Регламент государственного учреждения «Управление строительства, архитектуры и градостроительства»

  1. Общие положения

 

  1. Настоящий регламент определяет вопросы организации и внутреннего порядка деятельности государственного учреждения «Управление строительства, архитектуры и градостроительства» (далее – управление).
  2. Управление является государственным органом, созданным в организационно-правовой форме государственного учреждения, в целях осуществления функций и задач, возложенных согласно положению об управлении.
  3. Управление образуется, упраздняется и реорганизуется Восточно-Казахстанским областным акиматом (далее - акимат области).
  4. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией, Законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, а также настоящим регламентом.

 

  1. Планирование работы Управления

 

  1. Работа Управления осуществляется в соответствии с текущим планированием.

Текущее планирование состоит из годовых и квартальных планов работы отделов Управления.

  1. Отделы разрабатывают планы работы на предстоящий квартал, которые утверждаются руководителем Управления не позднее 25-го числа последнего месяца предыдущего квартала. Копии планов работы отделов Управления в этот же срок представляются в административный отдел для свода плана управления на соответствующий квартал.

Отделами Управления ежеквартально представляется информация о ходе реализации квартальных планов на имя руководителя Управления. Ответственность за состояние дел по планированию работы отделов и их исполнение несут руководители отделов. По требованию руководителя управления, его заместителей информация по исполнению отделами ежеквартальных планов может предоставляться в иные сроки как устно, так и в письменном виде.

  1. Руководитель управления проводит оперативные совещания с участием заместителей руководителя и руководителями отделов, по мере необходимости со всем составом Управления, не реже двух раз в месяц.
  2. Заместитель руководителя Управления проводит по мере необходимости совещания с руководителями и сотрудниками отделов.

 

  1. Порядок подготовки материалов для проведения заседаний акимата области, совещаний и других мероприятий, включая организационные вопросы

 

  1. При проведении совещания по вопросам, входящим в компетенцию Управления, ответственным отделом за его организацию определяется соответствующий отдел Управления.
  2. Отделом Управления, ответственным за проведение мероприятий, подготовленный материал подлежит согласованию с руководителем управления и курирующим заместителем акима области.
  3. Участие приглашенных обеспечивается соответствующим отделом Управления.

         Соответствующие отделы, ответственные за проведение мероприятий, представляют материалы (на бумажном и электронном носителях) не позднее, чем за 3 рабочих дня до дня его проведения в отдел аппарата. В случаях, когда мероприятия проводятся в экстренном порядке, материалы могут вноситься в день его проведения.

  1. Ответственность за несвоевременное, а также некачественное представление материалов несут соответствующие заместители руководителя управления и руководители отделов, а также непосредственный исполнитель.
  2. Сводные материалы по проведению областных мероприятий должны включать:

         1) повестку дня со списком докладчиков;

         2) список приглашенных;

         3) справки, информационные (аналитические) материалы, презентации,  сравнительные данные (в табличных формах) по рассматриваемым вопросам;

         К сводным материалам по проведению областных мероприятий могут прикладываться иные необходимые для данных мероприятий документы.

  1. Представляемые к планируемому мероприятию материалы должны иметь идентичные заголовки и исчерпывающе отражать суть вопросов.

 

  1. Организация делопроизводства,

электронный документооборот в управлении

 

  1. Положения настоящего раздела распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) с использованием закрытого (секретного) ключа ЭЦП (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки ЭЦП) и имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП (подтверждение (установление) подлинности ЭЦП) после вычисления и проверки ЭЦП электронного документа с использованием открытого ключа ЭЦП.
  2. Входящая корреспонденция, поступающая в Управление на бумажном носителе, принимается административным отделом под роспись с указанием даты, а электронные документы – после проведения процедуры проверки с использованием средства криптографической защиты информации ЭЦП лица, подписавшего электронный документ, или лица, заверившего необходимые реквизиты документа.
  3. Электронные документы должны поступать через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее – ЕТС) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЕСЭДО).

При поступлении корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с инструкциями, утверждаемыми оператором в сфере информатизации.

  1. Сотрудникам Управления запрещается принимать документы, не зарегистрированные в административном отделе, и работать с ними, за исключением случаев предусмотренных пунктом 23 настоящего регламента.
  2. Сотрудник административного отдела перед вскрытием конвертов проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей), при вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяется комплектность документов и приложений к ним.

В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт в двух экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в административном отделе контроля и документационного обеспечения, второй – направляется отправителю.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы возвращаются отправителю.

Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Вскрытию в административном отделе подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой «Лично».  

  1. На входящих документах обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер; при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений, за которым закреплено Управление - ссылка на регистрационный исходящий номер. При этом административным отделом принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в административный отдел (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте, а также других государственных органов и юридических лиц, неподотчетных акиму и акимату области). Фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя в обязательном порядке проставляются в нижнем левом углу после подписи или на обороте последнего листа документа (например: Асанов С.А., тел. 26-42-42).

Электронные документы, поступающие в управление в нерабочее время, хранятся в соответствующей папке ЕСЭДО до регистрации или отказа в приеме сотрудником административного отдела.        

  1. Исходящая корреспонденция в государственные органы (в том числе в формате электронного документа) оформляется на гербовом бланке, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке без использования гербового бланка).
  2. Не подлежат приему в административном отделе:

1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований;

2) документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе прошитые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов;

3) неправильно адресованные (в том числе неправильно указанные названия государственных органов, должностей, фамилий, имен, отчеств руководителей государственных органов) письма.

  1. Служебная корреспонденция, принятая сотрудниками административного отдела в силу служебной необходимости помимо административного отдела должна незамедлительно передаваться в соответствующий отдел.
  2. Регистрация входящей корреспонденции в бумажном варианте осуществляется административным отделом путем проставления в нижнем правом углу (или в случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с указанием входящего регистрационного номера в соответствующей базе ЕСЭДО, даты поступления, количества листов основного документа и приложений к нему.

Документы должны быть оформлены в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за номером 10129).

Регистрация входящей корреспонденции проводится в электронном варианте с использованием системы электронного документооборота на базе «Lotus Domino Server» (далее –Система).

Документы для рассмотрения вносятся в день поступления административным отделом.

  1. Руководитель дает поручения и налагает резолюции всем без исключения отделам.

Руководством входящая корреспонденция рассматривается в день поступления, а срочная - незамедлительно.

Если поручение дается нескольким исполнителям, то обязательно указывается, за кем осуществляется свод и исполнение документа. В случае отсутствия такой отметки, свод и исполнение документа остается за исполнителем, который указан первым. Ответственность за своевременное выполнение всего поручения в равной мере несут все исполнители, указанные в резолюции.

  1. Резолюция руководства в электронном виде в Системе заносится в регистрационно-контрольную карточку к документу в разделе «Резолюция». Данный раздел вправе заполнять лицо, наложившее резолюцию, либо его помощник. В карточке резолюции заполняются поля экранной формы: автор резолюции, исполнители, текст резолюции (с обязательным указанием в тексте резолюции лица либо государственного органа, ответственного за свод) и срок исполнения. Если документ требует исполнения, в этой же экранной форме заносится информация о постановке документа на контроль. После сохранения карточки резолюции ей присваивается номер, далее зарегистрированный документ вместе с карточкой резолюции направляется всем исполнителям, которые перечислены в списке получателей или исполнителей.
  2. После исполнения документа ответственный специалист заполняет карточку исполнения в Системе для дальнейшего снятия с контроля.

Регистрационно-контрольная карточка электронного документа остается на контроле до тех пор, пока не будут сняты с контроля все поручения и резолюции по данной карточке.

  1. В Системе предусмотрена возможность продления срока исполнения, перепоручения или постановки документа на рабочий контроль. Для этого специалист, ответственный за исполнение документа подготавливает письменное обоснование (служебную записку, информацию и т.п.) руководителю, который дал данное поручение.

В этом случае в соответствующей карточке резолюции заносятся  следующие данные:

  дата продления исполнения документа;

  сведения о перепоручении документа;

  должность и инициалы лица, продлившего срок исполнения документа.

  1. Административный отдел систематически анализирует характер и качество поступающей корреспонденции, определяет ее дальнейшее прохождение, решение поставленных вопросов в рамках своей компетенции, принимает меры к сокращению документооборота, ведет контроль за качественным и своевременным исполнением поступающих документов.
  2. Контроль за исполнением документов, направленных с резолюцией акима области и заместителей акима области, ответственным за исполнение по которому является управление, ведется административным отделом.

Административный отдел осуществляют контроль исполнения документов в отделах, вносит предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов. Персональную ответственность за состояние исполнительской дисциплины в отделах несут руководители отделов, непосредственные исполнители.

  1. При подготовке исходящих документов следует соблюдать единообразие в написании наименований органов государственной власти, общественных организаций, предприятий, учреждений, иных хозяйствующих субъектов.

Исходящие письма, поступающие на подпись руководителю управления, должны быть завизированы руководителем отдела и курирующим заместителем. Без соответствующих виз письма не принимаются и не регистрируются.

Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются с визами исполнителя и руководителя отдела. Текст документа на бланке формата «А4» печатается размером «14» шрифта «Times New Roman» через один межстрочный интервал. На имя Президента Республики Казахстан тексты печатается размером «16» шрифта «Arial» через 1,5 интервала. На последней странице внизу слева или на обороте страницы указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Все реквизиты должны быть отпечатаны. Исправления и подчистки не допускаются. Содержание и реквизиты электронного документа должны быть идентичны бумажному документу. В отдельных случаях (при оформлении приложений, таблиц, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.

  1. Исходящие документы, направляемые в Администрацию Президента, Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан, в центральные государственные органы, Парламент Республики Казахстан должны содержать следующие обязательные реквизиты:

исходящий номер и дату;

ссылку на соответствующие акты и поручения Президента, Администрации Президента, Парламента, Палат Парламента, Правительства и Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра;

в случае исполнения запроса - номер и дату запроса;

в случае исполнения протокола или плана - номер пункта протокола или плана с прописанием его содержания;

подпись акима области или должностного лица, исполняющего обязанности акима области;

фамилию исполнителя и номер его телефона.

Объем информации и других документов, направляемых в Администрацию Президента Республики Казахстан не должен превышать 3, а по крупным вопросам  5 страниц. Тексты документов должны быть изложены четко, последовательно, кратко.

  1. Исходящие служебные документы печатаются на бланках установленной формы.
  2. При направлении документа должностному лицу наименование адресата пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Исходящий документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждой копии указывается только один адрес. Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен обобщенно (например: акимам городов и районов).

  1. Исходящая корреспонденция, направляемая в Администрацию Президента Республики Казахстан, Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан, визируется курирующим заместителем акима области, руководителем аппарата, отделом контроля и документационного обеспечения и подписывается только акимом области либо лицом, исполняющим его обязанности.

Ответная корреспонденция в Администрацию Президента, Парламент и Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан перед подписанием подлежит согласованию с отделами аппарата путем сбора подписей в листе согласования. Ответы, направляемые в адрес Президента Республики Казахстан, Администрации Президента, Правительства и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан в обязательном порядке дублируются на бумажном носителе и направляются посредством фельдсвязи.

Ответные документы по исполнению поручений, поступивших из Администрации Президента Республики Казахстан и Канцелярии                   Премьер-Министра Республики Казахстан, которые направляются для свода в адрес центральных государственных органов, являющихся ответственными исполнителями по данным поручениям, оформляются за подписью должностного лица уровня не ниже заместителя акима области, руководителя аппарата.

  1. Заголовок к тексту документа менее 10 строк не составляется. В случае если в тексте более 10 строк дается краткий заголовок. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке.

Дата документа оформляется арабскими цифрами согласно нормам государственного и русского языка соответственно. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, при ссылке на нормативные правовые акты, а также при оформлении последних, например «1 марта 2014 года».

Исходящий номер документа проставляется в следующем порядке: указывается индекс подписавшего должностного лица, затем через дробь указывается порядковый номер исходящего документа (например: 1/2075). Фамилию исполнителя, готовившего исходящий документ, номер его служебного телефона и/или служебный адрес электронной почты располагают, как правило, внизу с левого края документа (например: исп. Калиев А.А., тел. 26-42-42, AKaliev@akimvko.gov.kz).

  1. Отправка документов, минуя административный отдел, запрещается. В административном отделе перед отправкой исходящие документы проверяются на соответствие установленным требованиям. Документы, оформленные ненадлежащим образом, могут быть возвращены для доработки.
  2. Ответственность за рассылку документов по неправильным адресам, указанным в документах исходящей корреспонденции, несут исполнители.

 

  1. Организация работы «электронного акимата»

 

  1. Официальным адресом электронной почты аппарата является адрес: stroiarhvko@akimvko.gov.kz.
  2. В целях соблюдения политики информационной безопасности сотрудники управления обязаны осуществлять передачу и пересылку служебной информации только с использованием служебных почтовых ящиков на интранет-портале государственных органов Республики Казахстан (далее ИПГО).

41 Административный отдел обеспечивает актуальность справочника своего государственного органа в ИПГО.

Административный отдел обеспечивают своевременное согласование проектов НПА, поступивших посредством ИПГО.

  1. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными программными средствами, установленными на компьютере отправителя. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте и за ее содержание несет отправитель. Запрещается рассылка электронных писем, содержащих рекламную информацию, просьбу о многократной пересылке текста письма.

Руководители отделов  размещают и актуализируют информацию на порталах «Открытые нормативные правовые акты», «Открытые бюджеты.

Административный отдел обеспечивают подключение локальных, ведомственных сетей телекоммуникаций к Интернету через единый шлюз доступа к Интернету.

Сотрудники административного отдела обеспечивают бесперебойную работу введения кадровой документации в  интегрированной информационной системе управления персоналом «Е-кызмет» (ссылка http://10.245.12.73/ekyzmet-ui).

 

  1. Порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц

и контроль за их исполнением

 

  1. Работа с обращениями физических и юридических лиц организуется административным отделом в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими данный вопрос.
  2. Все поступающие в управление обращения физических и юридических лиц регистрируются в административном отделе. На первой странице обращения ставится штамп с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

Регистрационный номер обращения физического лица состоит из буквенного индекса «ЖТ», начальной буквы фамилии автора и порядкового номера.

Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из буквенного индекса «ЗТ», начальной буквы фамилии автора и  порядкового номера.

Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса «АН» и порядкового номера.

Обозначение даты производится в следующей последовательности: число, месяц, год (например, 01.01.2014).

Регистрационный индекс является одновременно входящим и исходящим, и все ответы по обращениям регистрируются под этим же номером.

Регистрация осуществляется путем заполнения соответствующих полей в электронной информационной учетной форме ЕСЭДО - регистрационной контрольной карточке учета обращения физического (юридического) лица.

При регистрации первичного обращения ему присваивается регистрационный номер, являющийся очередным порядковым номером.

Порядковая нумерация ведется единая (сквозная) для обращений физических лиц и также отдельно для обращений юридических лиц. Порядковая нумерация коллективных обращений физических лиц ведется совместно с обращениями физических лиц, также ведется порядковая нумерация коллективных обращений юридических лиц.

Физическому лицу (либо его представителю) или представителю юридического лица, непосредственно обратившемуся письменно в управление, выдается талон с указанием даты и времени регистрации, уникального номера, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение.

  1. Прием и рассмотрение обращений физических и юридических лиц, поступивших через виртуальную приемную акима области, веб-портал «электронного правительства» Республики Казахстан www.egov.kz, направленных посредством блог-платформы первых руководителей государственных органов, видеообращений поступающих через оборудованные кабинки, размещенные в некоммерческом акционерном обществе «Государственная корпорация «Правительство для граждан» осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

Одновременно производится регистрация в электронном варианте в разделе ЕСЭДО «Обращения граждан» по входящей форме «Регистрационная контрольная карточка обращений граждан», при этом регистрационный номер документу присваивается Системой автоматически.

  1. Повторными считаются обращения физических или юридических лиц, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, считаются первичными.
  2. Обращения, по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись (в том числе электронная цифровая подпись), почтовый адрес заявителя, считаются анонимными обращениями и рассмотрению не подлежат, за исключением случаев, установленных Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц». Не подлежат рассмотрению обращения, в которых не изложена суть вопроса.
  3. При поступлении нескольких обращений по одному и тому же вопросу от одного и того же лица, первое обращение регистрируется как основное обращение, а последующие приобщаются к основному обращению и рассматриваются как одно обращение с уведомлением заявителя о результатах их разрешения в пределах срока, исчисляемого со дня поступления первого обращения.

При регистрации повторного обращения или дубликата (копии) обращения ему присваивается регистрационный номер первого обращения, с             указанием повторности (1,2,3) или дубликата (копии) через косую черту (дробь) (/1/2/3). К повторным обращениям приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Ранее рассматривавшиеся повторные обращения физических или юридических лиц, по которым имеются исчерпывающие ответы, дополнительному рассмотрению не подлежат, о чем в трехдневный срок сообщается заявителю соответствующим исполнителем.

  1. Контроль за исполнением обращений возлагается на соответствующих руководителей отделов. Если рассмотрение письма поручено нескольким отделам, то ответственным за контроль исполнения является отдел, указанный в резолюции первым.

Административный отдел обеспечивает анализ и контроль рассмотренных обращений.

  1. Обращение физического или юридического лица снимается с контроля тем же должностным лицом акимата области, по поручению которого оно рассматривалось. При этом основанием для снятия обращения с контроля является соответствующая его резолюция.
  2. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц проводится руководителем управления, заместителями руководителя управления, уполномоченным по этике. График личного приема размещается на информационном стенде при входе в здание управления, а также на сайте www.depstroy.vko.gov.kz.
  3. Если вопрос не может быть решен во время личного приема, то посетитель вправе в письменном виде изложить свою просьбу или иной вопрос. В дальнейшем с данными материалами ведется работа как с обращениями физических или юридических лиц (с пометкой «с личного приема»).
  4. Контроль за своевременностью рассмотрения обращений физических или юридических лиц, исполнения поручений руководства осуществляет административный отдел.
  5. Прием информаций от физических лиц и представителей юридических лиц также осуществляется по «телефону доверия»: (8 7232) 26-65-46.

 

  1. Порядок подготовки, оформления и согласования,

а также прохождения проектов правовых и нормативных правовых

актов акимата и акима области, правовых актов управления

 

  1. Проекты вносимых правовых и нормативных правовых актов акимата и акима области разрабатываются, оформляются и согласовываются исполнителями в соответствии  с требованиями Предпринимательского кодекса Республики Казахстан от 29 октября 2015 года, Законов Республики Казахстан от 6 апреля 2016 года «О правовых актах»,  от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», от 2 ноября 2015 года «Об общественных советах», от 15 апреля 2013 года «О государственных услугах», нормативными правовыми актами центральных государственных органов, регулирующими вопросы оформления, согласования нормативных правовых актов, государственной регистрации нормативных правовых актов, порядка официального опубликования нормативных правовых актов, ведения контрольного бланка электронного нормативного правового акта, Регламента Восточно-Казахстанского областного акимата, иных нормативных правовых актов, а также настоящего регламента.
  2. Проекты правовых и нормативных правовых актов могут разрабатываться как во исполнение поручений руководства области, так и по инициативе государственных органов-исполнителей. В случае, если в вышестоящих нормативных правовых актах, относящихся к деятельности управления, имеется поручение о принятии правовых или нормативных правовых актов акимата или акима области, Управление принимает меры по своевременному и качественному представлению проекта такого акта в аппарат.

На интернет-портале открытых нормативных правовых актов юридическим отделом до направления на согласование в заинтересованные государственные органы для публичного обсуждения размещаются проекты нормативных правовых актов. Отчеты по результатам публичного обсуждения также размещаются на интернет-портале открытых нормативных правовых актов соответствии с Законом  Республики Казахстан  «О доступе к информации» от 16 ноября 2015 года.

На интернет-ресурсе управления необходимо размещать информацию о нормотворческой деятельности:

перечень принятых нормативных правовых актов;

нормативные правовые акты, принятые и введенные в действие в полном соответствии с подписанными подлинниками;

тексты разрабатываемых проектов нормативных правовых актов;

проекты разрабатываемых регламентов государственных услуг, а также отчеты о завершении их публичного обсуждения.

  1. Проекты правовых и нормативных правовых актов представляются в аппарат на государственном и русском языках, отпечатанные шрифтом «Times New Roman» размером № 14 (в приложениях может быть использован шрифт меньшего размера, но не менее № 10), на электронном и бумажном носителе, согласованные с заинтересованными государственными органами, полистно парафированные руководителем Управления. Согласование представляемых проектов с юридическими службами государственных органов-исполнителей является обязательным условием их внесения в аппарат.
  2. Персональную ответственность за качественную разработку проектов, своевременность их представления (в случаях, когда в соответствующих поручениях установлены сроки представления проекта), недопущение дублирования ранее принятых актов по данным вопросам, а также за аутентичность текстов на государственном и русском языках несут руководители соответствующих отделов и курирующие заместители.
  3. После предварительного согласования со всеми заинтересованными государственными органами проект акта представляется на согласование в аппарат.

Проект акта проходит экспертизу в отделах аппарата:

1) отделе контроля и документационного обеспечения:

на аутентичность текстов проекта на государственном и русском языках;

соответствие проекта требованиям оформления и согласования нормативных правовых актов;

на необходимость осуществления контроля за исполнением предлагаемого акта, недопущение дублирования поручений;  

2) юридическом отделе – на соответствие проекта акта законодательству Республики Казахстан.

Срок проведения экспертизы проекта не должен превышать 3 рабочих дней.

  1. Постановления акимата области принимаются на заседаниях акимата путем открытого голосования членов акимата. В отдельных случаях постановления акимата могут приниматься между заседаниями акимата путем сбора подписей членов акимата на листе согласования.
  2. После прохождения всех необходимых процедур согласования и прохождения проекты актов передаются на подпись акиму области. Постановления областного акимата, решения и распоряжения акима области подписываются акимом области (либо лицом, исполняющим его обязанности с правом подписи). Исключается внесение исправлений в подлинники правовых и нормативных правовых актов после их подписания.
  3. Подписанные правовые и нормативные правовые акты акимата и акима области передаются для регистрации в отдел контроля и документационного обеспечения. К подлиннику акта прилагаются:

1) справка-обоснование (при необходимости);

2) документы, подтверждающие прохождение предварительных согласований с заинтересованными государственными органами, прохождение экспертиз;

3) электронный носитель с текстом акта со всеми приложениями на государственном и русском языках (при необходимости);

4) лист рассылки, заполненный исполнителем, с указанием количества экземпляров каждому адресату;

5) пояснительная записка;

6) документы, обосновывающие необходимость принятия акта.

В отделе контроля и документационного обеспечения производится регистрация представленных актов путем занесения в специальные журналы с присвоением даты и номера.

  1. Приказы оформляются на специальных бланках. Проекты приказов проходят предварительную экспертизу в юридическом отделе на соответствие действующему законодательству Республики Казахстан, в административном отделе по вопросам оформления, аутентичности текста на государственном и русском языках.

 

  1. Порядок организации контроля исполнения документов

 

  1. Организация контроля и проверка исполнения актов Президента, Правительства, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, а также документов с поручениями Президента, Премьер-Министра, его заместителей и руководителей Администрации Президента и Канцелярии осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах», Указом Президента Республики Казахстан от 27 апреля 2010 года № 976 «Об утверждении Правил подготовки, согласования и представления на рассмотрение Президенту Республики Казахстан проекта послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, подготовки, согласования и представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, реализации послания Президента Республики Казахстан к народу Казахстана, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан», иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
  2. Контроль осуществляется путем:

1) истребования необходимой информации от управлений, акиматов районов и городов областного значения через ЕСЭДО, информационные системы «Учет поручений акима Восточно-Казахстанской области», «Учет постановлений»;

2) истребования необходимой дополнительной информации; 

5) проверки с выездом на место;

6) другими, не противоречащими законодательству Республики Казахстан способами.

  1. Должностным лицом, ответственным за контроль за своевременным и качественным исполнением актов и поручений Президента, Правительства, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, а также документов с поручениями Президента, Премьер-Министра, его заместителей и руководителей Администрации Президента и Канцелярии, актов акима и акимата области, протокольных решений акима области является соответствующий заместитель руководителя управления по курирующему вопросу.
  2. На контроль берутся следующие документы, в том числе секретные и имеющие отметку «Для служебного пользования»:

1) акты либо пункты актов Президента Республики Казахстан, в которых даются поручения акиму области, местным исполнительным органам;

2) поручения либо пункты поручений Президента Республики Казахстан, данные по итогам международных мероприятий и региональных поездок, в которых даются поручения акиму области;

3) поручения либо пункты поручений, содержащиеся в протоколах совещаний, заседаний и общественно значимых мероприятиях с участием Президента Республики Казахстан, в которых имеются поручения акиму области;

4) персональные поручения Главы государства;

5) поручения либо пункты поручений Президента Республики Казахстан по служебным и иным документам при наличии штампа «Бақылауға алынды»;

6) постановления Правительства, распоряжения Премьер-Министра, протоколы заседаний Правительства, совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, в которых имеются поручения акиму области или местным исполнительным органам;

7) поручения Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Администрации Президента, его заместителей в адрес Канцелярии                  Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности), в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, пометки: «срочно», «весьма срочно», «ускорить», а также поручения, из содержания которых вытекает необходимость постановки на контроль;

8) запросы депутатов Парламента Республики Казахстан;

9) обращения физических и юридических лиц;

10) акты прокурорского реагирования, поступающие в адрес местных исполнительных органов, частные определения судов;

11) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость предоставления ответа, информации, разъяснения, внесения предложений по тем или иным вопросам;

12) акты акимата и акима области, в которых даны поручения руководителям управлений, акимам городов и районов, руководителям ТП ЦГО (по согласованию);

13) поручения акима области, данные на совещаниях, в ходе отчетных встреч и поездок по области.

На контроль могут быть взяты иные документы и вопросы по поручению руководства акимата области либо руководителя управления.

  1. 68. Сроки исполнения актов и поручений Президента Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента, его заместителей, Правительства, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, его заместителей исчисляются в рабочих днях со дня их поступления в местный исполнительный орган области и устанавливаются не позднее 10 дней до истечения указанного срока.
  2. Исполнение актов и поручений обеспечивается в указанные в них сроки.

В случаях, если в поручениях со штампом «Бақылауға алынды» не установлены сроки, то они исполняются в месячный срок с внесением информации в адрес Президента Республики Казахстан, Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей и Канцелярии                        Премьер-Министра, в иных случаях информация предоставляется в соответствии с дополнительным запросом Администрации Президента или Канцелярии Премьер-Министра.

  1. В случае невозможности исполнения поручений и актов в срок, ответственный исполнитель соответствующего отдела заблаговременно, не позднее одного дня до истечения установленного срока, направляет на имя должностного лица, давшего поручение, письмо с указанием текущего состояния исполнения, аргументированного обоснования необходимости продления срока, либо его перевода на среднесрочный или долгосрочный контроль с обязательным указанием конкретного срока исполнения, конкретных ответственных политических государственных служащих, а также государственных органов – соисполнителей.
  2. Документы регистрируются специалистами административного отдела в соответствующих разделах ЕСЭДО и передаются руководителю (либо лицу, исполняющему обязанности руководителя) для принятия по ним решения и наложения резолюции.
  3. После принятого решения руководителем управления сотрудник административного отдела передает документы, поступившие на бумажных носителях с грифом «ДСП», исполнителям под роспись с указанием даты и времени получения.

         При поступлении срочной корреспонденции (документов) сотрудник административного отдела информирует соответствующего руководителя отдела.

  1. Соответствующие исполнители ведут учет, контроль и анализ исполнения контрольных актов и поручений по своим направлениям и предоставляют в административный отдел. Ежемесячно на основе анализа материалов отделов, вносится информация об исполнении поручений с предложениями и обоснованиями о снятии с контроля или продлении срока исполнения поручения.
  2. Документы снимаются с контроля после полного разрешения поставленных в них вопросов.

         Для снятия с контроля исполнителем готовится информация на имя руководителя (заместителя акима области, руководителя аппарата) по выполнению каждого пункта нормативного правового акта, протокольного решения, иного контрольного документа с предложением о снятии с контроля. 

         В случае снятия с контроля, соответствующая отметка об исполнении отрабатывается непосредственным исполнителем документа.  

  1. Административный отдел систематически анализирует ход исполнения документов - ежемесячно готовит информацию о ходе исполнения контрольных документов руководителю управления.
  2. Работа в информационных системах «Учет поручений», «Учет постановлений» включает в себя просмотр, поиск, контроль поручений/постановлений акима Восточно-Казахстанской области.

Контроль за своевременным вложением завизированной заместителем акима области информации об исполнении протокольных поручений акима области в информационную систему «Учет поручений» осуществляется административным отделом.

 

  1. Взаимодействие управления с акиматами городов и районов,

другими управлениями, подрядными и проектными организациями и другими государственными органами

 

  1. Взаимодействие управления с акиматами районов и городов областного значения, управлениями, подрядными и проектными организациями и другими государственными органами осуществляется сотрудниками отделов в пределах своих функций и полномочий.
  2. Организация взаимодействия заключается в контроле за исполнением поручений руководства области, решении текущих вопросов и поручений, осуществлении проверок, проведении выездных мероприятий, сборе информации, подготовке информации.

 

  1. Взаимодействие между сотрудниками управления

 

  1. Сотрудники управления взаимодействуют между собой как в устной, так и в письменной форме.
  2. Процедура передачи на баланс введенных объектов строительства и реконструкции осуществляется следующим образом:
  • при начале строительства объекта проектно-сметным отделом отрабатывается вопрос о наличии землеустроительного проекта и акта на землю (с учетом срока его действия до момента ввода объекта в эксплуатацию по графику), в случае нарушения подрядной организацией сроков выполнения работ отдел строительства и мониторинга жилья незамедлительно уведомляет проектно-сметный отдел с целью контроля за сроками действия актов на землю и недопущению просрочки;
  • при завершении работ на объекте отделом строительства самостоятельно (путем выдачи доверенности соотствующему сотруднику либо представителю эксплуатирующей организации) формируется заявка на изготовление технического паспорта на объект;
  • после получения технического паспорта и ввода объекта в эксплуатацию отделом строительства все необходимые документы передаются в финансово-экономический отдел;
  • финансово-экономическим отделом направляются документы в управление по государственным закупкам и коммунальной собственностью для подготовки приказа о передаче на баланс и формируется форма ОС-1.
  1. Процедура подписания и проведения оплаты по актам выполненных работ осуществляется следующим образом:
  • поступление актов выполненных работ по договорам подряда в отдел строительства и мониторинга жилья и его подписание регулируется Законом «Об архитектурной, строительной и градостроительной деятельности» и Правилами организации деятельности и осуществления функций заказчика (застройщика);
  • после подписания акта выполненных работ соответствующим отделом (отделом строительства или проектно-сметным отделом) акт передается в финансово-экономический отдел, где регистрируется в журнале учета актов выполненных работ;
  • финансово-экономическим отделом производится оплата по представленным актам выполненных работ согласно планов финансирования.
  1. Процедура подачи исковых заявлений осуществляется следующим образом:
  • с случае выявления нарушения договорных обязательств поставщиков (проектные и подрядные организации, поставщики товаров и услуг) соответствующим отделом незамедлительно направляется служебная записка на имя руководителя с указанием нарушения;
  • после поступления в юридический отдел поручения согласно служебной записки, сотрудниками отдела по представленным документам проводится претензионно-исковая работа. Исполнитель служебной записки непосредственно участвует в сборе доказательств и необходимой информации.
  1. Процедура по направлению в командировку или выезд сотрудников управления:

- при необходимости направления в командировку или выезда соответствующим работником либо заместителем руководителя не позднее, чем за один день, составляется служебная записка с обоснованием необходимости командирования либо выезда, в том числе с указанием количества дней (в случае командировки) и маршрута следования (в случае, если пункт назначения не один) и направляется на согласованию руководителю управления через программу «Е-Кызмет» и на бумажном носителе;

- после получения согласования служебная записка поступает в административный отдел для подготовки соответсвующего приказа;

- после прибытия с командировки либо выезда работник в двухдневный срок сдает в административный отдел отчет о командировке.  

В случае необходимости в экстренных командировках либо выездах (на основании полученных телефонограмм от вышестоящих органов, правоохранительных органов) руководитель в устной либо письменной форме дает поручение административному отделу для оформления необходимых документов.

 

  1. Решение кадровых вопросов

 

  1. Решение кадровых вопросов в управлении осуществляется службой управления персоналом (кадровой службой) в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года, Законом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года «О государственной службе Республики Казахстан», и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан по кадровым вопросам.
  2. Назначение и освобождение от должностей административных государственных служащих аппарата корпуса «Б», иных работников управления осуществляется руководителем управления.
  3. Конкурс на занятие вакантных должностей административных государственных служащих корпуса «Б» объявляет руководитель управления.
  4. Оформление решений, связанных с прохождением государственными служащими государственной службы, подготовка проектов актов руководителя управления и других документов по кадровым вопросам, их оформление в установленном законодательством порядке осуществляется административным отделом.
  5. Оформление, учет и выдача служебных удостоверений работникам управления осуществляется административным отделом.
  6. Административный отдел организует переподготовку и повышение квалификации работников управления.
  7. Вопросы привлечения работников к дисциплинарной ответственности вносятся должностным лицом, имеющим право назначения на должность и освобождения от должности служащего, привлекаемого к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года, Законом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года «О государственной службе Республики Казахстан», Указом Президента Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года № 152 «О некоторых вопросах прохождения государственной службы», иными нормативными правовыми актами по данному вопросу.

 

  1. Организация внутреннего распорядка в Управлении

 

  1. В здание управления сотрудники управления проходят по специальным карточкам.

         В приемные дни и часы в здание управления осуществляется пропуск физических и представителей юридических лиц на прием по личным вопросам.

  1. Пропуск посетителей в здание управления производится при предъявлении служебного удостоверения либо удостоверения личности.

 

  1. Соблюдение правил хранения и использования

служебных документов, бланков и учетных форм

 

  1. Работники управления при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с государственными секретами Республики Казахстан, принимать меры по предотвращению утечки государственной и служебной тайны, обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования компьютерами, писчей и копировальной бумагой, телефонами и другими средствами организационной техники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.

Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий документов без разрешения руководителя управления, его заместителей, либо руководителя административного отдела.

  1. Бланки управления изготавливаются типографским способом.

Бланки документов с изображением Государственного Герба                Республики Казахстан изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам государственных организаций и подлежат учету.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:  20 мм – левое; 10 мм – правое; 10 мм – верхнее; 10 мм – нижнее.

Учет и выдача бланков сотрудникам управления возлагаются, а также контроль осуществляется административного отдела.

  1. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами работники управления привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

 

 

  1. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу работника аппарата, передача документов

из одного отдела аппарата в другой, иные вопросы

 

  1. При увольнении или переводе на другую работу работник управления, по указанию руководителя управления либо его заместителя, передает другому работнику этого же отдела все находящиеся у него на исполнении дела и документы, накопленные справочные иные материалы.

В этом случае работником, передающим документы, составляется в двух экземплярах акт о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы работниками и утверждаются руководителем отдела. Один экземпляр остается в отделе, второй у уволенного работника.

На основании акта работник административного отдела делает отметки в регистрационно-контрольных карточках о передаче документов другому работнику.

  1. При уходе работника в отпуск или при выезде в длительную командировку имеющиеся у него на исполнении служебные документы передаются другому работнику по указанию руководителя отдела. В регистрационно-контрольных карточках работник этого отдела делает отметку о передаче документов. Если после возвращения работника документы остались неисполненными, то они вновь передаются ему с соответствующей отметкой в карточках.
  2. Формирование номенклатуры дел в управлении и вопросы передачи дел в архив обеспечиваются административным отделом в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
  3. Использованные при печатании документов бланки учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.
  4. Контроль за соблюдением настоящего регламента возлагается на руководителя управления и его заместителей.

 

Дата публикации
12 мая 2020