Солтүстік Қазақстан мемлекеттік архиві жыл сайын әлеуметтік –құқықтық сипаттағы 3 мыңға дейін сұрау орындайды, жеке мен заңды тұлғаларға құқықтары мен заңды мүдделерін қорғау үшін архивтік анықтамалар береді.
Сұрауларды орындау тәртібі мен мерзімдері «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» және «Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарымен белгіленген.
Мемлекеттік архивпен әртүрлі тарихи-архивтік бағыттағы тақырыптық сұраулар орындалады (елді мекендердің құрылу мен аталу, кәсіпорындардың, ұйымдардың, оқу мекемелерінің құрылу тарихы, облыс тарихынан маңызды фактілер мен оқиғалар туралы мәліметтер, өлкетану жөніндегі материалдар).
Мемлекеттік архив жеке мен заңды тұлғаларға қызмет көрсету кезінде құжаттардың сақталуын, ретке келтірілуін, пайдаланылуын қамтамасыз ету, Қазақстан Республикасының Үкіметімен белгіленген құжаттаманы басқаруды және ведомстволық архивтердің жұмыс тәртібін реттейтін нормативтік-әдістемелік құралдарды әзірлеу бойынша ақылы қызметтер көрсетеді.
Архивтің оқу залы жыл сайын 128-140 зерттеушіні қабылдайды, соның ішінде Қазақстан мен ТМД елдерінен.
Оқу залы сағат 9:00-ден 17:30-ға дейін жұмыс істейді.
Архивтегі ғылыми-анықтамалық кітапханада 4 мыңнан астам тарихи-архивтік және өлкетанушылық кітап бар.
Тақырыптық сұраулар
Тақырыптық сұраулар (белгілі мәселе, тақырып, оқиға, факт бойынша ақпарат ұсыну туралы) архивпен ақылы қызмет көрсету тәртібінде көрсетіледі. Сұрауды орындау мерзімі тіркеу сәтінен бастап 30 күнге дейін.
Архивтік анықтамалар және құжаттардың көшірмелері төлқұжатты немесе тұлғаны куәләндырушы құжатты ұсыну шартымен қол қою арқылы беріледі; сенімді тұлғаға – белгіленген тәртіпте ресімделген сенімхат және төлқұжатты ұсыну кезінде.
Үшінші тұлғаға қатысты ақпаратты алу үшін осы ақпаратты алу құқығын растайтын құжаттар ұсынылады: белгіленген үлгідегі сенімхат; туыстық қатынастарды растайтын құжаттар және басқа.
Архивтік анықтаманы, архивтік үзіндіні, архивтік көшірмені Сізге пошта арқылы жолдауға болады. Осындай жағдайда Сіздің өкілеттілігіңізді растайтын жоғарыда аталған құжаттардың көшірмелері, цифрлық көшірмелері өтінішке қоса берілуі тиіс.
Ақысы іздеу нәтижесіне қарамастан алынады.
Генеалогиялық сұраулар
Генеалогиялық сұраулар — туыстықты, екі және одан көп тұлғаның туысқандық қатынастарын анықтау үшін қажетті ақпаратты, отбасы, тек тарихы туралы ақпаратты ұсыну туралы сұраулар.
Генеалогиялық іздеуді көбінесе пайдаланушылар «Солтүстік Қазақстан мемлекеттік архиві» КММ оқу залында өздері жүргізеді. Пайдаланушылардың генеалогиялық сұрауларын архив мүмкіндік болған жағдайда ақылы қызмет көрсету тәртібінде «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы № 326-I ҚР Заңына сәйкес орындайды.
Генеалогиялық сұрауды алу үшін туысқанның туылған күнін, жылын, орнын, аты-жөнін көрсету қажет.
Хатта көрсетілген мәліметтер мемлекеттік архив құжаттары бойынша іздеу жүгізуге жеткілікті болған жағдайда өтінім берушіге он күн ішінде төлеу үшін түбіртек жіберіледі. Түбіртекті төлеп, көшірмесін «Солтүстік Қазақстан мемлекеттік архиві» КММ жіберу керек.
Ақысы іздеу нәтижесіне қарамастан төленеді.
Ұйымдарға әдістемелік көмек көрсету, ақылы қызметтер көрсету.
2016 жылдың 9 айы ішінде 15 ұйым үшін архив және СК туралы ережелер әзірленді.
9 істер номенклатурасы жасалды: 1 республикалық маңызы бар, 6 облыстық маңызы бар және 2 қалалық маңызы бар.
175 ұйымға істер номенклатурасын дайындауға әдістемелік және практикалық көмек көрсетілді.
Үнемі сақталатын 817 істен және жеке құрам бойынша 76 істен тұратын тізімдемелер дайындалып, СҚО әкімдігінің мәдениет, архивтер және құжаттама басқармасының СТК бекітілді.
Іс жүргізу және құжаттарды сақтау, іс жүргізуге «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін»(Астана, 2015), «Ведомстволық және жекеменшік архивтермен ҰАҚ құжаттарын және басқа құжаттарды қабылдау, сақтау, есепке алу қағидаларын», «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын» (Астана, 2015) енгізу бойынша 7 семинар ұйымдастырылып өткізілді.
Іс жүргізу бойынша 232 ұйымға нұсқаулар берілді.
Құжаттарға ғылыми-техникалық өндеу жүргізуді аяқтау туралы сомасы 4603323 теңге 25 тиынға 23 акт жасалды.
20 ұйымның құжаттарына ғылыми-техникалық өндеу жүргізілді, соның ішінде үнемі сақталатын 2025 іс және жеке құрам бойынша 5139 іс.