Степени нарушений риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах
№ п/п Критерии Степень нарушения 1. Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах) значительное 2. Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 2) наименование вида документа, за исключением письма; 3) дата документа; 4) регистрационный номер (индекс) документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 6) оттиск печати организации незначительное 3. Соответствие: 1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом на всех документах незначительное 4. Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания) незначительное 5. Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила документирования) значительное 6. Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов незначительное 7. Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации незначительное 8. Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид значительное 9. Наличие актов о выделении к уничтожению: 1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите значительное 10. Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма) значительное 11. Наличие грифов утверждения и согласования на документах значительное 12. Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: 1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 2) официального наименования организации; 3) наименования вида документа; 4) даты приказа; 5) регистрационного номера приказа; 6) места издания приказа; 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи; 10) отметки о согласовании приказа; 11) оттиска печати организации значительное 13. Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица значительное 14. Наличие: 1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 2) литера «л/с» или «к», добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности значительное 15. 1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним 3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 2) наименования вида документа; 3) даты; 4) регистрационного номера протокола; 5) места издания протокола; 6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи значительное 16. Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом незначительное 17. Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением незначительное 18. Соответствие формирования: 1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений незначительное 19. Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников незначительное 20. Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов значительное 21. Соблюдение общих требований при формировании дел: 1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других; 5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова «последний» («последняя») в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей) значительное 22. Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации значительное 23. Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 4) архивного шифра дела значительное 24. Соблюдение порядка нумерации листов дела: 1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов незначительное 25. Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других) незначительное 26. Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации незначительное 27. Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища незначительное 28. Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее значительное 29. Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела значительное 30. Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив значительное 31. Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 1) документов Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Аппарат Правительства Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет; 2) документов территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет; 3) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 4) документов органов местного государственного управления области (городов республиканского значения, столицы) – 10 лет; 5) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 6) документов местных государственных органов управления городов (района) – 5 лет; 7) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 8) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 9) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 10) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 11) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 12) картографической документации – 25 лет; 13) геодезической документации – 25 лет; 14) телеметрической документации – 5 лет; 15) аудиовизуальной документации – 3 года; 16) электронных документов –5 лет значительное 32. Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования значительное 33. Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы значительное 34. Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей значительное 35. Соблюдение требований по хранению: 1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке значительное 36. Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров значительное 37. Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах значительное 38. Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65% значительное 39. Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища значительное 40. Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование значительное 41. Наличие паспорта архива организации значительное 42. Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов значительное 43. Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации значительное 44. Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа значительное 45. Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации значительное 46. Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения значительное 47. Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа значительное 48. Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов значительное 49. Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации) значительное 50. Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации) значительное 51. Соответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов) значительное 52. Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов грубое 53. Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах) значительное 54. Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей незначительное 55. Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка значительное 56. Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 1) название архивного фонда; 2) справочные данные об архивном фонде (архивный шифр (номер фонда), объем архивного фонда в единицах хранения по видам документации, крайние даты архивных документов по каждому виду документации, перечень имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата); 3) историческая справка к фонду; 4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 5) информация об условиях доступа и использования; 6) библиография значительное 57. Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов значительное 58. Уничтожение документов Национального архивного фонда грубое 59. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет значительное 60. Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) значительное 61. Наличие в архивохранилищах государственных архивов областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивов дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности значительное 62. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листов проверки наличия и состояния архивных документов на каждую опись отдельно значительное 63. Соответствие единиц хранения в пределах архивного фонда в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах по разделам (подразделам) следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по наименованию организаций или фамилиям физических лиц, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов) значительное 64. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) плана-графика приема документов Национального архивного фонда Республики Казахстан от источников комплектования значительное 65. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка лиц, имеющих право доступа в архивохранилище значительное 66. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах журнала регистрации ключей к замкам помещений архива значительное 67. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах расписки работника в получении ключей к замкам помещений архива значительное 68. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах карточек пофондовых топографических указателей, составленных отдельно на каждый архивный фонд и расположенные в порядке номеров архивных фондов незначительное 69. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги учета поступлений документов значительное 70. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов значительное 71. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестра описей дел, документов значительное 72. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестров описей особо ценных дел, документов значительное 73. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям незначительное 74. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов, содержащих особо ценные документы значительное 75. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах дел фондов значительное 76. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования значительное 77. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах актов о технических ошибках в учетных документах, актов об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных, актов о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов, актов описания архивных документов, переработки описей, акты проведения экспертизы ценности документов, в процессе чего возможно выделение к уничтожению единиц хранения незначительное 78. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах акта о рассекречивании документов значительное 79. Соблюдение государственными архивами областей (городов республиканского значения, столицы) и специальными государственными архивами требований по обособленному хранению следующих архивных документов: 1) секретные; 2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни; 3) на нитрооснове; 4) пораженные биологическими вредителями; 5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования значительное 80. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах утвержденных списков источников комплектования области (городов республиканского значения, столицы) значительное 81. Соблюдение в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах следующих хронологических границ архивного фонда: 1) архивного фонда организации – устанавливаемого на основе нормативных правовых актов официальных дат их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов принятие за дату образования организации даты наиболее раннего из них; 2) объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда; 3) архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом); 4) архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа незначительное 82. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) формы, предназначенной для сбора административных данных «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов» значительное 83. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) наблюдательных дел на организации-источники комплектования архива значительное 84. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах схемы учета архивных документов незначительное 85. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах тематического и тематико-экспозиционного плана выставок архивных документов незначительное 86. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) архивных справочников и баз данных о составе и содержании архивных документов значительное Приложение 2 к совместному приказу Приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов Степени нарушении риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов № п/п Критерии Степень нарушения 1. Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 2) RTF, DOCX - текстовый формат; 3) XLS, XLSX - табличный формат; 4) PPT, PPTX - презентации; 5) RAR, ZIP - архивированный формат значительное 2. Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов значительное 3. Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов значительное 4. Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, или бумажной незначительное 5. Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации значительное 6. Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов значительное 7. Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки грубое 8. Уничтожение документов Национального архивного фонда грубое 9. Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года значительное 10. Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) значительное Приложение 3 к совместному приказу Приложение 3 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах В отношении ведомственных и частных архивов, являющиеся источниками комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов. Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля________________________ ____________________________________________________________________ Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля____________________________________________ ____________________________________________________________________ (№, дата) Наименование субъекта (объекта) контроля___________________________ ____________________________________________________________________ Индивидуальный идентификационный номер, бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля_______________________________________ Адрес места нахождения___________________________________________ №п/п Перечень требований Соответствует требованиям Не соответствует требованиям 1 2 3 4 1. Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанного каждого на отдельных бланках (отдельных листах) 2. Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 2) наименование вида документа, за исключением письма; 3) дата документа; 4) регистрационный номер (индекс) документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 6) оттиск печати организации 3. Соответствие: 1) официального наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом, на всех документах 4. Отсутствие на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания) 5. Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования 6. Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов 7. Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации 8. Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид 9. Наличие актов о выделении к уничтожению: 1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите 10. Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма) 11. Наличие грифов утверждения и согласования на документах 12. Соответствие реквизитов правовых актов, в том числе: 1) изображения Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 2) официального наименования организации; 3) наименования вида документа; 4) даты приказа; 5) регистрационного номера приказа; 6) места издания приказа; 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи; 10) отметки о согласовании приказа; 11) оттиска печати организации 13. Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица 14. Наличие: 1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 2) литера «л/с» или «к», добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности. 15. 1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним. 3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 2) наименования вида документа; 3) даты; 4) регистрационного номера протокола; 5) места издания протокола; 6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи 16. Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом 17. Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением 18. Соответствие формирования: 1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений. 19. Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников 20. Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов 21. Соблюдение общих требований при формировании дел: 1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней и других; 5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова «последний» («последняя») в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей) 22. Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 23. Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 4) архивного шифра дела 24. Соблюдение порядка нумерации листов дела: 1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов 25. Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других) 26. Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации 27. Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища 28. Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее 29. Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела 30. Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов в архив 31. Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 1) документов Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Аппарат Правительства Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Генеральной Прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет; 2) документов территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет; 3) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 4) документов органов местного государственного управления области (городов республиканского значения, столицы) – 10 лет; 5) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 6) документов местных государственных органов управления городов (района) – 5 лет; 7) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 8) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 9) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 10) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 11) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 12) картографической документации – 25 лет; 13) геодезической документации – 25 лет; 14) телеметрической документации – 5 лет; 15) аудиовизуальной документации – 3 года; 16) электронных документов –5 лет 32. Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования 33. Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы 34. Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей 35. Соблюдение требований по хранению: 1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке 36. Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров 37. Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах 38. Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65% 39. Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи документов из архивохранилища 40. Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в другие организации при выдаче архивных документов во временное пользование 41. Наличие паспорта архива организации 42. Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов 43. Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 44. Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа 45. Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации 46. Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения 47. Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа 48. Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов 49. Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-технической документации) 50. Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации) 51. Cоответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов) 52. Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов 53. Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах) 54. Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей 55. Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка 56. Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 1) название архивного фонда; 2) справочные данные об архивном фонде (архивный шифр (номер фонда), объем архивного фонда в единицах хранения по видам документации, крайние даты архивных документов по каждому виду документации, перечень имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата); 3) историческая справка к фонду; 4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 5) информация об условиях доступа и использования; 6) библиография 57. Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов 58. Уничтожение документов Национального архивного фонда 59. Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет 60. Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) 61. Наличие в архивохранилищах государственных архивов областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивов дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности 62. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листов проверки наличия и состояния архивных документов на каждую опись отдельно 63. Соответствие единиц хранения в пределах архивного фонда в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах по разделам (подразделам) следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по наименованию организаций или фамилиям физических лиц, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов) 64. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) плана-графика приема документов Национального архивного фонда Республики Казахстан от источников комплектования 65. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка лиц, имеющих право доступа в архивохранилище 66. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах журнала регистрации ключей к замкам помещений архива 67. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах расписки работника в получении ключей к замкам помещений архива 68. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах карточек пофондовых топографических указателей, составленных отдельно на каждый архивный фонд и расположенные в порядке номеров архивных фондов 69. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги учета поступлений документов 70. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов 71. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестра описей дел, документов 72. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестров описей особо ценных дел, документов 73. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям 74. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов, содержащих особо ценные документы 75. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах дел фондов 76. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования 77. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах актов о технических ошибках в учетных документах, актов об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, архивному фонду, неучтенных, актов о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов, актов описания архивных документов, переработки описей, акты проведения экспертизы ценности документов, в процессе чего возможно выделение к уничтожению единиц хранения 78. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах акта о рассекречивании документов 79. Соблюдение государственными архивами областей (городов республиканского значения, столицы) и специальными государственными архивами требований по обособленному хранению следующих архивных документов: 1) секретные; 2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни; 3) на нитрооснове; 4) пораженные биологическими вредителями; 5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования 80. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах утвержденных списков источников комплектования области (городов республиканского значения, столицы) 81. Соблюдение в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах следующих хронологических границ архивного фонда: 1) архивного фонда организации – устанавливаемого на основе нормативных правовых актов официальных дат их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов принятие за дату образования организации даты наиболее раннего из них; 2) объединенного архивного фонда – даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда; 3) архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом); 4) архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа 82. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) формы, предназначенной для сбора административных данных «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов» 83. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) наблюдательных дел на организации-источники комплектования архива 84. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах схемы учета архивных документов 85. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах тематического и тематико-экспозиционного плана выставок архивных документов 86. Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) архивных справочников и баз данных о составе и содержании архивных документов Должностное (ые) лицо (а): ________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________________________ (должность) (подпись) Руководитель субъекта контроля: ________________________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ____________________________________________ (должность) (подпись) Приложение 4 к совместному приказу Приложение 4 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов В отношении источников комплектования центральных и государственных архивов. Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля______________________ ___________________________________________________________________ Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля____________________________________________________________ ___________________________________________________________________ (№, дата) Наименование субъекта (объекта) контроля_________________________ ___________________________________________________________________ (Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер субъекта (объекта) контроля____________________________________ ___________________________________________________________________ Адрес места нахождения_________________________________________ ___________________________________________________________________ № п/п Перечень требований Соответствует требованиям Не соответствует требованиям 1 2 3 4 1. Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG- графический формат; 2) RTF, DOCX - текстовый формат; 3) XLS, XLSX - табличный формат; 4) PPT, PPTX - презентации; 5) RAR, ZIP - архивированный формат 2. Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов 3. Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов 4. Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации, либо бумажной 5. Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации 6. Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов 7. Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки 8. Уничтожение документов Национального архивного фонда 9. Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года 10. Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел) Должностное (ые) лицо (а): _______________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись) Руководитель субъекта контроля: _______________________________________ (фамилия, имя и отчество (при наличии) ________________________________ ______________ (должность) (подпись) Приложение 5 к совместному приказу Приложение 6 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов № п/п Показатель субъективного критерия Источник информации по показателю субъективного критерия Удельный вес по значимости, балл (в сумме не должен превышать 100 баллов), wi Условия /значения, xi условие 1/значение условие 2/значение условие 3/значение 1 2 3 4 5 6 7 Для профилактического контроля с посещением 1 Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля Результаты мониторинга отчетности и сведения собранные в течении года касательно проведенных/не проведенных плановых и неплановых проверок 50% 0 1 0% 100% 2 Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями в Национальный, центральные и государственные архивы 50% 0 1 0% 100%Дата публикации
21 февраля 2024