Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

      Сноска. Утратило силу постановлением Правительства РК от 15.04.2015 № 238.

      В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
      1. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами.
      2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

      Премьер-Министр
      Республики Казахстан                       К. Масимов

Утверждены         
постановлением Правительства
Республики Казахстан   
от 26 декабря 2011 года № 1604

Правила
комплектования, хранения, учета и использования документов
Национального архивного фонда, других архивных документов
государственными и специальными государственными архивами

1. Общие положения

      1. Настоящие Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах".
      2. Правила распространяются на государственные и специальные государственные архивы (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Республики Казахстан осуществляют постоянное хранение документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных организаций.
      3. К документам Национального архивного фонда относятся архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. К другим архивным документам относятся документы по личному составу, а также архивные документы, установленные сроки хранения которых не истекли.
      4. Государственные музеи и библиотеки, руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

2. Комплектование архива
Порядок составления списков источников комплектования архива

      5. Комплектование архива документами Национального архивного фонда и по личному составу осуществляется путем пополнения архива в соответствии с его профилем и включает:
      1) определение источников комплектования архива;
      2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
      3) прием-передачу архивных документов в архив.
      6. Источниками комплектования архива выступают организации и физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда.
      Государственные органы и органы местного государственного управления включаются в список источников комплектования архива.
      Негосударственные организации, а также физические лица включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
      7. Негосударственные организации, временно хранящие документы Национального архивного фонда, относящиеся к республиканской или коммунальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками, комплектования которых являлись их предшественники - государственные организации.
      8. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев:
      1) для организаций:
      функционально-целевого назначения организации с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
      полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
      2) для граждан:
      вклада гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
      его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
      родственных, дружеских, творческих связей гражданина, места работы, занимаемой должности;
      типичности его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);
      состава и содержания, собранных гражданином архивных документов.
      9. Списки источников комплектования составляются архивом на основании нормативных правовых актов Республики Казахстан, норм пунктов 6 - 8 настоящих Правил, а также рекомендаций уполномоченного органа управления архивами и документацией (далее - уполномоченный орган).
      10. Архив ведет список организаций - источников комплектования по форме, установленной уполномоченным органом.
      Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.
      11. Списки источников комплектования Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов Республики Казахстан после рассмотрения экспертно-проверочной комиссией архива (далее - ЭПК) представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (далее - ЦЭПК).
      12. Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан составляют сводные списки источников комплектования по области (городу) и представляют их на рассмотрение ЭПК местного исполнительного органа, который по согласованию с аппаратом акима области (города) направляет их на утверждение ЦЭПК.
      13. Список источников комплектования специального государственного архива утверждается государственным органом, в котором создан такой архив по согласованию с ЦЭПК.
      14. Архив ведет список потенциальных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о сотрудничестве с ними по тем или иным причинам не заключены.
      15. Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются на рассмотрение ЭПК архива (местного исполнительного органа).
      Решение о включении (исключении) организации в список (из списка) источников комплектования архива доводится до сведения руководства организации.
      16. Работа по уточнению списков источников комплектования архива проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения вносятся:
      1) при создании, реорганизации, ликвидации организаций;
      2) при отказе негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора);
      3) при принятии решения ЦЭПК, о передаче организации в список источников комплектования другого архива.
      Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Национального архивного фонда.
      Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список изменений, но не реже одного раза в пять лет.
      17. На каждую организацию - источник комплектования архива ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве.
      В целях учета работы с источниками комплектования архив создает учетно-справочные картотеки и базы данных.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

      18. Включение документов в состав Национального архивного фонда осуществляется на основе комплексного применения критериев экспертизы ценности документов:
      1) происхождение документов - значение физического или юридического лица для общества (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера); значимость события (явления, предмета), отраженного в документе; время и место образования документа;
      2) содержание документа - значение имеющейся в документе информации; повторение информации в других документах; целевое назначение документа; вид и разновидность документа;
      3) внешние особенности документа - подлинность; наличие резолюций, виз, помет на документе; внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа (художественные, палеографические, языковые и другие особенности); физическое состояние документа.
      19. При включении документов в состав Национального архивного фонда используются следующие формы приема документов:
      1) полная. При этой форме от организации принимается весь комплекс документов, включенных в состав Национального архивного фонда;
      2) повидовая выборочная. При этой форме от организации одного вида (разновидности) в архив поступают лишь отдельные виды документов, включенные в состав Национального архивного фонда.
      Форма повидового выборочного приема применяется в тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая документация данной организации поступает в тот же архив в составе фондов вышестоящих или других организаций. Кроме того, повидовый выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности которых отлагаются отдельные ценные виды документов (например: в школах - протоколы заседаний Педагогического совета);
      3) групповой выборочный прием. При этой форме из группы организаций одного вида (разновидности) в архив поступают полные комплексы документов одной или нескольких организаций. Такой прием целесообразно применять в отношении организаций, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных.
      20. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением (исключением) их в (из) состав (а) Национального архивного фонда, а также отнесением документов к объектам национального достояния Республики Казахстан, осуществляется ЦЭПК.
      Экспертиза ценности документов осуществляется архивом с участием собственника или владельца архивных документов в соответствии с критериями, установленными пунктом 18 настоящих Правил. При проведении этой работы архив руководствуется типовыми и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков хранения. Сроки хранения отдельных видов документов, не вошедшие в указанные перечни, устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
      Решения о включении в состав Национального архивного фонда конкретных документов принимаются ЭПК Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов Республики Казахстан, специальных государственных архивов и ЭПК местных исполнительных органов при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного срока хранения.
      Архив области (города республиканского значения, столицы), района (города) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК местного исполнительного органа описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования согласно приложениям 1-9 настоящих Правил.
      Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан и специальные государственные архивы утверждают такие описи самостоятельно.
      Архив области (города республиканского значения, столицы), района (города) готовит к согласованию ЭПК местного исполнительного органа, описи дел по личному составу согласно приложению 10 к настоящим Правилам, акты о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам, при наличии такого факта, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 12 к настоящим Правилам.
      Национальный архив Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан и специальные государственные архивы проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.
      21. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
      1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;
      2) при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;
      3) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных или копийных документов, документов с поглощенной информацией в других документах и так далее). В этом случае работа проводится, как правило, комплексно, то есть по архивным фондам вышестоящего органа и подведомственных организаций, по архивным фондам однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией. При этом устанавливается, в каком архивном фонде документы должны быть оставлены на государственном хранении.
      Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на государственном хранении, и о документах по данной группе, которые могут быть отобраны к уничтожению;
      4) в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
      22. Экспертизу ценности документов при описании и переработке описей дел архивных фондов целесообразно проводить:
      1) в процессе составления заголовков дел;
      2) в процессе систематизации заголовков дел в соответствующей архивной описи дел.
      23. Каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно; фотодокументы просматриваются; фонодокументы прослушиваются; кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране.
      24. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственном хранении. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста. Состав дублетных документов может уточняться государственным архивом в зависимости от потребностей их использования.
      25. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1956 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется только с разрешения уполномоченного органа.
      26. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения согласно приложениям 1-9 к настоящим Правилам, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу согласно приложению 10 к настоящим Правилам и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 12 к настоящим Правилам. В этих случаях согласование описей, акта с организациями не проводится.
      27. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном состоянии до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций и других отметок на них. На обложке дела указывается наименование фондообразователя, структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
      Документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках или тубусах).
      28. Подлежащие уничтожению архивные документы снимаются с учета в соответствии с пунктами 270-273 настоящих Правил и могут быть переданы на переработку (утилизацию).

Порядок приема, передачи архивных документов

      29. От организаций - источников комплектования архива документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, принимаются архивом по истечении сроков ведомственного хранения, установленными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
      В исключительных случаях сроки ведомственного хранения документов Национального архивного фонда могут быть продлены. Продление сроков осуществляется:
      1) для источников комплектования Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов - решением ЭПК данных архивов;
      2) для источников комплектования специального государственного архива - решением ЭПК данного архива;
      3) для источников комплектования других архивов - решением ЭПК местных исполнительных органов.
      Сроки хранения документов Национального архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.
      30. Прием документов Национального архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.
      По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей архив может осуществлять досрочный прием документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов на основе договора.
      31. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы при их наличии.
      При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и проверка комплектности учетных документов.
      Документы Национального архивного фонда принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов согласно приложениям 2-9 к настоящим Правилам; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов согласно приложению 10 к настоящим Правилам; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.
      Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются их копиями.
      Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.
      При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).
      Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии - по сдаточной описи, составляемой организацией.
      32. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Национального архивного фонда по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
      Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК архива (местного исполнительного органа) по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 14 к настоящим Правилам.
      При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах согласно приложению 15 к настоящим Правилам. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
      33. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, дубль-негатив (контратип), негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения (лаванда), установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект), эталонная копия; фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток или позитив при отсутствии негатива; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.
      Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фоно и видеодокументов - сопроводительная документация в виде актов технического состояния, текстов выступлений, каталогов грампластинок, списков выступающих, программ вечеров, концертов, рецензий, статей и других материалов, имеющих непосредственное отношение к принимаемым в архив документам.
      34. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по следующим группам: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, телеметрическая, картографическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.
      35. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
      36. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и так далее), включаются в состав Национального архивного фонда и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.
      37. Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.
      38. Прием архивных документов от ликвидированных организаций, являющихся источниками комплектования архивов, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами и пунктами 31, 33-35, 37 настоящих Правил.
      Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования архива, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.
      39. При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архива, документы по личному составу, в случае отсутствия у организации правопреемника, подлежат приему в архив.
      40. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или местного исполнительного органа, согласованного с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.
      При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, документов, дело фонда и лист фонда.
      41. Архив может комплектоваться архивными документами, имеющими научное, культурное, историческое или иное значение для Казахстана, находящимися за его пределами.
      Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется на основании договора между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, возврате, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны.
      В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам.
      Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Национального архивного фонда и подлежат государственному учету.
      42. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию уполномоченным органом (местным исполнительным органом) или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями правила по документированию и управлению документацией, типовые (примерные), индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива, другие правовые и научно-методические документы по документированию и управлению документацией, работы архивов организаций.
      Архив участвует в работе Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК), экспертной комиссии (далее - ЭК) источников комплектования архива. Источники комплектования архива - в работе ЭПК по приглашению ЭПК местного исполнительного органа или архива.
      Архив принимает участие в проверках состояния документирования и управления документацией, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых уполномоченным органом, местным исполнительным органом.
      43. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными службами и экспертными комиссиями источников его комплектования.
      44. В этих целях архив оказывает указанным службам и комиссиям методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе, в соответствии с законодательством Республики Казахстан:
      1) в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
      2) по отбору документов в состав Национального архивного фонда и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
      3) по упорядочению документов по личному составу;
      4) по ведению учета документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении;
      5) по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
      6) по совершенствованию работы делопроизводственных и архивных служб, экспертных комиссий источников комплектования;
      7) в создании и совершенствовании научно-справочного аппарата к архивным документам;
      8) в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

3. Хранение документов Национального архивного фонда
и других архивных документов в архиве

Порядок фондирования архивных документов

      45. В архиве документы Национального архивного фонда и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным между собой совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация в соответствии с пунктами 92-95 настоящих Правил.
      46. Виды архивных фондов:
      1) архивный фонд организации, состоящий из образовавшихся в процессе ее деятельности архивных документов;
      2) объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи:
      для организаций - однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение;
      для граждан - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;
      3) архивный фонд личного происхождения, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, архивных документов, включенных в состав Национального архивного фонда.
      47. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция, являющаяся совокупностью отдельных архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому, географическому и другим).
      48. В составе Национального архивного фонда выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.
      49. В составе особо ценных документов выделяются документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
      50. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, в том числе определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов) осуществляется в организациях источниках комплектования архивов (фондообразователях) на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архиве - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
      51. Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду содержатся на обложке дела. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.
      Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам:
      1) научно-исследовательской и технологической - по названию разработчика, взятому с титульного листа;
      2) конструкторской и проектной - по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации.
      Научно-техническая документация, созданная организацией-соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации генерального проектировщика (головной организации).
      52. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение.
      Архивные документы, являющиеся исходящими (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором. Их фондовая принадлежность определяется по названию организации - автора, которое может быть указано в тексте, по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.
      Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы. Их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.
      53. Дела, которые велись последовательно в двух и более организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством.
      54. В случае реорганизации или упразднения (ликвидации) организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или упраздняемой (ликвидированной) организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.
      55. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других архивных фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех архивных фондов, к которым они относятся.
      56. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.
      57. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:
      1) архивные документы консультативно-совещательных органов, созданных при организации;
      2) архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства и/или ликвидации;
      3) архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций Коммунистической партии Советского Союза и Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи), существовавших до принятия законодательства Республики Казахстан об общественных объединениях;
      4) архивные документы ликвидационной комиссии организации.
      58. Архивные документы дочерних организаций составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций независимо от того, хранятся ли они в одном архиве или разных. Архивные документы представительств и филиалов составляют единые архивные фонды с архивными документами их основных организаций, если они хранятся в одном архиве.
      59. Архивные документы общественной организации (профсоюзной и других), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.
      60. Объединенный архивный фонд может быть сформирован из архивных документов:
      1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
      2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
      3) организаций, объединенных объектом деятельности.
      Такой фонд можно сформировать из архивных документов организации и документов общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;
      4) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению;
      5) двух или более архивных фондов личного происхождения, если физические лица связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.
      Обязательным условием для создания объединенного архивного фонда должна быть недробимость документов конкретных фондов, вошедших в его состав.
      61. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов и только в тех случаях, если документы фонда не введены в научный оборот.
      Архивная коллекция может быть перефондирована путем распределения его документов в соответствующие фонды без ущерба для учета. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.
      62. Каждому архивному фонду организации присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименований в хронологической последовательности, а также местонахождения.
      63. Наименование объединенного архивного фонда может состоять:
      1) из обобщенного наименования включенных в него архивных фондов;
      2) из наименования руководящего органа и обобщенного наименования подчиненных ему организаций;
      3) из перечисления названий сменявших друг друга организаций;
      4) из последнего названия организации, с добавлением "и ее предшественники".
      Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.
      64. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.
      65. В наименовании архивной коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости ее составитель (физическое или юридическое лицо).
      66. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.
      67. В связи с принятием конституций Республики Казахстан в 1993 и 1995 годах и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан:
      1) подлежат закрытию архивные фонды:
      Верховного Совета Казахской ССР (Верховного Совета Республики Казахстан);
      Совета Министров Казахской ССР (Республики Казахстан);
      других государственных органов Казахской ССР, (Республики Казахстан), существовавших до принятия Конституции Республики Казахстан (1993 г.);
      местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также президиумов исполнительных комитетов. Документы президиумов исполкомов включаются в фонды местных советов в описи исполкомов;
      2) образуются новые архивные фонды:
      Президента Республики Казахстан;
      Парламента Республики Казахстан. Документы его двух палат - Мажилиса Парламента Республики Казахстан и Сената Парламента Республики Казахстан составляют два архивных фонда;
      Конституционного суда Республики Казахстан;
      Верховного суда Республики Казахстан;
      Высшего арбитражного суда Республики Казахстан;
      Конституционного Совета Республики Казахстан;
      Высшего Судебного Совета Республики Казахстан;
      Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;
      Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета;
      Национального банка Республики Казахстан;
      Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, местных избирательных комиссий; Кабинета Министров Республики Казахстан (Правительства Республики Казахстан с 1995 года);
      центральных исполнительных органов Республики Казахстан и их ведомств;
      глав администраций (сельские, поселковые с 1994 года, областные, районные, городские с 1992 года) и акимов (с 1995 года) областей, (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов и их аппаратов;
      Маслихатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения) и их аппаратов. Документы маслихат-собраний избранных в соответствии с Законом Республики Казахстан "О представительных местных и исполнительных органах", избираемых в соответствии с Конституцией Республики Казахстан от 30 августа 1995 года, составляет единый фонд и единую опись;
      3) составляют единые архивные фонды следующие архивные документы:
      отраслевых управлений и отделов исполнительных комитетов советов народных депутатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения Казахской ССР и соответствующих органов государственного управления Республики Казахстан периода независимости, если их задачи и функции остались без изменения.
      В этом случае возможно создание объединенного архивного фонда. Документы соответствующих органов государственного управления периода независимости включаются в объединенный архивный фонд самостоятельной описью. К каждой описи дел постоянного хранения составляется титульный лист и предисловие. Описи дел по личному составу могут быть продолжены;
      органов судебной власти и прокуратур областей (городов республиканского значения, столицы), районов Казахской ССР, и соответствующих органов судебной власти и прокуратур Республики Казахстан периода независимости.
      68. В связи с преобразованием местных представительных и исполнительных органов (их объединением, разделением, а также изменением статуса административно-территориальной единицы) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного государственного управления.
      69. Переименование или изменение административных границ местных представительных и исполнительных органов не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного государственного управления и других организаций, расположенных на данной территории.
      70. При реорганизации (ликвидации) организации новые архивные фонды создаются в случаях:
      1) изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации.
      Если на базе органа управления создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд. Также следует поступать, когда производственная организация преобразуется в управленческий орган.
      В случае коренного изменения компетенции и функций организации и создания на ее базе новой организации ее документы составляют новый архивный фонд;
      2) преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и тому подобное).
      Из архивных документов государственной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации (й) - правопреемника (ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи в соответствии с договором (соглашением) архивных документов организации (й) - правопреемника (ов) в государственную собственность или на хранение в архив. В этом случае их документы включаются отдельными описями.
      К описям такого фонда составляются отдельные титульные листы и предисловия. Документы по личному составу в этих фондах продолжают предыдущие описи дел по личному составу;
      3) при ликвидации организации с передачей всех или части ее функции новой или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.
      71. Ликвидация организации означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим организациям. В соответствии с этим фактором документы ликвидированной организации составляют отдельный архивный фонд.
      72. Не является основанием для создания нового архивного фонда:
      1) расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;
      2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;
      3) изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;
      4) смена учредителя (ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации;
      5) преобразование государственного учреждения в государственное предприятие и наоборот.
      Преобразование государственного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения в государственное предприятие, основанное на праве оперативного управления (казенное предприятие) и наоборот не является основанием для разделения документов на отдельные архивные фонды.
      Документы государственных предприятий и государственных учреждений в случае, если предприятия (учреждения) продолжают свою деятельность после 1991 года как государственные, составляют единый архивный фонд;
      6) переход организации из республиканской собственности в коммунальную и наоборот.
      73. Хронологическими границами архивного фонда являются:
      1) архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них;
      2) объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;
      3) архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);
      4) архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.
      74. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:
      1) в фонде организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации;
      2) в фонде личного происхождения - за счет документов, собранных фондообразователем, проведением памятно-юбилейных мероприятий и другое.

Порядок организации архивных документов
в пределах архивного фонда

      75. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения и систематизируются согласно схеме систематизации (номенклатуре дел), которая является основанием для их внутренней организации и закрепляется описью (описями) дел, документов.
      76. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:
      1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
      2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
      3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
      4) номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
      5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
      6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
      7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
      77. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
      78. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.
      При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде, прежде всего, по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.
      79. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций.
      При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени формирования единиц хранения.
      80. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.
      При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).
      При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.
      81. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам) в зависимости от их значимости; во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
      82. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций: сначала по хронологии, внутри каждого года по видам единиц хранения или сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы, планы и другие) и внутри каждого вида по хронологии.
      83. При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.
      84. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.
      85. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
      86. Архивные документы личного происхождения систематизируются в соответствии с разрабатываемой архивом схемой систематизации.
      В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.
      87. Единицы хранения в объединенном архивном фонде располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.
      88. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.
      89. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:
      1) единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;
      2) единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
      3) единицы хранения, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были завершены;
      4) в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);
      5) единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.
      90. Единицы хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.
      91. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

Порядок нефондовой организации архивных документов

      92. Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кинофотофоно и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и другие).
      93. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
      1) по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;
      2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;
      3) единицам учета (комплектам);
      4) цветности (цветные, черно-белые);
      5) формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
      За единицу учета кинодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, спецвыпуска, киножурнала, отдельного кино- и телесюжета.
      За единицу хранения кинодокументов принимается физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации.
      Единицы хранения располагаются по элементам комплекта, а внутри них - по порядку номеров частей кинодокумента.
      Комплект кинодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, спецвыпуску, киножурналу, кино- и телесюжету.
      На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
      94. Фотодокументы систематизируются по видам:
      1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 см х 3,5 см; 3 - 6 см х 6 см; 4 - 6 см х 9 см; 5 - 9 см х 12 см; 6 - 10 см х 15 см; 7 - 13 см х 18 см; 8 - 18 см х 24 см).
      При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу;
      2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
      3) позитивы, фотоотпечатки;
      4) фотоальбомы;
      5) диафильмы;
      6) электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью (далее - электронные документы) (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой "Э".
      На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.
      За единицу учета фотодокументов принимается одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма.
      За единицу хранения фотодокументов принимается физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом).
      За единицу учета электронных документов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
      За единицу хранения электронных документов (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях) принимается физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
      95. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
      За единицу учета фонодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное.
      За единицу хранения фонодокументов принимается физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации.
      За единицу учета электронных документов (фонодокументы на цифровых и иных современных носителях) принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.
      За единицу хранения электронных документов (фонодокументы на цифровых и иных современных носителях) принимается физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
      Единицы хранения внутри единицы учета располагаются в порядке производственных номеров, обозначенных на этикетках, а внутри комплекта в следующей последовательности: оригиналы, копии.
      Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.
      За единицу учета видеодокументов принимается часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и тому подобное.
      За единицу хранения видеодокументов принимается физически обособленный рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации.

Порядок хранения архивных документов

      96. Архивные документы хранятся в условиях обеспечивающих их сохранность. Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения, соблюдению нормативных режимов хранения и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утерю их и, обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии.
      97. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
      1) строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
      2) созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
      3) применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и другие).
      98. Архив размещается в специально построенном (ых) или приспособленном (ых) для хранения архивных документов здании (ях) или отдельных помещениях здания, удаленном (ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и тому подобное) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и тому подобное). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
      99. В районе расположения здания среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарных норм:
      1) серной кислоты - 0,1 мг/м³;
      2) оксидов серы - 0,05 мг/м³;
      3) оксидов азота - 0,085 мг/м³;
      4) хлора - 0,03 мг/м³;
      5) сероводорода - 0,008 мг/м³.
      100. Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с уполномоченным органом или соответствующим местным исполнительным органом.
      101. Здание должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость, обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими нормативами по охранному и противопожарному режимам.
      102. Здание архива должно быть оборудовано средствами охранной и пожарной сигнализации и защищено открывающимися наружу распашными металлическими решетками на окнах нижних этажей.
      103. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
      104. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:
      1) архивохранилища;
      2) рабочие помещения работников архива;
      3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
      4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
      5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
      6) помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и тому подобное), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
      7) помещения для хранения учетных документов;
      8) комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);
      9) научно-справочная библиотека;
      10) методический кабинет;
      11) выставочный зал.
      105. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
      Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
      106. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
      107. Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
      108. При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
      109. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
      110. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
      Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 метров до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 метров.
      Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным площадкам.
      111. Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.
      112. Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.
      113. Противопожарный режим в здании (ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется законодательством в области пожарной безопасности.
      114. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста (ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
      Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, устанавливаются законодательством по обеспечению режима секретности.
      115. Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательства и (или) иными договорными отношениями.
      116. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
      117. Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
      Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
      На окнах цокольных этажей и подвальных помещений устанавливаются откидные металлические решетки.
      Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.
      Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.
      Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.
      Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
      118. В архивохранилище имеют доступ заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.
      119. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
      120. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55 %.
      Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице 1:

Таблица 1

      В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток температуры (+-5 С) и относительной влажности воздуха (+-10 %) не допускаются.
      При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от трех суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 79-90 %, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).
      В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20+-5 С и относительной влажности воздуха 50+-20 %.
      Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при нарушениях режима - один раз в сутки.
      Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
      Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.
      Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.
      121. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.
      122. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.
      123. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и тому подобное.
      124. Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
      Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и других) - герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилищ. По окончании работы в хранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.
      Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 метр от пола - 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк.
      125. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
      126. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
      127. В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина - 2 %, катамина АБ - 5 % и другие).
      В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.
      В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата.
      Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
      128. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.
      129. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.
      Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.
      130. Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
      131. Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.
      132. Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
      133. Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, а затем помещены в коробочную тару.
      134. Микрофильмы, кинофильмы должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.
      135. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
      136. Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
      137. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
      Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:
      1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;
      2) расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;
      3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;
      4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;
      5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
      Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.
      138. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах).
      Графическая научно-техническая документация хранится в папках с клапанами в сфальцованном до формате А4 виде. Чертежи на ватмане, остралоне, пленке не фальцуются и хранятся в тубусах.
      139. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Порядок размещения архивных документов в архивохранилище

      140. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
      141. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.
      142. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы:
      1) секретные. Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с законодательством по обеспечению режима секретности.
      Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел;
      2) отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, а так же имеющие в оформлении или приложении драгоценные металлы и камни. Документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа;
      3) на нитрооснове;
      4) пораженные биологическими вредителями;
      5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив, в связи с упразднением организации - источника комплектования архива.
      143. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.
      В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и другие).
      144. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.
      Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.
      Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.
      В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
      145. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива.
      146. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
      Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
      Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.
      147. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
      В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
      148. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (Приложения 16-17).
      Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. В случае необходимости на один архивный фонд может быть заведена карточка с продолжением.
      Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника (ов), ответственного (ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
      Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
      Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
      149. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и так далее) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.
      Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

Порядок проведения проверки наличия и
состояния архивных документов

      150. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
      151. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке:
      1) документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан - ежегодно;
      2) особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;
      3) аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
      4) кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
      Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 20 лет, в государственных архивах районов, городов, филиалах архивов - один раз в 10 лет.
      Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.
      В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
      152. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.
      153. Проверку наличия и состояния архивных документов в архиве проводят, как правило, два работника.
      При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.
      Архивные документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, обязательно проверяются полистно.
      Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
      154. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
      1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
      2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
      3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
      4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
      5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива;
      6) изымать документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;
      7) выявлять документы, имеющие физические дефекты.
      155. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
      1) вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
      2) делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
      156. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 18 к настоящим Правилам и в акте проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
      Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов.
      В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
      157. На основании листа (листов) проверки согласно приложению 18 к настоящим Правилам составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 20 к настоящим Правилам; акт об обнаружении архивных документов согласно приложению 21 к настоящим Правилам; акт о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам и другие акты.
      158. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
      В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
      159. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 22 к настоящим Правилам. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.
      Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов согласно приложениям 23-28 к настоящим Правилам.
      160. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами редко используемых фондов опечатываются.
      161. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
      162. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.
      163. Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
      На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 29 к настоящим Правилам, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.
      164. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения уполномоченного органа.
      В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов", сообщаются в установленном порядке в фондовый каталог.
      165. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводится проверка наличия и состояния архивных дел, документов (полная, выборочная), выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
      1) при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
      2) при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.
      При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

Порядок проверки и учета технического и
физико-химического состояния архивных документов

      166. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах.
      167. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.
      168. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы:
      1) пораженные биологическими вредителями;
      2) с повышенной влажностью;
      3) с повреждениями бумаги и текста;
      4) запыленные.
      При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и тому подобное.
      169. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность с последующим перекопированием на безопасную основу, при необходимости - с реставрацией эмульсионного слоя.
      170. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.
      171. Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).
      При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.
      Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
      172. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.
      173. Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:
      1) очистке от пыли и перемотке - архивные документы на магнитной ленте;
      2) очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях, грампластинки и архивные фотодокументы;
      3) акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
      4) упаковыванию.
      Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3 С и относительной влажности воздуха 35±15 %; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35±15 %. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.
      174. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:
      1) целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов. Целевой проверке подлежат также все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях;
      2) при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;
      3) при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
      175. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.
      Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
      Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
      Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
      Документы, поврежденные до такой степени, что большая часть текста его недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на государственном хранении, сканируются, реставрируются или фотокопируются.
      176. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:
      1) состояния их упаковки;
      2) наличия стандартных ракордов;
      3) технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
      4) наличия загрязнений и механических повреждений;
      5) стабильности нитроосновы;
      6) шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
      7) физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и другое);
      8) наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
      9) электроакустических характеристик фоно - и видеодокументов;
      10) параметров видеодокументов в видеоканале;
      11) качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
      12) уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);
      13) наличия "вирусов" в электронных документах;
      14) наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
      15) наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
      177. Проверка технического состояния кинодокументов (негатива изображения, контратипа (дубль-негатива), позитивной копии) осуществляется путем просмотра на фильмопроверочном или звукомонтажном столе со сверкой с монтажным листом.
      При проверке позитивной копии, путем просмотра на отражательном экране в условиях оптической проекции, необходимо обратить внимание на качество изображения, ровность планов по плотности и по цвету внутри части и ровность частей внутри копии визуально и по слуховой оценке, устойчивость кадра, контрастность изображения, отсутствие или наличие дефектов изображения согласно приложению 26 к настоящим Правилам.
      Контроль промежуточного позитива (лаванда), негатива фонограммы перезаписи, магнитного оригинала фонограммы, магнитной фонограммы шумов и музыки осуществляется путем проверки на фильмопроверочном столе.
      Перечень основных дефектов встречающихся на кинодокументах, приведен в таблице 2.

                                                       Таблица 2

      178. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием. При этом определяется состояние поверхности (ферромагнитного покрытия, коробление пленки, наличие искривленности краев, механических повреждений и следов загрязнения химического или биологического происхождения), наличие начальных и конечных ракордов, качество имеющихся склеек на фонодокументах согласно приложению 27 к настоящим Правилам.
      Перечень основных дефектов встречающихся на фонодокументах, приведен в таблице 3.

Таблица 3

      179. Контроль фотодокументов проводится путем просмотра фотодокументов и контрольных отпечатков на монтажном или просветном столе. При этом определяется техническое состояние поверхности (отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов); фотографическое качество (резкость, контрастность, диапазон оптических плотностей, отсутствие вуали, наличие пропечатывающихся дефектов и так далее).
      В тех случаях, когда визуально бывает трудно определить разновидности дефектного образования, фотодокумент просматривается под лупой или микроскопом согласно приложению 28 к настоящим Правилам.
      Перечень основных дефектов встречающихся на фото и видеодокументах, приведен в таблице 4.

Таблица 4

      180. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры: видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи, стандартов и систем видеозаписи согласно приложению 25 к настоящим Правилам.
      181. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
      182. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Национального архивного фонда с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
      Решение о признании документа Национального архивного фонда находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки, проводимой в соответствии с пунктами 186-190 настоящих Правил, принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
      183. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
      Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимают уполномоченный орган и местный исполнительный орган на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам. На основании письменного решения уполномоченного органа издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
      Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального достояния Республики Казахстан не допускается.
      184. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется:
      1) в листе-заверителе согласно приложению 30 к настоящим Правилам;
      2) в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложениям 18-19 к настоящим Правилам;
      3) в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя согласно приложению 23 к настоящим Правилам;
      4) в карточке учета архивных документов с повреждениями текста согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
      185. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется:
      1) в карточке учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 26 к настоящим Правилам;
      2) в карточке учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 28 к настоящим Правилам;
      3) в карточке учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 27 к настоящим Правилам;
      4) в карточке учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 25 к настоящим Правилам.
      Для учета документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, вместо карточек может использоваться книга учета в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных карточек.
      Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
      Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

Порядок проведения физико-химической
и технической обработки архивных документов

      186. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:
      1) устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
      2) восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
      3) воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
      187. Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:
      1) дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
      2) реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
      3) воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и другое;
      4) переплет архивных документов;
      5) обеспыливание архивных документов;
      6) обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
      188. Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
      1) архивные документы на магнитной ленте:
      очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
      замене пересохших и покоробленных склеек;
      оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
      перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов.
      Перемотка проводится на специальных устройствах с заданными параметрами натяжения и с приспособлениями для механической очистки поверхности ленты. Перемотку можно также проводить на отрегулированном магнитофоне, без рывков, с равномерной плотностью намотки. Намотка должна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней. Периодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях - один раз в 2-4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения;
      2) архивные документы на дисковых носителях:
      обеспыливанию;
      протирке антистатиком;
      3) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
      обеспыливанию;
      удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
      укреплению склеек и просечек;
      ремонту перфорации;
      переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
      ремонту поврежденных полей кадров;
      4) граморигиналы фонодокументов:
      электротехнической очистке.
      189. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
      Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается документам, отнесенным к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценным документам.
      К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.
      190. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища

      191. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются.
      Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе, отнесенным к объектам национального достояния Республики Казахстан, а также документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.
      192. Архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения:
      1) заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) - пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;
      2) руководителя архива или его заместителя - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам лаборатории архива, специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.
      193. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
      194. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
      1) документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценные документы;
      2) архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;
      3) несброшюрованные архивные документы;
      4) дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
      5) дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
      Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
      Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе согласно приложения 30 к настоящим Правилам.
      На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель согласно приложения 31 к настоящим Правилам.
      195. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель согласно приложения 30 к настоящим Правилам и лист использования документов согласно приложения 32 к настоящим Правилам.
      196. При выдаче архивных документов и дел из архивохранилища проводится:
      1) сверка архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
      2) полистная проверка архивных дел - в установленных случаях.
      Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
      При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром и дата выдачи.
      197. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:
      1) до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных и аудиовизуальных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);
      2) до трех месяцев - фондообразователям;
      3) до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
      198. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.
      Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.
      Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.
      199. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи согласно приложения 33 к настоящим Правилам.
      200. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.
      201. Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам, который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы расписывается за каждую единицу хранения.
      202. Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.
      203. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложения 35 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища во временное пользование.
      204. Выдача копий архивных документов из фонда пользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге (книгах) выдачи фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам, ведущихся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу.
      205. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день.
      Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов согласно приложения 34 к настоящим Правилам и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования согласно приложения 33 к настоящим Правилам из хранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.
      206. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
      207. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
      208. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в соответствии с пунктами 193-196 настоящих Правил.
      В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
      209. Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
      210. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует уполномоченный орган или соответствующий местный исполнительной орган, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Порядок транспортировки и перемещения архивных документов

      211. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
      212. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
      213. Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
      Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
      Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Порядок выявления документов, относящихся к объектам
национального культурного достояния Республики Казахстан
и особо ценных документов, создание страхового фонда
и фонда пользования

      214. Выявление и отнесение документов Национального архивного фонда к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.
      215. Определение в составе Национального архивного фонда документов, относящихся к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, осуществляется в соответствии с правилами, установленными уполномоченным органом.
      Определение в составе Национального архивного фонда особо ценных документов осуществляется ЭПК архива (местного исполнительного органа) и закрепляется учетными документами архива в соответствии с пунктами 276-280 настоящих Правил.
      216. В целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов архивных документов, относящихся к объектам национального достояния Республики Казахстан и особо ценных документов Национального архивного фонда, создаются их страховые копии (далее - страховой фонд).
      217. Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
      Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.
      Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.
      Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.
      Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
      218. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния документов и обращения к ним.
      219. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с пунктами 191-210 настоящих Правил порядка выдачи архивных документов из архивохранилищ.
      220. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.
      221. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при невозможности копировать документы дела. По окончании работы дело переплетается (подшивается) изготовителем страховых копий заново.
      Страховое копирование осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими нормативно-техническими документами.
      222. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов архивных документов в Национальном архиве Республики Казахстан.
      Разрешение на передачу страхового фонда в Национальный архив Республики Казахстан дает уполномоченный орган по результатам рассмотрения докладной записки руководства архива (местного исполнительного органа) о готовности к отправке страховых копий.
      223. Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа уполномоченного органа актом установленной формы, к которому прилагаются:
      1) описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлен страховой фонд, или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);
      2) описи передаваемого страхового фонда;
      3) акты технического состояния копий страхового фонда;
      4) сопроводительные документы на транспортную тару.