Положение группы документационного обеспечения и развития государственного языка Департамента по чрезвычайным ситуациям Северо-Казахстанской области

Глава 1. Общие положения

 

  1. Группа документационного обеспечения и развития государственного языка Департамента по чрезвычайным ситуациям Северо-Казахстанской области Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан (далее – Группа) является структурным подразделением Департамента по чрезвычайным ситуациям Северо-Казахстанской области Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан (далее – Департамент).
  2. Группа в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами, Регламентом Министерства и настоящим Положением.
  3. Структура, штатная численность Группы утверждается Департаментом.

 

Глава 2. Основные задачи, функции,

права и обязанности Групп

 

  1. 4. Задачи:

1) Обеспечение единого порядка документирования и документооборота
в соответствии с порядком работы в облачной системе электронного документооборота «Документолог»;

2) организация работы по приему, регистрации и контролю за рассмотрением обращений физических и/или юридических лиц Департамента;

3) организация работы по приему, первичной обработке и предварительному рассмотрению документов для служебного пользования с пометкой
«Для служебного пользования» (далее – ДСП) и «Файловых сообщений»;

4)функционирование государственного языка Департамента и его подразделениях;

5)организация работы ведомственного архива Департамента по формированию, хранению и использованию документов.

5.Функции:

1) регистрация входящей и исходящей корреспонденции, осуществление
их учета, прохождения, рассмотрения и своевременной отправки;

2) осуществление регистрации приказов, протоколов Департамента, аппаратных и оперативных совещаний у начальника Департамента, проверка
их технического оформления и осуществление их своевременной регистрации;

3) осуществление регистрации протоколов рабочих совещаний при начальнике Департамента и его заместителях, проверка их технического оформления;

4) анализ состояния делопроизводства и документооборота Департамента;

5)ведение учета, выдача и осуществление списания бланков Департамента, контроль за соблюдением установленных требований по использованию штампов, закрепленных за Группой;

6) разработка нормативных правовых актов и правовых актов, касающихся деятельности Группы;

7) обеспечение регистрации и контроль за своевременным исполнением обращений физических и юридических лиц;

8) организация работы по приему граждан руководством Департамента;

9) регистрация, своевременное ознакомление исполнителей с документами
с пометкой «ДСП», «Файловыми сообщениями»;

10) обеспечение сохранности документов и дел с пометкой «ДСП»
и «Файловых сообщений»;

  • разработка нормативных правовых документов по вопросам архивного дела;

 12) составление номенклатуры дел и осуществление контроля
за формированием дел;

 13) обеспечение сохранности документов и дел ведомственного архива Департамента;

 14) осуществление выдачи дел во временное пользование в соответствии
с поступившими запросами;

  15) оказание методической помощи структурным подразделениям Департамента, территориальным подразделениям и подведомственному учреждению по вопросам архивного дела;

  • организация работы экспертной комиссии Департамента;

  17) прием и учет оформленных структурными подразделениями Департамента в установленном порядке архивных дел на хранение;

18) обеспечение редактирования на аутентичность текстов проектов основных и производных нормативных правовых, управленческих актов и документов
на казахском и русском языках, подписываемых руководством Департамента;

19) организация курсов по обучению государственному языку
и диагностическому и сертификационному тестированию по программе «Казтест» личного состава Департамента, и координация работы по данному направлению
в территориальных подразделениях Департамента;

20) участие в организации и проведении различных мероприятий в сфере функционирования государственного языка, проводимых Департаментом или иными государственными органами, неправительственными организациями;

21) оказание практической и методической помощи структурным
и территориальным подразделениям, подведомственным организациям Департамента по вопросам редактирования документов на государственный язык
и аутентичности документа.

  1. Права и обязанности:

  1) по поручению руководства Департамента представлять интересы Группы
в иных государственных органах и организациях по вопросам, относящимся
к деятельности Группы;

  2) повышать свою профессиональную квалификацию;

  3) вносить предложения по совершенствованию работы Группы;

  4) давать указания по вопросам, относящимся к компетенции, обязательные для исполнения территориальными органами и подведомственными организациями Департамента;

  5) осуществлять плановые и внеплановые проверки состояния работы делопроизводства в территориальных органах и подведомственном учреждений Департамента, принимать участие в подготовке и проведении комплексных проверок;

  6) проводить семинары, совещания по вопросам, входящим в компетенцию Группы;

  7) вносить предложения о привлечении к дисциплинарной отвественности исполнителей за несвоевременное и некачественное исполнение контрольных документов по рассмотрению обращений физических и юридических лиц и срыв сроков оформления документов  при передаче на хранение в ведомственный архив;

8) запрашивать и получать от структурных и территориальных подразделений Департамента документы, справочные и иные материалы, необходимые для выполнения возложенных обязанностей;

9) направлять сотрудников для участия в совещаниях, семинарах, проводимых в структурных подразделениях Департамента и других государственных органах;

10) требовать от руководителей структурных и территориальных подразделений Департамента соблюдение норм и положений законодательных
и нормативных правовых актов Республики Казахстан, регламентирующих языковую и информационную политику государства, а также контролировать процесс развития делопроизводства на государственном языке в органах
по чрезвычайным ситуациям;

11) осуществлять контроль за посещаемостью сотрудниками структурных подразделений Департамента занятий по изучению государственного языка, вносить предложения руководству Департамента по принятию мер дисциплинарного характера к сотрудникам, не посещающим занятия;

12) обеспечить контроль за приемом экзаменов на знание государственного языка по итогам учебного периода;

13) вносить предложения по разработке нормативных правовых актов
в области развития государственного языка;

14) вносить руководству Департамента предложения об устранении причин
и условий, отрицательно влияющих на процесс развития делопроизводства
на государственном языке, а также совершенствованию работы по линии языковой политики Департамента, принятию мер дисциплинарной ответственности
в отношении руководителей, допускающих нарушения законодательства о языках;

  15) обеспечить работу служб документационного обеспечения и развития государственного языка территориальных органов и подведомственного учреждения Департамента в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

16) оказывать практическую и методическую помощь структурным подразделениям, территориальным органам и подведомственному учреждению
по вопросам делопроизводства, развития государственного языка и архивного дела.

  1. 10. Осуществляет иные задачи, функции, права и обязанности, установленные законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан.

 

 

Глава 3. Организация деятельности Группы

 

  1. Группа обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
  2. 12. Главные специалисты Группы осуществляют общее руководство деятельностью Группы и несут персональную ответственность за выполнение возложенных на Группы задач и осуществление им своих функций.
  3. 13. Главные специалисты Группы представляют руководству Департамента предложения по структуре и штатному расписанию Группы.

  В этих целях главные специалисты:

  1) определяют обязанности и полномочия Группы;

  2) осуществляют иные полномочия в соответствии с законами и актами
Президента Республики Казахстан.

  1. Документы, направляемые от имени Группы в другие структурные подразделения, по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения подписываются главным специалистом.
  2. При необходимости Группа инициирует внесение изменений и дополнений в настоящее Положение.
Дата публикации
19 февраля 2026