Деятельность архивных учреждений области в отчетный период была направлена на выполнение показателей плана основных мероприятий, указаний Министерства культуры и спорта Республики Казахстан по основным вопросам развития отрасли.
Постановлением акимата Акмолинской области от 29 ноября 2021 года №А-11/613 «О создании государственного учреждения» с 1 января 2022 года было создано «Управление цифровизации и архивов Акмолинской области".
Управлением цифровизации и архивов в феврале проведена онлайн — ярмарка по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», 9 (девять) совещаний с директорами госархивов в режиме ZOOM по текущим вопросам, вопросам оказания госуслуг, цифровизации.
Управлением подготовлен Календарь памятных и знаменательных дат Акмолинской области на 2022-2026 годы, облгосархивом - Методические рекомендации по научно-технической обработке документов личного происхождения.
Продолжено укрепление материальной базы госархивов. В облгосархиве проведен ремонт кабинетов 2-го этажа здания, в госархиве города Атбасар проведен текущий ремонт коридора здания госархива, приобретены витрины для проведения экскурсий и выставок, проектор для проведения обучающих семинаров с источниками комплектования. Госархивом Шортандинского района приобретены и установлены металлические стеллажи.
Платные услуги не проводятся в связи с тем, что подведомственные управлению цифровизации и архивов Акмолинской области государственные архивы до сих пор не включены в "Перечень товаров (работ, услуг) государственных учреждений, содержащихся за счет республиканского или местного бюджета, деньги от реализации, которых остаются в их распоряжении».
Для проведения комплексных проверок и проведения контрольных мероприятий в сфере оказания государственных услуг осуществлены выезды в госархивы г.Атбасара, Астраханского, Атбасарского, Буландынского, Зерендинского и Жаксынского районов.
Объем документов, хранящихся в государственных архивах Акмолинской области на 1 октября 2022 года, составляет 1523052 единиц хранения.
На 01 октября 2022 года улучшено физическое состояние 5327 единиц хранения, из них отреставрировано 2564, общим объемом 29602 листов. Восстановлено затухающих текстов на 348 листах. Проведена проверка наличия и физического состояния 49308 дел на бумажной основе, 600 фотодокументов. Закартонировано 76546 дел.
Выверено комплектов учетных документов 156 фондов, пересоставлены титульные листы, исторические справки, переоформлялись карточки и листы фондов.
За отчетный период состоялось 19 заседаний ЭПК управления, где рассмотрены описи дел управленческой документации, личного происхождения, фотодокументов, по личному составу, номенклатуры дел.
Показатели утвержденных ЭПМК описей дел составили 25390 единиц хранения, из них постоянного хранения - 14873 единиц хранения, по личному составу – 10049, фотодокументов — 183 ед.хр. (219 ед.уч.), личного происхождения - 272 ед.хр. (716 ед.уч), видеодокументов - 13.
За 9 месяцев 2022 года на государственное хранение поступило 18312 единиц хранения, из них 11267 единиц хранения управленческой документации; по личному составу – 6490; личного происхождения - 273, фотодокументов – 269, видео - 13.
Приняты документы личного происхождения Джумабекова М.К. - предпринимателя, общественного деятеля; Қажыбай Т.С. - журналиста, писателя, заслуженного работника культуры Казахской ССР; Кожаева Б.Ш. - почетного деятеля спорта РК; Лебедева П. - тренера международного класса; Жуматовой З.К. - почетного работника образования Республики Казахстан; Сулейменова И.Д. - чемпиона Азиатских игр 2014 года, Почетного гражданина Егиндыкольского района.
Специалистами управления и работниками госархивов области даны 1531 консультаций по вопросам документирования и управления документацией представителям различных учреждений и организаций областного, городского, районного и сельского значения.
Проводится работа и по комплектованию пакета нормативных и методических документов в учреждениях – источниках комплектования. Изданы приказы руководителей о создании постоянно действующих экспертных комиссий в организациях, утверждены положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях (161 и 161 соответственно).
Сотрудниками государственных архивов разработано 54 номенклатуры дел, усовершенствовано и согласовано 242 номенклатуры дел.
Государственными архивами для организаций — источников комплектования организовано и проведено 119 семинаров-совещаний по вопросам делопроизводства, формирования дел и их сохранности на стадии ведомственного хранения, составлению номенклатур дел.
Ежемесячно в целях информирования населения области всеми госархивами области проводятся семинары по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», акции "Архив консультирует", за отчетный период проведено 125 семинаров.
Научная информация и использование документов.
За отчетный период усовершенствовано описей дел постоянного хранения 425 ед.хр., дел по личному составу - 448, переработано описей дел постоянного хранения - 523 ед.хр, документов по личному составу — 281.
Проведена каталогизация 949 ед.хр. управленческой документации, влито в систематический каталог 1469 карточек.
Продолжается работа по повышению информатизации архивных фондов. В базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по фонду «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора» внесено 3000 договоров – 51 ед.хр.
Отделом информационных технологий облгосархива отсканировано 5787 ед.хр. – 310467 листов, госархивом города Кокшетау — 2750 ед.хр. - 275890 листов. Всеми госархивами области переведено в цифровой формат 17914 ед.хр., 1266220 листов.
В автоматизированную базу данных «Ветеран труда» облгосархивом внесено 900 фамилий.
Продолжается работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 900 карточек.
В базу данных ИС ЕЭАД внесено 1576 названий фондов, 41 фондов, 239 описей, 15869 дел, 647418 листов.
Выполняя культурно-просветительную функцию, госархивы пропагандируют архивные документы в средствах массовой информации, организуют выставки, уроки.
В отчетном периоде в средствах массовой информации по документам государственных архивов опубликовано 184 статей, по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» - 100.
Облгосархивом опубликованы статьи в областных газетах «Русскому драмтеатру — 45 лет», «Знаменательная дата», "День памяти", "Высокое небо Талгата", "Шот-Аман Уалиханову 90 лет", "Кенжебек ағаның алтын дәні", "Мой родной язык - моя гордость, мое богатство"; госархивом города Кокшетау «Благословенный на творчество», «Человек вдохновенного труда», "Оставил яркий свет", "Жить - значит работать"; госархивом г.Атбасар «Лебедеву И.С. - 80 лет», "Дело его живет"; госархивом Аккольского района "Равнение на подвиг", "Отличник народного просвещения Казахской ССР - Рыбалко А.П."; госархивом Аршалынского района «Была такой директор», "И грянула война"; госархивом Астраханского района "Годы упорного труда", "Я и сегодня солдат", "События в памяти живы"; госархивом Буландынскогго района «Её именем названа улица», "Люди. События. Факты", "Ер мен елдің женісі"; госархивом района Биржан сал "Забытый учитель великих учеников", "Незабываемые имена"; госархивом Егиндыкольского района "День памяти", "Хранить вечно"; госархивом Жаксынского района "Люди земли Жаксынской", "Ради жизни на земле"; госархивом Жаркаинского района "Международный день архивов"; госархивом Зерендинского района «О выборе своем не жалею»; госархивом Сандыктауского района «Как зиму проводили», «Наурыз — праздник добра и мира»; госархивом Шортандинского района "Шортандинцы - Герои Советского Союза", "110 лет Кан Де Хану".
Облгосархивом в газете «Кокшетау сегодня» ведутся две рубрики: «Герои Социалистического Труда» - 83 статьи, «Их именами названы улицы» - 18 статей.
Телеканал ОТРК «Казахстан-Кокшетау» выпустил 9 сюжетов: «Қош келдің, әз Наурыз» о мероприятиях к Наурыз-мейрамы, актуальная передача по вопросу повышения качества оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» и их полному переходу в электронный формат, по вопросам работы отдела контроля за ведомственными архивами, в передаче "Жаңалықтар" показан сюжет по работе организационно-информационного отдела, о работе читального зала облгосархива и интервью исследователя докторанта Гамбургского университета из Германии Хелены Хейнц по теме "Миграция немцев и других национальных меньшинств из села в город в 1953 - 1982 годы".
По постоянно действующей выставке «Акмолинская область в архивных документах» проведено 112 экскурсий (1184 человек).
Госархивом Акмолинской области подготовлены и проведены фотодокументальные выставки - "Сұрапыл соғыс жылдары", "31 мамыр - Саяси куғын-сүргін кұрбандарын еске алу күні", "Домбра ұлттық аспап", "Астана - ұлтымыздың рухани ордасы", "Ата Заң - кемел келешектің кепелі".
Госархивом города Кокшетау - «30-летняя история Кокчетавской городской администрации», "Минувших лет живая память", "Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері".
Госархивом города Степногорск - "Пионерский лагерь "Мечта", "Символы нашей Республики - национальная гордость".
Госархивом города Атбасара - «История архива».
Госархивом Аршалынского района - «Общественный и государственный деятель — Ташенов Ж.А.», "Мы помним всех поимённо", "Листая страницы трагических судеб", "Хранители памяти - архиву 35 лет".
Госархивом Астраханского района - «История района в фотографиях», "Наша профессия - архивист", "Люди в белых халатах".
Госархивом района Биржан сал - "Юбиляру - 95 лет", "День Победы".
Госархивом Буландынского района - «Суреттер сыры».
Госархивом Бурабайского района - «Женщина — труженица», "О ратном подвиге и мирном труде".
Госархивом Егиндыкольского района - «Нет будущего без прошлого».
Госархивом Ерейментауского района - "Сохраним память", "Благородный труд хранителей истории".
Госархивом Есильского района - "О тех, кто победил войну".
Госархивом Жаркаинского района - «Независмый Казахстан».
Госархивом Зерендинского района - «87 лет Акимову Е.Д.», «О выборе своем не жалею», «Годы, испепеленные войной».
Госархивом Коргалжынского района - «135 лет Марии Рекиной».
Госархивом Сандыктауского района - «По страницам истории», «Здесь Родины моей начало», «Целина — особое время в нашей истории», "История на архивных полках", "По страницам истории".
Госархивом Целиноградского района - «История Целиноградского района в фотодокументах».
Госархивом Шортандинского района - "Архивной службе Шортандинского района - 30 лет", "Дорога к славе прокладывается трудом".
Всего подготовлено 75 фотодокументальных выставок.
На сайтах госархивов открыты рубрики «Электронные выставки», где размещены выставки фотодокументов и видеоролики об оказании государственной услуги посредством портала «электронного правительства», что позволяет посетителям сайта ознакомиться с работой архива в режиме онлайн.
Облгосархивом совместно с Кокшетауским университетом им.Ш.Уалиханова проведены 2 научных семинара на тему: «Казахстан: народы и судьбы», «Голод и репрессии в Казахстане: новые источники и интерпретации».
В рамках республиканского проекта "Архив және болашак ұрпақ" всеми госархивами проведены фотодокументальные выставки, Дни открытых дверей, экскурсии, лекции, охват составил 524 человека.
С целью расширения знаний учащихся об истории области и выдающихся личностях региона с членами клуба «Юный исследователь» проведено 5 мероприятий: интеллектуальная игра «Что? Где? Когда?», "Познавательная беседа", научные семинары "Казахстан: народы и судьбы", "Голод и репрессия в Казахстане: новые источники и интерпретации".
Облгосархивом проведены лекции, посвященные 100-летию Героя Советского Союза Ф.Ф.Глинина для курсантов Академии гражданской защиты, к 140-летию Сабыра Шарипова, к 110-летию Героя Социалистического Труда Мусипова Кажыма, уроки истории "Ұлттың ұлы ұстазы - Ахмет Байтұрсынов", посвященные 105-летию Февральской буржуазной революции, Дню благодарности.
Госархивом города Кокшетау проведены уроки памяти на тему «Жертвы горького времени», "Участники ВОВ - Кокшетауцы", лекция "Өзекті өртер шындық", "История города Кокшетау в архивных документах".
Госархивом города Атбасар проведены экскурсии со студентами колледжа АИК и школьниками на темы «История архива», "Сохраним историю вместе", лекция "Единство Казахстана - в дружбе народа".
Госархивом города Степногорск проведены экскурсия по архиву работникам структурных подразделений АО «ГМК Казахалтын», урок-лекция «Қаламыздың тарихынаң архиві» для студентов 1 курса колледжа «Максат».
Госархивом Астраханского района - экскурсии для школьников "Архив - это не склад бумаг", проведен "Урок Добра", "Ұлы Жеңіс жауынгерлеріне арналады".
Госархивом Атбасарского района проведен урок на тему «Прошлое и настоящее нашего края» для работников культуры района.
Госархивом Буландинского района — экскурсия и два урока на темы «История района в цифрах и фактах прошлого» и «История района в архивных документах».
Госархивом Егиндыкольского района — 3 урока на тему «Архив біздің ауданның тарихы орталығы».
Госархивом Ерейментауского района — экскурсия на тему «Что такое архив» и урок на тему «Старые документы, как «Книга истории».
Госархивом Зерендинского района - уроки "Политические лагеря Зерендинского района в годы репрессии", "Өткен өмір".
Госархивом Сандыктауского района проведены 6 экскурсий на темы «Здесь край моих отцов», «Мой отчий край ни в чем не повторим», «История на архивных полках», «Латинская графика в период 30-х годов», "С тобой твой праздник отмечаем".
Всего за 9 месяцев проведено 167 экскурсий, 61 уроков, 28 "круглых столов".
Особое внимание уделяется вопросам своевременного и качественного исполнения запросов организаций и граждан. Исполнено всего 16391 запросов: 257 - тематических (из них 208 - положительных); 16070 - социально-правового характера (из них 10019 - положительных), 64 — генеалогических (из них 22 - положительных). 2720 — отрицательных (тематических – 33, генеалогических — 25, социально-правовых - 2662), 3422 — непрофильных (тематических — 16, генеалогических — 17, социально-правовых - 3389).
Государственные услуги (16327) оказаны посредством ЦОН — 3838 (23,5 %), посредством портала «электронное правительство» - 5340 (32,7 %), через канцелярию услугодателя — 7149 (43,8 %). Из них резиденты РК - 10049 госуслуг (3838 — ЦОН, 5340 - ПЭП, 871 — через канцелярию услугодателя), нерезиденты РК через канцелярию услугодателя — 6188.
Директора облгосархива, госархивов г.г.Кокшетау, Атбасара, Степногорска, Аккольского и Аршалынского района приняли участие в прямом эфире по проведению онлайн - ярмарки по оказанию государственной услуги " Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок".
Всего за отчетный период зарегистрировано 101 исследователей, 251 посещений, выданы для работы в читальный зал 1750 единицы хранения, 172- во временное пользование, 79492 — архивистам для исполнения запросов. Темы исследовательских работ: «Деятельность милиции Казахстана в годы ВОВ 1941-1945 годы», "А. Досов: общественно-политическая деятельность", «История Щучинского района», «Көкшетаулық Алаш зиялыларының қызметі», «Медсестры Великой Отечественной войны», «Репрессивная политика Советской власти в отношении духовенства», "Ветераны труда финансовой сферы", "Кулаки и баи", "История становления и развития предпринимательства", истории населенных пунктов, генеалогические исследования и др.
Осуществляется работа по повышению деловой и профессиональной квалификации архивных работников, проводятся ежемесячные занятия аппаратной учебы. Проведены семинары по противодействию коррупции.
Директора госархивов г.Атбасар, Астраханского, Атбасарского, Егиндыкольского, Биржан сал, Буландынского, Есильского районов выступили на аппаратном совещании акима района с отчетом о проделанной работе за 2021 год и о планах на 2022 год, о передаче дел на государственное хранение.
В июне т.г. в Центре повышения квалификации работников при Национальном архиве Республики Казахстан 2 специалиста прошли обучение по теме "Государственные услуги, оказываемые в сфере архивного дела". В сентябре т.г. проведены курсы повышения квалификации архивистов в филиале Академии государственного управления при Президенте Республики Казахстан по Акмолинской области на тему "Оказание государственных услуг" (38 человек).
По антикоррупционной тематике в госархивах области проведено 24 «круглых столов».
На сайтах госархивов постоянно обновляется информация о деятельности архивов, вносятся мероприятия, отчеты, новости
Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников и ветеранов архивного дела.