Батыс Қазақстан облысы әкімі аппараты басшысының
2016 жылғы 26 қаңтардағы №12-к бұйрығымен бекітілген
Батыс Қазақстан облысы әкімі аппаратының құжаттамалық
қамтамасыз ету бөлімі туралы
ереже
Жалпы ережелер
- Облыс әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі – бөлім) Батыс Қазақстан облысы әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшесі болып табылады.
- Бөлім өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының Заңдарын, Президенті мен Үкіметінің актілерін, өзге де нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ осы Ережені басшылыққа алады.
- Бөлімнің құрылымын, штат санын Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен облыс әкімдігі бекітеді.
- Батыс Қазақстан облысы әкімі аппараты
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің
негізгі міндеттері, функциялары, құқықтары мен міндеттері
Міндеті:
Облыс әкімі аппаратының қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету, іс қағаздарын жүргізу және архив істері жөніндегі жұмыстарды жетілдіру.
Функциялары:
- «Құпия» белгісі бар құжаттардан басқа құжат айналымын іс қағаздарын жүргізу талаптарына сай жүргізу.
- Кіріс және шығыс хат-хабарларын қабылдауды, тіркеуді, келіп түскен құжаттарды орындауға жіберуді жүзеге асыру, облыс әкімі аппаратында іс қағаздарын жүргізудің жай-күйін бақылау.
- «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаттарды қабылдау, тіркеу, тарату, есепке алу және орындалуын бақылау.
- Дұрыс ресімделмеген құжаттарды құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың қағидаларына сәйкес кері қайтару.
- Аппарат қызметкерлерінің электрондық құжаттар айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ) бойынша жұмысын бақылау.
- Құжаттардың мерзімді жеткізілуін қамтамасыз ету.
- Облыс әкімі аппараты үшін баспа басылымдарына (газет-журналдарға) жазылуды ресімдеу, олардың мерзімінде келуін, аппарат бойынша таратылуын бақылау.
- Облыс әкімі аппараты хаттамаларын, іс-шаралар жоспарларын мерзімінде тіркеу.
- Іссапарға кеткен және келген қызметкерлерді есепке алу журналдарын жүргізу, іссапар парақтарына белгі қою, есептерді жүргізу.
- Облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінде, қала және аудандар әкімдері аппараттарында, облыстық басқармаларда «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар құжаттармен іс жүргізуді ұйымдастыру жайына тексеріс жүргізу.
- Облыс әкімінің өкімдерін, шешімдерін, облыс әкімдігінің қаулыларын, облыс әкімі аппараты басшысының бұйрықтарын мерзімді тіркеу.
- Облыс және облыс әкімі аппараты басшылығының берілген елтаңбалы бланкілерінің есебін жүргізу, ескірген және бүлінген бланкілерді жоюға дайындау, есептілік құру.
- Ішкі құжаттарды мерзімінде тіркеу.
- Облыс әкімі аппаратының жиынтық іс номенклатурасының жобасын құру, оны басшылыққа бекітуге ұсыну, облыстық архивпен келісуге жіберу және Батыс Қазақстан облысының мемлекеттік архивіне тапсыруға жататын істердің құрылуын және дұрыс ресімделуін бақылауды жүзеге асыру.
- Қазақстан Республикасының Заңдарына, Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің актілеріне, архив ісі жөніндегі басқа да нормативтік құқықтық актілерге сәйкес облыс әкімі аппараты ведомстволық архивінің қызметін ұйымдастыру тәртібі туралы ережені әзірлеу.
- Сараптау комиссиясының жұмысын қамтамасыз ету, облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелеріне құжаттарды сақтауға іріктеуді немесе уақытша сақтау мерзімдері бар құжаттарды жоюға бөлуді ұйымдастыру үшін құжаттардың құндылығына сараптама жүргізуде әдістемелік көмек көрсету.
- Облыс әкімдігінің қаулыларын, облыс әкімінің шешімдері мен өкімдерін, облыс әкімі аппараты басшысының бұйрықтарын және оларға ілеспе материалдарды мұрағаттау.
Міндеті:
Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен және жоғары тұрған мемлекеттік органдардан келіп түсетін тапсырмалар бойынша жұмысты ұйымдастыру және тапсырмалардың дер мерзімінде орындалуын бақылау.
Функциялары:
- Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінен, Премьер-Министрі Кеңсесінен және басқа да жоғары тұрған мемлекеттік органдардан электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ), пошта және фельдегерлік қызмет арқылы келіп түскен құжаттарды қабылдау және тіркеу, облыс басшылығына және орындау үшін құрылымдық бөлімшелерге мерзімінде жолдау.
- Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінен, Премьер-Министрі Кеңсесінен және басқа да жоғары тұрған мемлекеттік органдардан электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ) және фельдегерлік қызмет арқылы келіп түскен хаттардың, тапсырмалардың мерзімінде орындалуына бақылау жүргізу.
- Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінен, Премьер-Министр Кеңсесінен және басқа да жоғары тұрған мемлекеттік органдардан электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ) және фельдегерлік қызмет арқылы келіп түскен хаттардың, тапсырмалардың мерзімінде орындалуына мониторинг жүргізу.
- Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігіне немесе Премьер-Министрі Кеңсесіне және басқа да жоғары тұрған мемлекеттік органдарға жолданатын бастамашылық және жауап хаттарды мерзімінде тіркеу.
- Облыс әкімі аппараты қызметкерлерімен орындалған кіріс хаттарды мерзімінде бақылаудан алу.
Міндеті:
Облыс әкімі аппаратында жеке және заңды тұлғалардың арыз-өтініштерімен жұмысты ұйымдастыру.
Функциялары:
- Жеке және заңды тұлғалардың жазбаша және ауызша өтініштерін қабылдау, тіркеу және өңдеу.
- Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ), пошта арқылы және қолма-қол тапсырылған жеке және заңды тұлғалардың жазбаша және ауызша өтініштерін облыс басшылығына қарау үшін мерзімінде жолдау.
- Облыс әкімінің, оның орынбасарларының және облыс әкімі аппараты басшысының жеке және заңды тұлғаларды жеке қабылдауларын өткізуді ұйымдастыру және материалдарды дайындау.
- Облыс әкімі, оның орынбасарлары және облыс әкімі аппараты басшысының азаматтарды қабылдау кестесін дайындау.
- Құрылымдық бөлімшелерде, қала және аудандар әкімдері аппараттарында, облыстық басқармаларда және басқа да ұйымдарда жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қараудың жай-күйіне мониторинг жүргізу.
- «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау туралы» №1-ТӨ нысанды есепті құру және тапсыру.
- Облыс әкімінің блогына және онлайн-қабылдау бойынша келіп түскен өтініштерді тіркеу, бақылауға қою, оларды орындау жөніндегі жұмысты ұйымдастыру.
- Бекітілген жұмыс учаскесі бойынша құжаттар мен істерді құру және бекітілген номенклатураға сәйкес аяқталған істерді ведомостволық мұрағатқа тапсыру.
Міндеті:
Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізудің нысандары мен әдістерін жетілдіру.
Функциялары:
- Облыс әкімдігі қаулыларының, облыс әкімінің шешімдері мен өкімдерінің және облыс әкімі аппараты басшысы бұйрықтарының жобаларын, облыс әкімі аппаратының қызметкерлері әзірлеген құжаттарды біліктілікпен редакциялауды жүзеге асыру.
- Облыс әкімі аппаратымен жолданатын мемлекеттік және ресми тілдердегі құжаттар мен келісімдерді түпнұсқасына сәйкес редакциялау.
- Облыс әкімі аппаратымен әзірленетін нормативтік құқықтық актілердің түпнұсқалылығын тексеру.
- Облыс әкімі аппараты қызметінің бағыттары бойынша бірыңғай терминологияны әзірлеу және жетілдіру жөніндегі әдістемелік жұмысты ұйымдастыру.
- Облыс әкімі аппаратында, қала және аудандар әкімдері аппараттарында, облыстық басқармаларда мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі істің жай-күйін зерделеу, практикалық көмек көрсету және анықталған кемшіліктерді жою жөнінде жедел шаралар қабылдау.
Құқықтары және міндеттері:
- Мемлекеттік органдар, мекемелер мен ұйымдардан өздеріне жүктелген функцияларды жүзеге асыру үшін қажетті құжаттар мен ақпараттарды белгіленген тәртіппен сұрату және алу.
- Қала, аудандар әкімдері аппараттарының, облыстық басқармалар мен жергілікті атқарушы органдардың басқа да қызметтерінің (бөлімдердің) жұмысына әдістемелік және практикалық көмек көрсету, мемлекеттік органдардың «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы», «Ақпараттандыру туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарын, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінде іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықты, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінде іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықты, Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттамалау және құжаттамаларды басқарудың үлгі ережелерін, облыс әкімі аппаратында құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың қағидаларын орындауын бақылау.
- Бөлімге жүктелген міндеттерді мерзімінде, толық және сапалы орындау.
- Құжаттама жасау және құжаттаманы басқару саласындағы нормативтік құқықтық актілер талаптарын сақтау.
- Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережелеріне сәйкес облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінде, қала, аудандар әкімдері аппараттарында және облыстың атқарушы органдарында, ұйымдар мен мекемелерде құжаттарды дайындаудың белгіленген тәртібінің, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін және облыс әкімінің блогына келіп түскен өтініштерді қарау тәртібінің сақталуын бақылау.
- Бөлімнің материалдық-техникалық құралдарын ұтымды пайдалану.
- Батыс Қазақстан облысы әкімі аппараты құжаттамалық
қамтамасыз ету бөлімінің қызметін ұйымдастыру
- Бөлім Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне, Президентінің актілеріне, Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес өзінің негізгі міндеттері мен функцияларын іске асыру үшін қажетті өкілеттіктерді иеленеді.
- Бөлімді Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен қызметке тағайындалатын және қызметтен босатылатын басшы басқарады.
- Бөлім басшысы құрылымдық бөлімшенің қызметіне жалпы басшылықты жүзеге асырады және бөлімге жүктелген міндеттердің орындалуы мен оның өз функцияларын жүзеге асыруы үшін дербес жауапты болады.
- Құрылымдық бөлімше басшысы мемлекеттік органның басшысына құрылымдық бөлімшенің құрылымы мен штаттық кестесі бойынша ұсыныстар береді.
- Мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің атынан басқа құрылымдық бөлімшелерге құрылымдық бөлімшенің құзырына кіретін мәселелер бойынша жіберілетін құжаттарға құрылымдық бөлімшенің басшысы, ал ол болмаған жағдайда оны алмастыратын адам қол қояды.