Часто задаваемые вопросы EHR

Часто задаваемые вопросы EHR
  1. Обязательно ли внесение сведений по трудовым договорам?

ОТВЕТ:

В рамках п.27 ст.23 Трудового Кодекса РК предусмотренаобязанность работодателя по внесению информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых по нему изменениях и дополнениях, содержащих сведения, предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 Кодекса, в единую систему учета трудовых договоров, в порядке, установленном уполномоченным государственным органом по труду.

В частности, предоставляются следующие сведения:

1) реквизиты сторон:

индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица;

индивидуальный идентификационный номер работника;

2)работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);

3) место выполнения работы (адрес фактического выполнения работ);

4) срок трудового договора;

5) дату начала работы;

6) дату заключения и порядковый номер.

Также работодатель может внести дополнительные следующие сведения:

  • режим рабочего времени и отдыха;
  • основания расторжения трудового договора;
  • военная обязанность;

В соответствии с подпунктом 1) пункта 2 статьи 23 Кодекса работодатель обязан соблюдать требования трудового законодательства.

  1. Предусмотрены ли какие-либо штрафы, уголовная или административная ответственность за невнесение сведений о трудовых договорах?

ОТВЕТ:

Уголовная и административная ответственность за невнесение сведений о трудовых договорахне предусмотрены.

  1. Нужноли вносить сведения работников, с кем заключен трудовой договор до 18.09.2020 года?

ОТВЕТ:

Необходимо внести все действующие трудовые договора. При этом, данные действующих работников, принятых до 18.09.2020 года можно вносить:

для предприятий с численностью до 2000 человек в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил;

для предприятий с численностью свыше 2000 человек в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил.

  1. Нужно ли регистрировать трудовые договоры по уволенным работникам?

ОТВЕТ:

Регистрация трудовых договоров производится только в отношении текущих работников.

При этом если работник уволился, то в системе фиксируется расторжение.

  1. Какие сроки представления сведений в ЕСУТД?

ОТВЕТ:

В настоящее время, утверждены Правила предоставления и получения сведений о трудовом договоре в единой системы учета трудовых договоров, в рамках которого предусмотрены сроки представления сведений в ЕСУТД.

Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами.

Сведения о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли, подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью до 2000 человек, в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью свыше 2000 человек.

Сведения о внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами

В случае необходимости работодатель в течении 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений:

1) исправляет ошибки при неправильном введении сведений, указанных в пунктах 3 и 6 настоящих Правил;

2) удаляет сведения при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя.

В случае восстановления на работе работника, работодатель в течении 10 рабочих дней со дня его восстановления вносит корректировки в сведения, путем указания даты, номера и органа вынесшего решения о восстановлении.

Информация о прекращении трудового договора вносится работодателем в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора

  1. Почему ЭТД не содержит информации об оплате труда и условиях труда необходимых для заключения трудовых договоров? Если я перехожу на ЭТД, значит ли это что мне не нужно заключать ТД на бумажном носителе?

ОТВЕТ:

ЭТД – это аббревиатура электронного трудового договора.

Работодатель может заключить трудовой договор электронно или традиционным способом на бумажном носителе, и в обязательном порядке вносит сведения впо нему в ЕСУТДпосредством enbek.kz/других порталов или ИС кадрового учета предприятия.

  1. На кого должно быть оформлено ЭЦП предприятия при регистрации ТД?

ОТВЕТ:

При регистрации трудовых договоров используется ЭЦП работодателя, оформленное на руководителя юридического лица, либо на доверенное лицо руководителя. Это может быть работник кадровой службы.

  1. Что если трудовой договор не был заключен, так как до 2007 года трудовой кодекс Республики Казахстан не регламентировал обязательное наличие трудового договора?

ОТВЕТ:

Согласно действующему трудовому кодексу, трудовой договор должен быть заключен в обязательном порядке. Согласно этому, если его нет, то необходимо заключить трудовой договор и зарегистрировать его.

  1. Вносить ли сведения по государственным служащим?

ОТВЕТ:

Нет, внесение сведений по трудовой деятельности государственных служащих Кодексом не предусмотрено.

  1. Вносить ли сведения по нерезидентам?

ОТВЕТ:

Да. Производится внесение сведений по трудовым договорам всех наемных работников.

  1. Вносить ли сведения по ИП состоящим из 1 человека?

ОТВЕТ:

Нет.

  1. Вносить ли сведения по работникам в декретном отпуске?

ОТВЕТ:

Да, обязательно.

  1. Как обеспечивается защита персональных данных работников?

ОТВЕТ:

Единая система учета трудовых договоров находится в единой транспортной среде государственных органов, система прошла испытание на информационную безопасность, в соответствии со всеми требованиями Государственной технической службы. Все интеграции производятся только через внешний шлюз «электронного правительства».

Система проверена на соответствие требованиям «информационной безопасности» РГП «Государственная техническая служба» КНБ РК, получен сертификат об информационной безопасности. Система находится в Единой транспортной среде государственных органов, и интеграция внешних систем осуществляется только через Внешний шлюз «электронного правительства». Доступ к данным системы осуществляется только в рамках следующих законов:

«О доступе к информации» Закон Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года № 401-V ЗРК.

«О персональных данных и их защите» Закон Республики Казахстан от 21 мая 2013 года N 94-V.

«Об утверждении единых требований в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности» Постановление Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832.

  1. Если информация будет храниться в электронном виде, смогут ли работодатели в электронном варианте сдавать ЭТД в гос. архив. И прописаны ли эти нормы в законах?

ОТВЕТ:

Данная норма не предусмотрена в текущей редакции Трудового кодекса РК и Правил.

  1. Необходимо ли работодателю подписывать согласие на обработку персональных данных прежде, чем внести сведения по ТД работника?

ОТВЕТ:

На усмотрение работодателя.

  1. Для чего необходимо внесение сведений по трудовым договорам? Что это дает?

ОТВЕТ: 

Внесение сведений по трудовым договорам позволит создать эталонную базу данных по трудовой деятельности всех Работников РК.

Система будет формировать достоверную информацию о трудовой деятельности наемных работников и позволит подтверждать стаж, а также контролировать поступления в фонд

Работодатели будут получать достоверную информацию о трудовой деятельности кандидата, Работник будет застрахован от социальных рисков.

ЕСУТД позволит использовать упрощенную и оптимизированную систему кадрового делопроизводства, сократит время на подтверждение процедуры трудового стажа, квалификации, места работы сотрудникапутем интеграции с сервисом по получению сведений по электронному досье Работника.

Работнику же это даст снижение издержек при трудоустройстве, заключении трудового договора, упрощение дистанционного сотрудничества.

  1. Каким образом Работодатели могут внести сведения по трудовым договорам в ЕСУТД?

Ответ:

Данный функционал по внесению вышеназванной информации реализован в личном кабинете на портале «Электронная биржа труда»https://www.enbek.kz. Либо, если в Вашем предприятии используется кадровая информационная система, имеется возможность интеграции с ЕСУТД посредством платформы «Smart-Bridge»(Витрина сервисов). Необходимо подать заявку на подключение к сервису регистрации трудовых договоров по ссылкеhttps://sb.egov.kz/smart-bridge/services/passport/MINTRUD-S-0356. Для скачивания информационного материала по интеграции (описание сервиса, форматы, справочники, описание взаимодействия) необходимо пройти по ссылкеhttps://www.enbek.kz/docs/ru/project-e-hr.

Регистрация ТД в Личном кабинете работодателя на Портале «Электронная биржа труда»

  1. На портале enbek.kz имеются два раздела: «Трудовые договоры» и «Электронные трудовые договоры». Чем отличаются данные разделы?

Ответ:

Касательно трудовых договоров в личном кабинете работодателя есть два раздела:

-    раздел «Трудовые договоры» предназначен для обязательного внесения сведений по трудовым договорам согласно пп. 27 п.2 статьи 23 Трудового кодекса РК;

-    раздел «Электронные трудовые договоры» предназначен для заключения электронных трудовых договоров на усмотрение работодателя и потенциального работника. Функционал данного раздела становится доступным после трудоустройства работодателем работника посредством Портала «Электронная биржа труда» в режиме отправки откликов и приглашений на вакансию. Заключение электронных трудовых договоров не является обязательной нормой, но в то же время допускается в соответствии с п.1 ст. 33 Трудового кодекса РК.

  1. При заполнении формы трудового договора и дополнительного соглашения в поле «Должность» не нашли соответствующую должность. Как
    заполнить данное поле?

Ответ:

В поле «Должность» профессия (должность) выбирается из Национального классификатора занятий, утвержденного 11 мая 2017 года № 130-од. В этом поле подключен контекстный поиск и по мере ввода данных с клавиатуры появляются имеющиеся в справочнике профессии, где нужно выбрать необходимую позицию. Если в справочнике не нашли нужную позицию, тогда необходимо указать схожую должность по смыслу, а в поле «Штатная должность» нужно указать точное название должностисогласно штатному расписанию Вашего предприятия.

  1. В поле «Место выполнения работ» что необходимо указать, юридический адрес предприятия, фактический адрес предприятия или можно указать город/наименование организации?

Ответ:

В поле «Место выполнения работ» необходимо указать фактический адрес выполнения работы. (Город, улица, офис).

  1. Когда работник работает в вахтовом режиме или дистанционно, что необходимо указать в поле «Место выполнения работ»?  

Ответ:

Если работник работает в вахтовом режиме, в поле «Место выполнения работ» заполняется адрес объекта, где он выполняет работу.

При дистанционной работе, необходимо указать домашний адрес и рядом в скобках указать «Дистанционно».

  1. Обязательно нужно заполнять дополнительные документы к договору «Военная обязанность», «Профессиональные навыки» и «Специальные навыки»?

Ответ:

В дополнительных документах к договору поля «Военная обязанность», «Профессиональные навыки» и «Специальные навыки» необязательны к заполнению. Обязательные поля на форме добавления ТД и ДС отмечены звездочкой *

  1. При подписании и отправки сведений в ЕСУТД с ЭЦП предприятия выходит сообщение – «Invaliddigitalsignatureofdata». В чем может быть причина?

Ответ:

При подписании необходимо использовать ключ ЭЦП предприятия GOST / RSA. Если все равно будет выходить данное сообщение, в таком случае необходимо проверить статус ЭЦП ключа на сайте НУЦ pki.gov.kz, так как данное сообщение выводится и при подписании недействительным (отозванным) ЭЦП ключом.

  1. Директор ТОО является единственным учредителем и с ним трудовой договор не заключен. Как внести его сведения в систему, если нет трудового договора с ним, чтоб стаж считался?

Ответ:

Согласно п. 2 ст. 140 ТК РК в случае если единственный учредитель (участник, акционер) является единоличным исполнительным органом юридического лица, то трудовой договор не заключается. В этой связи сведения не вносятся в систему. Но выпускается приказ о приеме на работу, в соответствии с которым, работодатель может внести сведения в ЕСУТД.

  1. Как вносить сведения по трудовым договорам сотрудников, которые были приняты на работу по приказуо приеме на работу, когда еще не было трудовых договоров?

Ответ:

По сотрудникам, которые были приняты на работу по приказу о приеме, когда еще не было трудовых договоров, и трудовой договор был заключен позже, на форме добавления Трудового договора необходимо дату заключения договора указать по факту, когда был заключен Трудовой договор (например, 2000 год), а дату начала работы необходимо указать, когда работник приступил к работе (например, 1992 год).

  1. Как внести изменения в трудовой договор, если были внесены ошибочные данные?

Ответ:

Для того чтобы внести корректировки сведений о сотруднике в договоре, необходимо в списке договоров выбрать договор, нажать на кнопку «Действие» напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие «Изменить данные».

Подробную информацию смотрите в разделе«Помощь» - «Инструкции» - «Инструкция для работодателей по регистрации трудовых договоров на портале Электронная биржа труда»

Согласно правилам представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров исправлять ошибочно внесенные данные или удалять сведения можно в течении 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений.

  1. Если работник работает давно, нужно ли внести все дополнительные соглашения?

Ответ:

Да. По работникам, работающим давно в компании, регистрируется первоначальный трудовой договор и все дополнительные соглашения к данному трудовому договорув части изменения техсведений, которые заполняются на форме. То есть, при пролонгации, переводе, изменению режима рабочего времени и места выполнения работ.

  1. При внесении Дополнительного соглашения, какие поля обязательны для заполнения?

Ответ:

При внесении дополнительного соглашения необходимо заполнить обязательные поля, такие поля выделены звездочкой * («Номер дополнительного соглашения», «Дата заключения дополнительного соглашения», «Дата начала действия дополнительного соглашения»), также необходимо заполнить соответствующее поле, которое изменилось:

- при смене должности, заполняются поля «Должность» и «Штатная должность»;

- при смене места выполнения работы, заполняется поле «Место выполнение работы»;

- при смене Режима рабочего времени, заполняется поле «Режим рабочего времени»;

- при пролонгации трудового договора, необходимо заполнить «Срок договора» и «Дата окончания действиятрудового договора». В поле «Дата окончания действия трудового договора» необходимо указать дату, на которую продлевается трудовой договор.  

  1. При отправке Дополнительного соглашения выходит сообщение «Срок со словаря не соответствует», в чем может быть причина?

Ответ:

Причина в некорректно заполненных полях «Срок договора» и «Дата окончания действия трудового договора». Данные поля в дополнительном соглашении заполняются только при продлении трудового договора, в поле «Дата окончания действия трудового договора» необходимо указать дату, на которую продлевается трудовой договор.  

  1. Как расторгнуть трудовой договор с работником?

Ответ:

Для внесения факта расторжения трудового договора с работником необходимо выбрать в списке договор, нажать на кнопку «Действия» напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие «Просмотреть». В открывшейся карточке договора выбрать и нажать на кнопку «Расторгнуть договор».

Подробную информацию смотрите в разделе «Помощь» - «Инструкции» - «Инструкция для работодателей по регистрации трудовых договоров на портале Электронная биржа труда»

Согласно Правилам срок внесения информации о прекращении трудового договора в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора.

  1. Как удалить ошибочно внесенный трудовой договор?

Ответ:

Для того чтобы удалить договор необходимо в списке договоров выбрать договор, нажать на кнопку «Действие» напротив данного договора и из выпадающего меню выбрать действие «Удалить договор».

Подробную информацию смотрите в разделе «Помощь» - «Инструкции» - «Инструкция для работодателей по регистрации трудовых договоров на портале Электронная биржа труда»

Согласно Правилам работодатель может удалить сведения в течении 30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений.