Легализация документов представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на документах с целью использования их в другом государстве.
Документы принимаются на легализацию как в подлинниках, так и в нотариально заверенных копиях. Также документы должны содержать реквизиты, наличие которых является обязательным (номер, дата, подпись, печать), совершены без подчисток либо приписок, в них не допустимы зачеркнутые слова и иные не оговоренные исправления, они не должны быть исполнены карандашом. Текст документа должен быть четким и ясным, а подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, отчетливыми. Документ, объем которого превышает один лист, должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью.
За рубежом функции по легализации выполняют загранучреждения Республики Казахстан.
На территории Республики Казахстан - Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Республики Казахстан.
Процедура легализации документов.
Для легализации документов необходимо предоставить следующие документы:
Для физического лица:
1) Заявление;
2) Копия документа, удостоверяющего личность;
3) Оригинал и копия документа, подлежащего легализации;
4) Консульский сбор на сумму 35 долларов США (за 1 документ);
5) Копия документа, подтверждающего полномочия (при подаче документов через представителя/доверенного лица);
Для юридического лица:
1) Заявление в произвольной форме (на фирменном бланке компании, указать наименование компании, адрес, номер телефона, дату и подпись официального лица компании);
2) Копия учредительного документа юридического лица (документ, подтверждающий факт существования компании);
3) Оригинал и копия документа, подлежащего легализации;
4) Консульский сбор на сумму 35 долларов США (за каждый документ);
5) Копия документа, подтверждающего полномочия (при подаче документов через представителя/доверенного лица);
Легализация документов осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления, а в случае необходимости проведения дополнительного изучения или проверки, срок может быть продлен не более чем на 30 календарных дней.
В соответствии со статьей 629 Налогового кодекса Республики Казахстан, уплаченные суммы консульских сборов возврату не подлежат.