ПОЛОЖЕНИЕ о Департаменте внутреннего администрирования

УТВЕРЖДЕНО

приказом Ответственного секретаря

Министерства информации

и коммуникаций Республики Казахстан

от «___» __________ 2016 года

№ ___

 

 

 

 

 

1. Департамент внутреннего администрирования (далее – Департамент) является структурным подразделением Министерства информации и коммуникаций Республики Казахстан (далее – Министерство).

2. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

3. Структура, штатная численность Департамента утверждается Ответственным секретарем Министерства в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

4. Департамент состоит из:

Управления документационного обеспечения и контроля (далее-УДОИК);

Управления развития государственного языка (далее -УРГЯ).

 

 

5.1. Задача: Документационное обеспечение деятельности Министерства.

Функции:

3) организация разработки Номенклатуры дел Министерства, осуществление ее согласования с Национальным архивом Республики Казахстан и обеспечение ее утверждения;

4) формирование Центральной экспертной комиссии Министерства и принятие решений о передаче документов на ответственное хранение в Национальный архив Республики Казахстан; а также принятие решений по уничтожению документов, не имеющих исторической и иной ценности, и утративших практическое значение;

5)  организация проведения в соответствии с законодательством Республики Казахстан работ по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Министерства, организация работы ведомственного архива Министерства;

6) осуществление централизованной выдачи, учета и контроля за использованием бланков документов;

7) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям и ведомствам Министерства по управлению документацией и документационному обеспечению деятельности, соблюдению требований Регламентов вышестоящих государственных органов.

5.2. Задача:

Мониторинг исполнения контрольных документов, в том числе поручений Президента Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан.

 Функции:

1) осуществление ежедневной постановки на контроль служебных документов в БД ЕСЭДО, внесение в БД ЕСЭДО контрольных пунктов постановлений, распоряжений, приказов, протоколов совещаний, заседаний, поручений и иных документов Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан по мере их поступления;

2) разработка схем движения служебных документов и перечней контроля служебных документов, проведение работы с исполнителями по обеспечению их своевременного исполнения;

3) обеспечение оперативной работы с напоминаниями Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, размещенными на Интранет-портале государственных органов (ИПГО), информационной системой напоминаний контрольных документов («Светофор»);

4) составление еженедельной отчетности - напоминаний по контрольным документам для структурных подразделений и ведомств Министерства, со сроками исполнения на предстоящий период.

5.3. Задача:

Контроль за исполнением письменных обращений физических и юридических лиц, обращений поступивших  на раздел «Президентская защита бизнеса» официального сайта  Президента РК, на портал «Электронного Правительства», обращений поступивших на блог Министерства информации и коммуникаций Республики Казахстан.

Функции:

2) Обеспечение составления еженедельных перечней контрольных документов по обращениям физических и представителей юридических лиц;

 для структурных подразделений  Министерства, со сроками исполнения на предстоящие две недели.

3) Проверка подлинности ЭЦП при регистрации обращений, поступивших с портала «Электронного Правительства», обеспечение их регистрации, постановки на контроль, организация своевременного их рассмотрения и снятия  с контроля.

5.4. Задача:

Обеспечение руководства Министерства аналитическими и статистическими данными по документообороту и исполнению  контрольных документов.

Функции:

1) Подготовка еженедельных сводных отчетов по документообороту и исполнению контрольных поручений, депутатских запросов и обращений, запросов и писем министерств и ведомств, обращений физических и юридических лиц на аппаратные совещания у  Министра и совещания у  Ответственного секретаря;

2) подготовка еженедельных перечней-напоминаний по документам, находящимся на контроле со сроками исполнения на предстоящую неделю;

3) подготовка еженедельных перечней неисполненных документов со сроками исполнения на текущей неделе;

4) составления ежемесячного сводного отчета по документам, исполненным с нарушением сроков, для проведения рейтинговой оценки структурных подразделений и ведомств Министерства;

5) подготовка ежеквартальных и годовых отчетов по документообороту и  исполнительской дисциплине для руководства Министерства и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;

6.1. Задача:

Проведение государственной языковой политики в Министерстве в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан».

Функции:

1) координация деятельности структурных подразделений по выполнению Закона РК «О языках Республики Казахстан», Государственной программы функционирования и развития языков, исполнению Указов, постановлений и иных правовых актов Президента, Правительства по вопросам языковой политики;

2) организация работы по языковой политики, предусмотренный документами системы  государственного планирования;

4) организация мероприятий, направленных на расширение сферы применения государственного языка в Министерстве, совершенствования знаний сотрудников в области государственного языка;

5) проведение мониторинга документооборота Министерства на (входящие исходящие документы в том числе по организации и ведению делопроизводства на государственном языке (проверка структурных подразделений и ведомств Министерства и внесение предложений по совершенствованию работы).

6) Организация проведения курсов (занятий) для сотрудников Министерства по уровневому изучению государственного языка, развитию трехязычья.

7) осуществление редактирования и согласования документов (текстов), разработанных на государственном языке, направляемых в вышестоящие государственные органы, руководства Министерства, проектов нормативных правовых документов, разрабатываемых Министерством;

8) организация работы по совершенстванию терминологии в сферах деятельности Министерства.

6.2. Задача:

Осуществляет организационно-техническое обеспечение работы коллегии Министерства, аппаратных совещаний у Министра, вице-министров, ответственного секретаря;

организует работу по оснащению центрального аппарата Министерства основными средствами, транспортными средствами, техническим оборудованием, канцелярскими товарами и телекоммуникационными средствами;

организует прием физических и представителей юридических лиц в Министерстве;

обеспечивает составление ежеквартального Графика приема граждан по личным вопросам Министром, Ответственным секретарем, заместителей Министра,  направление графика приемов в Канцелярию Премьер - Министра Республики Казахстан;

обеспечивает заполнение карточек приема физических и представителей юридических лиц, обеспечивает мониторинг принятых решений по итогам приема, составляет отчет по итогам приемов;

разрабатывает регламент Министерств.

принимает участие в формировании и реализации  государственной информационной политики, информатизации и связи, а также планировании работы Министерства.

принимает участие в рассмотрении и разработке проектов нормативных

правовых актов и подготовка заключений по ним, в пределах компетенции

Департамента;

осуществляет взаимодействие с заинтересованными государственными органами, местными исполнительными органами, структурными подразделениями и ведомствами Министерства в пределах компетенции Департамента;

обеспечивает своевременную подготовку материалов и заключений по документам, в пределах компетенции Департамента;

выполняет иные рабочие поручения и задания руководства.

7. Права и обязанности:

вносить на рассмотрение руководству Министерства предложения по вопросам, входящим в круг обязанностей Департамента;

участвовать в обсуждении с руководством Министерства вопросов, касающихся компетенции Департамента;

представлять Министерство, по поручению руководства, во всех государственных, общественных и других учреждениях и организациях Республики Казахстан, в том числе в зарубежных странах по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

запрашивать и получать от структурных подразделений и подведомственных организаций Министерства документы, отчеты, справки и другие материалы, необходимые для выполнения возложенных на Департамент задач и функций;

организовывать и проводить мероприятия, совещания по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

оказывать методическую помощь, а также осуществлять проверки в структурных подразделениях и ведомствах Министерства, подведомственных организациях Министерства и предприятиях по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

привлекать с согласия руководителей структурных подразделений, ведомств Министерства и подведомственных организации Министерства их работников для участия в организации мероприятий, проводимых Департаментом в соответствии с возложенными на него задачами;

осуществлять иные права, возложенные на Департамент Министром и Ответственным секретарем Министерства в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

давать разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

выделять работника (-ов) Департамента в случае необходимости его (их) участия в консультативно-совещательных органах либо для оказания другой соответствующей служебной помощи при взаимодействии со структурными подразделениями Министерства;

представлять необходимые материалы и справки в пределах своей компетенции и в рамках законодательства в случае официального запроса об этом структурными подразделениями и ведомствами Министерства и государственными органами;

    обеспечивать сохранность государственной собственности;

    строго соблюдать правила служебной этики;

         доводить до сведения руководства Министерства или до правоохранительных органов о ставших известными случаях коррупционных правонарушений;

     недопускать  гендерной дискриминации при исполнении функциональных обязанностей сотрудниками Департамента.

 

 

 

8. Департамент обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

9. Департамент возглавляет Директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

10. Директор Департамента осуществляет общее руководство деятельностью Департамента и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач и осуществление им своих функций.

11. Письма входящей и исходящей корреспонденции отписываются Министром, Ответственным секретарем которые подлежат обязательному исполнению в установленные сроки.

12. Директор Департамента имеет одного заместителя.

13. Директор Департамента представляет Ответственному секретарю Министерства предложения по структуре и штатному расписанию Департамента.

14. В этих целях Директор:

2) осуществляет иные полномочия в соответствии с законами и актами Президента Республики Казахстан.

15. Заместитель Директора Департамента:

1) координирует деятельность Департамента в пределах своих полномочий;

2) в период отсутствия Директора Департамента осуществляет общее руководство деятельностью Департамента и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач и осуществление им своих функций;

3) осуществляет иные функции, возложенные Директором Департамента.

16.Документы, направляемые от имени Департамента в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, подписываются Директором Департамента, либо заместителем Директора Департамента.

17.Директор Департамента, заместитель директора и руководители Управлений Департамента обязаны противодействовать коррупции и несут персональную ответственность за соблюдение законодательства Республики Казахстан о борьбе с коррупцией.

18.Права и обязанности работников Департамента определяются их должностными инструкциями, утверждаемыми в установленном порядке.

Дата публикации

Дата обновления

Тип