Жамбыл облысы әкімі аппаратының
құжаттама және бақылау бөлімі туралы ереже
1-тарау. Жалпы ережелер
2-тарау. Мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің мақсаттары, құқықтары мен міндеттері
1) облыс әкімі аппаратында басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыру, жүргізу және жетілдіру;
2) әдістемелік басшылық жасауды және архив ісі мен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету;
3) облыс әкімі аппаратында белгілеген құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуын бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі міндеттер мен функцияларды жүзеге асыру.
1) облыс әкімі аппаратының бөлімдерінде іс жүргізу талаптарының сақталуын бақылауды жүзеге асыруға;
2) белгіленген тәртіппен облыс әкімдігінің құрылымдық бөлімшелері, жергілікті және аумақтық мемлекеттік органдар, кәсіпорындар мен ұйымдар басшыларынан бөлімге жүктелген функцияларды орындауға қажетті ақпараттарды алуға;
3) облыс әкімі аппараты басшылығының тапсырмасы бойынша құжаттарды дайындау кезінде олармен келісе отырып, облыс әкімдігінің құрылымдары және жергілікті аумақтық мемлекеттік органдар қызметкерлерін тартуға;
4) бөлімнің құзыретіндегі мәселелер бойынша кеңестер өткізуге және тиісті тәжірибелік көмек көрсетуге;
5) іс жүргізу бойынша Нұсқаулықты бұза отырып ресімделген құжаттарды басшылардың қолы қойылып тұрғанына қарамастан қайта ресімдеуді талап етуге;
6) «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасы Заңына сәйкес қажет болған жағдайда құжаттарды мемлекеттік және ресми тілдерде сұратуға;
7) өз құзыреті шегінде облыс әкімі, оның орынбасарлары, аппарат басшысы өткізетін іс-шараларға қатысуға құқылы;
8) құжаттама және бақылау бөлімі Қазақстан Республикасының заңнамалық актілеріне, Президентінің актілеріне, Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес өзінің негізгі міндеттері мен функцияларын іске асыру үшін қажетті өкілеттіктерді иеленеді;
9) құжаттама және бақылау бөлімін Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен облыс әкімі аппараты басшысының бұйрығымен қызметке тағайындалатын және қызметтен босатылатын басшы басқарады;
10) құжаттама және бақылау бөлімінің басшысы құрылымдық бөлімшенің қызметіне жалпы басшылықты жүзеге асырады және мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесіне жүктелген міндеттердің орындалуы мен оның өз функцияларын жүзеге асыруы үшін дербес жауапты болады;
11) құжаттама және бақылау бөлімінің басшысы облыс әкімі аппаратының басшысына құрылымдық бөлімшенің құрылымы мен штаттық кестесі бойынша ұсыныстар береді;
12) құжаттама және бақылау бөлімінің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесі атынан басқа құрылымдық бөлімшелерге жіберілетін құжаттарға бөлім басшысы, ал ол болмаған жағдайда оны алмастыратын адам қол қояды.
1) облыс әкімі аппаратында, облыс әкімдігінің құрылымдарында, аудандар мен қала әкімдері аппараттарында, ауылдық округтерде, кент мен ауыл шегінде құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалануды Қазақстан Республикасының Әкімшілік рәсімдік-процестік кодексіне, Қазақстан Республикасының өзге де іс жүргізу бойынша нормативтiк құқықтық актілеріне және Жамбыл облысы әкімдігінің Регламентіне сәйкес біртұтас тәртіппен жүргізілуін қамтамасыз етеді;
2) облыс әкімдігіне келіп түскен құжаттарды уақтылы тіркеп, сараптама жүргізе отырып, орындаушыны белгілеу үшін тиісті басшылықтың қарауына жеткізуді ұйымдастырады және бақылауға алынған құжаттардың белгіленген мерзімде орындалуын бақылайды;
3) Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, өңірлік сапарлардың, халықаралық және қоғамдық маңызы бар іс-шаралардың, Президент мәлімдемелерінің (үндеулерінің), жұмыс кеңестерінің, Президенттің қатысуымен өткен Үкіметтің кеңейтілген отырыстарының, Президент басшылық жасайтын консультативтік-кеңесші органдар, Қазақстан халқы Ассамблеясы (сессия және Кеңес) және өзге де органдар отырыстарының қорытындылары бойынша берілген Президент тапсырмаларының (не тапсырмаларының тармақтары), Президенттің жеке тапсырмаларының ішінде өңірге қатысты орындауға түскен тапсырмалардың іске асырылуына талдау жүргізу үшін облыс әкімі аппаратындағы жауапты құрылымдық бөлімдерге қажеттіліктеріне байланысты тиісті құжаттардың тізбесін ұсынылуын қамтамасыз етеді;
4) Қазақстан Республикасы Премьер-Министр актілерін, өңірлік сапарлардың, халықаралық және қоғамдық маңызы бар іс-шаралардың, жұмыс кеңестерінің, Премьер-Министр басшылық жасайтын консультативтік-кеңесші органдар және өзге де органдар отырыстарының қорытындылары бойынша берілген Премьер-Министр тапсырмаларының (не тапсырмаларының тармақтары), Премьер-Министрдің жеке тапсырмаларының ішінде өңірге қатысты орындауға түскен тапсырмалардың іске асырылуына талдау жүргізу үшін облыс әкімі аппаратындағы жауапты құрылымдық бөлімдерге қажеттіліктеріне байланысты тиісті құжаттардың тізбесін ұсынылуын қамтамасыз етеді;
5) облыс әкімдігінің алқалы отырыстарына шығарылатын мәселелердiң дайындалуына, отырыстардың хаттамалануына, отырыстарда қабылданған қаулылардың ресiмделуіне және орындаушылардың назарына жеткiзілуіне, олардың ішіндегі стратегиялық маңызы бар қаулылардың орындалу мерзімдеріне бақылау жүргізуді қамтамасыз етеді;
6) облыс әкімінің қарауына енгізілетін құжаттардың құжаттама жасау және құжаттама басқару талаптарына сәйкес дұрыс рәсімделуін қадағалайды, сондай-ақ, облыс әкіміне қол қоюға енгізілетін құжаттардың мазмұнына және сапасына алдын-ала талдау жасалуын қамтамасыз етеді;
7) облыс әкімінің атына (облыс әкімінің орынбасарларынан, аппарат басшысынан, облыс әкімдігінің басқармаларынан және өзге де құрылымдық бөлімдерден) түскен қызметтік жазбаларды тіркейді және тиісті орындаушыларға жеткізуді ұйымдастырады;
8) облыс әкімі аппараты архивінің, оның ішінде «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесі жұмысының жүргізілуін қамтамасыз етеді;
9) бөлімнің құзыреті шегінде айдың, тоқсанның, жартыжылдықтың, жылдың қорытындысы бойынша облыс әкімдігінде өтетін орындаушылық тәртіпке байланысты мәселеге, бақылаудағы құжаттардың мерзімінде орындалуына тиісті талдамалық ақпараттар дайындайды және облыс әкімі аппаратындағы жауапты құрылымдық бөлімге ұсынады;
10) бақылаудағы құжаттарды орындау барысында орындаушылық тәртіпті бұзған лауазым иелеріне шара қолдану жөнінде басшылықты хабардар етеді;
11) өңірге жұмыс сапарымен келген Қазақстан Республикасының Президенті, Үкімет Басшысының және өзге де басшылардың қатысуымен өтетін кеңес отырыстарын хаттамалайды, жұмыс сапарларының қорытындысы бойынша хаттама, іс-шара жоспарының жобасын әзірлеуге қатысады және олардың екі тілде дайындалуын қамтамасыз етеді;
12) әкімдік ғимаратында облыс әкімінің төрағалығымен өтетін кеңес отырысының хаттамалануын қамтамасыз етеді;
13) облыс әкімі атынан жолданатын бастамашыл хаттарының, Қазақстан Республикасы Парламентінің Сенат, Мәжіліс және облыс (аудан, қала) депуттары атынан келіп түскен депутаттық сауалдардың тізбесін әзірлейді және тиісті талдамалық ақпарат дайындау үшін облыс әкімі аппаратының жауапты құрылымдық бөліміне ұсынады;
14) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 24 маусымдағы № 429 қаулысымен бекітілген Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына сәйкес «қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттармен жұмыстың жүргізілуін (кіріс құжаттарды тіркеу және орындаушыларға жеткізу, олардың кері қайтарылуына, істердің бастапқы қалыптасуына бақылау жасау) қамтамасыз етеді;
15) облыс әкімі аппаратының бөлімдерінде, Тараз қаласы мен аудан әкімдерінің аппараттарында, сондай-ақ облыс әкімдігінің басқармаларындағы құжаттама жасау, құжаттама басқару және электрондық құжатайналым мәселелерін зерделейді, әдістемелік көмектер көрсетеді.
3-тарау. Мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшесінің қызметін ұйымдастыру