Общий конкурс - Ведущий специалист канцелярии отдела полиции района Байтерек Департамента полиции Западно-Казахстанской области

Требовать от работников органов внутренних дел точного выполнения требований норм, положений законодательных и нормативных правовых актов Республики Казахстан, регламентирующих вопросы обеспечения защиты государственных секретов в части организации делопроизводства, рассмотрения обращений физических и юридических лиц. Проводить проверки состояния и организации работы по ведению делопроизводства в службе.  Контролировать формирование дел у сотрудников подразделений согласно номенклатуре дел, проверять правильность ведения номенклатурных дел.  Запрашивать от структурных подразделений ДП сведения, необходимые для работы управления (отдела) документационного обеспечения. Возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил. Требовать своевременного и качественного разрешения обращений физических лиц, в том числе направления промежуточных, окончательных ответов заявителям, своевременного переноса заявлений с составом преступления в КУИ дежурной части. Регистрирует поступившие письма, жалобы и заявления граждан (в журналах и на персональном компьютере в Единой системе электронного документооборота). Составляет аннотацию на корреспонденцию, предназначенную для доклада руководству. Осуществляет контроль за прохождением и исполнением писем и заявлений граждан. Составляет сводный статистический отчет по работе с письмами в аппарате ДП ежеквартально. Ведет компьютерный учет депутатских запросов, общественной приемной Нұр-Отан и контролирует их исполнение. Регистрирует в ЕСЭДО обращения граждан для дальнейшей передачи посредством шлюза «электронного правительства» проекта «Айкын» в УПСиСУ. Проверяет и оказывает практическую помощь службам министерства по учету, регистрации и контролю письменных обращений граждан. Ведет номенклатурные дела группы учета обращений и приема граждан. Принимает и регистрирует всю секретную корреспонденцию, поступающую в ДП.  Обрабатывает и передает по учетным журналам через начальника отдела секретную корреспонденцию руководству ДП и по принадлежности в службы.  Конвертирует и упаковывает секретную корреспонденцию, подлежащую отправке, надписывает адреса, прошивает и опечатывает. Составляет реестры на отправляемую секретную корреспонденцию и сдает в фельдсвязь и спецсвязь. Обеспечивает соблюдение режима секретности при обработке секретной корреспонденции. Согласно резолюции руководства ДП знакомит с секретными документами и передает для исполнения в службы. Готовит справки о прохождении секретных документов в аппарате ДП. Уничтожает в установленном порядке использованные конверты в соответствии с грифом «секретно», ведет журнал учета выполнения секретных работ по нарядам.  Ведет номенклатуру дел отдела, журнал учета печатей, штампов, журнал учета сейфов и хранилищ, журнал учета журналов, журнал учета законченных производством дел, журнал учета и выдачи рабочих тетрадей, внутренних описей и спецблокнотов, а также осуществляет контроль за их сохранностью. Осуществляет проверки состояния секретного и несекретного делопроизводства в службах ДП, согласно планов отдела и предписаний.  Принимает и регистрирует всю несекретную корреспонденцию, поступающую в ДП. Своевременно принимает и регистрирует входящие документы, поступающие в отдел документационного обеспечения ДП через Единую систему электронного документооборота (ЕСЭДО), а также доставленные фельдъегерской службой, спецсвязью, Казпочтой, а также нарочно из других организаций. Передает по пакетному журналу пакеты, не подлежащие вскрытию в структурные подразделения ДП имеющие свою канцелярию.  Передает пакеты с пометкой «лично» и «литер М» лично адресату или уполномоченному им лицу под роспись в журнале учета пакетов. Регистрирует за самостоятельными входящими номерами все документы, номера которых указаны на пакете. После регистрации передает документы начальнику Управления (отдела) документационного обеспечения, для формирования им корреспонденции на рассмотрение руководством ДП. Обрабатывают электронные резолюции, отписанные руководством ДП, фишки сканируют и передают их на исполнение, преобразовывают при необходимости документы из бумажной формы в формат электронного документа. Проверяют правильность оформления и принимают к отправке исходящую несекретную корреспонденцию внутри ДП. Осуществляет контроль за правильностью оформления и регистрации  исходящей корреспонденции отдела документационного обеспечения. Проверяют прием электронных документов через ЕСЭДО. Ежедневно конвертирует и упаковывает корреспонденцию, надписывает адреса на посылках и конвертах, а также письма-ответы на обращения физических и юридических лиц, проводит их регистрацию через франкировальную машинку, составляет отчет о израсходовании конвертов и денег на франкировальной машинке. Составляет реестры на отправляемую корреспонденцию через Государственную фельдъегерскую службу, Спецсвязь. Готовит справку о прохождении несекретной корреспонденции в аппарате ДП, готовит акты на уничтожение документов по отделу, срок хранения которых истек. Ведет подшивку номенклатурных дел с реестрами на отправку корреспонденции. Ведет учет гербовых бланков ДП, выдает службам гербовые бланки. Ежеквартально собирает сведения по расходованию бланков службами ДП, обобщает и готовит анализ по использованию бланков.  Получает, регистрирует и обеспечивает надлежащее хранение секретных и несекретных нормативных документов, поступающих из МВД, акимата и других вышестоящих органов. Оформляет и передает на доклад руководству поступившие секретные и несекретные документы, в соответствии с резолюцией передает секретные и ДСП документы для исполнения, контролирует их своевременное прохождение. Присваивает учетные номера приказам, указаниям, подписанные руководством ДП и формирует для дальнейшего хранения в кодификации до сдачи в архив. Регистрирует распорядительные документы в ЕСЭДО для электронного архивирования.  Размноженные совершенно секретные, секретные и с пометкой «ДСП» распорядительные документы своевременно рассылает в соответствии с листом рассылки. Проводит работу по электронному архивированию нормативных ведомственных приказов. Комплектует организационно-распорядительные документы в номенклатурные дела и обеспечивает своевременную их сдачу в архив ДП, а также уничтожение нормативных актов, утративших практическое значение. Проводит работу по внедрению и развитию Единой системы электронного документооборота. Вносит вопросы по развитию Единой системы электронного документооборота. Ведет электронную номенклатуру отдела.

Ход собеседования с каждым кандидатом, а также проведения иных средств отбора фиксируется с помощью технических средств видеозаписи.  Для обеспечения прозрачности и объективности работы конкурсной комиссии на ее заседание приглашаются наблюдатели. Приглашенные наблюдатели, при необходимости могут принять участие посредством дистанционных средств видеосвязи. В случае необходимости, возможно проведение собеседования с кандидатами, участвующими на общем конкурсе и допущенные к собеседованию, посредством дистанционных средств видеосвязи. При проведении конкурса на должности с узкой специализацией на заседание конкурсной комиссии приглашаются эксперты. Согласно пункту 54 Правил проведения конкурса на занятие административной государственной должности корпуса «Б» (приказ Агентства от 21 февраля 2017 года № 40), во время собеседования и проведения иных средств отбора кандидат также может использовать технические средства записи, если это не мешает ходу заседания конкурсной комиссии. Допускается  размещение в интернет-ресурсах и онлайн-трансляции в социальных сетях проведения собеседования в случае наличия согласия кандидата. Участники конкурса и кандидаты могут обжаловать решение конкурсной комиссии или службы управления персоналом (кадровой службы) в уполномоченный орган или его территориальное подразделение, либо в судебном порядке.

Послевузовское или высшее либо послесреднее или техническое и профессиональное образование;

Наличие следующих компетенций: стрессоустойчивость, инициативность, ответственность, ориентация на потребителя услуг и его информирование, добропорядочность, саморазвитие, оперативность, сотрудничество и взаимодействие, управление деятельностью;

Опыт работы не требуется.

Послевузовское или высшее либо послесреднее или техническое и профессиональное образование