Деятельность архивных учреждений области в отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана "Справедливое государство, единая нация, благополучное общество", выполнение показателей плана основных мероприятий, указаний Министерства культуры и спорта Республики Казахстан по основным вопросам развития отрасли.
24 февраля текущего года на базе управления цифровизации и архивов Акмолинской области с участием руководителей Комитета архивов и управления документацией проведен республиканский кустовой семинар на тему "Обеспечение сохранности документов на ведомственном уровне", на котором присутствовали сотрудники государственных и ведомственных архивов из 7 областей Республики Казахстан (98 участников) с целью обмена опытом по основным направлениям деятельности государственных архивов, повышения уровня квалификации руководителей и архивистов, обеспечения преемственности.
Управлением цифровизации и архивов Акмолинской области совместно с государственным архивом Сандыктауского района 13 сентября 2023 года в с. Балкашино организован кустовой семинар по всем направлениям архивной деятельности с участием сотрудников государственных архивов из 11 регионов области (40 участников).
В марте - апреле работниками отдела архивов управления проведен профилактический контроль и надзор с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора на предмет соблюдения законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах в ГУ "Отдел земельных отношений, архитектуры и градостроительства города Кокшетау", ГУ "Отдел строительства г.Кокшетау", Высшем колледже культуры им.Акана Серэ. В сентябре - в НАО "Кокшетауский университет им.Ш.Уалиханова".
Проведено 18 онлайн — ярмарок по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» директорами госархивов Акмолинской области, все выступления размещены на инстаграмм-странице управления.
Была продолжена исследовательская работа по вопросу реабилитации жертв политических репрессий. Госархивы Акмолинской области и Сандыктауского района посетили 8 исследователей: Касымов Сабыр Ахметжанович - член Государственной комиссии, руководитель проектного офиса, Сейткасымов Аманай Асылбаевич - руководитель региональной комиссии и 6 членов этой комиссии (были отсканированы документы на 4800 листах, переданы списки лишенных избирательных прав и др.).
В целях обеспечения сохранности архивных документов госархивом Акмолинской области проведен текущий ремонт третьего этажа здания и замена полов на всех этажах на сумму 3555 тыс.тенге, приобретен поточный сканер на сумму 1500 тыс.тенге; госархивом города Атбасар приобретено 19 металлических стеллажей, проведен ремонт трех кабинетов архивистов и музея, где расположены документы личного происхождения общественных деятелей Атбасарского района, на сумму 800 тыс.тенге; ремонт в хранилище на сумму 1149 тыс.тенге.
В целях установки доступной среды для лиц с ограниченными возможностями установлены пандусы для инвалидов, расширена входная группа, установлены поручни в санитарной комнате в госархиве Акмолинской области и Аккольского района на сумму 1590 тыс.тенге. Госархивом Зерендинского района приобретены архивные коробки на сумму 420 тыс.тенге и поточный сканер на сумму 1445 тыс.тенге.
Госархивы города Кокшетау, города Степногорск и города Атбасар отпраздновали свое 30-летие, подготовлены видеоматериалы, статьи в газеты, выставки, проведены экскурсии.
Объем документов, хранящихся в государственных архивах Акмолинской области на 1 октября 2023 года, составляет 1548489 единиц хранения.
На 01 октября 2023 года улучшено физическое состояние 4773 единиц хранения, из них отреставрировано 2540, общим объемом 28570 листов. Восстановлено затухающих текстов на 312 листах. Проведена проверка наличия и физического состояния 34487 дел на бумажной основе, 5542 фотодокументов,168 видеодокументов. Закартонировано 43469 дел.
Выверено комплектов учетных документов 99 фондов, пересоставлены титульные листы, исторические справки, переоформлялись карточки и листы фондов.
За отчетный период состоялось 18 заседаний ЭПК управления, где рассмотрены описи дел управленческой документации, личного происхождения, фотодокументов, по личному составу, номенклатуры дел.
Показатели утвержденных ЭПК описей дел составили 18541 единиц хранения, из них постоянного хранения - 11780 единиц хранения, по личному составу – 6214, фотодокументов — 255 ед.хр. (383 ед.уч.), видеодокументов - 57 ед.хр. (66 ед.уч.), личного происхождения - 235 ед.хр. (544 ед.уч).
За 9 месяцев 2023 года на государственное хранение поступило 18741 единиц хранения, из них 14864 единиц хранения управленческой документации; по личному составу – 3313; личного происхождения - 231, фотодокументов – 279, видео - 54.
Приняты документы личного происхождения Кириченко А.Н. - руководителя фотоклуба "Радуга", члена творческого союза "Фотоискусство"; Каратаева Т. - председателя Совета ветеранов села Троицкое, механизатора - комбайнёра; Копобаева С. - ветерана труда, целинника ударника Коммунистического труда; Букишева С. - ветерана труда, отличника милиции; Пономаревой Л.И. - ветерана труда, Малюги Н.Б. - ветерана журналистики.
Специалистами управления и работниками госархивов области даны 1521 консультаций по вопросам документирования и управления документацией представителям различных учреждений и организаций областного, городского, районного и сельского значения.
Проводится работа и по комплектованию пакета нормативных и методических документов в учреждениях – источниках комплектования. Изданы приказы руководителей о создании постоянно действующих экспертных комиссий в организациях, утверждены положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях (127 и 125 соответственно).
Сотрудниками государственных архивов усовершенствовано и согласовано 317 номенклатуры дел.
Государственными архивами для организаций — источников комплектования организовано и проведено 153 семинаров-совещаний по вопросам делопроизводства, формирования дел и их сохранности на стадии ведомственного хранения, составлению номенклатур дел. Архивистами введено в практику проведение мастер-классов по формированию документов в дела, прошивке дел, составлению описей, обеспечению сохранности документов на ведомственном хранении.
Ежемесячно в целях информирования населения области всеми госархивами области проводятся семинары по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», за отчетный период проведено 154 семинаров.
Госархивами Акмолинской области оказано платных услуг на сумму 1 млн. 497 тыс.тенге, за счет которых приобретены стеллажи, канцелярские товары, техника, почтовые марки и др.
Научная информация и использование документов.
За отчетный период усовершенствовано описей дел постоянного хранения 794 ед.хр., дел по личному составу 51 ед.хр.; переработано описей дел постоянного хранения - 602 ед. хр., по личному составу - 1300 ед.хр. Выявлено 15 ед.хр. особо ценных документов.
Проведена каталогизация 1234 ед.хр. управленческой документации, влито в систематический каталог 1354 карточек.
Продолжается работа по повышению информатизации архивных фондов. В базу данных договоров купли-продажи, мены, дарения по фонду «Кокшетауская городская государственная нотариальная контора» внесено 3000 договоров – 84 ед.хр.
За отчетный период госархивами области переведено в цифровой формат 65922 ед.хр. – 4355068 листов.
В автоматизированную базу данных «Ветеран труда» облгосархивом внесено 900 фамилий.
Продолжается работа над созданием именного каталога номенклатурных работников Целиноградского обкома партии, заведено 900 карточек.
В базу данных ИС ЕЭАД внесено 293 названий фондов, 252 фондов, 366 названий описей, 240 описей, 52363 дел, 3093853 листов.
Выполняя культурно-просветительную функцию, госархивы пропагандируют архивные документы в средствах массовой информации, организуют выставки, уроки.
В отчетном периоде в средствах массовой информации по документам государственных архивов опубликовано 149 статей, по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» - 116.
Облгосархивом опубликована статья «Флоренс Найнтингель— пример служения людям», "Акмолинцы в Великой Отечественной войне", "Личность и время"; госархивом города Кокшетау «Заслуженный строитель Казахстана», «В нем бывал и стар и млад», «Госархиву 30 лет», "В нем бывал и стар и мал"; госархивом г.Атбасар «Спорт - это жизнь», «Хранители прошлого», "Герои не будут забыты"; госархивом города Степногорск "Городскому архиву - 30 лет", "Архивы - вечные хранители истории"; госархивом Аккольского района "Мы помним Героев Победы", "Судьбы людей - история страны"; госахивом Атбасарского района "Хвала рукам, что пахнут хлебом"; госархивом района Биржан сал "Учитель по призванию"; госархивом Буландынского района "Ерлік пен еңбек үлгісі", "100 лет со дня рождения Героя Советского Союза", "Архив құжаттарындағы сыр"; госархивом Бурабайского района "Учитель, руководитель, организатор"; госархивом Егиндыкольского района "Репрессиям не может быть оправданий"; госархивом Есильского района "Перелистывая архивные документы"; госархивом Жаксынского архива "Незаживающая рана", "Наурыз - ұлттық мереке", "Наш долг - беречь свои корни"; госархивом Зерендинского района "Ердің даңқын еңбек шығарады", "Один день войны", "Три судьбы, три фронтовые дороги", "Трактористка" и др.; госархивом Коргалжынского района «Мариям мен Дүйсеннің кездесуі»; госархивом Сандыктауского района «О герое лет минувших», "Архивная гостиная в Новоромановке" и др.; госархивом Шортандинского района "Алтын іздеушілер кентінің құрулуы".
Облгосархивом в газете «Кокшетау сегодня» ведется рубрика: «Акмолинцы - Герои Советского Союза» - 38 статей.
Телеканал «Кокше» выпустил 4 сюжета: о кустовом семинаре-совещании "Обеспечение сохранности документов на ведомственном уровне", о мероприятиях к Наурыз-мейрамы «Наурыз мерекем, Наурыз берекем!» с проведением обрядов; директор облархива дал интервью телеканалу "Stan kz" на тему "Архивные документы, касающиеся жертв политических репрессий", в программе "Елге қызмет" - по вопросам оказания государственной услуги.
По постоянно действующей выставке «Акмолинская область в архивных документах» проведено 11 экскурсий (167 человек).
Облгосархивом подготовлена и проведена фотодокументальная выставка «Флоренц Найнтингель медалімен марапатталған әйелдер»,"80 лет Курской битве", "Хас сұлудын көз жасындай сұлу-театр", "Табиғатпен сырласа отырып...", "Спорт, ты - жизнь".
Госархивом города Кокшетау - «Хранители истории», "Поклонимся и павшим и живым", "Архив - наследие народа", "Государственному архиву г.Кокшетау - 30 лет".
Госархивом города Атбасар - «История образования архива города Атбасар», «Личности в истории».
Госархивом города Степногорск - "Архиву - 30 лет", "Никто не забыт", "Праздник мира и дружбы", "Біз бұл қорқынышты жылдарды әрқашан есте сақтаймыз".
Госархивом Аршалынского района - "Была такой директор", "Достойный сын казахского народа", "Помним всех поименно", "Суровая драма народа".
Госархивом Астраханского района - "Письма с фронта".
Госархивом Атбасарского района - "История сельского хозяйства Атбасарского района", "Менің туым- менің мақтанышым".
Госархивом района "Биржан сал" - "Жизнь ветерана", Учитель по призванию".
Госархивом Буландынского района - «Аудан тарихы - архив қужаттарында», "Там, где память, там слеза".
Госархивом Бурабайского района - «Щучинскому району - 95 лет», "Женщина - труженица", "Хранители времени, хранители памяти".
Госархивом Егиндыкольского района - «Женские лица в истории района», "Время. События. Люди", "История района в фотографиях".
Госархиво Ерейментауского района "Архив - летопись веков и колыбель грядущих дней".
Госархивом Зерендинского района - "В архивной памяти мгновения войны".
Госархивом Сандыктауского района - «Нам есть кем гордиться», «История на архивных полках», «История, события, люди», "И их судьба принадлежит истории района", "Сандыктаускому району - 95 лет", "И как давно это было", "Забвению не подлежит", "И девушка наша проходит в шинели".
Госархивом Целиноградского района - «Цвети, мой родной край», "Тыл фронту", "Целиноградский район в фотодокументах".
Всего подготовлено 92 фотодокументальных выставок.
В апреле текущего года госархивом Сандыктауского района запущен проект Архивная гостиная "И их судьба принадлежит истории района", посвященная 25-летию принятия Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах". Цель Архивной гостиной - популяризация архивных документов, находящихся на хранении в госархиве и пополнение фондов документами и фотодокументами, подаренными гостями гостиной.
На сайтах госархивов открыты рубрики «Электронные выставки», где размещены выставки фотодокументов и видеоролики об оказании государственной услуги посредством портала «электронного правительства», что позволяет посетителям сайта ознакомиться с работой архива в режиме онлайн.
Облгосархивом совместно с Кокшетауским университетом им.Ш.Уалиханова проведен научный семинар "Актуальные проблемы в Отечественной истории", где с докладами выступили студенты, магистранты и докторанты (43 человек), и круглый стол "Архив құжаттарының негізіндегі менің ауданымның тарихі".
С целью расширения знаний учащихся об истории области с членами клуба «Юный исследователь» проведена интеллектуальная викторина «Тарихи таным», круглый стол "Тарих беттерін парақтасақ", даны консультации по написанию статей.
По проекту "Архив және болашақ ұрпақ" госархивы Акмолинской области 21 сентября провели Дни открытых дверей, экскурсии, лекции, фотовыставки, охват составил 504 учащихся.
Облгосархивом проведена лекция к Дню благодарности студентам строительно-технологического колледжа города Кокшетау.
Госархивом города Кокшетау проведен урок-лекция «История архива города Кокшетау».
Госархивом города Атбасар проведена экскурсия на тему «История архива», госархивом Есильского района - "О солдатах Афганской войны".
Госархивом города Степногорск проведены экскурсия по архиву, уроки-лекции «Менің мамандығым - архивист», "Архивтегі рухани игілік".
Госархивом Аккольского района проведены "круглые столы" на тему «Памятники воинам Великой Отечественной войны на территории города Акколь», "История малой Родины - Аккольского района", "Жертвы политических репрессий Аккольского района" для студентов и учащихся.
Госархивом Астраханского района проведена экскурсия "Заглядывая в историю архива", урок "Моя Родина - Казахстан" с проведением викторины и челленджа "Поблагодари друга", во время которого ребята говорили слова благодарности своим одноклассникам.
Госархивом Атбасарского района проведен урок в виде познавательного часа "Туған жерім менің - Қазақстаным", госархивом района Биржан сал - "История города Степняк", госархивом Ерейментауского района "В тылу как в бою".
Госархивом Буландинского района — экскурсия и два урока на темы «История района в цифрах и фактах прошлого» и «История района в архивных документах».
Госархивом Егиндыкольского района — 2 урока и 10 экскурсий на темы «Новый взгляд на старые документы», "Время. События. Люди", "Қазіргі қогамдағы архивтін рөлі", "Роль архивов в современном обществе", "КарЛаг".
Госархивом Есильского района проведена экскурсия "О солдатах Афганской войны", круглый стол "Рабочий день в национальной одежде".
Госархивом Сандыктауского района проведена экскурсия на тему «От краеведения к краелюбию», "Здесь Родины моей начало"; лекции "История села Новоромановка", "История района тридцатых годов".
Госархивом Целиноградского района - экскурсия для школьников "Что такое архив?" и "Герои колхозных полей".
Всего за 9 месяцев проведено 62 экскурсии, 47 уроков, 15 круглых столов.
Особое внимание уделяется вопросам своевременного и качественного исполнения запросов организаций и граждан. Исполнено всего 18322 запросов: 76 - тематических (из них 48 - положительных); 18172 - социально-правового характера (из них 11280 - положительных), 74 — генеалогических (из них 31 - положительных). 3078 — отрицательных (тематических – 20, генеалогических — 28, социально-правовых - 3030, 3885 — непрофильных (тематических — 8, генеалогических — 15, социально-правовых - 3862).
Государственные услуги (17935) оказаны посредством ЦОН — 886 (4,9 %), посредством портала «электронное правительство» - 13462 (75,1 %), через канцелярию услугодателя — 3587 (20,0 %). Из них резиденты РК - 16191 госуслуг (886 — ЦОН, 13462 - ПЭП, 1843 — через канцелярию услугодателя), нерезиденты РК через канцелярию услугодателя — 1744.
Всего за отчетный период зарегистрировано 110 исследователей, 248 посещений, выданы для работы в читальный зал 1719 единицы хранения, 258 - во временное пользование, 103401 — архивистам для исполнения запросов. Темы исследовательских работ: «Ұлы Отан соғысы 1941-1945 жылдар Ақмола облысында депортацияланған халықтарды қабылдау және орналастыру», «Топонимика улиц г.Кокшетау», «Солтүстік өңірдегі қазақ ауылдарының ХХ ғ. 50-80 ші жылғы өмірі», «Исторические сведения о деятельности Кулеке батыра», «Ақмола облысындағы коллективизация кезеңі», «Акмолинский район в 20-50 -х годах ХХ века», "История города Кокшетау", "Рудком рудника Степняк", "Жыланды облысының бөлімшелері", истории населенных пунктов, генеалогические исследования и др.
Осуществляется работа по повышению деловой и профессиональной квалификации архивных работников, проводятся ежемесячные занятия аппаратной учебы. Проведены семинары по противодействию коррупции.
Директора госархивов выступили на аппаратном совещании акима района с отчетом о проделанной работе за 2022 год и о предстоящей работе на 2023 год.
Работники управления и всех госархивов участвовали в челленджах "На работу в национальной одежде", "Менің туым - менің мақтанышты", по единовременному исполнению государственного гимна Республики Казахстан".
По антикоррупционной тематике в госархивах области проведено 34 «круглых столов».
Обучились на курсах повышения квалификации в Национальном архиве Республики Казахстан по теме "Государственная услуга в архивной сфере" 4 работника госархивов, по теме "Экспертиза ценности документов" - 1 архивист; также повысили квалификацию по государственной услуге 46 человек.
В сентябре текущего года проведена аттестация для 90 работников госархивов: 14 директоров госархивов, 9 бухгалтеров, 67 специалистов. Все 90 работников соответствуют занимаемой должности, 56 - подняли категорию: 33 работника получили вторую категорию, 21 - первую категорию, 2 - высшую категорию.
Руководителем отдела архивов управления за отчетный период прочитаны 6 лекций по делопроизводству и документационному обеспечению в филиале РГКП «Академия государственного управления при Президенте Республики Казахстан» по Акмолинской области.
Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников и ветеранов архивного дела.