Қазақстан Республикасының Заңнама талаптарына сәйкес 3 жылда бір рет Шымкент қаласы мемлекеттік архивінің жинақтау көзі тізіміндегі мекемелерінде ведомстволық сақтаудағы құжаттар туралы мәліметтер жинақталып, 3-жылдық (2014-2016 жылдары) жиынтық паспорт әзірленді. Жиынтық паспортқа 367 мекеменің, оның ішінде 318 – мемлекеттік,  49 – мемлекеттік емес ұйымдардан мәлімет жинақталды. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спортминистрінің міндетін
атқарушының 2017 жылғы 29 қыркүйектегі №263 бұйрығымен бекітілген сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесіне өзгерістер мен толықтырулар енгізілуіне байланысты 2019 жылғы 6-7 ақпанында жинақтау көзіне енгізілген 150-ге жуық мекеменің іс жүргізушілері мен ведомостволық архивке жауапты мамандарының қатысуымен 2 әдістемелік семинар-кеңес  ұйымдастырылып,  өткізілді. Жыл барысында тұрақты сақталатын құжаттардың 991,  жеке құрам құжаттарының 9348,  жеке текті құжаттарының 10, жалпы 10349 сақтау бірліктері қабылданып, құжаттарға №368-381 қор беріліп, топографиялық карточка толтырылып, архивтік қоймаларға орналастырылды.  Халыққа қызмет көрсетудің сапасын жақсарту мақсатында 2019 жылдың 26 ақпанында Шымкент қалалық мемлекеттік архивінің ұйымдастыруымен Мемлекеттік қызмет көрсету бойынша сұранымдарды стандартқа сай орындау мақсатында Халыққа қызмет көрсету бөлімдерінің басшылары, мамандары шақырылып, дөңгелек үстел ұйымдастырылып, өзекті мәселелерді талқыланып, мемлекеттік қызметтердің қолжетімділігін және заңнама талаптарына сәйкес ұсынылуын қамтамасыз етубойынша ұсыныстар айтылды. 2019 жылғы 18-21 маусым аралығында архив ісі саласындағы мемлекеттік көрсетілетін қызметтер стандарттарына ҚР Мәдениет және спорт министрлігінің 2019 жылғы 13 мамырдағы №133 бұйрығымен өзгерістер мен толықтырулар енгізілуіне байланысты ХҚКО орталығының 7 бөлімінде семинарлар ұйымдастырылып, өткізілді.           2019 жылы әлеуметтік-құқықтық сипаттағы жалпы 7756 сұраным келіп, тіркелді, оның ішінде қанағаттанарлық жауап берілгені – 2849, қанағаттанарлықсыз жауаптар берілгені 4794  болса,  орындалу барысындағы сұранымдар саны 51. Тіркелген сұранымдардың барлығы заңнамамен белгіленген мерзімде орындалды орындалды.  2019 жылғы 5-ші қыркүйекте Тіл мерекесіне орай Шымкент қалалық мемлекеттік архивінің ұйымдастыруымен қалалық №4 колледжінің студенттерінің қатысуымен «Латын әліпбиінің тарихы – архив құжаттарында» атты іс-шара өткізіліп, архив құжаттары негізінде көрме ұйымдастырылды. Жылдық есепті кезең ішінде Шымкент қаласы әкімдігінің сараптау-тексеру комиссиясының 4 отырыс өтті. Жинақтау көзіне енгізілген мекемелердің 106 істер номенклатурасы, 38 тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша құжаттарының тізімдемесі мен жою актілері қаралып, келісілді. Архивтік мәліметтердің негізінде ҚР Конститутция күніне орай  2019 жылғы 28 тамызда №68-69 «Шымкент келбеті» газетіне «Тәуелсіздігіміз тұғырлы, заңымыз ғұмырлы» атты мақаласы жарыққа шықты.   Еңбек күніне орай мемлекеттік сақтаудағы П.Мергенбаеваның архивтік жеке тектік құжаттары негізінде «Бөбектерге жан жылуын сыйлаған ана» атты мақаласы «Шымкент келбеті» газетінің 2019 жылғы 2-ші қазандағы №78 санында жарияланды.   Ағымдағы жылдың 4-ші қазан күні Шымкент қаласының Құрметті азаматы,бокстан ҚР Ұлттық құрама командасы бас бапкерінің кеңесшісі М.Айтжановтың мемлекеттік сақтауға қабылданған жеке тектік құжаттарының негізінде көрме ұйымдастырылып, «Әлемдік деңгейдегі қазақ бапкері» атты іс-шара өткізілді. Сонымен қатар, архивтегі жеке тектік құжаттары негізінде жазылған «Әлем мойындаған қазақ бапкері» атты мақала «Шымкент келбеті» газетінің 2019 жылғы 22 қарашадағы №93 санында және «Қазақстан архивтері» республикалық журналының 2019 жылдың желтоқсан айындағы №4 шығарылымында жарыққа шықты. 2019 жылдың 24-25 қазанында «InesSoft» ЖШС мамандары «Цифрлік Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру аясында архив мамандарын, қалалық архивтің жинақтаушы көздерінің архив саласындағы мамандарының қатысуымен, жалпы саны 150-ге жуық маманға, «Электрондық құжаттардың бірыңғай архиві», «Е-архив»  бағдарламасын  пайдалану ережелерін, тәртібінтүсіндіру бойынша семинар өткізді.

Есепті жылдың 31 қазан – 1қараша күндері Ақпараттық  және әкімшілік технологиялар институтының ұйымдастыруымен «Мекемелер  мен ұйымдарда істер номенклатурасын жасау жәнеістерді қалыптастыру. Электронды архивті ұйымдастыру» тақырыбы бойынша біліктілікті арттыру курстары өткізілді, Курсқа Шымкент қалалық мемлекеттік архиві, Түркістан облысының мемлекеттік архиві және жинақтау көзі болып табылатын мекемелер мен ұйымдардың мамандары,  жалпы саны 25 адам, қатысып, нәтижесі бойынша сертификат берілді.

Шымкент қалалық мемлекеттік архивінде 2020 жылы 6249 сақтау бірлігі (бұдан әрі-с.б.) қабылданды. Оның ішінде тұрақты сақталатыны - 1061 с.б., жеке құрам құжаттары - 5043 с.б., жеке тектік құжаттары – 13 с.б., 101 фотоқұжат, 31 бейнеқұжат.

2020 жылы «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасына сәйкес ҚР  Мәдениет және спорт министрлігінің (әрі қарай – ҚР МСМ) бастамасымен «Электронды құжаттардың бірыңғай архиві» ақпараттық жүйесі (әрі қарай – ЭҚБА АЖ) тәжірибелік пайдалануға берілуіне байланысты, қала аумағында орналасқан 23 басқарма мен 4 аудан әкімдіктері және Шымкент қалалық мемлекеттік архиві (бұдан әрі-Архив) жүйеге қосылды. 

Архивтің қорын жинақтау көздерінің тізіміндегі 458 мекеменің    мәліметтері модульге сәйкес енгізілді, мамандар «Істер номенклатурасы» бойынша модулімен жұмыс жүргізуді бастады.

Архивтік құжаттарды электронды нұсқаға көшіру жұмыстарын жүргізу үшін қалалық архивте «Автоматтандырылған архивтік технологиялар, ақпараттық желі мен деректер қорын құру» бөлімі құрылып, тиісті мамандармен толықтырылды.

№369 қордың 12510 парақ тізімдемелері электрондық форматқа көшірілді. 

Архивтік құжаттарды цифрландыру бойынша 2020 жылы 143 170 парақты цифрландыру жоспарланып, жыл соңында 146 761 парақ құжат цифрландырылды (жалпы цифрландыруға жататын жоспарланған құжаттың 100% орындалды)

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры құжаттарының автоматтандырылған мемлекеттік есеп жүйесіне жыл барысында 172 853 с.б. енгізілді.

2020 жылы №114-129, №20 қорлардың тізімдемелерімен салыстырмалы түрде 3336 құжаттың қоймадағы құжаттармен сәйкестігі, 494731 парақтың түгелділігі тексеріліп, жыртылған, жарамсыз болған жапсырмаларын ауыстыру жұмыстары жүргізілді.

Мемлекеттік сақтаудағы істердің физикалық жай-күйін жақсарту барысында 162 істегі 160 парақ құжат қайта қалпына келтіріліп, түптеліп, тігілді.

2020 жылы жеке және заңды тұлғалардан түскен 6710 сұраным орындалып, Оның 5591-і Қазақстанда тіркелген жеке және заңды тұлғалардан  келіп түссе, 1119-і - алыс және жақын шет елдерден келіп түскен. Тіркелген сұранымдардың барлығына заңнамамен белгіленген мерзімде жауап берілді.

2020 жылы Шымкент қаласы әкімдігінің сараптау-тексеру комиссиясының 4 отырысы өткізілді. Жыл барысында, 238 істер номенклатурасы, 33 мекеменің тұрақты сақталатын құжаттар тізімдемесі,                31 жеке құрам құжаттарының тізімдемесі және 37 құжаттарды жоюға бөлу туралы актісі, 276 мекеменің сараптау комиссиясы туралы ережесі,                            230 мекеменің ведомстволық архив туралы ережесі қаралып, келісілді.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2019 жылғы 20 желтоқсандағы №953 қаулысымен бекітілген «Архив – 2025» жобасын іске асыру жөніндегі 2020 - 2025 жылдарға арналған кешенді іс-шаралар жоспарына сәйкес Шымкент қалалық мемлекеттік архивінің архив қорының жинақтау көздері тізіміне енгізілген Шымкент қаласында орналасқан 1126 ұйым, мекеме, кәсіпорындарының жеке құрам жөніндегі құжаттардың орналасуы туралы анықтамалық қазақ және орыс тілдерінде әзірленді. Сонымен қатар, мемлекеттік сақтаудағы 386 қорлар туралы жөнсілтер әзірленіп, сараптау-тексеру комиссиясының қарауына ұсынылды.

Архив саласының бір бағыты – еліміздің дамуына, мемлекетіміздің көркеюіне елеулі үлес қосқан дара тұлғалардың жеке текті құжаттарын жинақтап, қабылдап, жас ұрпаққа насихаттау, қоғамға жариялау болып табылады.  Осы бағытта бірқатар  жұмыстар жүргізілді.

Бұл ретте, Шымкент қаласының мәдениет, тілдерді дамыту және архивтер басқармасының бастамасымен Шымкент қалалық мемлекеттік архиві Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану бойынша  жыл бойы  9 іс-шаралар (көрмелер, құжаттар жинағы, конференциялар, семинар-кеңес отырысы, БАҚ жариялымдар, архив бойынша экскурсиялар және т.б. ) ұйымдастырылып, өткізілген.

 «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру аясында Шымкент қалалық мемлекеттік архивінің мамандары «InesSoft» жауапкершілігі шектеулі серіктестігі мамандарымен ҚБЭА АЖ пайдалану мәселелері бойынша тығыз байланыста жұмыс жүргізуде.

Жалпы жыл барысында мемлекеттік сақтауға құжаттардың 6433 сақтау бірлігі (бұдан әрі-с.б.) қабылданды. Оның  ішінде тұрақты сақталатыны – 1249 с.б., жеке құрам құжаттары- 5165 с.б., жеке тектік құжаттары – 19 с.б., Мемлекеттік сақтауға қабылданған мекемелерге   № 394- 408  қор беріліп, архивтік қоймаларға орналастырылды.

«Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы шеңберінде құжаттарды электронды нұсқаға көшіру жұмыстарын жүргізу бойынша  2021 жылы 203 239 парақты цифрландыру жоспарланып, жылы  басынан есептегенде архивтік құжаттардың 212 621  парақ саны  цифрландырылды (жалпы цифрландыруға жататын жоспарланған құжаттың 100% орындалды).

 Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құжаттарының автоматтандырылған мемлекеттік есеп жүйесіне жыл барысында 401 қордың 178 825 с.б. енгізілді.

Есепті кезеңде істердің физикалық жай-күйін жақсарту жұмысы жүргізіліп, қоймада орналастырылған 4244 құжат өңделіп, қайта түптеліп, есепті мерзімде 143 391 парақ нөмірленді.

            2021 жыл барысында Шымкент қалалық мемлекеттік архиві мамандарымен 1453 мекемеге әдістемелік кеңес берілді.

2021 жылы Шымкент қаласы әкімдігінің сараптау-тексеру комиссиясының 4 отырысы өткізілді. Комиссияда жинақтаушы қор көзіне енгізілген мекемелердің жалпы 131 істер номенклатурасы, 28 мекеменің  тұрақты сақталатын істер тізімдемесі, 28 - жеке құрам бойынша істер тізімдемесі мен  29 – құжаттарды жоюға бөлу туралы актісі, 87-мекеменің сараптау комиссиясы туралы ережесі, 59 - мекеменің  ведомстволық архив туралы ережесі қаралып, келісілді.

2021 жылдық есеп бойынша 7174 сұраным орындалып, оның ішінде Қазақстанның жеке, заңды тұлғаларынан  келіп түскені- 5504, ТМД және алыс, жақын шет елдерден келіп түскені-1670 сұраным тіркеліп, орындалды. Орындалған сұранымдардың қанағаттанарлық жауаптар берілгені- 3226, қанағаттанарлықсыз жауаптар берілгені- 3948 сұраным. Келіп түскен сұранымдардың қанағаттанарлықсыз жауаппен орындалудың басты себебі сұратылған мәліметтер архивке мемлекеттік сақтауға тапсырылмағаны болып отыр. Тіркелген сұранымдардың барылығына заңнамамен белгіленген мерзімде жауап берілді.

Архив саласының бір бағыты – еліміздің дамуына, мемлекетіміздің көркеюіне елеулі үлес қосқан дара тұлғалардың жеке текті құжаттарын жинақтап, қабылдап, жас ұрпаққа насихаттау, қоғамға жариялау болып табылады.  Осы бағытта бірқатар  жұмыстар жүргізілді.

Бұл ретте, Шымкент қаласының мәдениет, тілдерді дамыту және архивтер басқармасының бастамасымен Шымкент қалалық мемлекеттік архиві Ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану бойынша  жыл бойы 30 аса іс-шаралар (көрмелер, құжаттар жинағы, конференциялар, семинар-кеңес отырысы, БАҚ жариялымдар, архив бойынша экскурсиялар және т.б. ) ұйымдастырылып, өткізілді.

Сонымен қатар, ҚР Үкіметінің 2019 жылғы 20 желтоқсандағы №953 қаулысымен бекітілген «Архив – 2025» жобасын іске асыру жөніндегі 2020 - 2025 жылдарға арналған кешенді іс-шаралар жоспарына сәйкес, Қазақстан Республикасының Тәуелсіздігінің 30 жылдығына орай Шымкент өңірінің дамуына, өркендеуіне өз үлестерін қосып, әр салада еңбегімен үлкен жетістіктерге жетіп, халықтың құрметіне ие болған үздіктердің, қоғам қайраткерлерінің,  дара тұлғалардың  1991 жылдан 2021 жылға дейінгі «Шымкент қаласының Құрметті азаматы» атағын 145 азаматтардың мәліметтерінен Шымкент қаласы мәслихатының архиві, Шымкент қалалық мемлекеттік архиві, Түркістан облысының мемлекеттік архиві, Түркістан облысының қоғамдық - саяси тарихының мемлекеттік архивтерінде сақтауда тұрған құжаттар негізінде   жинақ шығарылды.

2022 жылдың І-ші жартыжылдығында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жоспарына сәйкес, мемлекеттік сақтауға 3379 сақтау бірлігі қабылданып, реттелді. Оның ішінде  тұрақты  сақталатын 1009 с.б., жеке құрам құжаттары - 2370 с.б. Жаңадан қабылданған мекемеге   №409 қор беріліп және басқа да қорларға толықтырулар енгізілді, осы көрсетілген қорларға топографиялық карточка толтырылып, архивтік қоймаларға орналастырылды.

 «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасына аясында мемлекеттік сақтаудағы архивтік құжаттарды цифрлық таңбаға көшіру бойынша ағымдағы жылы 576 000 парақ саны цифрландыру жоспарланып, жыл басынан бүгінгі күнге дейін (05.01.-30.06.2022жж.аралығы) 288 070 парақ құжат цифрландырылып, ағымдағы жылға жоспарланған көлемнің 50% құрап отыр.

Қазіргі таңда, Шымкент қалалық мемлекеттік архивінде 4 дана планетарлық сканер орнатылған.

Ағымдағы жылдың алты айында архивтік анықтама беру бойынша әлеуметтік-құқықтық сипаттағы 3018 сұраным тіркеліп, орындалды. Оның ішінде: Қазақстан жеке, заңды тұлғалардан  келіп түскені- 2375, ТМД және алыс, жақын шет елдерден келіп түскені-643.  Қанағаттанарлық жауаптар берілгені - 1086, қанағаттанарлықсыз жауаптар берілгені-1932. Келіп түскен сұранымдардың қанағаттанарлықсыз жауаппен орындалудың басты себебі сұратылған мәліметтер архивке мемлекеттік сақтауға тапсырылмағаны болып отыр. Тіркелген сұранымдардың барлығына заңнамамен белгіленген мерзімде жауап берілді.