Шетелдіктер асырап алған Қазақстан Республикасының азаматтары болып табылатын балаларды Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігінде есепке қою олар Қазақстан Республикасы аумағынан тысқары кеткенге дейін Министрлікте жүзеге асырылады.
Балаларды есепке қою үшiн асырап алушылар, не болмаса олардың сенім білдірген адамдары, Министрлікке мынадай құжаттар ұсынады:
1) балаларды есепке қою туралы өтiнiш (2 дана);
2) балаларды есепке қою жеке карточкасы (2 дана);
3) Ішкi iстер органдарының шетелде тұрақты тұруға шығу туралы рұқсат жазбасы бар, шетелдіктердің асырауына берілген балаға - Қазақстан Республикасының азаматына берілген паспорттың түпнұсқасы;
4) баланың паспортының нотариалды куәландырылған көшірмесі (2 дана);
5) баланы асырап алушылардың жеке басын куәландыратын құжаттардың нотариалды куәландырылған көшірмесі (2 дана);
6) баланың 3,5 х 4,5 сантиметр көлеміндегі түрлі-түсті екі фотосуретi;
7) баланың туу туралы куәлiгiнiң нотариалды куәландырылған көшiрмесi (2 дана);
8) бала асырап алу туралы куәлiктің нотариалды куәландырылған көшiрмесi;
9) шетелдіктердің баланы асырап алуы туралы өтінішін қанағаттандыру туралы сот шешімінің сот куәландырған көшірмесі (2 дана).
Балаларды есепке қою құжаттар ұсынылған күннен бастап бес жұмыс күні ішінде жүргізіледі.
Құжаттарды толтыру кезінде толық емес деректер ұсынылған және/немесе толық емес құжаттар пакеті тапсырылған жағдайда балаларды есепке қою құжаттарын қабылдау жүзеге асырылмайды.
Жіберілген кемшіліктер жойылғаннан кейін құжаттар жалпы негізде қайта ұсынылады.
Есепке қою кезінде баланың паспортына қосымша бет қоса тіркеледі және оған мөр қойылады.
Асырап алынған баланың паспортында есепке қойылғаны туралы қосымша бет пен мөртабан болмаған жағдайда, оның Қазақстан Республикасы аумағынан шығуына тыйым салынады.
Асырап алу туралы сот шешімі заңды күшіне енгеннен кейін асырап алушылар алғашқы үш жыл бойы әр алты ай сайын, келесі жылдары – бала он сегіз жасқа толғанға дейін жылына кемінде бір рет, асырап алынған балалардың өмір сүру, оқу, тәрбиелену және денсаулық жағдайы туралы есепті суреттерімен қоса уәкілетті органға ұсынады.
Асырап алушылар есепті шет елдегі мекеме арқылы ұсынған жағдайда, шет елдегі мекеменің консулдық лауазымды адамы оны әрі қарай уәкілетті органға жолдау үшін Министрлікке жібереді.
Баланың тұрғылықты жері өзгерген жағдайда асырап алушылар бес жұмыс күн ішінде агенттікке және аталған бала есепте тұрған шет елдегі мекемеге асырап алынған баланың тұрғылықты орны өзгергені туралы хабарлама жолдайды.