Түркістан облысы әкімі аппараты басшысының міндетін атқарушының
2023 жылғы «09» қарашадағы
№ 50-н/қ бұйрығына
13-қосымша
Түркістан облысы әкімі аппаратының
құжат айналымын қамтамасыз ету және бақылау бөлімі туралы
ЕРЕЖЕ
облыс әкімі аппаратының қызметін құжаттармен қамтамасыз етуді және бақылауды жүзеге асыру, құжаттардың есепке алынуы, өтуі, қаралуы және жіберілуі жөніндегі жұмыстарды ұйымдастыру.
1) осы Ережеде көзделген өз міндеттерін орындау үшін қажетті құжаттар мен мәліметтерді мемлекеттік органның құрылымдық бөлімшелерінен сұратуға;
2) облыстық жергілікті атқарушы органдар басшыларынан және лауазымды тұлғалардан қолданыстағы заң талаптарына сәйкес Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі мен Премьер-Министрі Кеңсесінің, Парламентінің, министрліктерінің және тағы басқа да жоғарғы органдардан келген құжаттарды, облыс әкімдігінің қаулыларын, облыс әкімінің шешімдерін, өкімдерін, хаттамалық тапсырмаларын іске асыру бойынша ауызша және жазбаша анықтамаларды, түсініктеме жазбаларды және өзге де құжаттарды алуға;
3) облыс әкімі аппаратында, облыстық жергілікті атқарушы органдарда орындаушылық тәртіп және құжаттама жасаудың талаптарын сақтау бойынша кемшіліктерге жол берген жауаптыларға тәртіптік шара көру туралы облыс әкімі аппараты басшылығына ұсыныс енгізуге.
1) облыс әкімі аппаратына түскен жоғары тұрған органдардан, кіріс хат-хабарларды уақтылы қабылдауды, тіркеуді, шығыс хат-хабарларды тіркеуді, жіберуді ұйымдастыру;
2) облыс әкімі аппаратына келіп түскен құжаттардың бастапқы өңдеуді, алдын–ала қаралуды, басшылықтың қарауынан өтуді және орындаушыларға жеткізу;
3) Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің, Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі мен Премьер-Министрі Кеңсесінің, Парламентінің, министрліктерінің және тағы басқа да жоғарғы органдардан келген құжаттарда, облыс әкімдігінің хаттамалық тапсырмаларында белгіленген орындау мерзімдеріне бақылауды және бақылаудан алу жүйесін ұйымдастыру;
4) құжаттарды ресімдеудің белгіленген тәртібін бұзу деректері бойынша талдау жасап, басшыларға баяндау;
5) бақылаудағы құжаттардың орындалу мерзімі туралы орындаушыларға жүйелі түрде ескертіп отыру;
6) іс қағаздарды жүргізуді жетілдіруді қамтамасыз ету, облыс әкімінің аппаратында, аудан және қала әкімдіктерінде, облыстық бюджеттен қаржыландырылатын мемлекеттік оpгандарда құжаттандаруды ұйымдастыру мәселелері бойынша ұсыныстар енгізу;
7) құжаттармен жұмыс істеу тәртібін анықтау;
8) кіріс және шығыс хат-хабарларды өңдеу кезінде құжаттардың дұрыс ресімделуін үйлестіру;
9) облыс әкімдігі хаттамаларының, қаулыларының, облыс әкімінің шешімдері мен өкімдерінің, облыс әкімі аппараты басшысы бұйрықтарын, облыс әкімі өткізетін мәжілістердің хаттамаларын тіркеу, орындаушыларға жолдау, есепке алу және сақтау жөніндегі жұмысты ұйымдастыру.
10) қызметтік бланктердің есебін жүргізу;
11) «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген құжаттарды уақтылы қабылдауды, тіркеуді, шығыс хат-хабарларды тіркеуді, жіберуді ұйымдастыру;
12) облыс әкімі аппаратының, облыстық жергілікті атқарушы органдардың қызметкерлеріне іс қағаздардың жүргізілуін ұйымдастыру жөнінде әдістемелік көмек көрсету.
13) облыс әкімі аппаратында құжаттарды сақтау, мұрағатқа тапсыру.
14) облыс әкімі аппараты құжаттарының құндылығына сараптау жүргізу жөніндегі комиссияның жұмысын ұйымдастыру;
15) мұрағатқа сақталатын құжаттарды техникалық өңдеуден өткізу;
16) мерзімі өткен құжаттарды сақталу мерзіміне сәйкес мұрағатқа өткізу;
17) мерзімі бар құжаттар жиынтығын облыс әкімдігінің ағымдағы мұрағатында сақтау;
18) облыс әкімі аппаратындағы құрылымдық бөлімшелердің индекстерін анықтау;
19) облыс әкімі аппаратының істердің жинақталған номенклатурасын, корреспонденциялар тізімін жасау;
20) белгіленген тәртіпте құжаттардан көшірмелер және мұрағаттық анықтамалар беру.