«ШҚО құрылыс, сәулет және қала құрылысы басқармасы» ММ-нің Регламенті

1. Жалпы ережелер

1. Осы регламент "ШҚО құрылыс, сәулет және қала құрылысы басқармасы" мемлекеттік мекемесінің (бұдан әрі – Басқарма) қызметін ұйымдастыру және ішкі тәртібі мәселелерін айқындайды.
2. Басқарма туралы ережеге сәйкес жүктелген функциялар мен міндеттерді жүзеге асыру мақсатында мемлекеттік мекеменің ұйымдық-құқықтық нысанында құрылған мемлекеттік орган болып табылады.
3. Басқарманы Шығыс Қазақстан облысының әкімдігі (бұдан әрі-облыс әкімдігі) таратады және қайта ұйымдастырады.
4. Басқарма өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын және өзге де нормативтік құқықтық актілерін, сондай-ақ осы Регламентті басшылыққа алады.

2. Басқарма жұмысын жоспарлау

5. Басқарма жұмысы ағымдағы жоспарлауға сәйкес жүзеге асырылады. Ағымдағы жоспарлау басқарма бөлімдерінің жылдық және тоқсандық жұмыс жоспарларынан тұрады.
6. Бөлімдер алдағы тоқсанға арналған жұмыс жоспарларын әзірлейді, оларды алдыңғы тоқсанның соңғы айының 25-нен кешіктірмей басқарма басшысы бекітеді. Басқарма бөлімдерінің жұмыс жоспарларының көшірмелері осы мерзімде тиісті тоқсанға арналған басқарма жоспарын жинақтау үшін әкімшілік бөлімге ұсынылады.

Басқарма бөлімдері тоқсан сайын басқарма басшысының атына тоқсандық жоспарлардың іске асырылу барысы туралы ақпарат ұсынады. Бөлімдердің жұмысын жоспарлау жөніндегі істердің жай-күйіне және олардың орындалуына бөлім басшылары жауап береді. Басқарма басшысының, оның орынбасарларының талабы бойынша Бөлімдермен тоқсан сайынғы жоспарларды орындау бойынша ақпарат ауызша да, жазбаша түрде де өзге мерзімде ұсынылуы мүмкін.

7. Басқарма басшысы басшы орынбасарларының және бөлім басшыларының қатысуымен, қажеттілігіне қарай басқарманың барлық құрамымен айына кемінде екі рет жедел кеңестер өткізеді.
8. Басқарма басшысының орынбасары қажеттілігіне қарай бөлім басшыларымен және қызметкерлерімен кеңес өткізеді.

3. Ұйымдастыру мәселелерін қоса алғанда, облыс әкімдігінің отырыстарын, кеңестерді және басқа да іс-шараларды өткізу үшін материалдарды дайындау тәртібі

9. Басқарманың құзыретіне кіретін мәселелер бойынша кеңес өткізу кезінде оны ұйымдастыруға жауапты бөлім басқарманың тиісті бөлімін анықтайды.
10. Іс-шараларды өткізуге жауапты басқарма бөлімі дайындалған материал басқарма басшысымен және облыс әкімінің жетекшілік ететін орынбасарымен келісілуге тиіс.
11. Шақырылғандардың қатысуын басқарманың тиісті бөлімі қамтамасыз етеді.

Іс-шараларды өткізуге жауапты тиісті бөлімдер материалдарды (қағаз және электрондық тасығыштарда) оны өткізу күніне дейін 3 жұмыс күнінен кешіктірмей аппарат бөліміне ұсынады. Іс-шаралар шұғыл түрде өткізілетін жағдайларда материалдар оны өткізу күні енгізілуі мүмкін.

12. Материалдарды уақтылы, сондай-ақ сапасыз ұсынғаны үшін басқарма басшысының тиісті орынбасарлары мен бөлім басшылары, сондай-ақ тікелей орындаушы жауапты болады.
13. Облыстық іс-шараларды өткізу жөніндегі жиынтық материалдар:

1) баяндамашылар тізімімен күн тәртібі;

2) шақырылғандардың тізімі;

3) қаралатын мәселелер бойынша анықтамалар, ақпараттық (талдамалық) материалдар, презентациялар, салыстырмалы деректер (кестелік нысандарда);

Облыстық іс-шараларды өткізу жөніндегі жиынтық материалдарға осы іс-шаралар үшін қажетті өзге де құжаттар қоса берілуі мүмкін.

14. Жоспарланған іс-шараға ұсынылатын материалдардың атаулары бірдей болуы және мәселелердің мәнін толық көрсетуі тиіс.

4. Іс жүргізуді ұйымдастыру,

Басқармадағы электрондық құжат айналымы

15. Осы бөлімнің ережелері ЭЦҚ - ның жабық (құпия) кілтін (ЭЦҚ-ны қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбамен (бұдан әрі-ЭЦҚ) қол қойылған және ЭЦҚ-ның ашық кілтін пайдалана отырып, электрондық құжаттың ЭЦҚ-ны есептеуден және тексергеннен кейін ЭЦҚ-ны тексерудің оң нәтижесін (ЭЦҚ-ның түпнұсқалығын растау (белгілеу) белгіленген тәртіппен анықтау туралы растамасы бар электрондық құжаттарды қоса алғанда, тасығыштың түріне
16. Басқармаға қағаз тасығышта келіп түсетін кіріс хат-хабарларды әкімшілік бөлім күнін көрсете отырып, қол қойғызып қабылдайды, ал электрондық құжаттарды – ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалана отырып, электрондық құжатқа қол қойған тұлғаның немесе құжаттың қажетті деректемелерін куәландырған тұлғаның ЭЦҚ арқылы тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін қабылдайды.
17. Электрондық құжаттар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының бірыңғай көліктік ортасы (бұдан әрі – БКО) және мемлекеттік органдардың бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің ведомствоаралық құжат айналымы орталығының сервері (бұдан әрі – ЭҚАБЖ) арқылы түсуі тиіс.

Электрондық құжаттар форматында хат-хабарлар келіп түскен кезде осы құжаттармен барлық одан әрі рәсімдер ақпараттандыру саласындағы оператор бекіткен нұсқаулықтарға сәйкес жасалады.

18. Басқарма қызметкерлеріне осы Регламенттің 23-тармағында көзделген жағдайларды қоспағанда, әкімшілік бөлімде тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.
19. Әкімшілік бөлімнің қызметкері конверттерді ашар алдында олардың мекен-жайының және ресімделуінің дұрыстығын, орамның бүтіндігін (мөрлер болған жағдайда) тексереді, конверттерді ашқан кезде мекенжайдың жөнелтушінің атауына, пакетте көрсетілген салымдардың нөмірлерінің құжаттарда қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырылады, құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексеріледі.

Құжаттар жетіспеген, пакеттер бүлінген, конверттердегі нөмірлер құжаттардағы нөмірлермен сәйкес келмеген жағдайда екі данада акт жасалады, бұл ретте актінің бір данасы бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету әкімшілік бөлімінде қалады, екіншісі жөнелтушіге жіберіледі.

Дұрыс жіберілмеген және ресімделген, қате салынған құжаттар жөнелтушіге қайтарылады.

Оларға салынған құжаттардан конверттер тек олар бойынша жіберушінің мекен-жайын, құжаттардың жіберілген және алынған күнін анықтауға болатын жағдайларда сақталады.

Әкімшілік бөлімде "жеке өзіне"деген белгісі бар конверттерді қоспағанда, барлық конверттер ашылуға жатады.

20. Кіріс құжаттарына міндетті түрде: күні, шығыс нөмірі; сұрау салуға немесе Басқарма бекітілген тапсырмалардың орындалуы туралы есепте (ақпаратта) жауап беру кезінде - тіркеу шығыс нөміріне сілтеме қойылуы тиіс.

Бұл ретте әкімшілік бөлім күні оларды әкімшілік бөлімге тапсырған күнмен сәйкес келетін құжаттарды ғана қабылдайды (пошта арқылы келіп түскен басқа қалалардан, сондай-ақ облыс әкімі мен әкімдігіне есеп бермейтін басқа да мемлекеттік органдар мен заңды тұлғалардан басқа). Орындаушының тегі, аты-жөні, телефон нөмірі міндетті түрде қол қойылғаннан кейін төменгі сол жақ бұрышына немесе құжаттың соңғы парағының артқы жағына қойылады (мысалы: С. А. Асанов, тел.26-42-42).

Басқармаға жұмыс істемейтін уақытта келіп түсетін электрондық құжаттар әкімшілік бөлімнің қызметкері тіркелгенге немесе қабылдаудан бас тартқанға дейін ЭҚАБЖ тиісті папкасында сақталады.

21. Мемлекеттік органдарға шығыс хат-хабарлар (оның ішінде электрондық құжат форматында) елтаңбалық бланкіде, мемлекеттік тілде ресімделеді (қажет болған жағдайда елтаңбалық бланкіні пайдаланбай орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).
22. Әкімшілік бөлімде қабылдауға жатпайды:

1) белгіленген талаптарды бұза отырып ресімделген құжаттар мен оларға қосымшалар;

2) факсимиле, бояулар және өзге де ластанулар бар, қандай да бір зақымданулары бар, оның ішінде тескішпен тігілген, мемлекеттік органдар бланкілерінің черновиктерінде және көшірмелерінде орындалған құжаттар;

3) дұрыс жолданбаған (оның ішінде мемлекеттік органдардың атаулары, мемлекеттік органдар басшыларының лауазымдары, Тегі, Аты, Әкесінің аты дұрыс көрсетілмеген) хаттар.

23. Әкімшілік бөлімнің қызметкерлерімен қабылданған қызметтік хат-хабарлар қызметтік қажеттілікке байланысты әкімшілік бөлімнен басқа дереу тиісті бөлімге берілуі тиіс.
24. Кіріс хат-хабарды қағаз нұсқасында тіркеуді әкімшілік бөлім ЭҚАБЖ тиісті базасында кіріс тіркеу нөмірін, келіп түскен күнін, негізгі құжат парақтарының және оған қосымшалардың санын көрсете отырып, төменгі оң жақ бұрышына (немесе жоғарғы сол жақ бұрышында бос кеңістік болмаған жағдайда) мөртаңба қою арқылы жүзеге асырады.

Құжаттар Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде 10129 нөмірімен тіркелген) сәйкес ресімделуі тиіс.

Кіріс хат –хабарларды тіркеу "Lotus Domino Server" базасында (бұдан әрі-жүйе) электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, электрондық нұсқада жүргізіледі.

Қарау үшін құжаттарды әкімшілік бөлім келіп түскен күні енгізеді.

25. Басшы барлық бөлімдерге тапсырмалар береді және бұрыштама қояды.

Басшылық кіріс хат - хабарды келіп түскен күні, ал шұғыл-дереу қарайды.

Егер тапсырма бірнеше орындаушыға берілсе, онда құжатты жинақтау мен орындауды кім жүзеге асыратыны міндетті түрде көрсетіледі. Мұндай белгі болмаған жағдайда, құжатты жинақтау және орындау бірінші болып көрсетілген орындаушыда қалады. Барлық тапсырманың уақтылы орындалуына қарарда көрсетілген барлық орындаушылар тең дәрежеде жауап береді.