Особенности оказания государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан»

В условиях развития международного сотрудничества и роста мобильности граждан особую актуальность приобретает признание официальных документов за пределами государства.

Одним из наиболее эффективных механизмов упрощения процедуры признания документов является апостилирование.

Республика Казахстан является участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года (далее – Гаагская конвенция).

В соответствии с положениями Конвенции официальные документы, предназначенные для использования на территории государств-участников Конвенции, подлежат удостоверению посредством проставления апостиля.

Понятие апостиля

Апостиль представляет собой специальный штамп установленного образца, который подтверждает подлинность подписи должностного лица, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен документ.

Проставление апостиля не подтверждает содержание документа и не заменяет его перевод, а удостоверяет исключительно происхождение официального документа и компетенцию лица его подписавшего.

Компетенция органов юстиции

Министерство юстиции Республики Казахстан является уполномоченным государственным органом по проставлению апостиля на официальных документах, исходящих из органов юстиции, органов регистрации актов гражданского состояния, нотариусов, а также иных государственных органов в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Государственная услуга оказывается территориальными органами юстиции в соответствии с Правилами оказания государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан».

Порядок получения государственной услуги

Для получения государственной услуги заявитель представляет документ, подлежащий апостилированию, а также документы, предусмотренные законодательством (заявление, оплата, документ).

По результатам рассмотрения заявления уполномоченным органом осуществляется:

• проставление апостиля на официальном документе;
• либо предоставляется мотивированный отказ в случаях, установленных законодательством.

Наиболее востребованными документами, подлежащими апостилированию, являются:

• свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака, свидетельства о расторжении брака, свидетельства о смерти и другие;
• нотариально удостоверенные доверенности, нотариально заверенные копии документов;
• иные документы, исходящие от органов юстиции, государственных органов и нотариусов.

Электронный апостиль как элемент цифровизации

С 2021 года в Республике Казахстан реализована возможность выдачи электронного апостиля (e-Apostille), что стало важным этапом цифровизации государственных услуг.

Электронный апостиль представляет собой электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью уполномоченного должностного лица. Проверка его подлинности осуществляется посредством электронного реестра апостилей, размещенного на веб-портале «электронного правительства» www.egov.kz.

Внедрение электронного апостиля позволило:

• сократить сроки получения услуги;
• исключить необходимость личного посещения государственных органов в отдельных случаях;
• обеспечить возможность оперативной проверки подлинности апостиля иностранными компетентными органами;
• повысить прозрачность и безопасность документооборота.

Электронный апостиль Республики Казахстан соответствует требованиям Гаагской конвенции и международным стандартам, применяемым государствами-участниками Конвенции. Подлинность электронного апостиля может быть проверена через электронный реестр, что обеспечивает высокий уровень доверия к документу.

Основания для отказа в оказании услуги

Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, в том числе если:

• документ не относится к компетенции органов юстиции;

документ содержит исправления, повреждения или иные дефекты, препятствующие установлению его подлинности;

• подпись или печать должностного лица отсутствуют в образцах, имеющихся у уполномоченного органа;
• представлены неполные либо недостоверные сведения и другие.

Заключение

Государственная услуга по апостилированию официальных документов играет важную роль в обеспечении международного признания документов Республики Казахстан. Внедрение электронного апостиля стало значительным шагом в развитии цифровых государственных услуг и повышении доступности сервиса для граждан и юридических лиц.

Совершенствование механизмов международного взаимодействия и дальнейшее распространение практики признания электронных апостилей будут способствовать укреплению доверия к документам Республики Казахстан на международном уровне и созданию более благоприятных условий для граждан, обучающихся, работающих или проживающих за рубежом.

Важно отметить, что апостиль всегда проставляется государством происхождения официального документа.

В связи с этим документы, выданные иностранными государствами, подлежат апостилированию компетентными органами соответствующих государств и не могут быть апостилированы в Республике Казахстан (например: если свидетельство о рождении выдано в Китайской Народной Республике, соответственно эта страна и должна проставить апостиль на данном документе, подтвердив тем самым его легитимность).