«Қазақстан Республикасының әділет органдарынан, азаматтық хал актілерін тіркеу және өзге де мемлекеттік органдарынан, сондай-ақ нотариустардан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою» мемлекеттік көрсетілетін қызмет Қағидасына сәйкес, көрсетілетін қызметті беруші құжаттарға экстерриториалдық қағидаты бойынша апостиль қояды.

Апостиль – құжатқа қол қойған тұлғаның қолының және оның өкілеттіктерін растайтын, сондай-ақ осы құжатта бекітілген мөрдің немесе мөртабанның түпнұсқалылығын қағаз түрінде немесе электрондық нысанда куәландыратын арнайы мөртаңба болып табылады.

«Е-Апостиль» ақпараттық жүйесі – құжаттарды тіркеуге және апостиль «мөртаңбасын» электрондық түрде беруге арналған, апостиль қойылған құжаттардың орталықтандырылған есебі мен бірыңғай мұрағатын қамтамасыз ететін ақпараттық жүйе.

Бұл ақпараттық жүйе арқылы электрондық нысанда қызмет алу үшін тұлға электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдана отырып, портал арқылы өтініш береді.

Апостиль қою үшін ұсынылған құжат сканерленген құжаттың түпнұсқасын сканерлеу (PDF файлында) арқылы жүзеге асырылады.
(Ксерокөшірмелерден сканерлеуге жол берілмейді.)

Электрондық апостиль қою үшін ұсынылатын сканерленген құжат түпнұсқаға дәлме-дәл сәйкес келуі тиіс, түзетулерге немесе мәтінді шимайлауға жол берілмейді.

Қызметті беруші ресми құжаттағы лауазымды адамның қойған қолы мен мемлекеттік органның мөрбедерінің қолда бар үлгілерге сәйкестігін, сондай-ақ ресми құжатқа қол қойған лауазымды адамның ресми құжатқа қол қоюға өкілеттіктерінің болуын тексереді.

Одан әрі ұсынылған құжаттарға жүргізілген тексеру нәтижелері бойынша қызметті беруші мемлекеттік қызмет көрсету немесе одан бас тарту туралы шешім қабылдайды.

Өтінішті және қажетті құжаттарды портал арқылы тапсырған кезде, өтініш келіп түскен сәттен бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде оның «Жеке кабинетіне» мемлекеттік қызметті көрсетуге сұрау салуды қабылдау туралы мәртебе жіберіледі.

Қызметті алушының өтініші мен ұсынылған құжаттары талаптарға сәйкес келген жағдайда, қызметті беруші апостильдеуге жататын электрондық құжатта
Е-Апостиль ақпараттық жүйесі арқылы электрондық апостиль қалыптастырады және уәкілетті тұлғаның ЭЦҚ қойылған мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін
ЭҮП арқылы қызметті алушының «Жеке кабинетіне» порталға жібереді.

Электрондық апостильдің астында қызметті берушінің электрондық парағының мекенжайы (веб-парақша сілтемесі) көрсетіледі. Электрондық тіркелімде электрондық апостиль қойылатын құжаттар бойынша тіркеу жүргізіледі.

Сондай-ақ, апостильдің мерзімі шектелмеген, алайда құжаттың мерзіміне шектеу қойылуы мүмкін.

Кедендік, дипломатиялық, консулдық, коммерциялық құжаттар және жеке куәлік, төлқұжат апостильдеуге жатпайды.

Апостиль мөртаңбасының нысанынан тыс жерде төменде:
«Осы апостиль тек қол қойған адамның қолының, лауазымының/атағының түпнұсқалылығын және құжатқа қойылған мөр мен мөртаңбаның түпнұсқалығын куәландырады және ол қойылған құжаттың мазмұнын растамайды»
деген мәтін көрсетіледі.

Мемлекеттік қызметтер көрсету процестерін барынша оңтайландыру мақсатында қызмет алушылардың құжаттарын қабылдауы электрондық түрде жүзеге асыру – басты міндетіміз болып саналады.

Электрондық апостиль азаматтардың уақытын үнемдеп, халықтың мемлекеттік қызметтерге қол жеткізуін жеңілдетеді деген сенімдеміз.