Маңғыстау облысы әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі туралы ЕРЕЖЕ

Маңғыстау облысы

әкімі аппараты басшысының

2021 жылғы  «____» __________

№ _____ бұйрығына

11-қосымша

 

 

 

Маңғыстау облысы әкімі аппаратының

құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі туралы

ЕРЕЖЕ    

 

  1. Жалпы ережелер

 

  1. Маңғыстау облысы әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі (бұдан әрі – Бөлім) Маңғыстау облысы әкімі аппаратының (бұдан әрі – Аппарат) құрылымдық бөлiмшесі болып табылады.
  2. Бөлім өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, заңдарын, Қазақстан Республикасы Үкіметінің және Президент актілерін, өзге де  нормативтік құқықтық  актілерді,  сондай-ақ облыс әкімдігінің және Әкімнің актілерін, Аппарат Басшысының бұйрықтарын және осы Ережені басшылыққа  алады.

3.Бөлімнің  құрылымы, штаттық саны Аппарат басшысының бұйрығымен бекітіледі.

Бөлімнің құрамына:

  • бөлім басшысы;
  • 1- бас инспектор;
  • 2 – бас маман кіреді.

Бөлім персоналын функционалды және тікелей басқаруды Бөлім басшысы жүзеге асырады.

 

 

  1. Бөлімнің негізгі міндеттері, функциялары, құқықтары мен міндеттері

 

  1. Міндеті: Аппараттың қызметін құжаттамалық  қамтамасыз  ету және мемлекеттік органдардың іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісін ұйымдастыру мен жетілдірудегі  жұмысын үйлестіру.

Функциялары:

1) ағымдағы іс жүргізуді және мемлекеттік тілдің  іс жүргізудегі қолданыс аясын кеңейту, электрондық құжат айналымын дамыту, Әкімшілікке келіп түсетін хат-хабарды жүйелеу мен оңтайландыру жөніндегі жұмысты ұйымдастыру;

2) құпия емес іс жүргізу мен электрондық құжат айналымын жүргізу, келіп түскен және жөнелтілетін қағаздағы және электрондық жеткізгіштегі хат-хабардың іс жүргізу талаптарына сәйкестігін тексеру;

3) келіп түскен қызметтік хат-хабарды алдын ала қарау, бөлу, есепке алу және тіркеу, оны басшылыққа және құрылымдық бөлімшелерге жедел жеткізу, құжаттардың уақытылы өтуін бақылау;

4) облыс әкімінің ұйымдастыру-өкімдік құжаттарын бірыңғай электронды құжат айналымының жүйесінде (ЭҚАБЖ) тіркеу, тарату және ресімдеуге қойылатын  талаптардың сақталуына, аппаратта өткізілетін облыс әкімінің, оның орынбасарларының және аппарат басшысының жиналыстарының хаттамаларын тіркеу, олардың орындалысын  бақылауды  жүзеге  асыру;

5) Аппараттың құрылымдық  бөлімшелерінде құжаттардың бары-жоғын салыстыру, аппараттың  жаңадан  қабылданған қызметкерлеріне іс қағаздарын жүргізу  мәселелері бойынша  нұсқама өткізу;

6) облыс әкімнің  және облыс әкімі  аппаратының елтаңбалы мөрлерін,  қызметтік бланкілерін облыс  әкімі  аппаратының мөрлері мен мөртабандарын дайындау және  тиісті қолданылуын қамтамасыз  ету, осылардың есебін  жүргізу;

7) облыс  әкімі аппаратының архив қорын қалыптастыру, құжаттардың түпнұсқасын ағымдағы архивте сақтауды және оларды  Маңғыстау  облысының Мемлекеттік  архивіне сақтауға беру;

8) мемлекеттік органдардың «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген хаттарды тіркеу, тарату, бақылауға қою, орындалысын бақылау.

  1. Міндеті: Президенттің, Мемлекеттік хатшының, Президент Әкімшілігі Басшылығының, Президент жанындағы Президент басқаратын, Мемлекеттік хатшы, Әкімшілік Басшысы басқаратын консультативтік-кеңесші органдардың  актілері мен тапсырмаларын мемлекеттік органдардың және Әкімдіктің құрылымдық бөлімшелерінің уақтылы әрі толық орындауына бақылау жасау.

Функциялары:

  • мемлекет басшысының   актілері  мен  тапсырмаларын   іске   асыру бойынша құжаттардың электрондық деректер базасы мен бақылау  картотекасын жүргізу, орындауды ескерту «Бағдаршам» базасында тапсырмалардың орындалысын бақылау;

2) Мемлекет басшысының актілері  мен  тапсырмаларын орындаудың жай-күйі, оның  ішінде  сапасыз орындалғаны немесе мерзімін  бұзушылық  туралы  атқарушылық тәртібі комиссиясының қарауына облыс әкімінің атына аналитикалық жазбалар  мен анықтамалар  дайындау;

3) Президенттің  актілері мен  тапсырмаларын іске  асыру, орындаушылық  тәртіп мәселелері бойынша жергілікті  мемлекеттік органдарға тексеру жүргізуге  қатысу, анықталған  бұзушылықтарды  жою бойынша шаралар қабылдау және лауазымды адамдарды жауапкершілікке тарту туралы ұсыныстар  енгізу;

4) орындалған тапсырмалар бойынша орындау кәртішкесін толтырып, бақылаудан алу жөнінде қызметтік жазбалар дайындау.

 

 

  1. Бөлімнің қызметін ұйымдастыру, Бөлім басшысының өкілеттігі

 

  1. Бөлім Қазақстан Республикасының заңнама актілеріне, Президент актілеріне, басқа да нормативтік-құқықтық актілеріне сәйкес негізгі мақсаттар мен функцияларды іске асыру үшін құзіретке ие.
  2. Бөлімді Қазақстан Республикасының заңнамасымен белгіленген тәртіппен  Аппарат басшысымен қызметке тағайындалатын және қызметтен босатылатын бөлім басшысы басқарады.
  3. Бөлім басшысы:

1) бөлімнің жұмысын ұйымдастырады және басшылық жасайды, жүктелген міндеттер мен функциялардың орындалысына дербес жауапкершілікте болады;

2) Президенттің актілері мен тапсырмаларының, Аппарат басшылығының

тапсырмаларының уақтылы әрі егжей-тегжейлі орындалуын қамтамасыз етеді;

3) бөлім қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтары бойынша ұсыныс береді;

4) бөлім жұмысын ұйымдастырады, тиісінше еңбек және қызмет тәртібін қамтамасыз етеді;

5) аппаратта белгіленген қағидаларға сәйкес Бөлімде іс жүргізуге жауап береді;

6) бөлімнің қызметіне талдау жүргізіп, оны жетілдіру жөнінде ұсыныстар дайындайды;

7) бөлім қызметкерлерін қызметке тағайындау және қызметтен босату, көтермелеу немесе оларға жаза қолдану туралы ұсыныстар енгізеді;

8) белгіленген тәртіппен жүргізілген тексерулер нәтижелері туралы баяндайды;

9) аса маңызды хат-хабар мен қажетті жедел деректерді облыс әкіміне және Аппарат басшылығына ұсынады;

10) бөлімнің міндеттері мен функцияларын іске асыруда Аппараттың құрылымдық бөлімшелерімен, өзге де  мемлекттік органдармен және ұйымдармен өзара іс-қимыл жасайды;

11) аппараттың құрылымдық бөлімшелерінің іс жүргізуге жауапты қызметкерлерін жұмысқа қабылдауда және жұмыстан босатуда олардың кандидатураларын келіседі.

 

Дата публикации
02 марта 2021