«Электрондық құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесін іске асыру туралы ақпарат

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2017 жылғы 12 желтоқсандағы № 827 қаулысымен бекітілген «Цифрлы Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасына сәйкес «Электрондық құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесін (бұдан әрі – ЭҚБА АЖ) іске асыру жоспарлануда. ЭҚБА АЖ іске асыру мерзімі 2018-2020 жылдарды қамтиды.

Қазақстан Республикасының архив ісі саласының бірыңғай жүйесін 222 мемлекеттік архив құрайды. 2018 жылғы 1 қаңтардағы жай-күй бойынша Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – ҰАҚ) және жеке құрам бойынша құжаттардың жалпы көлемі 24 млн. сақтау бірлігі құрайды. Соңғы екі жылда Ұлттық архив қорының көлемі 4%-ға ұлғайды.

Қазіргі таңда мемлекеттік архивтер ішінара автоматтандырылған архивтік анықтамалар беру бойынша мемлекеттік қызмет көрсетеді. Мемлекеттік архивтерде құжаттарды цифрлы форматқа ауыстыруға мүмкіндік беретін жекелеген ақпараттық жүйе енгізілген.

Жыл сайын орташа мемлекеттік архивтер ҰАҚ құрамына жатқызылған және жеке құрам бойынша 400 мыңнан аса істер мен құжаттарды сақтауға қабылдайды.

Мемлекеттік архивтерде қазіргі уақытта 23 млн. аса сақтау бірлігі, оның ішінде:

14 811 967 сақ. бірл. басқару құжаттамасы;
8 453 651 сақ. бірл. жеке құрам бойынша құжаттар;
352 749 сақ. бірл. ғылыми-техникалық құжаттамалар;
401 353 сақ. бірл. фотоқұжаттар;
42 163 сақ. бірл. киноқұжаттар;
260228 сақ. бірл. фоноқұжаттар орналастырылған.

Архив органдары 15 000 аса заңды тұлғаларды бақылайды.

ҰАҚ әртүрлі толықтыру көздерден: мемлекеттік органдардан, заңды және жеке тұлғалардан түскен ақпараттар есебінен толықтырылады.

Жоғарыда аталған архив құжаттары қажеттілігінің өсуі үрдістері құжаттарды сақтауға тікелей қарама-қайшы келеді. Қағаз құжаттарын белсенді пайдалану нәтижесі олардың табиғи тозуы, ескіруі және толық жоғалуы болып табылады. Сақтау қоймалары мен өңдеу орындары арасында жиі ауыстыру жоғалту, ұрлау немесе оларды ауыстырып қою қаупін тудырады. Аумақтар бойынша архив қоймаларының әр жерде орналасуы катологтарды жасауды және архив қорлары туралы ақпараттың жалпы тізіліміне біріктіруді қиындатады. Алшақ қоймадан бірнеше құжатты бірлесіп өңдеу немесе бірнеше құжаттармен (оның ішінде бұл аса құнды құжаттарға да қатысы бар) паралельді жұмыс жасау қиын немесе мүлде мүмкін емес.

Ағымдағы жағдайдың негізгі проблемалары мыналар болып табылады:

Көптеген мемлекеттік архивтерде Орталық қорлар қоры (бұдан әрі – ОҚҚ) және басқа ақпараттық-іздеу, сондай-ақ есепке алу жүйелері іс жүзінде автоматтандырылмаған және журналдар мен карточкаларда жүргізіледі, автоматтандырудың нақты түрлері локальді сипатта, тұтастай ақпараттық-іздеу жүйелеріндегі ақпарат алшақ режимдегі пайдаланушыларға қолжетімсіз болып қала береді;
архивтерді ақпараттандыру процестерін үйлесімді және мақсатқа сай реттеу үшін әдістемелік және бағдарламалық база жоқ, функционалдық міндеттеріне жаңа технологияларды пайдалану және енгізу мәселелері енген мемлекеттік архивтерде бөлімшелер/штаттық бірліктер жоқ;
мемлекеттік архивтер электрондық құжаттар мен электрондық дерекқорды сақтауға ыңғайландырылмаған – электрондық құжаттар мен электрондық құжаттар үлгілері және ДҚ ауқымын сақтауды және пайдалануды қамтамасыз ете алатын тиісті жабдықтар жоқ, бұдан басқа, қолда бар компьютерлік жабдықтың 36% - тозған модельдер, олардың жұмыс қабілетін сақтау өте шығынды болып табылады;
сканерлейтін техниканың айтарлықтай жетіспеушілігі – архив тізімдемесі мен құжаттарын цифрлау мақсатында 211 лектік сканер пайдаланылады;
физикалық жағдайы қанағаттанарлықсыз, соның ішінде мәтіні өшіп бара жатқан құжаттарды сканерлеуге мүмкіндік беретін мамандандырылған жабдық жоқ.

Қазіргі уақытта архивтік құжаттарымен жұмыс істеген кезде негізгі проблемалар мыналар болып табылады:

ақпаратты іздеуге жұмсалатын айтарлықтай уақыт және еңбек шығындары;
жеке архивтерде каталогтарды қағаз түрінде жүргізу;
құжатты жедел іздеу және оған қол жеткізудің мүмкін болмауы;
аумақ бойынша архивтердің әр жерде орналасуына байланысты құжаттарды іздеу қиындылығы;
құжаттардың физикалық тұрғыдан тозуына байланысты олармен шектеулі жұмыс істеу мүмкіндігі.

Ұлттық архив қорының – бұл барлық архивтердің, архив қорлары мен коллекцияларының, құжаттамалық есерткіштердің, ерекше тарихи, ғылыми, экономикалық, саяси немесе мәдени маңызы бар құжаттардың жиынтығы екендігін ескере отырып, архивті автоматтандыру маңызды мемлекеттік міндет болып табылады.

ЭҚБА АЖ мынадай міндеттерді шешеді:

электрондық архивтер үшін технологиялық инфрақұрылым құру және барлық мемлекеттік архивтерінің ақпараттық-іздеу жүйесін біріктіру;
мемлекеттік архивтердің құжаттарын пайдалану бойынша мониторингті, есепке алуды және орындалған жұмысты бақылауды қамтамасыз ету;
ЭҚБА АЖ Қазақстан Республикасының басқа мемлекеттік АЖ шоғырландыру;
пайдаланушылардың түрлі топтары үшін архив құжаттарына қолжетімділік құқығы аражігін ажырату жүйесін құру;
интернет арқылы Қазақстан Республикасы ҰАҚ құжаттарына азаматтардың қолжетімділігін қамтамасыз ету;
әртүрлі мамандардың архивтерге бармай-ақ архив құжаттарымен біржолғы жұмысты қамтамасыз етуі;
мамандар мен азаматтар үшін Қазақстан Республикасының барлық архивтерінде кез келген құжат түпнұсқасының орнын іздеудің ыңғайлы механизімін қамтамасыз ету;

ЭҚБА АЖ-ге орталық мемлекеттік органдар, жергілікті атқарушы органдар және мемлекеттік архивтер қосылатын болады.

ЭҚБА АЖ каталогтармен және тіркеу деректерімен, сондай-ақ сканерленген құжаттардың электрондық түрлерімен, электрондық контентпен, сыртқы жүйеден электрондық түрде түсетін медиа-файлдармен және деректермен жұмыс істеу мүмкіндігін болжайды.

ЭҚБА АЖ енгізу архивтерге сұратуды орындауды мерзімін айтарлықтай қысқартуға мүмкіндік береді.

Жобаны іске асыру нәтижесінде ЭҚБА АЖ пайдалануға кезең-кезеңмен енгізу жүргізілетін болады, бұл Қазақстан Республикасының ғылыми-техникалық, құқықтық және мәдени мұраларын сақтауға, мемлекеттік архивтер каталогтарын бір электрондық каталогқа біріктіруге және ғылыми және мәдени мақсаттарда пайдалану үшін көптеген мамандар мен азаматтарды мемлекеттік архивтер құжаттарына жедел қолжетімділікті қамтамасыз етуге, сондай-ақ зерттеу және реставрациялау жұмыстарын орындауға бақылау жүргізуге мүмкіндік береді.