Аудан әкімі аппараты басшысының
2013 жылғы 07 желтоқсандағы
№ 14 НҚ бұйрығымен
бекітілген
«Қызылжар ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің регламенті
1. Жалпы ережелер
Регламентпен қарастырылған ережелер қызметтің Қазақстан Республикасының басқа да нормативтік құқықтық актілерімен реттелмеген бөлігінде қолданылады.
1.2. Осы Регламентпен белгіленген құжаттармен жұмыс істеу талаптары, мерзімдер Аппараттың барлық қызметкерлеріне қатысты.
1.3.Құпия емес іс жүргізуді, қабылдауды, корреспонденцияларды өңдеуді және бөлуді ұйымдастыру және жүргізу, соның ішінде электрондық құжат айналымын жүргізу Аппарат басшысының 2008 жылғы 19 желтоқсандағы № 409 бұйрығымен бекітілген іс жүргізу жөніндегі Нұсқаулықпен, Қазақстан Республикасының «Нормативтік құқықтық актілер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздағы № 213, «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалар өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221, «Электрондық құжат айналымы және электрондық цифрлық қол қою туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370 Заңдарының және Қазақстан Республикасының нормативтік-құқықтық актілерінің талаптарына сәйкес айқындалады.
Құпия іс жүргізуді ұйымдастыру және жүргізу Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасындағы құпиялылық режимін қамтамасыз ету жөніндегі Нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асырылады.
1.4. Регламент мына тәртіптерді реттейді:
1) Қызылжар ауданы әкімі аппаратының (бұдан әрі - әкімдік) қызметі;
2) аудан басшылығының жұмыс кеңесін дайындау және өткізу;
3) аудан басшылығының қатысуымен іс-шаралар дайындау және өткізу;
4) әкімдік және Қызылжар ауданы әкімінің (бұдан әрі – аудан әкімі) актілері жобаларын дайындау және ресімдеу;
5) заңнамалық актілердің, Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметінің, Премьер-Министрінің, әкімдіктің, облыс, аудан әкімінің, оның орынбасарларының және аппарат басшысының заңнамалық актілерінің, актілері мен тапсырмаларының орындалуына бақылауды және тексеруді ұйымдастыру.
1.5. Регламент мақсаты мыналар болып табылады:
1) аудан әкімі аппаратының тиімді және үзіліссіз қызметін қамтамасыз ету;
2) әкімдік қаулылары, аудан әкімі шешімдері мен өкімдері жобаларының сапалы дайындалуын қамтамасыз ету;
3) барлық жергілікті атқарушы органдардың және ауданның лауазымды тұлғаларының үйлесімді әрекеттерін қамтамасыз ету;
4) Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметінің, Премьер-Министрінің, облыс, аудан әкімдігінің, әкімінің, оның орынбасарларының және аппарат басшысының актілері мен тапсырмаларын орындау үшін жергілікті атқарушы органдардың өзара байланысты жауапкершілігін белгілеу.
2.1. Аппарат өз қызметін тоқсандық, жылдық және ұзақ мерзімді жоспарларға сәйкес жүзеге асырады.
Бағдарламалық құжаттарды ескере отырып, Аппараттың жұмыс жоспары кезекті кезең басталғанға дейін күнтізбелік 15 күн бұрын өзіндік құрылымдық бөлімшелер ұсыныстары бойынша сәйкес қызметпен құрылады.
Жұмыс жоспары және Аппарат қызметінің нәтижелері туралы жыл сайынғы есебі Аппарат басшысымен бекітіледі. Сонымен қатар, Аппарат жұмысының жоспары есептік кезең басталғанға дейін күнтізбелік 5 күн бұрын бекітіледі.
Аппараттың бекітілген жұмыс жоспарлары бірінші басшыға, оның орынбасарларына, құрылымдық бөлімшелерге танысу және орындау үшін жолданады.
2.2.Аппараттың жұмыс жоспарындағы іс-шараларды алып тастау немесе олардың орындалу мерзімін ауыстыру үшін шешім құрылымдық бөлімше басшысымен ұсынылған қызметтік жазбахат негізінде Аппарат басшысымен (не оның міндетін атқаратын тұлғамен) қабылданады.
3.1.Аппараттың құрылымдық бөлімшелері, аудандық бөлімдер аудан басшылығының қатысуымен ресми іс-шараларға баяндамалар, мақалалар, сұхбаттар және басқа да материалдар жобаларын дайындаған кезде (әрі қарай – баяндамалар жобалары) осы Регламент талаптарын сақтауы тиіс.
3.2.Іс-шараға тартылған аппараттың құрылымдық бөлімшелері мен бөлімдер жұмысты ұйымдастыруға жауапты құрылымдық бөлімшеге мыналарды жолдайды:
1)жүргізу сценарийі мен тәртібін қоса ала отырып, ақпараттық-анықтамалық материалдар, өткізу орны, датасы, форматы және іс-шараға қатысушылар туралы ақпаратты;
2)талдау және ақпараттық-анықтамалық материалдар мемлекеттік және орыс тілдеріндегі блокпен баяндама жобасының мәтініне енгізіледі;
3)іс-шара қорытындысы бойынша баспасөз-конференция (баспаға шығу) өткізілген жағдайда – мемлекеттік және орыс тілдеріндегі баяндама жобасын;
3.3. Материалдар электрондық құжат айналымының ішкі желісі немесе аппараттың құрылымдық бөлімшесінің басшысы немесе оны ауыстыратын тұлға, не мүдделі бөлім басшысы қол қойған қызметтік корреспонденция желісі бойынша жолданады.
3.4. Аудан әкімінің баяндамасын дайындауды іс-шараға мүдделі аппараттың құрылымдық бөлімшелері мен мемлекеттік органдардың қатысуымен ішкі саясат бөлімі жүзеге асырады.
3.5. Әкім баяндамаларының жобалары мына талаптарға сай болуы тиіс:
1)баяндаудың нақты логикасының болуы;
2) тексерілген ақпарат, ресми расталған статистикалық және нақты деректердің болуы;
3) халық алдында жасалған баяндама үзінділерінің екінші қайтара қайталанбауы;
4) іс-шаралар форматына барынша сәйкестендірілуі;
5) іскерлік, әдеби қазақ және орыс тілдерін, сондай-ақ ауызша сөйлеу стилистика нормаларына сәйкес болуы.
3.6.Ұсынылған материалдардың статистикалық, нақты деректердің растығына және сапасына жауапкершілікті оған қол қойған тұлғалар ұстайды.
3.7.Баяндама мәтіні келісу үшін іс-шара өткізгенге дейін он жұмыс күннен кешіктірмей аудан әкімінің аппарат басшысына ұсынылады.
Өткізілуі жедел тәртіпте айқындалған іс-шараларда әкімнің немесе оны ресми ауыстыратын тұлғаның баяндамасы жобасын дайындау кезінде Аппарат басшылығымен басқа мерзімдер белгіленуі мүмкін.
3.8. Аудан әкімінің барынша ірі, қоғамдық маңызды баяндамалары жобасын дайындау кезінде тиісті іс-шараның дайындығына жетекшілік ететін лауазымды тұлғаның жалпы басшылығымен аппараттың мүдделі құрылымдық бөлімшелері мен мемлекеттік органдар өкілдерінің қатысуымен уақытша жұмыс тобы құрылуы мүмкін.
4.1. Аудан әкімінің жұмыс сапарын ұйымдастыру және дайындау ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше аппараттың құрылымдық бөлімшелерімен және мүдделі бөлімдермен бірлесе отырып жүзеге асырады.
4.2. Ауылдық округ әкімдіктері жыл сайын 1 желтоқсанға дейін ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшеге аудан әкімінің келесі жылға жұмыс сапары туралы ұсыныс енгізеді.
4.3. Әкімдектермен ұсынылған ұсыныстар негізінде ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше келесі жылдың жұмыс жоспарының Жобасын қалыптастырады және аудан әкімінің орынбасарларымен және аудан әкімінің аппарат басшысымен келісілгеннен кейін оны аудан әкімімен әрі қарай келісу үшін 20 желтоқсанда енгізеді.
Жұмыс сапарының келісілген жоспары аудан әкімінің жұмыс кестесіне енгізіледі.
Жұмыс сапарын өткізу жоспары оның нұсқауымен өзгертілуі мүмкін.
4.4. ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше ауылдық округ әкімдіктерін және басқа да мүдделі мемлекеттік органдарды және аппараттың құрылымдық бөлімшелерін алдағы сапардың уақыты туралы хабардар етеді.
4.5. Ауылдық округ әкімдіктері және қажеттілігіне қарай басқа да мүдделі мемлекеттік органдар аудан әкімінің аппаратына келесі материалдарды ұсынады:
1) аудан әкімі жұмыс сапары бағдарламасының жобасын (әрі қарай – Бағдарлама);
ақпараттық-анықтамалық материалдар (әлеуметтік-экономикалық ережелер мен қоғамдық-саяси жағдайлар, сапар тақырыбы бойынша материалдар, проблемалық мәселелер, объектілердің паспорттары және т.б.);
2) аудан әкімінің жұмыс сапарынан он бес жұмыс күн бұрын мыналарды растайтын құжаттарды бере отырып, аудан әкімінің орынбасарларымен келісілген әкім тапсырмаларының жобалары:
стратегиялық және бағдарламалық құжаттарға сәйкестігін;
нәтижелілігін және тиімділігін;
орындалу мерзімінің нақтылығын;
ресурстармен экономикалық орындылығын және қамтамасыз етілгендігін.
4.6. Аппараттың мүдделі құрылымдық бөлімшелері әкімнің алдағы жұмыс сапары туралы хабарлама алған сәттен үш жұмыс күн ішінде ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшеге олардың құзіретіндегі мәселелері бойынша баратын ауылдық округтің жағдайы туралы ақпарат ұсынады.
4.7. Ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше ауылдық округ әкімдіктерінен материалдар түскен сәттен бес жұмыс күн ішінде бағдарламаны аудан әкімімен келісуді және мемлекеттік органдар мен аппараттың құрылымдық бөлімшелері ақпараттарын ескере отырып, әкімнің жұмыс сапарына материалдарды (әрі қарай - материалдар) қалыптастырады.
4.8. Ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше әкімнің жұмыс сапарының қорытындысы бойынша 1 жұмыс күн ішінде мемлекеттік және орыс тілдерінде ақпараттық кеңес дайындайды және аудан әкімдігінің ресми сайтында орналастыруды қамтамасыз етеді.
4.9. Ауылдық округ әкімдіктері мыналарды қамтамасыз етеді:
1) іс-шара өткізілетін орынды дайындау (тиісті жиһаздың, жарық жабдықтарының, дауыс күшейткіштердің, ілеспе аударманың, баннердің, флористиктердің және басқа да қажетті құралдардың болуы);
2) қажеттілігіне қарай облыс, аудан әкімінің және оларға еріп жүретін тұлғалардың тұратын орнын дайындау;
3) жергілікті БАҚ-та әкімнің жұмыс сапарын ол өткеннен кейін жариялау.
4.10. Ішкі саясат бөлімі облыс, аудан әкімнің жұмыс сапары аяқталған сәттен екі жұмыс күннен кешіктірмей өңірлік баспада және электрондық БАҚ-та оның жұмыс сапарларын өткеннен кейін жариялауды қамтамасыз етеді.
5.1. Аудан әкімінің қатысуымен қоғамдық маңызды іс-шаралар мен кеңестерді (әрі қарай - әкімнің қатысуымен іс-шаралар мен кеңестер) ұйымдастыру және өткізу ауданның тиісті жергілікті атқарушы органдарымен, аудандық бөлімдермен жүзеге асырылады және аппараттың құрылымдық бөлімшелерімен үйлестіріледі.
5.2. Мемлекеттік органдар жыл сайын 1 желтоқсанға дейін аппаратқа келесі жылы аудан әкімінің қатысуымен аудандық және өңіраралық масштабтағы барынша маңызды қоғамдық-саяси және әлеуметтік-экономикалық іс-шаралар тізбесіне ұсыныс енгізеді.
5.3. Ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшесі жыл сайын:
1) 15 желтоқсанға аппараттың құрылымдық бөлімшелерімен келісілген іс-шаралар тізбесі негізінде әкімнің қатысуымен қоғамдық маңызды іс-шараларды (әрі қарай - іс-шаралар) ұйымдастырудың орындылығының қысқаша негіздемесі бар келесі жылға әкімнің қатысуымен іс-шаралар кестесінің жобасын (әрі қарай осы бөлімшеде – Кесте), өткізу кезеңін және жауапты орындаушыларды қалыптастырады.
2) 25 желтоқсаннан кешіктірмей ілгеріде аудан әкімі бекіту үшін аудан әкімінің орынбасарларымен және аппарат басшысымен келісілген Кестені енгізеді.
Әкіммен келісілген және бекітілген Кесте аудан әкімінің жұмыс кестесіне қосылады.
Кесте аудан әкімімен не оның уәкілеттігі бойынша аппарат басшысымен өзгертілуі мүмкін.
5.4. Мемлекеттік органдар іс-шараларды өткізуге дейін он жұмыс күннен кешіктірмей іс-шараларды дайындауды үйлестіруге жауапты құрылымдық бөлімшелерге (әрі қарай – жауапты құрылымдық бөлімшелер) келесі материалдарды енгізеді:
1) бағдарламаны және іс-шаралардың сценарийлік жобасын;
2) қатысушылар тізімі мен олардың сапалық құрамын;
3) биографиялық деректерімен, фотосуреттерімен және баяндама жобаларымен сөз сөйлейтін тұлғалардың кандидатурасын;
4) аудан әкімі баяндамаларының жобасын;
5) объектілер және іс-шараларды өткізу орны туралы ақпаратты;
6) қозғалыс бағытын және еріп жүретін тұлғаларды, отырғызу тәртібін көрсете отырып іс-шаралардың жалпы сызбасын;
7) аппараттың және аудандық бөлімдердің іс-шараларды өткізуге жауапты тұлғалары тізбесінің жобасы.
5.5. Жауапты құрылымдық бөлімше іс-шараларды өткізуге материалдар алған сәттен жеті жұмыс күн ішінде оларды мүдделі құрылымдық бөлімшелермен, аудан басшылығымен келісуді жүзеге асырады және мүдделі мемлекеттік органдарды хабардар етеді.
5.6. Жауапты құрылымдық бөлімшелер іс-шаралар өткізгенге дейін жеті жұмыс күннен кешіктірмей ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшеге мына жобаларды ұсынады: іс-шаралар бағдарламасы, сценарий (аудан әкімінің қатысу тәртібі), еріп жүретін адамдар, қатысушылар тізімі, олардың сапалық құрамы, отырғызу сызбасы, ақпараттық-анықтамалық және басқа да қажетті материалдар.
5.7. Ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше тиісті материалдарды алғаннан кейін мыналарды жүзеге асырады:
1) іс-шаралар бағдарламасы мен оны өткізу сценарийінің хаттамалық-ұйымдастырушылық әзірлемесі;
2) іс-шараларға әкімге еріп жүретін тұлғалардың тізімін қалыптастыру;
3) әкімнің қатысуы жоспарланған объектілерге, олардың алдағы іс-шаралардың хаттамалық параметрлерінің сәйкестігіне тексеріс жүргізу;
4) іс-шаралар жүргізуге дейін үш жұмыс күннен кешіктірмей аудан әкімінің аппарат басшысына материалдың толық пакетін (соның ішінде талдау және ақпараттық-анықтамалық материалдар) және іс-шаралардағы баяндамаларды жинақтау және беру;
5) аппараттың құрылымдық бөлімшелерінің, аудандық бөлімдердің және басқа да мемлекеттік органдар мен ұйымдардың іс-шараларды дайындау және өткізудің хаттамалық-ұйымдастыру бөлігінің мәселелері жөніндегі жұмысын үйлестіру.
5.8. Ішкі саясат бөлімі аудан әкімінің аппарат басшысымен іс-шараларды жариялауға қатысатын журналистер тізімін бекітуді, тізімде аккредиттелген журналистердің кіруін қамтамасыз ету үшін ғимараттың күзетін қамтамасыз ететін қызметке жолдауды қамтамасыз етеді.
5.9. Іс-шараларды өткізуге жауапты мемлекеттік органдар оны өткізетін орынды тиісті дайындауды қамтамасыз етеді (тиісті жиһаздың болуы, жарықтандыру жабдықтары, дыбыс күшейткіштер, ілеспе аударма жабдықтары, баннерлер, флористиктер және т.б. қажетті құралдар).
5.10. Әкімнің қатысуымен кеңесті (әрі қарай - кеңес) дайындауды аппараттың құрылымдық бөлімшелері қамтамасыз етеді.
5.11. Кеңес дайындаған кезде аппараттың құрылымдық бөлімшелері не аудандық бөлімдер мыналарды жүзеге асырады:
1) аудан басшылығымен кеңестің күн тәртібін келісуді;
2) құжаттар жобасымен бірге ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше аппараттың құрылымдық бөлімшесі не мүдделі бөліммен қол қойылған шақырылған тұлғалар тізімін (тегі, аты-жөні, лауазымы) алдын ала ұсыну;
3) іс-шаралар өткізуге дейін бес жұмыс күннен кешіктірмей ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшеге мыналарды ұсынады: сценарий, жүргізу тәртібі, шақырылғандар тізімі, отырғызу сызбасы, ақпараттық-анықтамалық және басқа да қажетті материалдар;
4) шақырылған тұлғалардың келуін қамтамасыз ету;
5) хаттамалық кеңес жобасын дайындау.
5.12. Жауапты құрылымдық бөлімше аудан әкімінің қатысуымен іс-шаралар немесе кеңестер өткізгенге дейін бір жұмыс күннен кешіктірмей Күзет қызметіне қатысушылар тізімін жолдайды.
5.13. Оның қатысуымен өткізілетін кеңестерде облыс және аудан әкімі баяндамасының ілеспе аудармасын Жалпы бөлім қамтамасыз етеді, басқа баяндамашыларды –кәсіби ілеспе аудармашыларды тарта отырып, жауапты құрылымдық бөлімшелер қамтамасыз етеді.
Жауапты құрылымдық бөлімшелер аудармашыларға материалдарды және оларға енгізілген өзгерістерді дер уақытында бере отырып, олардың жұмыс орнына кедергісіз өтуін қамтамасыз ете отырып, ілеспе аударманы жүзеге асыру үшін жағдайды қамтамасыз етеді.
5.14. Ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше әкімнің қатысуымен өтетін іс-шаралар немесе кеңестер қорытындысы бойынша кемінде бір жұмыс күн мерзімінде оларды өңірлік баспа және электрондық БАҚ жариялауды қамтамасыз етеді және хабарлау мәтінін аудан әкімінің ресми сайтында орналастырады.
5.15. Әкімнің қатысуымен іс-шаралар мен кеңестер бағдарламалары және олардың материалдары ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету талаптарын сақтай отырып, дайындауға және тапсыруға жатады.
Ауылдық әкімдіктер мен аудандық бөлімдер қызметінің нәтижелерінауданәкіміндеқарауғадайындаутәртібі
6.1. Ауылдық әкімліктер мен аудандық бөлімдер қызметінің нәтижелері аудан әкімінде мемлекеттік органдардың басқарушы лауазымды тұлғаларын жеке қабылдауда, тақырыптық жұмыс кеңесі барысында немесе мемлекеттік органдармен ұсынылған жазбаша материалдары негізінде қаралуы мүмкін.
6.2. Мемлекеттік органдар қызметінің нәтижесін аудан әкімінде қарау жөніндегі материалдарды дайындауға және сапасына жауапкершілік аудан әкімінің орынбасарларына, аппарат басшысына және аппараттың тиісті құрылымдық бөлімшелеріне жүктеледі.
6.3. Мемлекеттік органдар қызметінің нәтижесін аудан әкімінде қарауды дайындау жөніндегі жұмысты жалпы үйлестіруді өз құзіреттері шегінде аудан әкімінің орынбасарлары мен аппарат басшысы жүзеге асырады.
6.4. Жауапты құрылымдық бөлімшелер ақпарат, баяндама немесе есеп түскен күннен бастап бес жұмыс күн ішінде эксперттік қорытынды дайындайды, қажет болған жағдайда мемлекеттік органдардан жазбаша немесе ауызша нысанда қосымша материалдар сұратуы мүмкін.
6.5. Жауапты құрылымдық бөлімшелер барлық бар материалдарды қарау және талдау нәтижесі бойынша мемлекеттік органдардың ақпаратын, баяндамасын немесе есебін және жауапты құрылымдық бөлімшенің эксперттік қорытындысын қоса отырып, қорытынды материалдар қалыптастырады (бес парақтан аспауы тиіс).
6.6. Жауапты құрылымдық бөлімшелер экспертті қорытындыға оның қызметін үйлестіретін аудан әкімінің орынбасарына, аппарат басшысына бұрыштама қойдырады және қорытынды материалдарды ілгеріде облыс әкіміне енгізу үшін жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшеге жолдайды.
7. Аппараттық кеңестерді жоспарлау, дайындау және өткізу тәртібі
7.1. Аппараттық кеңестерді жоспарлау, дайындау, өткізу тәртібі және олардың орындалуын бақылау «Әкімшілік рәсімдер туралы» Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107 Заңның және басқа да нормативтік құқықтық актілер талаптарына сәйкес Аппарат басшысымен айқындалады.
7.2. Аппараттық кеңестер жұмыс жоспарына сәйкес мемлекеттік және орыс тілдерінде жүргізіледі. Аппараттық кеңесте қаралатын мәселелер саны шектелмейді.
Қажет болған жағдайда Аппарат басшысының шешімі бойынша кезектен тыс аппараттық кеңестер өткізілуі мүмкін.
7.3. Аппараттық кеңесте мәселелерді қарау нәтижесі бойынша хаттама ресімделеді.
Аппараттың ресми интернет-ресурсында міндетті тәртіпте оның жұмыс қорытындысы туралы ақпарат орналастырылады.
8.1. Кіріс және шығыс корреспонденцияларды және басқа да қызметтік құжаттарды Аппаратта қарау және өткізу Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалар өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 заңдарына, аппарат басшысының 2011 жылғы 01 тамыздағы № 14 бұйрығымен бекітілген іс жүргізу ережелеріне және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.
8.2. Кіріс құжаттар Аппаратқа жұмыс күндері сағат 9-00-ден 17-00-ге дейін қабылданады.
Мемлекеттік органдар шұғыл тапсырмаларды орындау үшін дайындаған құжаттар (орындалу мерзімі күнтізбелік 10 күн) шұғылдығын растайтын құжатты (Қазақстан Республикасы Президентінің, Президент Әкімшілігінің, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының актілері мен тапсырмаларының көшірмесі) көрсеткен кезде жұмыс күн ішінде қабылданады.
8.3. Мемлекеттік органдардан қағаз және электрондық тасымалдағышта түскен құжаттар бірдей болуы және белгіленген үлгідегі тиісті елтаңбалы бланкіде болуы және мына міндетті бұрыштамалары болуы тиіс:
шығыс номері және датасы;
Қазақстан Республикасы Президентінің, Президент Әкімшілігінің, Парламентінің, Парламент Палатасының, Үкіметтің және Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының тиісті актілері мен тапсырмаларына сілтеме, сондай-ақ мемлекеттік орган сұранымына жауап берген кезде – сұраным номері мен датасы;
аудан басшылығының хаттамалық тапсырмасына номерін, датасын және оның қысқаша мазмұнын көрсете отырып сілтеме;
бірінші басшының немесе оның орынбасарларының қолы;
орындаушының тегі және оның телефонының номері.
Осы Регламент талаптары бұзылып ресімделген кіріс корреспонденция қабылданбайды және (немесе) Аппараттың жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшесімен сол күні тиісті мемлекеттік органға кейін қайтарылады.
Аппаратқа түскен корреспонденцияға қабылданған датасы мен көрсетіле отырып, қол қойылып алынады.
8.4. Осы Регламентпен белгіленген тәртіпте қабылданған құжаттар Аппараттың жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшесімен қаралады, тіркеу мөртабанында номері, датасы және парақ саны көрсетіле отырып, тіркеледі және бақылауға алынады.
8.5. Тіркелген, тиісті түрде ресімделген корреспонденция аудан басшылығымен бөлінген тиісті адресотқа беріледі.
Шұғыл корреспонденция көшірмесі түскен құжатта көтерілген мәселе құзіретіне енетін бөлімше басшысына да беріледі.
8.6. Корреспонденцияларды тіркеу, бөлу, ресімдеу және адресаттарға жеткізуді ол Аппаратқа түскен сәттен бір тәулік ішінде, ал шұғылды мереке және демалыс күндеріне қарамастан – кідіріссіз (кезектен тыс тәртіпте) жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.
8.7. Аппарат басшылығымен кіріс корреспонденция оларға түскен күні, ал шұғыл – кідіріссіз қаралады. Қарау нәтижесі бойынша олармен ЭҚАЖ-да бұрыштама түрінде ресімделетін тиісті тапсырма беріледі.
Аппарат басшылығымен қаралған кіріс корреспонденциялар ресімделу және әрі қарай құрылымдық бөлімшелер басшысына (орындаушыға) берілу үшін жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшеге жолданады.
8.8. Шығыс корреспонденцияны дайындау, келісу және ресімдеу Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдері туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 Заңдарына, аппарат басшысының 2011 жылғы 01 тамыздағы № 14 бұйрығымен бекітілген іс-жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа, осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.
8.9. Солтүстік Қазақстан облысы әкімінің аппаратына жіберу үшін қол қою алдында шығыс корреспонденцияны мыналармен келісу (бұрыштама қойдыру) қажет:
аудан әкімінің жетекшілік ететін мәселелеріне сәйкес орынбасарларымен;
аудан әкімінің аппарат басшысымен;
жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшемен және бақылау және ақпарат секторымен.
Жауап берілетін кіріс құжат қоса берілмесе шығыс корреспонденцияларды келісуге жол берілмейді.
9.1. Аудан басшылығына жолданған прокурорлық ден қою актілерін қарау аудан әкімінің аппарат басшысының немесе оның орынбасарының тапсырмасы бойынша прокурорлық ден қою актісінің мәні болған мәселе кімнің құзіретіне енеді сол атқарушы орган жүзеге асырады.
9.2. Прокурорлық ден қою актісін қарау тапсырылған атқарушы орган аудандық прокуратураға жауап дайындайды, қажет болған жағдайда, прокурорлық ден қою актісінен туындайтын басқа да шаралар қабылдайды.
9.3. Прокурорлық ден қою актісі жауабының жобасы «Прокуратура туралы» Қазақстан Республикасы Заңымен белгіленген көрсетілген актілер жауабының мерзімі өткенге дейін 5 күннен кешіктірмей жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшеге ұсынылады.
10.1. Нормативтік құқықтық актілер жобасын дайындау кезінде аудандық атқарушы органдардың өзара іс-қимыл жасауы негізінен, Елбасының актілері мен тапсырмалырын, Үкімет актілерін, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі басшылығының, Үкімет басшылығының және Кеңсе Басшысының, аудан әкімінің және оның орынбасарларының тапсырмаларын уақытында және сапалы орындау жөніндегі атқарушы органның жұмысын ұйымдастыруға, іс жүргізу және құжаттардың өтуіне, орындалуын бақылау және атқарушылық тәртіпке жауап беретін атқарушы органдар басшылары немесе олардың міндетін атқаратын адамдар арқылы жүзеге асырылады.
10.2. Аудандық атқарушы органдардың қызметін ведомствоаралық үйлестіру аудан әкімінің аппарат басшысымен, аудандық атқарушы органдар басшыларымен (олардың міндетін атқаратын адамдармен) ай сайын кеңес өткізу жолымен жүзеге асырылады, онда нормативтік құқықтық актілер жобасын дайындаудағы проблемалық мәселелер қаралады. Кеңеске шақырылғандар тізімін құру және оларды шақыруды ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше қамтамасыз етеді.Кеңестер алдын ала күн тәртібін құрусыз және материалдарды енгізусіз өткізіледі.
11. Нормативтік құқықтық актілер жобасын дайындау, ресімдеу және келісу тәртібі
11.1. Оның құзіреті шегінде Аппаратпен әзірленетін нормативтік құқықтық актілер жобасын дайындау (әрі қарай – жобалар) Қазақстан Республикасының «Нормативтік құқықтық актілер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздағы № 213, «Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы» 1997 жылғы 11 шілдедегі № 151 Заңдарының, «Заңға бағынысты нормативтік құқықтық актілер жобасын ресімдеу мен келісудің кейбір мәселелері туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2006 жылғы 16 тамыздағы № 773 қаулысының, Аппараттың іс жүргізу жөніндегі нұсқаулығының, Қызылжар ауданы әкімдігінің 2011 жылғы 05 қаңтардағы № 1 қаулысымен бекітілген және осы Регламент талаптарына сәйкес мемлекеттік және орыс тілдерінде Аппарат басшысының шешімі бойынша тиісті бөлімшелермен жүзеге асырылады.
11.2. Нормативтік құқықтық актілер жобасын әзірлеуді жүзеге асыратын атқарушы органдардың бірінші басшысы оның Қазақстанның 2030 жылға дейінгі даму стратегиясына және Үкімет Бағдарламасына сәйкестігіне, жобаны уақытында, сапалы әзірлеу және белгіленген мерзімде аудан әкімінің аппаратына ұсынуға, жоба мәтінінің мемлекеттік және орыс тілдерінде сәйкестілігіне (соның ішінде магнитті электрондық тасымалдағышқа енгізілетін), осы Регламенттің және іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық талаптарын сақтауға дербес жауапкершілік ұстайды.
11.3. Нормативтік құқықтық актілер жобалары міндетті тәртіпте олардың заңнамамен белгіленген құзіреті әсерінен мүдделі әкімдік мүшелерімен, мемлекеттік органдармен келісіледі, бұл ретте мұндай жобаны келісуге мүдделілік жобада қаралатын мәселелер мәнінен шыға отырып, сондай-ақ жобада мемлекеттік орган немесе оның басшыларының атына тапсырма болған кезде белгіленеді.
Кадрлық және ұйымдастырушылық сипаттағыны қоспағанда, нормативтік құқықтық актілер жобасы осы Регламент және аудан әкімінің аппаратында іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық талаптарына сәйкестігіне, мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің сәйкестілігіне сараптаманы жүзеге асыратын жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше Конституцияға, заңнамалық актілерге, Президент, Үкімет және Премьер-Министр актілеріне сәйкестігі мәніне заңды сараптама жүргізуге жауапты заң мәселелері жөніндегі құрылымдық бөлімшемен, сондай-ақ егер ақшалай шығындар ұсынылатын болса, экономика және қаржы бөлімімен келісілуге жатады, мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіннің сәйкестілігін тексеруді, ол әділет органына тіркелуге жіберілген жағдайда, жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше де қамтамасыз етеді.
Аудан әкімінің жетекшілік ететін орынбасарымен келісілгеннен (бұрыштама қойылғаннан) кейін қаулы жобасына аудан әкімінің аппарат басшысымен бұрыштама қойылады.
11.4. Мемлекеттік орган – жоба әзірлеуші осы Регламенттің 10.3 тармағына сәйкес тиісті мемлекеттік органдарға келісу үшін нормативтік-құқықтық актілер жобасының, оның түсініктеме жазбахатының, тарату көрсеткішінің және басқа да қажетті құжаттарының көшірмесін бір мезгілде жолдайды.
Нормативтік құқықтық актілер жобасының көшірмесін келісуге алған кезде мемлекеттік орган оны басқа мемлекеттік органдармен алдын ала бұрыштама қойғызуды талап етпейді және формальді және басқа да негізделмеген себептер бойынша жобаны келісуден бас тартпауы тиіс.
11.5. Мемлекеттік органдарда нормативтік құқықтық актілер жобасын қарау және келісу түскен күнінен мына мерзімдерден аспауы тиіс:
1) аудан әкімдігі қаулысының жобасы – 10 жұмыс күн;
2) аудан әкімінің шешімдері мен өкімдерінің жобасы – 5 жұмыс күн.
11.6. Нормативтік құқықтық актілер жобасын келісетін мемлекеттік органда қарау және келісу (түпнұсқаға бұрыштама қою) осы Регламентпен белгіленген мерзімде және осы мемлекеттік орган құзіреті аясында жүзеге асырылуы тиіс.
Қаулы (өкім) жобасын қарау қорытындысы бойынша келісуші мемлекеттік орган әзірлеушіге мына жауаптар нұсқаларының бірін ұсынуы тиіс:
1) жоба ескертусіз келісілуі мүмкін. Бұл жағдайда келісуші орган басшысы оған бұрыштама қою үшін әзірлеуші жобаның түпнұсқасын ұсынады;
2) жоба бар ескертулерді жойған кезде келісілуі мүмкін. Бұл кезде ескертулер келісуші орган басшысы қол қойған хатта баяндалады, онда міндетті тәртіпте оларды жою жөніндегі ұсыныс мазмұндалуы тиіс. Бұл жағдайда әзірлеуші ескертулермен келіскен кезде, жобаларды пысықтау жұмыс тәртібінде жүзеге асырылады, одан кейін жоба түпнұсқасы келісуші органның бірінші басшысына бұрыштама қою үшін ұсынылады;
3) жобаны келісуден бас тартылды. Бұл кезде келісуден бас тарту себебі көрсетілген, келісуші органның басшысы қол қойған хат қоса беріледі.
Келісуші мемлекеттік органдарға қаулы (өкім) жобасын «ескертулермен» келісуге (бұрыштама қоюға) тыйым салынады.
11.7. Нормативтік құқықтық актілерге аудан әкімін алмастыратын адам қол қоюы мүмкін. Қаулылардың, шешімдердің, өкімдердің түпнұсқаларына олармен қол қойылғаннан кейін түзетулер енгізуге тыйым салынады.
11.8. Нормативтік құқықтық актілерді тіркеу, есептеу және сақтауды жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.
Қол қойылған қаулыларға, шешімдерге және өкімдерге мыналардан тұратын тіркеу номері беріледі:
1) құпия емес нормативтік құқықтық актілер үшін – күнтізбелік жыл басынан бастап реттік есеп номерінен, өкімдер үшін – дефис арқылы «ө» әрпін қоя отыра, күнтізбелік жыл басынан бастап реттік есеп номерінен;
2) «Қызмет бабында пайдалану үшін» белгісі бар таралуы шектеулі нормативтік құқықтық актілер үшін - нормативтік құқықтық актілерге арналған кезекті реттік номерден және «қбпү» деген кіші әріптерден;
3) аса маңызды, өте құпия және құпия нормативтік құқықтық актілер үшін – берілген «ам» - «аса маңызды», «өқ» - «өте құпия», «қ» - «құпия» құпиялылық грифтеріне сәйкес келетін кіші әріптермен дефис арқылы нормативтік құқықтық актінің кезекті есеп номерін қоя отыра құпия емес нормативтік құқықтық актілерге арналған кезекті реттік номерден;
4) бекітілген стратегиялық жоспарларға өзгерістер және/немесе толықтырулар енгізу қарастырылған қаулылар үшін – алфавит тәртібінде берілетін әріптік литері (литерлері) бар бастапқы қаулының реттік номерінен.
Аппарат басшысының нұсқауымен нормативтік құқықтық актілерге жоғарыда аталған тәртіпте құпия емес нормативтік құқықтық актілер үшін дефис арқылы қойылатын цифрлық литері бар тіркеу номерлері берілуі мүмкін.
11.9. Нормативтік құқықтық актілердің түпнұсқалары тұрақты сақталатын құжаттарға жатады және ведомстволық мұрағатта кемінде 5 жыл сақталады, ол уақыт өткен соң аудандық мемлекеттік мұрағатқа мемлекеттік сақтауға тапсырылады.
11.10. Нормативтік құқықтық актілердің расталған көшірмелерін уақытында шығаруды және таратуды жалпы мәселелр жөніндегі құрылымдық бөлімше жүзеге асырады. Қажеттігіне қарай қаулылардың (өкімдердің) қосымша даналары аудан әкімі аппараты басшысының рұқсатымен беріледі. Құпиялық сипаты бар қаулы, шешім және өкімдердің расталған көшірмелері және олардың үзіндісі адресаттардың шектелген санына белгіленген тәртіпте таратылады.
Бұрын таратылған құпия емес нормативтік құқықтық актілердің даналарында техникалық қате табылған жағдайда, олар аппарат басшысының рұқсатымен ауыстырылады. Бұл ретте бастапқыда таратылған даналарды алушыларға «Бұрынғы жібергеннің орнына» деген мөртабаны бар қаулылардың (өкімдердің) түзетілген нұсқасы таратылады. Адресаттар аталған мөртабаны бар түзетілген нұсқаны алғаннан соң қаулы, шешім және өкімдердің таратылған нұсқаларын олар жалпы бөлімге қайтаруы тиіс.
Қаулыларды, шешімдер мен өкімдерді кері қайтару аппарат басшысының нұсқауымен немесе соның келісімі бойынша жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше басшысының тапсырмасымен жүзеге асырылады.
Аса маңызды, өте құпия және құпия нормативтік құқықтық актілерді аппарат басшысының ресми хатымен кері қайтарылады.
11.11. Аудан әкімі аппаратының нормативтік қаулысы қабылданғаннан кейін жергілікті атқарушы органдар бір айлық мерзімде өздерінің актілерін аудан әкімдігінің қабылданған қаулыларына сәйкестікке келтіруге және қажеттігіне қарай оларды іске асыру мақсатында тиісті актілерді шығаруға міндетті.
11.12. Республика заңнамасына қайшы және ескірген құқықтық нормаларды анықтау, оларды іске асыру тиімділігін бағалау үшін мемлекеттік органдар өздері әзірлеушісі болып табылатын қабылданған нормативтік құқықтық актілерге ұдайы мониторинг жасауға және оларға өзгерістер мен толықтырулар енгізу немесе олардың күші жойылды деп тану жөніндегі шараларды уақытында қабылдауға міндетті.
11.13. Нормативтік құқықтық актіні қабылдаған органды таратқан, қайта ұйымдастырған және қайта құрған жағдайда, оның актілерінің күші жойылды деп тану, оларға өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы мәселені құқықтық мирасқор немесе жоғары тұрған орган шешеді.
12.1. Азаматтардың құқықтары, бостандықтары және міндеттеріне қатысты нормативтік құқықтық актілер міндетті түрде ресми жариялауға жатады.
12.2. Мемлекеттік құпиядан және заңмен қорғалатын өзге де құпиядан тұратын нормативтік құқықтық актілер жариялауға жатпайды.
12.3. Нормативтік құқықтық актілер ауданның барлық аумағында таралатын және заңнамамен белгіленген тәртіпте нормативтік құқықтық актілерді ресми жариялауды жүзеге асыруға құқық алған мерзімді баспа басылымдарда жарияланады және телевидение мен радио арқылы хабарлануы мүмкін.
12.4. Аудан әкімі қабылдайтын шешімдер туралы ақпаратты тарату мақсатында аудан әкімінің Web-сайтын ақпараттық қамтамасыз ету және Internet (Интернет) жаһандық желісін пайдалану жекелеген қағидалар бойынша регламенттеледі.
13.1. Солтүстік Қазақстан облысы әкімінің аппаратына, облыстық және аймақтық ұйымдарға жіберілетін құжаттарды дайындауды аудан әкімі аппаратының жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшелері, құзыретіне қаралатын құжаттар жататын және/немесе оларды орындауды бақылау бекітілген жергілікті бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар жүзеге асырады.
13.2. Аудан әкімінің орынбасарымен келісу үшін құжаттарды жергілікті атқарушы органдардың (аудандық бөлімдер, ауылдық округ әкімінің аппараттары) бірінші басшылары ұсынған жазбаша, қол қойылған материалдар негізінде аудан әкімі аппаратының тиісті құрылымдық бөлімшелері немесе оларды алмастырушы адам дайындайды.
13.3. Материалдарды уақытылы, сапалы дайындау және аудан әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелеріне белгіленген мерзімде ұсыну жауапкершілігіне оны әзірлейтін органның бірінші басшысы ие.
13.4. Аудан әкімінің орынбасарларына құжат мына мерзім ішінде келесі мерзімде аудан әкімінің бас мамандары, орынбасарлардың көмекшілері арқылы ұсынылып, келісіледі:
шұғыл – құжатты ұсыну сәтінде;
ай сайынғы, тоқсандық және жылдық – белгіленген құжат орындау мерзіміне дейін бес жұмыс күні қалғанда ұсынылып, белгіленген құжат орындау мерзіміне дейін екі жұмыс күні қалғанда келісіледі.
13.5. Барлық мүдделі тұлғалармен келісілгеннен кейін дайын есепті аудан әкімі орынбасарының бас маманы Солтүстік Қазақстан облысы әкімінің аппаратына, облыстық және аймақтық ұйымдарға жіберу үшін құжатты орындаушыға береді.
13.6. Аудан әкімінің орынбасары болмаған жағдайда, есепті орынбасар/өзара алмасушылық бойынша орынбасар келіседі.
13.7. Егер есепте белгіленген мерзімде аудан әкімінің орынбасары есепті келіссе, онда есеп келісілген деп есептеліп, оны әзірлеуді жүзеге асыратын басшыға қол қоюға жіберіледі.
14.1. Тапсырмаларды уақытында және сапалы орындауды бақылауды ұйымдастыру Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 Заңдарына, сондай-ақ өзге де нормативтік құқықтық актілерге және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.
14.2. Келесі бақылау құжаттары бақылауға алынады:
1) Президенттің жергілікті атқарушы органдарға берген тапсырмалары бар актілері;
2) жергілікті атқарушы органдарға берген тапсырмалары бар Үкімет қаулылары, Үкімет отырысының хаттамалары, Премьер-Министрдің өкімдері;
3) орындалу мерзімі көрсетілген немесе бақылауға алу туралы нұсқау, «шұғыл» «баяндасын» «ұсыныс енгізсін» белгілері, сондай-ақ мазмұнынан бақылауға қою қажеттігі туындайтын тапсырмалар бар Президенттің, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Президент Әкімшілігі басшылығының, Премьер-Министр Кеңсесі басшысының жергілікті атқарушы органдарға берген тапсырмалары (соның ішінде кеңес хаттамалары мен іс-шаралар жоспарларында бар);
4) Парламент депутаттарының сұратулары мен олар бастамашы болған және сол бойынша Үкімет қорытындысы қажет болған заң жобалары;
5) мемлекеттік органдардың мазмұнынан қандай да бір мәселелер бойынша жауап, түсінік беру, ұсыныс енгізу қажеттігі туындайтын хаттары;
6) жеке және заңды тұлғалардың бақылау өтініштері;
7) әкімдіктің бұйрықтары, хаттамалары, қаулылары, облыс басшылығының тапсырмалары;
8) мемлекеттік органдар мен лауазымды тұлғалардың өз құзыреті шегіндегі өзге де тапсырмалары;
9) Облыс әкімдігі мен әкімінің, оның орынбасарларының және аппарат басшысының актілері мен тапсырмалары белгіленген орындау мерзімін ескере отыра, келесі бақылау түрлеріне қойылады:
1) шұғыл – мына белгілермен: «аса шұғыл» - үш жұмыс күні ішінде, «шұғыл», «шапшаңдатсын» - он жұмыс күніне дейін;
2) қысқа мерзімді – он жұмыс күнінен бір айға дейін;
3) орта мерзімді – бір айдан алты айға дейін;
4) ұзақ мерзімді – алты айдан астам.
Мерзім белгіленбеген жағдайда, құжат келіп түскен күннен бастап есептелетін орындаудың бір айлық мерзімі айқындалады.
14.3. Қазақстан Республикасы Президентінің актілері Аппаратқа орындау үшін түскеннен кейін үш күндік мерзімде оларды орындау жөніндегі ұйымдастыру іс-шараларының жоспары әзірленіп, бірінші басшының шешімімен бекітіледі.
14.4. Аппараттың бақылау жүйесін мыналар құрайды:
Аппарат басшысы – Аппарат қызметіне жалпы басшылықты және бақылауды жүзеге асырады, соның ішінде бақылау құжаттарын уақытында және сапалы орындауды;
өкілеттіктері шегінде жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше мен ұйымдастыру – бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше – құжаттарды уақытында бақылауға қоюды қамтамасыз етеді, аппарат басшылығының бұрыштамасын ескере отыра, оларды орындау мерзімін белгілейді, Аппараттағы орындаушылық жай-күйге мониторинг жасайды, Аппарат басшылығын бақылау тапсырмаларының орындалуы туралы хабардар етеді.
Президенттің, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Президент Әкімшілігі басшылығының, Премьер-Министр Кеңсесі басшысының актілерін орындау жөніндегі бақылау құжаттарының тізбесі орындаушыларға ай сайын электрондық форматта жеткізіледі, аудан әкімінің тапсырмалары орындаушыларға қолжетімді online режимінде электрондық мониторинг арқылы қадағаланады.
Аппараттың құрылымдық бөлімшелерінің басшылары – өздері басқаратын бөлімшелерде құжаттарды орындауды жүзеге асырады, мерзімді бұзуға немесе бақылау құжаттарын сапасыз орындауға жол берген қызметкерлерді тәртіптік жауапкершілікке тарту жөнінде ұсыныс енгізеді, Аппарат басшылығының алдында оларға сеніп тапсырылған жұмыс үшін дербес жауапты болады;
Жалпы мәселелр жөніндегі құрылымдық бөлімшенің басшысы – құжаттарды уақытында тіркеуді және бақылауға қоюды қамтамасыз етеді, Аппарат басшылығының бұрыштамасын ескере отыра, оларды орындау мерзімін белгілейді, Аппараттағы орындаушылық тәртіптің жай-күйіне мониторинг жасайды, бақылау құжаттарының тізбесін тарату және оларды орындау мерзімінің басталғаны туралы ескерту жолымен (апта сайын) Аппарат басшылығын келіп түскен бақылау тапсырмалары туралы хабардар етеді, іс жүргізуге және ішкі бақылауға жауап беретін Аппараттың құрылымдық бөлімше қызметкерлерінің жұмысын үйлестіреді; іс жүргізуді және Аппаратты құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің жұмысын ұйымдастыруға дербес жауапты, өз құзыреті шегінде Аппарат басшылығына Аппарат бөлімшелерінің өз функцияларын тиімсіз атқарған басшыларын, сондай-ақ Аппараттың мерзімді бұзуға немесе бақылау тапсырмаларын сапасыз орындауға жол берген қызметкерлерін жауапкершілікке тарту туралы ұсыныс енгізеді.
14.5. Аппаратта корреспонденцияның өтуімен байланысты рәсімдердің ашықтығын қамтамасыз ету мақсатында ресми Интернет-ресурста келесі ақпараттар жарияланады:
жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше мен ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшенің Аппараттағы құжаттардың орыналуы мен өту мерзімін бақылауға жауап беретін қызметкерлерінің аты-жөні, лауазымы, тікелей телефондары;
Аппаратта Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес әрекет ететін сенім телефонының номері;
Аппарат басшылығының азаматтарды қабылдау кестесі;
заңнамаға сәйкес өзге де ақпарат.
Аудан әкімдігі мен әкімінің, оның орынбасарларының және аппарат басшысының актілері мен тапсырмалары белгіленген орындау мерзімін ескере отыра бақылауға қойылады.
Мерзім белгіленбеген жағдайда, құжат келіп түскен күннен бастап есептелетін орындаудың бір айлық мерзімі айқындалады.
Тапсырма берілген, өкілдері отырысқа қатысқан тиісті мемлекеттік органдар мен ұйымдар отырыс хаттамасы немесе аудан әкімі қол қойған тапсырма келіп түскенін күтпей, отырыс аяқталғаннан кейін тапсырманы бірден орындауға кірісуге міндетті.
14.6. Бірнеше орындаушыға берілген тапсырмаларды орындауды тапсырмада бірінші болып немесе «жинақ» белгісі тұрған атаудың жанында көрсетілген лауазымды тұлға үйлестіреді.
14.7. Егер тапсырма белгіленген мерзімде орындалмаса, тапсырманы орындауға жауапты органның бірінші басшысы (немесе оның міндетін атқаратын тұлға) алдын ала, алайда белгіленген мерзімге үш күн қалғанда осы тапсырманы берген лауазымды тұлғаға кешігу себептері туралы жазбаша хабарлап, белгіленген тәртіпте оны орындау мерзімін ұзарту туралы өтініш жасайды.
14.8. Аудан әкімдігінің, әкімінің, оның орынбасарлары мен аппарат басшысының актілері мен тапсырмаларын орындау мерзімін ұзартуға, соның ішінде оларды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға көшіруге оаудан әкімінің немесе аппарат басшысының шешімімен кемінде бір рет жол беріледі.
14.9. Аудан әкімдігінің, әкімінің, оның орынбасарлары мен аппарат басшысының актілері мен тапсырмаларын орындау мерзімін қайталап ұзартуға жергілікті атқарушы органдар басшыларының тәртіптік жауапкершілігі туралы мәселені қарай отыра, аудан әкімі немесе аудан әкімі аппараты басшысының шешімімен ерекше жағдайларда жол беріледі.
Аппаратқа аудан әкімдігінің, әкімінің, оның орынбасарлары мен аппарат басшысының актілері мен тапсырмаларын орындау мерзімін ұзарту туралы ұсыныс екі реттен көп енгізілген жағдайда, жергілікті атқарушы орган басшыларын тәртіптік жазалау туралы мәселе қаралады.
14.10. Актілер мен тапсырмаларды бақылаудан алудың негізі мыналар болып табылады:
1) толық және сапалы орындау;
2) туындаған объективті жағдайларға орай орындаудың мүмкін еместігі.
14.11. Заңнамалық актілерді, Республика Президентінің, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Премьер-Министрінің, облыс әкімдігі мен әкімінің, оның орынбасарлары мен аппарат басшысының актілері мен тапсырмаларын орындау мерзімін бақылау жөніндегі қызметті қамтамасыз ету аудан әкімінің анықтау тәртібінде, аппаратпен жүзеге асырылады.
Аудан әкімінің хаттамалық тапсырмаларын уақытында іске асыруды бақылау ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшеге, іске асыруы бірнеше мемлекеттік органға жүктелген тапсырмаларды орындау жөнінде сараптамалық қорытындылар дайындауға жауапты аудандық бөлім басшыларына жүктеледі.
14.12. Аудан әкімінің тапсырмаларын орындау жөніндегі ақпаратты мемлекеттік органдар орындаудың бақылау мерзіміне 5 күн қалғанда мониторингке жариялауға міндетті. Ақпаратты жариялау ресми сипатта болып, оған қолданыстағы заңнама нормаларын ескере отыра, бірінші басшы қол қоюы тиіс.
14.13. Бірнеше мемлекеттік мекемелермен бірлесіп орындалған хаттамалық тапсырмаларды аудан әкімінің қадағалаушы орынбасары, аппараттың құрылымдық бөлімше басшысы бұрыштама қойған, тапсырмаларды орындауды жинақтауға және үйлестіруге жауап берген адамның салаға тиесілігін ескере отыра, аудан әкімі аппаратының басшысы бақылаудан алады. Сараптамалық қорытынды бойынша оң шешім болған жағдайда, бақылаудың ақпараттық жүйесінде (тапсырмалар мониторингі) ақпаратты тіркеген күн тапсырманы орындайтын күн деп саналады.
14.14. Аудан әкімінің тапсырмасын бақылаудан алу немесе ұзарту жөніндегі ақпаратты нақты орындаушы-бөлім бақылау мерзіміне екі күн қалғанда тапсырма мазмұнын көрсете отыра және оны орындау немесе ұзартудың мүмкін еместігін дәлелдей отырып, бақылаудан алу туралы ұсыныспен аппарат басшысына жібереді. Оған аудан әкімінің қадағалаушы орынбасары, аппараттың құрылымдық бөлімше басшысы бұрыштама қояды. Мониторингке ақпарат жариялаған күн ұзарту немесе бақылаудан алу күні деп саналады.
14.15. Егер бақылау мерзімінің соңғы күні жұмыс күніне келмейтін болса, одан кейінгі таяудағы жұмыс күні мерзімнің аяқталатын күні болып саналады.
14.16. Орындау мерзімін ұзарту туралы хаттар немесе қызметтік жазбалар орындаудың нақты мерзімін көрсете отыра, тапсырманы белгіленген мерзімде орындау мүмкін еместігін негіздеумен және тапсырма мазмұнын көрсете отыра, аудан әкімінің атына жіберіледі.
14.17. Бақылаудан алу туралы хаттар мен қызметтік жазбалар тапсырма мазмұнын көрсете отыра және оны орындаудың мүмкін еместігін дәйектей отырып, аудан әкімінің атына жіберіледі.
14.18. Әр тоқсанның қорытындысы бойынша тоқсанның соңғы айынан кейінгі айдың 20-сы күніне дейін бақылау және ақпарат секторы Президенттің, Мемлекеттік хатшының, Премьер-Министрдің, Президент Әкімшілігі басшысының, Премьер-Министр Кеңсесі басшысының тапсырмаларын, облыс әкімінің тапсырмаларын орындау жөніндегі қорытынды есепті аудан әкімі аппараты басшысының атына ұсынады.
14.19. Аппараттың ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше заңнамалық актілерді, Елбасы, Республика Үкіметі, Премьер-Министрі, облыс әкімдігі және әкімі тапсырмаларының орындалу барысы туралы аудан әкімін жүйелі түрде ақпараттандырып отырады, аудан әкімінің олардың орындалуын бақылау жөніндегі қызметін қамтамасыз етеді.
14.20. Елбасының, Республика Үкіметінің, Премьер-Министрінің, облыс әкімдігі мен әкімінің, оның орынбасарлары мен аппарат басшысының актілері мен тапсырмаларының уақытында және сапалы орындалуының жауапкершілігі оларды орындауға жіберілген атқарушы органдардың бірінші басшыларына жүктеледі.
Аудан әкімінің орынбасарлары мен аппарат басшысының тапсырмаларын орындауды бақылауды аудан әкімі орынбасарларының көмекшілері мен ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше басшысы құзыретіне тапсырмаларды орындау енетін бөлімдермен бірлесіп жүзеге асырады.
Аудан әкімінің орынбасарлары, аппарат басшысы заңнамалық актілерді, Елбасының, Республика Үкіметінің, Премьер-Министрінің, облыс әкімдігі мен әкімінің, оның орынбасарлары мен аппарат басшысының актілері мен тапсырмаларын орындаудың белгіленген тәртібін дөрекі бұзу фактілері бойынша кінәлі лауазымды тұлғаларды тәртіптік жауапкершілікке тарту жөнінде ұсыныс енгізе алады.
15.1. Аппаратта өтініштерді қарау және азаматтарды қабылдау Қазақстан Республикасының «Әкімшілік рәсімдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 Заңдарына және «Қазақстан Республикасының орталық және жергілікті атқарушы органдарында жеке тұлғаларды және заңды тұлға өкілдерін қабылдауды ұйымдастыру туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 4 қыркүйектегі № 974 қаулысына сәйкес жүзеге асырылады.
16.1. Қажеттігіне қарай аудан әкімі, ауылдық округ әкімдері және аудандық бөлім басшылары жеке қабылдауды жүзеге асырады. Аудан әкімінің мемлекеттік органдардың басшылық лауазымдағы тұлғаларын жеке қабылдауын ұйымдастыру үшін ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше оны ілгеріде әкімге қарауға енгізе отыра, аудан әкімінің жұмыс кестесінің жобасына мемлекеттік органдардың өз басшыларын қабылдау туралы ұсынысын енгізеді.
16.2. Аппараттың жауапты құрылымдық бөлімшесі әкімнің жұмыс кестесінде анықталған мерзімдерге сәйкес мемлекеттік органдар ұсынған материалдар негізінде сараптамалық қорытынды дайындайды.
16.3. Аппараттың жауапты құрылымдық бөлімшесі сараптамалық қорытындыға оның қызметін үйлестіретін аудан әкімінің орынбасарына, аппарат басшысына бұрыштама жасатып, қорытынды материалдарды қабылдауға дейін үш жұмыс күнінен кешіктірмей аудан әкіміне жібереді.
17.1. Аппараттағы машинада басу жұмыстарын аудан әкімі аппаратының барлық қызметкерлері орындайды.
Машинада жазу жұмысын орындаушылардың барлығы Аппараттың ресми бланкілерін дұрыс пайдалану бойынша жеке жауапкершілікке ие.
17.2. «Құпия» деген грифі бар құжаттарды мұндай жұмыстарды орындауға рұқсат берілген қызметкерлер ғана басады.
Құпия құжаттарды, «қызмет бабында пайдалану үшін», «басуға арналмаған» деген грифі бар құжаттарды көбейту жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше басшысымен, ал ол болмаған жағдайда құпиялық режимін сақтауға жауап беретін бас маманның рұқсатымен жасалады.
17.3. Көшірмелерді көбейткіш аппараттарда басып шығару үшін белгіленген талаптарды сақтай отыра жасалған құжаттың бірінші данасы және тапсырыстың ресімделген бланкісі беріледі.
17.4. Берілген материалдарды көбейтуге және көшіруге рұқсатты аудан әкімі аппаратының жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшенің басшысы береді.
18.1. Активтер, кеңестер және басқа да іс-шаралар бөлім және ведомство, кәсіпорын және ұйым басшыларын, ауылдық округ әкімдерін шақыра отыра, аудан әкімі бекітетін жеке жоспар бойынша өткізіледі.
18.2. Аудан әкімі аппаратының бөлімдері мен басқа да құрылымдық бөлімшелері әр айдың 20-сы күніне дейін ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімшеге алдағы айға арналған өткізілетін негізгі іс-шаралардың күнтізбелік жоспары туралы ұсыныс береді. Ұйымдастыру-бақылау жұмысы жөніндегі құрылымдық бөлімше бұл іс-шараларды қорытып, оларды әр айдың 25-і күніне аудан әкіміне ұсынады.
19.1. Ауылдық округ әкімдерінің, ауданның атқарушы орган басшыларының, аудан әкімі аппараты басшысының және қызметкерлерінің қызметтік куәліктері олардың аудан әкімінің өкімімен тағайындалған факт жүзінде атқарып отырған қызметін растайтын ресми құжаттар (бұдан әрі - Куәліктер) болып табылады.
19.2. Куәліктерге аудан әкімі қол қояды және ол олардың иелеріне барлық облыстық, аудандық атқарушы органдардың барлық құрылымдық бөлімшелеріне кедергісіз кіру құқығын береді.
19.3. Аудан әкімінің қолы қойылған Куәліктер – аудан әкімінің орынбасарларына, аудан әкімінің аппарат басшысына, аудан әкімі аппаратының құрылымдық бөлімше басшыларына, аудан әкімінің көмекшісіне, ауылдық округ әкімдеріне, ауданның атқарушы орган басшыларына, аудан әкімі аппаратының қызметкерлеріне.
19.4. Куәлік беру аудан әкімі аппараты персоналды басқару қызметінің жауапты қызметкеріндегі арнайы журналға қол қоя отыра жүзеге асырылады.
19.5. Осы Регламенттің 19.1-тармағында көрсетілген лауазымды тұлғаларды тағайындау туралы аудан әкімінің өкімі жаңа Куәлік беруге рұқсат болып табылады.
19.6. Ілгеріде жаңа қызметке тағайындау немесе қызметтен босату болған жағдайда, бұрын берілген Куәліктер үш күндік мерзімде аудан әкімі аппаратының персоналды басқару қызметіне қайтарылуы тиіс.
19.7. Куәліктің әрекет ету мерзімі – берілген күннен бастап 3 жыл.
20.8. Куәліктің әрекет ету мерзімі аяқталған кезде ол тіркеу журналы мен беру датасына сәйкес жаңа реттік номермен қайта беріледі.
19.9. Аудан әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелерінің басшылары бағыныстағы қызметкерлерде Куәліктің болуын әлсін-әлсін тексеріп тұрады.
19.10. Куәлік жоғалған немесе бүлінген жағдайда, оның иесі болған оқиға жайлы аудан әкімі аппаратының басшысына жазбаша нысанда дереу баяндайды.
Жоғалған Куәліктер бұл туралы аудандық бұқаралық ақпарат құралдарына жариялағанда жарамсыз деп танылады.
19.11. Куәлік бланкісі қатаң есепке қойылатын бланк болып табылмайды.
19.12. Куәлік бланкілерін берудің есебін аудан әкімі аппаратының персоналды басқару қызметі номерленген, тігілген және аудан әкімі аппаратының мөрі қойылған арнайы басталған есеп журналында жүргізеді.
Есеп журналында келесі мәліметтер көрсетіледі:
1) реттік тіркеу номері;
2) берілген күні;
3) алушының аты-жөні;
4) лауазымы;
5) алушының жеке басын куәландыратын құжат мәліметтері;
6) Куәлік берген қызметкердің қолы;
7) алушының қолы;
8) өзге де мәліметтер (қайтару, жоғалту және т.б.)
19.13. Куәліктерге номер оның есеп журналындағы реттік номеріне сәйкес беріледі.
Есеп журналындағы нумерация ретімен.
19.14. Куәліктердің таза және бүлінген бланкілері, қайтарылған Куәліктер және есеп журналы отқа күймейтін сейфте сақталады.
19.15. Куәліктердің пайдаланылған, бүлінген бланкілері, сондай-ақ тапсырылған Куәліктер қажеттігіне қарай, тиісті акт жасала отыра, жиналуына қарай әлсін-әлсін жойылып тұрады.
Жою актісін аудан әкімі аппаратының басшысы бекітеді.
19.16. Аппарат қызметкері жұмыстан босатылған жағдайда, Куәлік бұл туралы есеп журналына белгі соғыла отыра тапсырылады.
19.17. Жұмыстан босатылған кезде Куәлік жоғалған жағдайда, Куәлік берудің есебін жүргізетін адам осы Регламенттің 20.10-тармағының соңғы талабын орындай отыра, Куәлік иесінің түгендеу парағына тиісті белгі қояды.
Басшылық қызметкерлерді шақырту және олардың жол жүру тәртібі
20.1. Ауылдық округ әкімдерінің, мемлекеттік орган басшыларының кеңеске шақыртылуы аудан әкімінің рұқсатымен жүзеге асырылады.
20.2. Аудан әкімі орынбасарларының, ауылдық округ әкімдерінің, Аппарат басшысының және ауданның атқарушы орган басшыларының аудан орталығынан тыс жерлерге 1 тәуліктен аспайтын мерзімге жол жүруі аудан әкімінің келісімімен жүзеге асырылады. 1 тәуліктен асатын мерзімге жол жүрген жағдайда, аудан әкімінің тиісті өкімі жарияланады.
20.3. Осы Регламенттің 20.2-тармағында көрсетілгендерді ауылдық округ әкімдерінің және лауазымды тұлғалардың аудан орталығынан тыс жерлерге жол жүруі аудан әкімінің өкімі негізінде жүзеге асырылады. .
20.4. Құрылымдық бөлімше басшыларының және Аппарат қызметкерлерінің ауданнан немесе аудан орталығынан тыс жерлерге жол жүруі Аппарат басшысының шешімімен жүзеге асырылады.
20.5. Әкімдік отырыстарын, жұмыс кеңестерін, басшыларды шақырту және басқа да іс-шараларды өткізу күнін аудан әкімі, оның орынбасарлары, Аппарат басшысы белгілейді.
20.6. Ауданның атқарушы орган басшысының демалысы, сондай-ақ оның уақытша еңбекке қабілетсіздік жағдайы басшының міндеттерін орынбасарға жүктей отыра, облыс әкімінің тиісті өкімімен ресімделеді.
21.1. Мұрағат (жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше қызметкері – мұрағатшы) іс жүргізумен аяқталған құжаттар мен істердің барлығын тізімдеме бойынша қағаз түрінде де, электрондық түрде де тұрақты және уақытша сақтауға қабылдайды, есептейді және сақталуын қамтамасыз етеді.
21.2. Іс жүргізумен аяқталған өткен жылғы істер мұрағатқа келесі жылдың наурыз айынан желтоқсан айына дейін аппарат басшысы бекіткен кестеге сәйкес қабылданады. Істі аппараттың құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері тапсырады.
21.3. Құрылымдық бөлімше таратылған немесе қайта ұйымдастырылған жағдайда, оның қызметкерлері істі ресімдеп, сақтау мерзіміне қарамастан, оларды мұрағатқа тапсырады.
21.4. Егер жекелеген істерді құрылымдық бөлімшеде жұмыс істеу үшін қалдыру керек болса, онда мұрағат құжаттарды салыстырып, тиісті өңдеуден өткізгеннен кейін істі уақытша пайдалануға беруге ресімдейді.
21.5. Мұрағат құжаттарды тақырыбы мен сақтау мерзімі бойынша іске қалыптастыруды тексереді, ұдайы және уақытша сақтауға қабылданған істердің саны туралы белгі қойылған аталмыш құрылымдық бөлімшенің істер номенклатурасының жылдық тарауы бойынша істерді қабылдайды.
Ережені бұза отыра ресімделген істер қайта ресімдеу үшін құрылымдық бөлімшеге қайтарылады.
21.6. Жедел жыл соңында құрылымдық бөлімше мамандары бір жыл ішінде қалыптастырылған істерді тізімдемесімен бірге аудан әкімі аппаратының мұрағатына тапсыруы тиіс. Құжатты құрылымдық бөлімшеден мұрағатқа қабылдау және тапсыру құрылымдық бөлімше басшысы мен жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше басшысы қол қойған актімен ресімделеді. Бекітілген істер номенклатурасында жалпы бөлімнің мұрағат қызметкері аталмыш бөлімше бойынша қабылданған істер саны туралы белгі қояды.
21.7. Мұрағат материалдарын сақтау жауапкершілігі қызметтік міндеттерді бөлуге сәйкес мұрағатшыға жүктеледі.
Мұрағат ісінен тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттарды алуға тыйым салынады. Іс жүргізуде немесе ағымдағы мұрағатта жатқан құжаттар, қажеттігіне қарай 10 күннен аспайтын мерзімге тиісті журналға белгі соғыла отыра, жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімшесінің рұқсатымен беріледі.
21.8. Мұрағат жөніндегі маманға мұрағат құжаттарын белгіленген мерзімде аудандық мемлекеттік мұрағатқа мемлекеттік сақтауға дайындау және тапсыру жүктеледі.
21.9. Мұрағат мекемелерге де, жекелеген азаматтарға да тек олардың рұқсат сұрау туралы жазбаша және аудан әкімі аппараты басшысының қолы қойылған өтінішінің негізінде мұрағат құжаттары бойынша анықтама береді. Мұрағаттағы құжаттар Қазақстан Республикасы Мұрағаттар мен құжаттамалар бас басқармасының қағидалары мен нұсқаулықтарына сәйкес есептеледі, өңделеді және сақталады.
21.10. Жалпы мәселелер жөніндегі құрылымдық бөлімше мұрағаттың деректі материалдарын тұрақты, уақытша сақтауға және жоюға түпкілікті іріктейтін тұрақты әрекет ететін сараптама комиссиясын құрады.
22.1. Аппарат қызметкерлері үшін сағат 09-00-ден 18-30-ға дейін жұмыс уақытымен және сағат 13-00-ден 14-30-ға дейін демалысқа арналған үзілісімен күнделікті жұмыс ұзақтығы сегіз сағаттық, сенбі және жексенбі екі демалыс күні бар бес күндік жұмыс аптасы белгіленеді.
22.2. Жеделдігіне тұтастай алғанда Аппараттың (немесе оның жекелеген бөлімшелерінің) ілгерідегі қалыпты және кідіріссіз жұмысы байланысты болатын шұғыл және алдын ала күтпеген жұмысты орындау үшін, қолданыстағы заңнамамен қарастырылған тәртіпте осы Регламенттің 22.1-тармағында қарастырылған жұмыс уақытынан тыс режимде Аппараттың жекелеген қызметкерлері тартылуы мүмкін.
Бұл уақыттағы жұмыс Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасында қарастырылған тәртіпте өтеледі.
22.3. Аппарат қызметкерлерінің функционалдық міндеттерінің көлемі лауазымдық нұсқаулықпен айқындалады.