Абай облысы әкімі аппаратының
сыртқы байланыстар және хаттама бөлімі
туралы ереже
Мақсаттары:
1) облыс әкімінің өңіраралық және халықаралық деңгейдегі іс-шараларға қатысу жөніндегі қызметін жоспарлау;
2) облыс әкімі аппаратының сыртқы байланыстарын жүзеге асыру және хаттамалық іс-шараларын қамтамасыз ету.
3) облыс басшылығымен шетелдік делегациялардың ресми қабылдауларын, кездесулерін ұйымдастыру.
4) халықаралық көрмелер, жәрмеңкелер және шет мемлекеттердің өкілдерімен келіссөздер ұйымдастыру .
5) жедел бақылауды қамтамасыз ету және халықаралық/сыртқы қызмет бойынша іс-шаралар жоспарларының орындалу барысы туралы ақпарат дайындау.
Құқықтары мен міндеттері:
1) өз құзыреті шегінде облыс әкімі аппаратының, облыс әкімдігінің басқа құрылымдық бөлімшелерімен, мемлекеттік органдармен өзара іс-қимыл жасауға;
2) облыс әкімінің республикалық, өңіраралық, халықаралық іс-шараларға қатысуын ұйымдастыру;
3) қолданыстағы заңнамаға сәйкес мемлекеттік органдардың қарамағындағы кез келген, оның ішінде құпия, ақпараттық деректер банктерін пайдалануға;
4) Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес өзге де құқықтарды жүзеге асыруға құқылы.
Функциялары:
1) облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінен, өзге де мемлекеттік органдар мен лауазымды адамдардан бөлімге жүктелген міндеттерді орындау үшін қажетті құжаттар мен материалдарды белгіленген тәртіппен сұрату және алу;
2) бөлім қарайтын мәселелерді шешуге облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінің, өзге де мемлекеттік органдардың, мекемелер мен ұйымдардың қызметкерлерін тарту;
3) бөлім құзыретіне кіретін мәселелер бойынша облыс әкімінің тапсырмаларын орындауды зерделеу мақсатында жұмыс топтарын құру;
4) Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес өзге де өкілеттіктерді жүзеге асыру;
5) Қазақстан Республикасының шетелдегі және Қазақстан Республикасындағы шет мемлекеттердің дипломатиялық өкілдіктерімен ынтымақтасу;
6) кездесулер мен келіссөздер кезінде шетелдік делегацияларды қабылдауды ұйымдастыру және оларға қызмет көрсету;
7) халықаралық деңгейдегі бизнес-форумдар мен семинарлар туралы облыстық басқармалар арқылы бизнес-құрылымдарды хабардар ету;
8) бауырластық байланыс орнату туралы ұсыныстарды талдау;
9) ынтымақтастық және бауырластық қатынастарды орнату туралы меморандумдардың, ниеттер хаттамаларының жобаларын қарау және келісу;
10) облыс әкімінің қатысуымен өтетін іс-шаралардың хаттамасын (әкімдік отырыстары, кеңейтілген аппараттық кеңестер, комиссиялар отырыстары, әкімнің өңір бойынша шығулары, жұмыс сапарлары және әкімнің қатысуымен басқа да іс-шаралар) жүргізу бойынша жұмысты ұйымдастыру;
11) хаттамалардың орындалуы бойынша бақылауды жүзеге асыру, талдау жүргізу, хаттамалардың орындалу қорытындылары бойынша аппарат басшысының атына қызметтік жазба енгізу;
12) Абай облысына келетін шетелдік делегациялардың кездесулерін, болуын, орналасуын және сапарларының бағдарламалары бойынша жұмысын қамтамасыз етуді ұйымдастыру;
13) шет мемлекеттердің субъектілерімен халықаралық ынтымақтастықты дамыту үшін Абай облысының оң имиджін қалыптастыруға және ілгерілетуге жәрдемдесу;
14) шетелдік делегациялармен жұмысты ұйымдастыру мәселелері бойынша олардың белгіленген құзыреті шегінде Абай облысы әкімі аппаратының атқарушы органдарының, құрылымдық бөлімшелерінің қызметін үйлестіру және бақылау;
15) бірыңғай мемлекеттік және халықаралық хаттамалық практиканың сақталуын қамтамасыз ету;
16) Абай облысына келетін шетелдік делегацияларды және шетел азаматтарын қабылдауды және олармен жұмысты ұйымдастырушылық-хаттамалық қамтамасыз етуге жәрдемдесуді жүзеге асыру;
17) ірі өңірлік іс-шараларға, оның ішінде Абай облысының аумағында форумдарға, конгресстерге, конференцияларға, көрмелерге, қабылдауларға қатысу үшін облыс әкімі басқаратын делегациялардың жұмыс сапарларын ұйымдастырушылық-хаттамалық қамтамасыз етуді жүзеге асыру;
18) Абай облысының аумағында алдағы жылға жоспарланатын негізгі ұйымдастырушылық-бұқаралық іс-шаралардың, өңіраралық іс-шаралардың жоспарын ұсыну;
19) облыс әкімінің қатысуымен алдағы айға арналған негізгі іс-шаралар жоспарын ұсыну;
20) шетел азаматтарын қабылдауды есепке алу журналын жүргізу;
21) заңды және жеке тұлғалардың өтініштерін қарау;
22) шет мемлекеттердің, халықаралық ұйымдардың өкілдерін қабылдау жөніндегі іс-шараларды хаттамалық қамтамасыз ету;
23) шығуға байланысты іс-шараларды хаттамалық қамтамасыз ету;
24) қатысушылардың құрамын және кездесулер өткізу тәртібін келісуді қоса алғанда, облыс әкімінің және шет мемлекеттердің өкілдерімен кездесулерін хаттамалық қамтамасыз ету;
25) облыс әкімінің қатысуымен құжаттарға қол қоюдың ресми рәсімдерін хаттамалық қамтамасыз ету;
26) ресми делегацияларға көліктік қызмет көрсетуді бақылау;
27) облыс әкімінің шет мемлекеттердің мемлекеттік органдарымен, ұйымдарымен және кәсіпорындарымен, халықаралық ұйымдармен делегацияларға қызмет көрсету бөлігінде келіссөздері мен кездесулерін дайындау;
28) халықаралық іс-шараларды ұйымдастырушылық-хаттамалық бөлігін қамтамасыз ету.