ПОЛОЖЕНИЕ об отделе документационного обеспечения и контроля Аппарата акима Мангистауской области

Приложение 11

к приказу руководителя аппарата

акима Мангистауской области

от «___» ________2021 года № ___

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документационного обеспечения и контроля

Аппарата акима Мангистауской области

 

  1. Общие положения

 

  1. Отдел документационного обеспечения и контроля Аппарата акима области (далее – Отдел) является структурным подразделением Аппарата акима Мангистауской области (далее – Аппарат).
  2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, а также настоящим Положением.
  3. Структура, штатная численность Отдела утверждается приказом руководителя Аппарата.

В состав Отдела входят:

  • руководитель отдела;
  • главный инспектор;
  • два главных специалиста.

Функциональное управление и линейное руководство персоналом Отдела осуществляет руководитель Отдела.

 

 

  1. Основные задачи, функции, права и обязанности Отдела

 

  1. Задача: документационное обеспечение деятельности Аппарата и координация работы государственных органов по организации и совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

Функции:

1) организация текущего делопроизводства и работы по расширению сферы применения государственного языка в делопроизводстве, развитию электронного документооборота, систематизации и оптимизации поступающей в Аппарат корреспонденции;

2) ведение       несекретного      делопроизводства     и    электронного  документооборота, проверка поступающей и отправляемой корреспонденции на бумажных и электронных носителях на соответствие требованиям делопроизводства;

 

3) предварительное рассмотрение, распределение, учет и регистрация поступающей служебной корреспонденции, ее оперативное доведение   руководству и структурным подразделениям,  контроль  своевременного прохождения документов;

4) регистрация и рассылка организационно-распределительных документов акимата области в ЕСЭДО, регистрация протоколов совещаний, проводимых акимом области, его заместителями и руководителя аппарата акима области, обеспечение контроля по их исполнению;

5) сверка наличия документов в структурных подразделениях Аппарата инструктаж вновь принятых сотрудников Аппарата по вопросам делопроизводства;

6) обеспечение изготовления  и  надлежащего  применения  гербовых печатей акима области и  служебных бланков, ведение их учета,  печатей и штампов Аппарата;

7) формирование  архивного фонда  Аппарата, организация текущего архивного хранения подлинников документов и передача их на  хранение в Государственный архив Мангистауской области.

8) регистрация, распространение, контроль, контроль за исполнением служебных писем государственных органов с пометкой «Для служебного пользования».

  1. 5.Задача: контроль своевременной и полной реализации актов и поручений Президента, Государственного секретаря, руководства Администрации, консультативно-совещательных органов при Президенте, возглавляемых Президентом, Государственным секретарем, Руководителем Администрации, государственными органами и структурными подразделениями акимата области.

Функции:

         1) ведение   электронной   базы   данных  и   картотеки  контрольных документов  по реализации актов и поручений Главы государства, осуществление контроля на базе напоминание исполнения «Светофор»;

         2) подготовка аналитических записок и справок о состоянии исполнения актов и поручений Главы государства на рассмотрении комиссии исполнительской дисциплины, в том числе исполненных некачественно или с нарушением сроков исполнения;

3) участие в проверках местных государственных органов по вопросам реализации актов и поручений Президента, исполнительской дисциплины, внесение предложений о принятии мер по устранению выявленных нарушений и привлечении к ответственности должностных лиц;

4) подготовка служебных записок по снятию с контроля исполненных поручений и заполнение карточек исполнения.

  1. В целях реализации основных задач и осуществления своих функций Отдел в пределах своей компетенции вправе:

1) запрашивать и получить в установленном порядке от государственных органов, учреждений и организаций информацию и документы, необходимых для выполнения своих функций;

2) оказывать методическую и практическую помощь в деятельности аппаратов акимов города, районов, областных управлений и других служб (отделов) местных исполнительных органов и требовать от них исполнения Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан, Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, Правил документирования и управления документацией в Аппарате;     

3) своевременно и качественно выполнять задачи, возложенные на Отдел;

4) вносить на рассмотрение руководства предложений по курируемым вопросам Отдела;

5) осуществлять контроль в структурных подразделениях Аппарата, аппаратах акимов городов и районов,  областных управлениях, организациях и учреждениях за соблюдением установленного порядка подготовки документов, требование от руководителей выполнение установленного порядка работы с документами, возвращать  исполнителям документы и требовать их доработки в случаях нарушения установленных правил.

 

 

  1. Организация деятельности Отдела, полномочия его должностных лиц

 

  1. Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
  2. Отдел возглавляет Руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Аппарата в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
  3. Руководитель Отдела:

1) осуществляет руководство и организует работу Отдела, несет персональную ответственность за выполнение закрепленных задач и функций;

2) обеспечивает своевременное и исчерпывающее исполнение актов и поручений Президента, поручений руководства Аппарата;

3) вносит предложения по  должностным инструкциям сотрудников Отдела;

4) обеспечивает организацию труда, надлежащую трудовую и служебную дисциплину;

5) отвечает за ведение делопроизводства в Отделе в соответствии с правилами, установленными в Аппарата;

6) проводит анализ деятельности Отдела, готовит предложения по ее совершенствованию;

7) вносит предложения о назначении на должности и  освобождении от должностей сотрудников Отдела, об их поощрении и наказании;

8) докладывает о результатах проводимых проверок в установленном порядке;

9) представляет акиму области и руководству Аппарата наиболее важную корреспонденцию и необходимые оперативные данные;

10) взаимодействует при реализации задач и функций Отдела со структурными подразделениями Аппарата акима области, иными государственными органами и организациями;

11) согласовывает кандидатуры сотрудников структурных подразделений Аппарата, ответственных за ведение делопроизводства, при приеме их на работу и их увольнение.

 

Дата публикации
02 марта 2021