Селолық округ әкiмi аппаратының регламентi

Ивановка селолық округi әкiмiнiң м.а.
2013 жылғы «01» тамызынаң
№42 өкiмiмен бекiтiлген

«Ивановка селолық округi әкiмiнiң аппараты» мемлекеттiк мекемесiнiң регламентi

1. Жалпы ереже

1.1. «Ивановка селолық округi әкiмiнiң аппараты» мемлекеттiк мекемесiнiң осы регламентi (бұдан әрi — Регламент) Қазақстан Республикасының Конституциясына, заңдарға, Президент, Үкiмет актiлерiне және өзге-де нормативтiк құқықтық актiлерге сәйкес жүктелген функцияларды орындау үдерiсiнде «Ивановка селолық округi әкiмiнiң аппараты» мемлекеттiк мекемесi (бұдан әрi — Аппарат) қызметiнiң жалпы қағидасын белгiлейдi.

Регламентте көзделген ереже Қазақстан Республикасының өзге-де нормативтiк құқықтық актiлерiмен реттелмеген бөлiкте қызметте пайдаланылады.

1.2. Осы Регламентте белгiленген құжатпен жұмыс iстеуге қойылған талаптар, мерзiмдер Аппараттың барлық қызметкерлерiне ортақ.

1.3. Құпия емес iс жүргiзудi ұйымдастыру және жүргiзу, корреспонденцияны қабылдау, өңдеу және бөлу, соның iшiнде электрондық құжат айналымын жүргiзу Қазақстан Республикасының «Нормативтiк құқықтық актiлер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздағы № 213, «Әкiмшiлiк рәсiмдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221, «Электрондық құжат айналымы және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370 заңдарының талаптарына және өзге-де нормативтiк құқықтық актiлерге сәйкес аппарат басшысының 2008 жылғы 19 желтоқсандағы № 409 бұйрығымен бекiтiлген Iс жүргiзу жөнiндегi нұсқаулықпен айқындалады.

Құпия iс жүргiзудi ұйымдастыру және жүргiзу Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң қаулысымен бекiтiлген Қазақстан Республикасында құпиялылық режимiн қамтамасыз ету жөнiндегi нұсқаулыққа сәйкес жүзеге асырылады.

2. Жұмысты жоспарлау

2.1. Аппарат өз қызметiн тоқсан сайынғы, жылдық және ұзақ мерзiмдiк жұмыс жоспарларына сәйкес жүзеге асырады.

Аппараттың жұмыс жоспарын бағдарламалық құжаттарды ескере отыра, дербес құрылымдық бөлiмшелердiң ұсынысымен кезектi кезең басталғанға дейiн 15 күнтiзбелiк күн қалғанда тиiстi қызмет жасайды.

Жұмыс жоспарлары мен Аппарат қызметiнiң нәтижесi туралы жыл сайынғы есеп аппарат басшысының шешiмiмен бекiтiледi. Бұл ретте Аппараттың жұмыс жоспарлары кезектi кезең басталғанға дейiн 5 күнтiзбелiк күн қалғанда бекiтiледi.

Аппараттың бекiтiлген жұмыс жоспарлары танысып, орындау үшiн басшыға, оның орынбасарларына, құрылымдық бөлiмшелерге, қажеттiгiне қарай облыстық басқармаларға, аудандарға (облыстық маңызы бар қала) жiберiледi.

2.2. Аппараттың жұмыс жоспарларынан iс-шараларды алып тастау немесе оларды орындау мерзiмiн ауыстыру туралы шешiмдi құрылымдық бөлiмше басшысы ұсынған қызметтiк жазба негiзiнде аппарат басшысы (немесе оның мiндетiн атқаратын тұлға) қабылдайды.

3. Аппарат кеңестерiн жоспарлау, дайындау және өткiзу тәртiбi

3.1. Аппарат кеңестерiн жоспарлау, дайындау, өткiзу тәртiбiн және олардың орындалуын бақылауды «Әкiмшiлiк рәсiмдер туралы» Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107 Заңының талаптарына және өзге-де нормативтiк құқықтық актiлерге сәйкес аппарат басшысы айқындайды.

3.2. Аппарат кеңестерi жұмыс жоспарына сәйкес мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде өткiзiледi. Аппарат кеңесiнде қарастырылатын мәселеге шек қойылмайды.

Қажет болған жағдайда, аппарат басшысының шешiмiмен кезектен тыс аппарат кеңесi өткiзiлуi мүмкiн.

3.3. Аппрат кеңесiнде қаралған мәселе нәтижесi бойынша хаттама ресiмделедi.

Аппараттың ресми интернет-ресурсында оның жұмыс қорытындысы туралы, ақпарат мiндеттi түрде жарияланады.

4. Кiрiс және шығыс корреспонденцияны ресiмдеу, өткiзу, қарау

4.1. Аппаратта кiрiс және шығыс корреспонденцияны және өзге-де қызметтiк құжаттарды қарау және өткiзу Қазақстан Республикасының «Әкiмшiлiк рәсiмдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 Заңдарына, аппарат басшысының 2008 жылғы 19 желтоқсандағы № 409 бұйрығымен бекiтiлген Iс жүргiзу жөнiндегi нұсқаулыққа және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.

4.2. Кiрiс корреспонденцияны Аппарат жұмыс күндерi сағат 9-00-ден 18-00-ге дейiн қабылдайды.

4.3. Мемлекеттiк органдардан қағаз және электрондық тасығыштарда келiп түскен құжаттар сәйкестiкте болып, белгiленген үлгiдегi тиiстi елтаңбалы бланкте ресiмделуi қажет және мына мiндеттi деректемелерден тұруы тиiс:

• шығыс номер мен күн;
• аудан әкiмiнiң, аудан әкiмi орынбасарларының, әкiм аппараты басшысының тапсырмаларына сiлтеме,сонымен қатар мемлекеттiк органның сұранымына жауап қайтарғанда — сұранымның ңөмiрi және датасы.
• бiрiншi басшының немесе оның орынбасарының қолы;
• орындаушының тегi, телефон номерi

Осы Регламенттiң талаптарын бұза отыра ресiмделген кiрiс корреспонденция қабылданбайды және (немесе) Аппараттың жалпы бөлiмi дәл сол күнi оны тиiстi мемлекеттiк органға қайтарады.

Аппаратқа келiп түсетiн корреспонденция қабылданған күнi мен уақытын көрсете отыра, қойылған қолмен қабылданады.

4.4. Осы Регламентте белгiленген тәртiпте қабылданған құжаттарды Аппараттың жалпы бөлiмi тiркеу мөртабанында номердi, күн мен парақ санын көрсете отыра, қарайды, бақылауға қояды және тiркейдi.

4.5. Тiркелген, тиiстi үлгiде ресiмделген корреспонденция аппарат басшысының бөлуiне сәйкес адресаттарға жiберiледi.

Шұғыл корреспонденция көшiрмесi келiп түскен құжатта қозғалған мәселелер құзыретiне кiретiн бөлiмше басшысына бiр мезгiлде жiберiледi.

4.6. Корреспонденцияны тiркеу, бөлу, ресiмдеу және адресаттарға жеткiзудi оның Аппаратқа келiп түсу сәтiнен бастап бiр тәулiк iшiнде, ал шұғылды iле-шала (кезектен тыс тәртiпте) жалпы бөлiм жүзеге асырады.

4.7. округ әкiмi кiрiс корреспонденцияны келiп түскен күнi, ал шұғылды iле-шала қарайды. Қарау нәтижелерi бойынша олар бұрыштама түрiнде ресiмделетiн тиiстi тапсырма бередi.

Округ әкiмi қараған кiрiс корреспонденция ресiмдеу үшiн iс жүргiзу жөнiндегi бас маманға берiледi.

4.8. Шығыс корреспонденцияны дайындау, келiсу және ресiмдеу Қазақстан Республикасының «Әкiмшiлiк рәсiмдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 заңдарына, аппарат басшысының 2008 жылғы 19 желтоқсандағы № 409 бұйрығымен бекiтiлген Iс жүргiзу жөнiндегi нұсқаулыққа, осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.

5. Нормативтiк құқықтық актi жобаларын дайындау, ресiмдеу және келiсу тәртiбi

5.1. Аппараттың өз құзыретi шегiнде әзiрлейтiн нормативтiк құқықтық акт жобаларын (бұдан әрi — жобалар) дайындауды Қазақстан Республикасының «Нормативтiк құқықтық актiлер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздаңы № 213, «Қазақстан Республикасындағы тiлдер туралы» 1997 жылғы 11 шiлдедегi № 151 заңдарының, «Заңға бағынысты нормативтiк құқықтық актiлер жобаларын ресiмдеу және келiсудiң кейбiр мәселелерi туралы» Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2006 жылғы 16 тамыздағы № 773 қаулысының, Аппараттың iс жүргiзу нұсқаулығының, облыс әкiмдiгiнiң 2012 жылғы 22 маусымдағы № 151 қаулысымен бекiтiлген Солтүстiк Қазақстан облысы әкiмдiгi регламентiнiң және осы Регламенттiң талаптарына сәйкес аппарат басшысының шешiмiмен мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде тиiстi құрылымдық бөлiмше жүзеге асырады.

6. Орындауды бақылау

6.1. Тапсырмаларды уақытында және сапалы орындауды бақылауды ұйымдастыру Қазақстан Республикасының «Әкiмшiлiк рәсiмдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 заңдарына, сондай-ақ өзге-де нормативтiк құқықтық актiлерге және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.

6.2. Бақылауға келесi, соның iшiнде құпия құжаттар (бұдан әрi — бақылау құжаттары) алынады:

1. селолық округ әкiмiне тапсырмлармен аудан әкiмiнiң актiлерi;
2. округ әкiмiне тапсырмаларымен аудан әкiмiнiң қаулылары, мәжiлiс хаттамалары, аудан әкiмiнiң өкiмдерi
3. облыс әкiмiнiң, аудан әкiмiнiң селолық округ әкiмiне тапсырмалары (соның iшiнде мәжiлiс хаттамаларында және шаралар жоспарларындағы)
4. мемлекеттiк органдардың хаттары,жауап берудi талап ететiн тұсiнiктер мен ұсынымдар)
5. жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi
6. бұйрықтар, хаттамалар, әкiмдiк қаулылары, аудан әкiмiнiң тапсырмалары.

6.3.аудан әкiмiнiң актiлерi Аппаратқа орындауға түскен кезде, үш күндiк мерзiмде оларды iске асыру жөнiндегi ұйымдастыру iс-шараларының жоспары жасалады

6.4. Аппаратта бақылау құжаттарын бақылауға қою және бақылаудан алу, оларды орындау мерзiмiн ұзарту нормативтiк құқықтық актiлерге және осы Регламентке сәйкес жүзеге асырылады.

6.5. Аппараттың бақылау жүйесiн мыналар құрайды:

• округ әкiмi — Аппарат қызметiне, соның iшiнде бақылау құжаттарын уақытында және сапалы орындауға жалпы басшылық етедi және бақылайды;
• Iс жүргiзу жөнiндегi бас маман — құжаттарды уақытында бақылауға қоюды қамтамасыз етедi, аппарат басшылығының бұрыштамасын ескере отыра, оларды орындау мерзiмiн белгiлейдi, Аппараттағы орындаушылық тәртiптiң жай-күйiне мониторинг жасайды, Аппарат басшылығын бақылау тапсырмаларын орындау туралы хабардар етедi.
• Аппараттың құрылымдық бөлiмшелерiнiң басшылары — өздерi басқаратын бөлiмшелердегi құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асырады, бақылау құжаттарын орындаудың мерзiмiн бұзуға немесе сапасыз орындауға жол берген қызметкерлердi тәртiптiк жауапкершiлiкке тарту жөнiнде ұсыныс енгiзедi, Аппарат басшылығының алдында сенiм бiлдiрiлген құрылымдық бөлiмшенiң жұмысына дербес жауапкершiлiкке ие;
• Iс жүргiзу жөнiндегi бас маман — құжаттарды уақытында тiркеудi және бақылауға қоюды қамтамасыз етедi, Аппарат басшылығының бұрыштамасын ескере отыра, оларды орындау мерзiмiн белгiлейдi, Аппараттағы орындаушылық тәртiптiң жай-күйiне мониторинг жасайды, аппаратқа келiп түскен бақылау тапсырмалары және бақылау құжаттарының тiзбесiн тарату және оларды орындау мерзiмiнiң (апта сайын) келгенi туралы ескерту жасау жолымен оларды орындау мерзiмi туралы хабардар етедi, Аппараттың iс жүргiзуге және iшкi бақылауға жауапты құрылымдық бөлiмше қызметкерлерiнiң жұмысын үйлестiредi; iс жүргiзудi ұйымдастыруға және Аппаратты құжаттамалық қамтамасыз ету қызметiнiң жұмысына дербес жауапкершiлiкке ие,

6.6. Бақылау құжаттарын уақытында орындауды қамтамасыз ету мақсатында Iс жүргiзу жөнiндегi нұсқаулықта мемлекеттiк орган бөлiмшелерiнде бақылау құжаттарының өту мерзiмi мен тәртiбi, сондай-ақ мiндеттердi бөлуге сәйкес бақылау құжаттарын орындау үшiн дайындалған құжаттарды қол қоюға және бұрыштама соғуға басшылыққа беру тәртiбi көрсетiледi.

7. Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау және аппаратта азаматтарды қабылдауды ұйымдастыру

7.1.Аппаратта жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау Қазақстан Республикасының «Нормативтiк құқықтық актiлер туралы» 1998 жылғы 24 наурыздағы № 213, «Әкiмшiлiк рәсiмдер туралы» 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107, «Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 және Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң «Қазақстан Республикасының жергiлiктi атқарушы органдарында орталық және атқарушы органдарында жеке және заңды тұлғаларының өтiнiштерiн қарауын ұйымдастыру туралы» Қазақстан республикасының Заңдарына сәйкес жұзеге асырылады.

8. Машинкамен басу және көшiру-көбейту жұмыстарын ұйымдастыру

8.1. Аппаратта машинкамен басу жұмыстары селолық округ мамандарымен орындалады.Барлық машинкамен басу жұмыстарын орындаушылар алған Аппараттың ресми бланкiлерiн дұрыс пайдалануына дербес жауапкершiлiк атқарады.

Құжаттарды округ әкiмiнiң өкiмдерiн және шешiмдерiн көбейту округ әкiмiнiң ұлықсатымен, ал ол жоқ кезiнде iс жұргiзу жөнiндегi бас маманымен жүзеге асырыладжы.

8.2. ұсынылған материалдарды көбейту және көшiрiмiн алу округ әкiмiнiң ұлықсатымен ол жоқ кезiнде iс жүргiзу жөнiндегi бас маманның ұлықсатымен жасалады.

9. Қызметтiк куәлiктердi ресiмдеу және беру тәртiбi

9.1. округ әкiмi аппараты қызметкерлерiнiң қызметтiк куәлiктерi атқарып жатқан қызметтерiн растайтын ресми құжаттар болып табылады.

9.2. куәлiктерге округ әкiмiнiң қолы қойылады

9.3. Куәлiктер:

а) округ әкiмiнiң қолы қойылып — әкiм аппаратының мамандарымен берiледi.

9.4.кәлiктер бас мамандағы қолы қойылып арнайы журналға тiркелiп берiледi.

9.5. Округ әкiмiнiң өкiмi жаңа Куәлiктi беруге рұқсат болып табылады.

9.6. Кейiн жаңа лауазымға тағайындалғанда немесе лауазымнан босатылғанда бұрын берiлген Куәлiктер үш күндiк мерзiмде округ әкiмi аппаратына қайтарылуға тиiс.

9.7. Куәлiктiң күшiнде болатын мерзiмi 3 жыл.

9.8. Куәлiктiң күшiнде болатын мерзiмi аяқталғанда, ол жаңа реттiк нөмiрiмен, тiркеу журналына және берiлетiн күнiне сәйкес қайта шығарылады.

9.9. Куәлiктерiнiң бар болуын тексередi.

9.10. Куәлiктi жоғалтқан немесе бүлдiрген жағдайда оның иесi дереу жазбаша түрде облыс әкiмi аппаратының басшысына баяндайды.

Жоғалған Куәлiктер жарамсыз деп танылады және бұл туралы облыстық бұқаралық ақпарат құралдарында, ақпарат орналастырылады.

9.11. Куәлiк бланкiлерi қатаң есеп бланкiлерi болып табылмайды.

9.12. Куәлiк бланкiлерiн берудi есепке алу облыс әкiмi аппаратының ұйымдастыру-инспекторлық бөлiмi арнайы басталған журналда жүргiзедi, ол нөмiрленедi, жiптеледi және облыс әкiмiнiң мөрiмен бекiтiледi.

Есепке алу журналында мынадай мәлiмет көрсетiледi:

• реттiк тiркеу нөмiрi;
• берiлген күнi;
• алушының тегi, аты, әкесiнiң аты;
• лауазымы;
• алушының жеке басын куәландыратын құжаттың деректерi;
• Куәлiктi берген қызметкердiң қолы;
• алушының қолы;
• өзге-де мәлiметтер (қайтару, жоғалту және т.б.)

9.13. Куәлiктерге нөмiрлер оның есепке алу журналындағы реттiк нөмiрiне сәйкес берiледi.

Есепке алу журналында толық өткiзiлген нөмiрлеу қолданады.

9.14. Куәлiктердiң таза және бүлiнген бланкiлерi, қайтарылған Куәлiктер және есепке алу журналы күймейтiн сейфте сақталады.

9.15. Қажет болғанда Куәлiктердiң пайдаланбайтын, бүлiнген бланкiлерi, сондай-ақ қайтарылған Куәлiктер жиналуына қарай тиiстi актi жасалып жойылуға тиiс.

Жою актiлерi округ әкiмiмен бекiтiледi.

10. Аппараттағы жұмыс уақытының режимi

14.1. Аппарата жұмыс күнi сағат 9.00 басталады және 18.00-ге дейiн жалғасады, түскi үзiлiс — сағат 13.00-ден 14.30-ге дейiн.

14.2. Аппарат қызметкерлерiнiң функционалдық мiндеттерiнiң көлемi лауазымдық нұсқаулықтармен айқындалады.