Отчет о деятельности государственных архивов при управлении цифровизации и архивов Акмолинской области по вопросам оказания государственных услуг за 2024 год

1. Общие положения

1) Сведения об услугодателе

      В отчете о деятельности государственных архивов при управлении цифровизации и архивов Акмолинской области по вопросам оказания государственных услуг за 2024 год включены сведения по оказанным государственным услугам подведомственных организации (государственных архивов). Общее количество усулгодателей по области 21.

 

2) Информация о государственных услугах

— Количество оказанных государственных услуг: государственными архивами оказывается 1 государственная услуга.

Прием документов и выдача результатов оказания государственных услуг осуществляется через:

1) канцелярию услугодателя;

2) некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области;

3) веб-портал «электронного правительства» www.e.gov.kz.

Форма оказания государственной услуги электронная (частично автоматизированная)/бумажная.

Государственная услуга оказываются бесплатно.

По итогам 2024 года количество государственных услуг составило 23721:

 –  через Государственную корпорацию «Правительство для граждан» — 1564;

 –  через веб-портал www.e.gov.kz – 12523; – через канцелярию услугодателя (государственными архивами) – 9634.

В государственных архивах установлены 21 уголков самообслуживания «e-gov».

Оказание государственной услуги в 2024 году

2. Работа с услугополучателями

1) Сведения об источниках и местах доступа к информации о порядке оказания государственных услуг.

      Информацию о порядке оказания государственных услуг можно получить: на стендах государственных архивов (21 архивов). На сайте государственных архивов, также контактные телефоны справочных служб по вопросам оказания государственной услуги указаны на интернет-ресурсе www.gov.kz. Единый контакт-центр по вопросам оказания государственных услуг 1414, 8 800 080 7777.

2) Информация о публичных обсуждениях проектов подзаконных нормативных правовых актов, определяющих порядок оказания государственных услуг.

      Отчеты о деятельности государственных архивов для публичных обсуждений размещаются на сайте и в социальных сетях управления, где каждый житель может рассмотреть отчеты и оставить комментарии.

3) Мероприятия, направленные на обеспечение прозрачности процесса оказания государственных услуг (разъяснительные работы, семинары, встречи, интервью и иное).

      В целях обеспечения прозрачности процесса оказания госуслуг и повышения информированности услугополучателей в течение 2024 года проведено 325 мероприятий по совершенствованию процессов оказания госуслуг: 1) семинар-совещание и «круглый стол» – 161; 2) выступление сотрудников государственного органа (подведомственной организации) в СМИ по вопросам оказания государственных услуг – 51; 3) в социальных сетях: Instagram, Facebook, Вконтакте  – 107; 4) прямые эфиры – 6.

 

3. Деятельность по совершенствованию процессов оказания государственных услуг

1) Результаты оптимизации и автоматизации процессов оказания государственных услуг по исполнению государственной услуги посредством портала «электронного правительства» в 2024 году составило:

      В 2024 году государственными архивами через портал «электронного правительства» оказано 12523 услуг.

2) Мероприятия, направленные на повышение квалификации сотрудников в сфере оказания государственных услуг.

      В 2024 году 12 сотрудников госархивов области прошли курсы повышения квалификации в филиале Академии государственного управления при Президенте Республики Казахстан по Акмолинской области и других.

 

4. Контроль за качеством оказания государственных услуг

1) Информация о жалобах услугополучателей по вопросам оказания государственных услуг (приложение).

      За 2024 год жалоб о предоставлении государственных услуг зафиксировано не было.

2) Результаты внутреннего контроля за качеством оказания государственных услуг:

      Сотрудниками отдела архивов управления цифровизации и архивов Акмолинской области, в целях обеспечения внутреннего контроля за соблюдением законодательства Республики Казахстан в сфере оказания государственных услуг в 2024 году проведено 8 контрольных мероприятий в  государственных архивах:

      Государственный архив Акмолинской  области, Государственный архив города Степногорска, Государственный архив Бурабайского района, Государственный архив Ерейментауского района, Государственный архив Коргалжынского района, Государственный архив Целиноградского района, Государственный архив Шортандинского района.

 

      Цель проведения мероприятия – повышение качества оказания государственных услуг. Проведена проверка журналов регистрации, выданных архивных справок на соответствие содержащихся в них информации первичным документам, а так же на наличие полноты и достоверности ответов. В ходе проверки нарушений сроков исполнения государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» и не соответствия сведений, в проверенных архивных справок не обнаружено.

 

По результатам проверки даны рекомендации директорам и специалистам госархивов:

1. Продолжить информационную работу по увеличению оказания государственных услуг посредством портала «Электронное правительство» путем размещения видеороликов в социальных сетях. 2. При составлении архивных справок руководствоваться нормативными актами, не допускать искажения информации, постоянно держать контроль за этим участком работы. 3. В соответствии с пунктом 3 статьи 4 в соответствии с Законом Республики Казахстан «О государственных услугах», в случаях отказа в оказании государственных услуг, направленных услугодателем, указывать права услугополучателей на обжалования решения, действия (бездействие) услугодателя и (или) их должностных лиц. 4. Предоставлять полную и достоверную информацию о порядке оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» услугополучателям в доступной форме. Не допускать размещения в СМИ неактуальной или ошибочной публикации.

 

5. Перспективы дальнейшей эффективности и повышения удовлетворенности услугополучателей качеством оказания государственных услуг.

      Применять профессиональный подход в работе с обращениями граждан, в том числе с целью пресечения фактов волокиты и бюрократизма, формирования политики открытости, а также информировать население о получении государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» посредством ПЭП (для популяризации портала «электронное правительство» проводить информирование население посредством СМИ, социальных сетей и т.д.).