Инструкция пользователя по подаче заявления на оказание государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» через портал «электронного правительства» www.egov.kz

1. Для подачи заявления на оказание госуслуги неоходимо перейти на портал «электронного правительства» www.egov.kz.

        Далее в главном меню выбрать вкладку «Правовая помощь»

2. В открывшемся окне выбрать вкладку «Апостилирование документов и архивные справки»

 

3. Далее выбрать услугу «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»

 

4. В верхнем правом углу выбрать функцию «Заказать услугу он-лайн».
   
   

 

5. Для дальнейшего оформления заявления необходимо пройти процедуру авторизации по электронно-цифровой подписи (ЭЦП) либо при помощи смс-пароля (обязательно иметь регистрацию в базе мобильных граждан).

 

 

6. Выбрать вкладку «ЭЦП» и пройти процедуру аутентификации по ЭЦП (из компьютера, где сохраняются данные файлы или с внешнего носителя), ввести пароль от ЭЦП и выбрать функцию «Подписать».

 

 

7. В окне «Выдача архивных справок»  пройти «Шаг 1» и  заполнить все обязательные поля (помечены *). Обязательно указать адрес проживания, телефон, чтобы при наличии вопросов, услугодатель имел возможность связаться с услугополучателем.

 

 

8. Далее необходимо выбрать регион услугодателя (местоположение архивного учреждения).

 

 

! Внимание: Документы  областного и городского значения находятся в КГУ «Государственный архив Костанайской области» и филиале «Костанайский городской государственный архив».

Для выбора КГУ «Государственный архив Костанайской области» выбрать регион «Костанайская область», нажать функцию «Далее», после  - функцию «Сохранить».

 

 

 

После выбора наименования государственного архива, должность и ФИО руководителя появляются автоматически.

 

 

Для выбора архива городского или районного уровня, также выбрать регион «Костанайская область», нажать функцию «Далее», после  - функцию «Далее» (до развернутого списка регионов области)

 

 

 

Далее в развернутом списке регионов области выбрать необходимый регион (например, Костанайский) и нажать «Сохранить».

 

 

После выбора наименования государственного архива, должность и ФИО руководителя появляются автоматически.

 

9. Далее необходимо заполнить поле  «О ком запрашиваются сведения», выбрать физическое или юридическое лицо. Затем ИИН лица, которому необходима архивная справка, нажать на значок лупы для поиска в базе фамилии, имя, отчества и год рождения (они отображаются автоматически). Обязательно заполнить поля «Адрес», «Телефон», «Почтовый индекс».

 

10. Далее необходимо заполнить поле «Информация о заявлении».

Для этого нужно выбрать Категорию запроса (путем нажатия на треугольник) и выбрать  требуемый из списка категорий (см. информацию для заявителя в начале Инструкции).  

 

 

! Внимание: При подаче запроса на третьих лиц необходимо прикрепить копии документов подтверждающих полномочия. Если запрос направлен от  имени юридического лица, то необходимо приложить письмо за подписью руководителя организации, если от имени  физического лица необходима натариально заверенная доверенность, если от адвокатов или нотариусов - необходимо приложить лицензию.

11. Далее необходимо отсканировать документы, подтверждающие запрашиваемые сведения (например, трудовую книжку (при её наличии), правоустанавливающие документы) и сохраните их на компьютере всё в одном файле в PDF-формате (не более 1 МБ.).

При отсутствии сканера, данные документы сфотографировать на мобильный телефон и прикрепить.

 

Далее нажать на функцию «Отправить запрос», подписав его  электронно-цифровой подписью ЭЦП (выбрать RSA- файл).

 

 

      Результатом оказания государственной услуги является электронный документ, подписанного электронной цифровой подписью уполномоченного лица услугодателя, который в  течение 11 дней ответ будет предоставлен в личном кабинете портала «электронного правительства» (см. Инструкцию по получению результата оказания государственной услуги "Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок" в «личном кабинете» портала «электронного правительства»).