УТВЕРЖДЕНО

приказом руководителя аппарата

акима Аккайынского района

от  05 февраля  2019 года

№ 10

 

 

П О Л О Ж Е Н И Е

о структурном подразделении  по общим вопросам
   аппарата акима Аккайынского района

 

1. Общие положения

 

1. Структурное подразделение по общим вопросам  (далее – отдел) является структурным подразделением коммунального государственного учереждения «Аппарата акима Аккайынского района Северо-Казахстанской области».
2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законодательством Республикик Казахстан, актами Президента и Правительства Республикик Казахстан, иными нормативными правовыми актами, положением об аппарате и регламентом его работы, настоящим положением, инструктивно-методическими документами по вопросам организации документоведения.
3. В своей деятельности отдел непосредственно подчиняется руководителю аппарата акима района, который утверждает Положение об отделе.
4. Структура, штатная численность Отдела утверждается постановлением акимата района.
5. Структура отдела состоит из:

1) руководитель отдела

2) главный специалист отдела по обработке служебной корреспонденции и контролю;

3) главный специалист по работе с обращениями граждан.

 

2 Основные задачи, функции, права и обязанности  отдела

 

6. Осуществление документационного обеспечения деятельности акима района, акимата района и аппарата акима района:

1) определяет порядок работы с документами в соответствии с инструкциями, действующими в аппарате;

2) осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;

3) производит размножение материалов по заказам отделов аппарата и отправке корреспонденции;

4) анализирует характер поступающих документов, состояние исполнительной дисциплины, работы с документами в аппарате и своевременно информирует руководство;

7. Обеспечение совершенствования делопроизводства:

1) вносит предложения руководству аппарата по оптимизации документооборота;

2) проводит инструктирование работников аппарата по вопросам делопроизводства, оказывает практическую и методическую помощь специалистам аппаратов акимов сельских округов, районных отделов.

8. Разработка и совершенствования номенклатуры дел:

1) составляет индексы структурных подразделений и сводную номенклатуру дел аппарата;

2) организует сдачу номенклатурных дел отделами аппарата в ведомственный архив в соответствии с инструкциями, действующими в аппарате;

3) обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в архив:

4) организует работу комиссии по экспертизе ценности документов аппарата и передачу их в районный архив;

9. Обеспечение соблюдения Порядка подготовки, оформления проектов постановлений акимата района, решений и распоряжений акима района, приказов рукововдителя аппарата акима района:

1) консультирует работников аппарата, специалистов районных отделов и аппаратов акимов сельских округов по вопросам подготовки проектов актов акима и акимата района:

2) организует выпуск, учет и регистрацию, хранение  постановлений акимата района, решений и распоряжений акима района и оперативное доведение до исполнителей;

10. Осуществление работы по режиму секретности в аппарате:

1) ведет работу по режиму секретности в аппарате;

2) оформляет материалы на допуск работников к секретным документам;

11. Организация и обеспечение проведения аппаратных и рабочих совещаний при акиме района:

1) формирует повестку дня аппаратных и рабочих совещаний и обеспечивает предоставление материалов для акима района согласно повестки дня:

2) по согласованию с руководителем аппарата определяет список приглашенных на совещание руководителей районных органов управления и  обеспечивает доведение до сведения приглашенных на совещания;

3) оформляет протокола аппаратных совещаний и  обеспечивает контроль  за исполнением поручений данных на совещаниях.

12. Обеспечение исполнения требований Закона Республики Казахстан «О порядке обращений физических и юридических лиц»:

1) обеспечивает учет обращений физических и конторль за их исполнением;

2) организует работу по приему граждан акимом района и его заместителями, руководителем аппарата акима района;

3) предоставляет статистическую отчетность в уполномоченный орган;

4) анализирует исполнительскую дисциплину в аппарате по срокам исполнения обращений физических и юридических лиц и своевременно информирует руководство;

13. Обеспечение выполнения структурными подразделениями аппарата акима района требований Закона «О языках в Республике Казахстан», в части ведения делопроизводства на государственном языке;

1) ведение делопроизводства на государственном языке, при необходимости обеспечивает синхронный перевод мероприятий, проводимых акимом;

2)  организует  инструктирование работников аппарата в части ведения  делопроизводства на государственном языке;

3) проверяет проекты актов акимата и акима района, подготовленные местными исполнительными органами на государственном языке;

4) участвует в качестве переводчика на личных приемах граждан (при необходимости);

14. Обеспечение заказа, учета, хранения гербовых печатей аппарата, бланков с изображением герба Республики Казахстан, их использования:

1) разрабатывает формы бланков с изображением герба Республики Казахстан;

2) обеспечивает своевременный заказ, хранение и учет гербовых бланков;

3) обеспечивает  хранение и использование  гербовых печатей.

15. Права и обязанности отдела:

1) контролировать выполнение руководителями структурных подразделений, специалистами аппарата установленных правил работы с документами;

2) запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы документационной службы;

3) вносить предложения по сокращению объема документооборота;

4) проводить проверку организации делопроизводства и управления документацией в структурных подразделениях аппарата и сообщать итоги данных проверок руководителю аппарата для принятия мер;

5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями регламента работы акимата и инструкции по делопроизводству;

6) привлекать работников  исполнительных органов к участию в решении вопросов, рассматриваемых по поручению акима района и руководителя аппарата акима района

7) вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности работников аппарата акима района и руководителей местных исполнительных органов за грубые нарушения в области делопроизводства.

8) специалисты отдела несут в установленном порядке ответственность за состояние осуществляемой работы, пердусмотренной настоящим Положением.

 

3. Организация деятельности отдела

 

16. 16. Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
17. 17. Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
18. 18. Руководитель Отдела осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций.
19. 19. Руководитель Отдела представляет руковододителю аппарата акима района предложения по структуре и штатному расписанию структурного подразделения.
20. 20. Документы, направляемые от имени Отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем Отдела, а в случае отсутствия - лицом его замещающим.

 

Дата публикации

05 января 2024