Жиналысқа шақыру уақыты, шақырылым орны және талқыланатын мәселелер туралы жиналыстың мүшелері жиналыс өткізілгенге дейін күнтізбелік он күннен кешіктірмей бұқаралық ақпарат құралдары арқылы немесе өзге тәсілдермен хабардар етіледі. Әкім аппараты жиналыстың қарауына енгізілетін мәселелер бойынша қажетті материалдарды жазбаша түрде немесе электрондық құжат нысанында жиналыстың мүшелеріне және әкімге жиналысқа шақырғанға дейін күнтізбелік бес күннен кешіктірмей ұсынады. Жиналысты шақыру алдында әкім аппараты жиналысқа қатысушы мүшелерді тіркеуді өткізеді, оның нәтижесін әкім немесе жиналысты шақыру басталғаннан бұрын ол уәкілеттік берген адам жариялайды және жиналыстың хаттамасына шақыруды өткізу орны мен уақытын көрсете отырып енгізеді.