В соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан один раз в 3 года в учреждениях, находящихся в списке источников комплектования Государственного архива города Шымкент, обобщены сведения о документах, находящихся на ведомственном хранении, разработан 3-летний (2014-2016 годы) сводный паспорт. В сводный паспорт собраны сведения из 367 учреждений, из них 318 – государственных, 49 – негосударственных. В связи с внесением изменений и дополнений в перечень типовых документов, образуемых в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом исполняющего обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года №263, 6-7 февраля 2019 года проведено 2 методических семинара-совещания с участием делопроизводителей и специалистов, ответственных за ведомственный архив около 150 учреждений, включенных в источник комплектования были организованы и проведены. В течение года принято 991 документов постоянного хранения, 9348 документов личного состава, 10 документов личного происхождения, в общей сложности 10349 единиц хранения, на документы выдан фонд №368-381, заполнена топографическая карточка и размещена в архивных складах. В целях улучшения качества обслуживания населения 26 февраля 2019 года Шымкентским городским государственным архивом были организованы круглые столы, где были приглашены руководители, специалисты отделов обслуживания населения по исполнению запросов по оказанию государственных услуг в соответствии со стандартами, обсуждены актуальные вопросы, озвучены предложения по обеспечению доступности и предоставления государственных услуг в соответствии с требованиями законодательства. С 18 по 21 июня 2019 года в связи с внесением изменений и дополнений в стандарты государственных услуг в сфере архивного дела приказом Министерства культуры и спорта РК от 13 мая 2019 года №133 были организованы и проведены семинары в 7 отделах центра ЦОН. В 2019 году поступило и зарегистрировано 7756 запросов социально-правового характера, из них удовлетворительных ответов – 2849, неудовлетворительных ответов-4794, количество запросов в ходе исполнения-51. Все зарегистрированные запросы исполнены в установленные законодательством сроки. 5 сентября 2019 года к празднику языков Шымкентским городским государственным архивом с участием студентов городского колледжа №4 было проведено мероприятие «история латинского алфавита – в архивных документах», на основе архивных документов была организована выставка.
За отчетный период проведено 4 заседания экспертно-ревизионной комиссии акимата города Шымкент. Рассмотрено и согласовано 106 номенклатур дел учреждений, включенных в источник комплектования, 38 описей и актов уничтожения документов постоянного хранения и по личному составу. На основании архивных данных ко Дню Конституции РК 28 августа 2019 года № 68-69 в газете» Панорама Шымкента «была опубликована статья» Тәуелсіздіміз тұғырлы, заңымыз ғұмырлы". Ко Дню труда на основании архивных документов личного происхождения, находящихся на государственном хранении, статья П. Мергенбаевой «мать, дарившая детям душевное тепло» была опубликована в газете «Панорама Шымкента» №78 от 2 октября 2019 года. 4 октября текущего года на основании документов личного происхождения,принятых на государственное хранение почетным гражданином города Шымкента, советником главного тренера национальной сборной команды РК по боксу М. Айтжановым, была организована выставка и проведено мероприятие «казахский тренер мирового уровня».
В шымкентском городском Государственном архиве в 2020 году принято 6249 единиц хранения (далее-С. Б.). Из них постоянно хранятся - 1061 П. Л., документы личного состава - 5043 П. Л., документы личного происхождения – 13 п. л., 101 фотодокумент, 31 видеодокумент.
В 2020 году в связи с вводом в опытную эксплуатацию информационной системы «Единый архив электронных документов» (далее – ИС СЭД), инициированной Министерством культуры и спорта РК (далее – МКС РК) в соответствии с государственной программой «Цифровой Казахстан», в 23 управлениях и 4 акиматах районов, расположенных на территории города, и Шымкентском городском Государственном архиве (далее-Архив) подключен к системе.
Данные 458 учреждений в списке источников комплектования архивного фонда внесены в соответствии с модулем, специалисты приступили к работе с модулем по» номенклатуре дел".
Для проведения работ по переводу архивных документов в электронный формат в городском архиве создан и дополнен соответствующими специалистами раздел «автоматизированные архивные технологии, создание информационной сети и базы данных».
Опись 12510 листов фонда № 369 переведена в электронный формат.
По оцифровке архивных документов в 2020 году планируется оцифровать 143 170 листов, на конец года оцифровано 146 761 лист документов (выполнено на 100% от запланированного документа, подлежащего общей оцифровке)
В автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в течение года внесено 172 853 П. Л.
В 2020 году проведена проверка соответствия 3336 документов с описями запасов №114-129, №20 с документами на складе, полнота 494731 листов, произведена замена порванных, пришедших в негодность наклеек.
В ходе улучшения физического состояния дел Государственного хранения восстановлено, переплетено и прошито 160 листов документов в 162 делах.
В 2020 году исполнено 6710 запросов от физических и юридических лиц, из них 5591 поступило от физических и юридических лиц, зарегистрированных в Казахстане, 1119-из стран ближнего и дальнего зарубежья. На все зарегистрированные запросы были даны ответы в установленные законодательством сроки.
В 2020 году проведено 4 заседания экспертно-ревизионной комиссии акимата города Шымкент. В течение года рассмотрено и согласовано 238 номенклатур дел, 33 описи документов постоянного хранения учреждений, 31 описи документов личного состава и 37 актов о выделении к уничтожению документов, 276 положений об экспертной комиссии учреждений, 230 положений о ведомственном архиве учреждений.
В соответствии с Комплексным планом мероприятий по реализации проекта «Архив – 2025» на 2020 - 2025 годы, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2019 года №953, справочник о расположении документов по личному составу 1126 организаций, учреждений, предприятий, расположенных в городе Шымкент, включенных в список источников комплектования архивного фонда Шымкентского городского государственного архива составлен на казахском и русском языках - да, - ответил он. Кроме того, разработаны и представлены на рассмотрение экспертно-ревизионной комиссии путеводители о 386 фондах Государственного хранения.
Одним из направлений архивной отрасли является сбор и принятие документов личного происхождения от отдельных лиц, внесших значительный вклад в развитие страны, процветание нашего государства, пропаганда молодому поколению, публикация в обществе. В этом направлении был проведен ряд работ.
При этом, по инициативе Управления культуры, развития языков и архивов города Шымкент в течение года Государственным архивом города Шымкент организовано и проведено 9 мероприятий по информационному обслуживанию и использованию документов (выставки, сборники документов, конференции, заседания семинаров-совещаний, публикации в СМИ, экскурсии по архиву и др.).
В рамках реализации государственной программы» Цифровой Казахстан «специалистами Шымкентского городского государственного архива ведется тесная работа со специалистами товарищества с ограниченной ответственностью» InesSoft " по вопросам использования ИС СЭЗ.
В целом за год на государственное хранение принято 6433 единицы хранения документов (далее-С. Б.). Из них постоянно хранятся – 1249 П. Л., документы личного состава - 5165 П. Л., документы личного происхождения – 19 п. л., учреждениям, принятым на государственное хранение, выдан фонд № 394 - 408 и помещен в архивные хранилища.
По проведению работ по переводу документов в электронный формат в рамках государственной программы "Цифровой Казахстан" в 2021 году планируется оцифровать 203 239 листов, с начала года оцифровано 212 621 листов архивных документов (выполнено на 100% от запланированного документа, подлежащего общей оцифровке).
В автоматизированную систему государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан за год внесено 178 825 тыс. р. из 401 фонда.
За отчетный период проведена работа по улучшению физического состояния дел, обработано и Перепечатано 4244 документа, размещенных на складе, за отчетный период пронумеровано 143 391 лист.
В течение 2021 года специалистами Шымкентского городского государственного архива были даны методические консультации 1453 учреждениям.
В 2021 году проведено 4 заседания экспертно-ревизионной комиссии акимата города Шымкент. Комиссией рассмотрено и согласовано 131 номенклатура дел учреждений, включенных в накопительный фонд, 28 описей дел постоянного хранения учреждений, 28 описей дел по личному составу и 29 актов о выделении документов к уничтожению, 87 - положение об экспертной комиссии учреждения, 59 – положение о ведомственном архиве учреждения.
За 2021 год выполнено 7174 запроса, из них поступило от физических, юридических лиц Казахстана - 5504, из стран СНГ и ближнего и дальнего зарубежья-1670. Удовлетворительных ответов на выполненные запросы-3226, неудовлетворительных ответов - 3948. Основной причиной неудовлетворительного исполнения поступивших запросов является то, что запрашиваемые сведения не сданы на государственное хранение в архив. На все зарегистрированные запросы были даны ответы в установленные законодательством сроки.
Одним из направлений архивной отрасли является сбор и принятие документов личного происхождения от отдельных лиц, внесших значительный вклад в развитие страны, процветание нашего государства, пропаганда молодому поколению, публикация в обществе. В этом направлении был проведен ряд работ.