной напряженности и дестабилизации общественно-политической ситуации, во встречах с населением также принимают участие заместители Премьер-Министра.
В случае прогнозируемых либо возникших рисков ухудшения ситуации в курируемой сфере в том или ином регионе, Министр обязан провести встречу с населением вне Графика.
Четвертое. Руководствуясь утвержденным Графиком, ЦИО (ответственное структурное подразделение/лицо) при подготовке ко встрече Министра с населением в регионе:
- не допускает заорганизованности, формального подхода, допуска к участию отдельно взятых СМИ, НПО и граждан;
- формирует справочно-аналитические материалы Министру в целом по региону и по отдельно взятым проблемным вопросам региона;
- прорабатывает с МИО вопрос определения места проведения и организации видеоконференцсвязи (по мере необходимости) с отраслевыми структурными подразделениями и ведомствами ЦИО;
- осуществляет сбор, анализ и ранжирование поступивших вопросов и предложений от населения (вопросы поступают на указанный в анонсе электронную почту, номер телефона или посредством других каналов коммуникаций, после чего происходит их распределение между структурными подразделениями и ведомствами по компетенции для отработки и предоставления разъяснений в рамках законодательства);
- вносит Министру материалы к предстоящему выезду;
- проводит рассылку приглашений в адрес отраслевых экспертов, представителей партий и общественных организаций и др.;
- тесно коммуницирует с пресс-службой своего ЦИО и МИОР на всех этапах;
- ежеквартально готовит информацию Министру об итогах встреч (какие системные вопросы поднимались, какие меры приняты и т.д.), с предложениями по встречам министра, вице-министров и председателей комитетов с населением вне Графика.
1) подготовку Участвующего ко встрече по всем направлениям деятельности ЦИО (не только по курируемым им направлениям деятельности);
2) формирование и заблаговременное внесение необходимых материалов Участвующему перед проведением встречи;
3) обеспечение онлайн-участия во встрече всех заинтересованных отраслевых структурных подразделений и ведомств ЦИО (по мере необходимости).
Пятое. МИО, в рамках подготовительного этапа, осуществляют следующие действия:
- по итогам встреч акимов всех уровней с населением формируют сводный перечень системных вопросов, не нашедших решения на местном уровне и требующих принятия решения центром, и направляют его в ЦИО раз в полугодие;
- оказывают ЦИО организационно-техническую (подключение к ВКС, проведение онлайн-трансляции, подготовка места проведения, сопровождение и рассадка участников встречи и др.) и иную поддержку по всем возникающим вопросам при подготовке встречи с населением, включая информационно-агитационную работу в СМИ и на официальных аккаунтах в социальных сетях акиматов (аппаратов акимов) и общедоступных местах.
Первое. МИОР оказывает информационную поддержку ЦИО по освещению встреч с населением в республиканских СМИ по трем направлениям:
1) анонсирование встреч;
2) освещение непосредственно самих встреч;
3) освещение итогов встреч с позитивными кейсами по решенным вопросам.
Второе. ЦИО, в свою очередь, в рамках информационного освещения встреч принимают следующие меры:
- за 20 календарных дней до встречи Министра с населением региона анонсирует сбор вопросов от граждан посредством опубликования информационного сообщения в республиканских (при содействии МИОР) и региональных (при содействии МИО) СМИ, на официальном интернет-ресурсе (ЕПИР ГО) и веб-портале «электронного правительства», а также на официальных аккаунтах ЦИО и личных аккаунтах министров в социальных сетях;
- за 3 календарных дня и накануне встречи Министра либо встречи вице-министра/ председателя комитета размещает анонс о предстоящей встрече на официальной странице ЦИО и МИО (с населением региона которого планируется встреча) на ЕПИР ГО, официальных аккаунтах ЦИО (со ссылкой на онлайн-трансляцию) и МИО в социальных сетях (с населением региона которого планируется встреча), и популярных региональных СМИ и пабликах при содействии МИО;
- размещает График (вырезку из Графика по своему ЦИО) и План в специальной вкладке «Встречи с населением» на своей странице на ЕПИР ГО;
- совместно с МИО, отрабатывает анонсирование встреч в региональных СМИ и официальных аккаунтах МИО в социальных сетях, а также в популярных региональных СМИ и пабликах;
- обеспечивает выход информационных материалов в региональных СМИ, пабликах и на официальных аккаунтах / официальных интернет-ресурсах ЦИО и МИО в социальных сетях по итогам встреч, а также подготовку брифинга;
- регулярно предоставляет в МИОР контент-материал (уделяя особое внимание подготовке «положительных кейсов», т.е. примерам решенных вопросов граждан) для подготовки сюжетов в республиканских СМИ и социальных сетях.
III. Этап проведения встречи
Первое. ЦИО проводит встречи с населением согласно Графику и Плану.
Встреча Министра проходит во вместительном помещении, не занимая рассадку специальными посадочными местами для работников государственных органов и бюджетных организаций.
Встречу рекомендуется проводить в выходные дни в целях широкого охвата населения.
При определении, совместно с МИО, места проведения встречи ЦИО рекомендуется исходить из двух критериев – максимальная вместительность и профильная принадлежность (по возможности).
В зале рекомендуется присутствовать только Министру с модератором встречи и отдельными самыми необходимыми лицами, без сцены и кафедры.
Встреча длится не менее двух часов, из которых 3/4 времени посвящается вопросам-ответам с возможностью высказаться всем желающим, включая критику.
Доклад министра должен отвечать следующим требованиям:
- быть прикладным к региону (т.е. содержать в себе конкретную отраслевую информацию в привязке к региону);
- быть сформированным на основе результатов анализа и выделенных при анализе «топ» актуальных проблем и часто задаваемых вопросов в конкретном регионе;
- подчеркивать важность обращения в государственные органы посредством официальных каналов коммуникаций (в первую очередь, ИС «е-Өтініш»).
Выступления содокладчиков не предусматриваются.
Если в ходе встречи Министра поступают вопросы частного характера, то такие граждане записываются на личный прием Министра.
На встрече Министра участвуют представители МИО, отвечающие за курируемую Министром сферу/отрасли (например, на встрече с Министром здравоохранения участвует руководитель Управления здравоохранения области).
Во встречи необходимо также вовлекать широкую аудиторию заинтересованных лиц: экспертов, юристов, представителей партий и общественных организаций.
ЦИО также обеспечивает:
1) проведение онлайн-трансляции встречи (c учетом технических возможностей) в официальных аккаунтах ЦИО в социальных сетях и (или) иных общедоступных ресурсах (с обязательной возможностью комментирования населением);
2) при необходимости подключение к ВКС всех районов области (во вместительных помещениях собираются жители районов, которые участвуют на встрече через ВКС);
3) во время проведения встречи оперативно отрабатываются (при необходимости) озвученные вопросы со структурными подразделениями и ведомствами ЦИО;
4) на вопросы, которые не смогли быть разрешены во время личного приема, предоставляются письменные ответы в установленные законодательством (Административным процедурно-процессуальным кодексом) сроки и направляются авторам.
Второе. Проводится личный прием граждан Министром (по частным вопросам) после встречи с населением (в тот же день, в том же здании).
При необходимости в личном приеме посредством ВКС участвуют онлайн вице-министры, председатели комитетов, директора департаментов и руководители подведомственных организаций ЦИО.
Третье. Также проводится отраслевая встреча Министра с некоммерческими организациями – местными отраслевыми общественными объединениями (ассоциации, волонтеры и др.) и профильными учреждениями (школы, спортивные организации и т.д.).
Место проведения и состав участников определяется самостоятельно ЦИО, совместно с МИО.
Четвертое. После встречи Министр проводит брифинг для средств массовой информации на площадке региональной Службы центральных коммуникаций либо в здании, где проходила встреча (в случае отсутствия возможности проведения на площадке региональной Службы центральных коммуникаций).
По итогам каждой проведенной встречи ЦИО:
1) обобщает и ранжирует все озвученные вопросы на:
- системные вопросы, требующие внесения изменений в законодательство, в стратегические и отраслевые документы, дополнительных средств из бюджета и др.;
- частные вопросы отдельных лиц;
2) не позднее 10 календарных дней со дня завершения встречи и личного приема граждан размещает в СМИ, в том числе на официальном интернет-ресурсе на ЕПИР ГО, перечень проблемных вопросов и план действий по решению проблемных вопросов (далее – План действий).
План действий утверждается ЦИО, а также размещается на официальном интернет-ресурсе.
По системным отраслевым вопросам ЦИО включает в План действий необходимые мероприятия, с закреплением ответственных исполнителей, сроков исполнения и источников финансирования.
По личным (частным) вопросам ЦИО отрабатывает в месячный срок все полученные вопросы, с закреплением в Плане действий конкретных должностных лиц (на уровне руководителей структурных подразделений государственного органа).
Ежеквартально, к десятому числу месяца, следующего за отчетным периодом, информация о ходе исполнения Плана действий размещается на официальном интернет-ресурсе ЦИО;
3) обеспечивает проведение углубленного анализа хода решения озвученных проблемных вопросов («что из обещанного сделано, а что нет»).
При этом вопросы, которые не решены в запланированные ранее сроки, также необходимо озвучивать и открыто информировать население с объяснением причин неисполнения;
4) при формировании и уточнении бюджета соответствующего уровня (республиканский/местный) принимает во внимание результаты проведенных встреч с населением, в целях закладывания средств на реализацию мер, требующих финансирования;
5) по итогам каждой встречи в течение 5 рабочих дней со дня проведения встречи заполняет отчет (форму) в Google docs для осуществления МИОР внешнего мониторинга и контроля за соблюдением требований Указа;
6) в рамках отчета по каждой проведенной встрече, предоставляет в МИОР материалы (ссылки на пресс-релизы, вырезки из онлайн-трансляции, видеоматериалы и др.), подтверждающие проведение разъяснительной работы с населением о важности обращения в государственные органы посредством официальных каналов коммуникаций (в первую очередь, посредством ИС «е-Өтініш»);
7) формирует итоги встреч за полугодие и направляет в МИОР для обобщения и последующего вынесения на заседание Правительства.