ПРОЕКТНЫЙ ОФИС
Проектный офис – организационная структура, которая стандартизирует процессы руководства проектами и способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Степень ответственности Проектного офиса может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним и более проектами.
Какие функции должен выполнять проектный офис?
Для того, чтобы ответить на вопрос необходимо ответить на вопросы: понять для чего нужен Проектный офис? какие цели ставит перед собой организация, создавая эту структуру?
|
Функция |
Выгоды/цели |
|
Разработка и развитие методологии управления |
Снижение конфликтов относительно процедур управления, повышение скорости процессов управления, снижение рисков и повышение компетенций управления |
|
Формирование сводной отчетности по портфелю проектов для топ-менеджмента |
Повышение скорости получения информации о статусе выполнения проектов, снижение рисков ресурсных конфликтов, повышение скорости принятие решений, повышения удовлетворенности заинтересованных сторон |
|
Контроль корректности использования методологии |
Снижение управленческих ошибок, повышение уровня компетентности персонала, снижение рисков |
|
Контроль достижения проектных целей |
Рост количества проектов с достигнутыми целями, повышение удовлетворенности заинтересованных сторон |
|
Обеспечение (организация) Проектного комитета |
Повышение скорости принятия решений, снижение уровня конфликтов между заинтересованными сторонами проекта, повышение удовлетворенности заинтересованных сторон, снижение рисков принятия решений |
|
Настройка и поддержка ИСПУ |
Снижение затрат на управление, снижение рисков человеческого фактора, снижение уровня просрочки выполнения проектных работ, повышение удовлетворенности заинтересованных сторон |
|
Обучение проектного персонала |
Повышение уровня компетентности персонала методом управления проектами |
|
Подготовка данных для мотивации проектного персонала |
Снижение уровня конфликтов между участниками проектных команд, повышение уровня удовлетворенности заказчиков проектов |
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ
Информационная система проектного управления – единая информационная автоматизированная платформа, используемая для создания, хранения, передачи актуальной и достоверной информации об инициативах, проектах, группах проектов, базовых направлениях программ, программах, портфелях общенациональных приоритетов, обеспечивающая осуществление проектной деятельности всеми участниками, а также предоставляющая заинтересованным сторонам доступ к информации для принятия управленческих решений.
В соответствии с Правилами осуществления проектного управления, Информационная система проектного управления используется участниками проектной деятельности, включая государственные органы, заинтересованные юридические и физические лица для организации открытого и прямого взаимодействия между собой в аджайл-формате с возможностью формирования совместных кросс-функциональных проектных команд для оперативного управления задачами проектов/проектов/программ/портфелей в еженедельном скрам-формате.
В настоящее время, в соответствии с протокольным поручением Премьер-Министра Республики Казахстан А.А. Смаилова от 8 сентября 2023 года, работа по управлению и мониторингу национальных и других важных проектов будет проводится в информационной системе проектного управления «1С-Битрикс-24» (далее - Система). Данная система используется государственными органами как единая информационная система проектного управления с 2024 горда. Вышеуказанная система «1С-Битрикс» внедрена в промышленную эксплуатацию 6 мая 2025 года.