Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына байланысты тәуекел дәрежесін бұзу
№ р/н Өлшемшарттар Бұзушылық деңгейі 1 Әрқайсысы жеке бланкіде (жеке парақтарда) басылып шығарылған қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын тең түп-нұсқалы құжаттың бірыңғай деректемелермен ресімделуі елеулі 2 Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалуы: 1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері; 2) хаттан басқа құжат түрінің атауы; 3) құжаттың датасы; 4) құжаттың тіркеу нөмірі индексі); 5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы; 6) ұйым мөрінің бедері болмашы 3 Сәйкес болуы: 1) құжаттар деректемелерін ресімдегенде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына; 2) ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілгенге және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылуы; 3) барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауының көрсетілуі; 4) ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмірдің, серияның болуы болмашы 4 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) болмауы болмашы 5 Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының (бұдан әрі – Құжаттандыру) қағидалары нысаны бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы елеулі 6 Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы болмашы 7 Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссиямен қойылған қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар болуын тексеру нәтижелері туралы белгінің бар болуы болмашы 8 Әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы елеулі 9 Жоюға бөлу туралы актінің болуы: 1) қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін жою кезінде қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын; 2) қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды елеулі 10 Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ датасын қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған датаның болуы елеулі 11 Құжаттарда бекіту және келісу бұрыштамаларының болуы елеулі 12 Құқықтык актілер деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнесі; 2) ұйымның ресми атауы; 3) құжат түрінің атауы; 4) бұйрықтың датасы; 5) бұйрықтың тіркеу нөмірі; 6) бұйрықтың шығарылған жері; 7) мәтіннің тақырыбы; 8) мәтін; 9) қолы; 10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі; 11) ұйым мөрінің бедері елеулі 13 Қағаз құжаттарда лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы елеулі 14 Болуы: 1) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркелуінің; 2) жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған «ж/қ» немесе «і» литерінің; 3) негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің елеулі 15 1. Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы – жиналыстар, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы. 2. Хаттамалардың істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылуы. 3. Хаттама деректемелерінің сақталуы, соның ішінде: 1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы; 2) құжат түрінің атауы; 3) датасы; 4) хаттаманың тіркеу нөмірі; 5) хаттама шығарылған жер; 6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда); 7) хаттама тақырыбы; 8) мәтіні; 9) қолы елеулі 16 Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу болмашы 17 Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылуы болмашы 18 Қалыптастырылуының сәйкес келуі: 1) жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен; 2) жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе; 3) жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе болмашы 19 Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тектерінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі болмашы 20 Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы елеулі 21 Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптардың сақталуы: 1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылуы; 2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттардың бірге орналасуы. Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылуы. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды жеке томға құрастырылуы, ол туралы құжатқа белгі қойылуы; 3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының бірге топтастырылуы; 4) іске өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалардан басқа бір күнтізбелік жылдың құжаттарының топтастырылуы; 5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы; 6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылуы; 7) іске қайтарылуы тиіс құжаттардың, шимай жазбалар мен артық даналардың орналастырылуына жол берілмеуі; 8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол берілмеуі; 9) томдардың (бөліктердің) нөмірлеріне қосып, әрбір томға істің нөмірінің (индексінің) және тақырыбының қойылуы, істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайды соңғы томға (бөлікке) «соңғы» деген сөздің қосылуы елеулі 22 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы елеулі 23 Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелердің болуы: 1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы; 2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі); 3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі; 4) істің архивтік шифрі елеулі 24 Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы: 1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақтың жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірлеу; 2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау; 3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу; 4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлеу; 5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлеу; 6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеу; 7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау; 8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдану болмашы 25 Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігілген істердің болуы. Тігілген (түптелген) істерде темір бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы болмашы 26 Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттардың ұйымның архивіне тапсырғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталуы болмашы 27 Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы болмашы 28 Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы елеулі 29 Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы елеулі 30 Құжаттарды архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы елеулі 31 Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштар-дағы құжаттардың ведомстволық сақтау мерзімдерінің шегінің сақталуы, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Үкімет Аппаратының, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл; 2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл; 3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл; 4) облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл; 5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары– 10 жыл; 6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл; 7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл; 8) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, сот істері және құжаттары – 75 жыл; 9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл; 10) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл; 11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл; 12) картографиялық құжаттама – 25 жыл; 13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл; 14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл; 15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл; 16) электрондық құжаттар – 5 жыл елеулі 32 Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы елеулі 33 Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы елеулі 34 Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы елеулі 35 Орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау: 1) магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге); 2) компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа; 3) микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бумасыртына шығармай металл қораптарға; 4) бейне құжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен елеулі 36 Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металлшкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі: 1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес; 2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасымен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес; 4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес; 5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің арақашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес елеулі 37 Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі елеулі 38 Архив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуы: 1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17оС – +19оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%; 2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 3) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2оС – +5оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштардағы құжаттар үшін – температура +8оС-ден +18оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%; 5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15оС – +20оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65% елеулі 39 Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы елеулі 40 Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы елеулі 41 Ұйым архиві паспорттарының болуы елеулі 42 Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы елеулі 43 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы елеулі 44 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы елеулі 45 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы елеулі 46 Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде бар болуына сәйкестігі елеулі 47 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы елеулі 48 Құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы елеулі 49 Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы елеулі 50 Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы елеулі 51 Ведомстволық және жеке архивтерде тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің келесі белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша) елеулі 52 Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбырлардың болуына жол бермеу өрескел 53 Архив қоймаларында архивтік құжаттардың алғашқы қорғау құралдарында (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) орналасуы елеулі 54 Архив қоймасында стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкасының болуы болмашы 55 Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгертулердің, жөндеулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз пікірлерінің болмауы елеулі 56 Архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі: 1) архив қорының атауын; 2) архив қоры туралы анықтамалық деректерді (архивтік шифр (қор нөмірі), құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі архив қорының көлемін, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың соңғы күндерін, қолда бар қорішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесін; 3) архив қорына тарихи анықтаманы; 4) архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы аннотацияны; 5) қолжетімділік туралы ақпаратты; 6) библиографияны қамтиды елеулі 57 Ұйымда консультативтік-кеңесші органдардың хаттамаларының болуы елеулі 58 Ұлттық архив қорының құжаттарын жою өрескел 59 Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 5 жылда бір рет тексеру елеулі 60 Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру елеулі 61 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде бұзылуға техникалық тұрғыдан мейлінше төтеп беретін, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталған есіктердің болуы елеулі 62 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір тізімдемеге бөлек архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағының болуы елеулі 63 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша келесі белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша) елеулі 64 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдаудың жоспар-кестесінің болуы елеулі 65 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімінің болуы елеулі 66 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналының болуы елеулі 67 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде жұмыскердің архив үй-жайларының кілттерін алғаны үшін қол таңбасының болуы елеулі 68 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір архив қорына бөлек дайындалған және реттік нөмірі тәртібімен орналастырылған қордың топографиялық сілтегішінің карточкаларының болуы болмашы 69 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы елеулі 70 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлардың тізімінің болуы елеулі 71 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы елеулі 72 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы елеулі 73 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағының болуы болмашы 74 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімінің болуы елеулі 75 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы елеулі 76 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды беру, архив қоймасын пайдалану қорының көшірмелерін беру кітабының болуы елеулі 77 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде есепке алу құжаттарындағы техникалық қателіктер туралы актілердің, архивке, архивтік қорға жатпайтын, ескерілмеген және тағы басқа құжаттардың табылғаны туралы актілердің, істердің бөлінгені, біріккені, іске жаңа құжаттың қосылғаны туралы актілердің, құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта өңдеу туралы актілердің болуы болмашы 78 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы елеулі 79 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерінің келесі архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптарды сақтауы: 1) құпия құжаттарды; 2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілерді, сондай-ақ ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металлдары және тастары бар архивтік құжаттарды; 3) нитронегіздегі архивтік құжаттарды; 4) биологиялық зиянкестермен зақымдалған архивтік құжаттарды; 5) архивтің толықтыру көзі болып табылатын ұйымның таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерін елеулі 80 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде облыстың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) көздерінің бекітілген жиынтық тізімдерінің болуы елеулі 81 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қордың келесі хронологиялық шектердің сақталуы: 1) ұйымның архивтік қоры – олардың құрылуы (тіркелуі) мен таратылуының ресми мерзімі нормативтік құқықтық актілер негізінде белгіленген. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер болған жағдайда, ұйымның құрылған мерзімі деп олардың неғұрлым ертеректегі мерзімі қабылданады; 2) біріккен архивтік қор – біріккен архивтік қордың құрамына кірген ұйым қызметіндегі құжаттар күні бойынша, құрылу (тіркелу) күні неғұрлым ертерегі және таратылу күні неғұрлым соңғысы; 3) жеке тектік архивтік қор – азаматтың, отбасы мүшелерінің немесе тегінің туылған және қайтыс болған күні (біріккен архивтік қормен ұқсас); 4) архивтік коллекциялар – ең ерте және ең соңғы құжаттың мерзімі болмашы 82 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде «Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері» әкімшілік деректерін жинауға арналған нысанның болуы елеулі 83 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы елеулі 84 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды есепке алу схемасының болуы болмашы 85 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттардың тақырыптық және тақырыптық-экспозициялық көрмелер жоспарының болуы болмашы 86 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтеріндеархивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың және деректер базасының болуы елеулі Бірлескен бұйрыққа 2-қосымша Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымш Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігін де сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары № р/б Өлшемшарттар Бұзушылық деңгейі 1 Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы: 1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат; 2) RTF, DOCX – мәтіндік формат; 3) XLS, XLSX – кестелік формат; 4) PPT, PPTX – таныстырылымдар; 5) RAR, ZІP – архивтелген формат елеулі 2 Электрондық тіркеу бақылау карточкаларының сақтау мерзімінің электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес келуі елеулі 3 Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі елеулі 4 Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы болуы болмашы 5 Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылуы елеулі 6 Электрондық құжаттарды сақтаудың тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүргізілуі елеулі 7 Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтер, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы өрескел 8. Ұлттық архив қорының құжаттарын жою өрескел 9. Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 3 жылда бір рет тексеру елеулі 10. Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру елеулі Бірлескен бұйрығына 3-қосымша Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы ___________ № _____ және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2023 жылғы ___________ № _____ бірлескен бұйрығына 3-қосымша Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тексеру парағы Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтін, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің жинақтау көздері болып табылатын ведомстволық және жеке архивтерге қатысты. Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган___________________________ Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы тексеруді/профилактикалық бақылауды тағайындау туралы акт_______________ ____________________________________________________________________ (№, күні) Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы __________________________ ____________________________________________________________________ Бақылау субъектісінің (объектісінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі) бизнес-сәйкестендіру нөмірі __________________________________________________ Орналасқан жерінің мекенжайы____________________________________ № р/б Талаптар тізбесі Талаптарға сәйкес келеді Талаптарға сәйкес келмейді 1 2 3 4 1 Әрқайсысы жеке бланкіде (жеке парақтарда) басылып шығарылған қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын тең түп-нұсқалы құжаттың бірыңғай деректемелермен ресімделуі 2 Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалуы: 1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері; 2) хаттан басқа құжат түрінің атауы; 3) құжаттың датасы; 4) құжаттың тіркеу нөмірі индексі); 5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы; 6) ұйым мөрінің бедері 3 Сәйкес болуы: 1) құжаттар деректемелерін ресімдегенде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына; 2) ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілгенге және толық атауынан төмен жақша ішінде орналастырылуы; 3) барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауының көрсетілуі; 4) ұйымдардың бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нумератормен нөмірдің, серияның болуы 4 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіде эмблема, логотип немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) болмауы 5 Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының (бұдан әрі – Құжаттандыру) қағидалары нысаны бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы 6 Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы 7 Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссиямен қойылған қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар болуын тексеру нәтижелері туралы белгінің бар болуы 8 Әр түріне басталған қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы 9 Жоюға бөлу туралы актінің болуы: 1) қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерін жою кезінде қорғауға жататын, баспа-бланкі өнімдерінің бүлінген даналарын; 2) қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын, мөрлер мен мөртабандарды 10 Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ датасын қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған датаның болуы 11 Құжаттарда бекіту және келісу бұрыштамаларының болуы 12 Құқықтык актілер деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнесі; 2) ұйымның ресми атауы; 3) құжат түрінің атауы; 4) бұйрықтың датасы; 5) бұйрықтың тіркеу нөмірі; 6) бұйрықтың шығарылған жері; 7) мәтіннің тақырыбы; 8) мәтін; 9) қолы; 10) бұйрықты келіскендігі туралы белгі; 11) ұйым мөрінің бедері 13 Қағаз құжаттарда лауазымды адамның құжаттағы қолының түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы 14 Болуы: 1) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жеке тіркелуінің; 2) жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған «ж/қ» немесе «і» литерінің; 3) негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің 15 1. Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы – жиналыстар, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы. 2. Хаттамалардың істе оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен орналастырылуы. 3. Хаттама деректемелерінің сақталуы, соның ішінде: 1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауы; 2) құжат түрінің атауы; 3) датасы; 4) хаттаманың тіркеу нөмірі; 5) хаттама шығарылған жер; 6) бекіту грифі (кейбір жағдайларда); 7) хаттама тақырыбы; 8) мәтіні; 9) қолы 16 Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу 17 Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналастырылуы 18 Қалыптастырылуының сәйкес келуі: 1) жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен; 2) жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе; 3) жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе 19 Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе қызметкерлер тектерінің әліпбилік ретімен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі 20 Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы 21 Істерді қалыптастыру кезінде келесі жалпы талаптардың сақталуы: 1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарына сәйкес дұрыс ресімделген құжаттар ғана орналастырылуы; 2) бір мәселенің шешіміне қатысты барлық құжаттардың бірге орналасуы. Құжаттардың қосымшалары оларды бекіту немесе жасау күніне қарамастан, тиесілі құжатқа қосылуы. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды жеке томға құрастырылуы, ол туралы құжатқа белгі қойылуы; 3) құжаттың қазақ, орыс және басқа тілдердегі нұсқаларының бірге топтастырылуы; 4) іске өтпелі істер, сот істері, осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істер, сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының, шақырылым кезеңінде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылы ішінде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымында сахналық қызметті сипаттайтын театрлардың құжаттары, ауру тарихы және басқалардан басқа бір күнтізбелік жылдың құжаттарының топтастырылуы; 5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы; 6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылуы; 7) іске қайтарылуы тиіс құжаттардың, шимай жазбалар мен артық даналардың орналастырылуына жол берілмеуі; 8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол берілмеуі; 9) томдардың (бөліктердің) нөмірлеріне қосып, әрбір томға істің нөмірінің (индексінің) және тақырыбының қойылуы, істе бірнеше том (бөлік) болған жағдайды соңғы томға (бөлікке) «соңғы» деген сөздің қосылуы 22 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы 23 Сақтау мерзімі тұрақты, ұзақ (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында келесі деректемелердің болуы: 1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы; 2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі); 3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) датасы, істегі парақтар саны, істің сақталу мерзімі; 4) істің архивтік шифрі 24 Істің парақтарын нөмірлеу тәртібінің сақталуы: 1) бір шетінен тігілген А4 форматынан үлкен парақтың жоғарғы оң жағында бір парақ ретінде нөмірлеу; 2) парақтарының өзіндік нөмірі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын жалпы тәртіп бойынша нөмірлену немесе егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін сақтау; 3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу; 4) істе жеке парақты құрайтын фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және иллюстративті және ерекше құжаттардың сыртқы жағынан сол жақ жоғары бұрышында нөмірлеу; 5) іске тігілген салымдары бар конверттердің бірінші, содан кейін конверттің ішіндегі салымдардың кезекті нөмірмен нөмірлеу; 6) түптелген істің қосымшасын жеке том ретінде рәсімдеуі және оны бөлек нөмірлеу; 7) нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау; 8) парақтардың нөмірленуінде жекелеген қателіктер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін қолдану 25 Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған қатты мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігілген істердің болуы. Тігілген (түптелген) істерде темір бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы 26 Іс жүргізу аяқталғаннан кейін құжаттардың ұйымның архивіне тапсырғанға дейін қалыптастырылған орны бойынша істерде бір жыл бойы сақталуы 27 Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы 28 Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы 29 Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді өткізген тұлғаның қолдарының болуы 30 Құжаттарды архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы 31 Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық тасымалдағыштар-дағы құжаттардың ведомстволық сақтау мерзімдерінің шегінің сақталуы, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Үкімет Аппаратының, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл; 2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл; 3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл; 4) облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл; 5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары– 10 жыл; 6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл; 7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл; 8) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, сот істері және құжаттары – 75 жыл; 9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл; 10) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл; 11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл; 12) картографиялық құжаттама – 25 жыл; 13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл; 14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл; 15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл; 16) электрондық құжаттар – 5 жыл 32 Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив қызметкерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы 33 Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы 34 Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы 35 Орналастырып сақтау бойынша талаптарды сақтау: 1) магниттік таспадағы құжаттарды тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға орап, полиэтилен үлдірлі пакетке және заводтан шыққан қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтары бар полиэтилен футлярға (контейнерге); 2) компакт-дискілерді заводтан шыққан қаптамамен қаптап, қорапқа; 3) микрофильмдерді, кинофильмдерді стандартқа сай қорғаныш ракордтарымен жабдықталған, байламаларға фотографиялық бөлігін сыртқа қаратып тығыз орап, орамдарын бумасыртына шығармай металл қораптарға; 4) бейне құжаттарды заводтан шыққан қаптамада тігінен 36 Сақтау құралдарын (стационарлы немесе жылжымалы металл стеллаждар, металлшкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі: 1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес; 2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасымен сыртқы қабырғаға параллель стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес; 4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес; 5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресінің арақашықтығы – 15 сантиметрден кем емес, цокольды қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес 37 Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерінің температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркелуі 38 Архив қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай температуралық-ылғалдылық режимінің сақталуы: 1) ақпараттың қағаз тасымалдағыштардағы құжаттары үшін – температура +17оС – +19оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%; 2) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура + 15оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 3) ақпараттың ақ-қара үлдір тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +2оС – +5оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 4) магниттік таспадағы және дискілік тасымалдағыштардағы құжаттар үшін – температура +8оС-ден +18оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%; 5) ақпараттың электрондық тасымалдағыштарындағы құжаттар үшін – температура +15оС – +20оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65% 39 Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды архив қоймасынан беру кітабының болуы 40 Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы 41 Ұйым архиві паспорттарының болуы 42 Ұйым архивінде құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша құрылымдық бөлімшелерден ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы 43 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы 44 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы 45 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың істер тізімдемесінің болуы 46 Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде бар болуына сәйкестігі 47 Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы 48 Құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы 49 Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы 50 Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы 51 Ведомстволық және жеке архивтерде тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің келесі белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша) 52 Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбырлардың болуына жол бермеу 53 Архив қоймаларында архивтік құжаттардың алғашқы қорғау құралдарында (архивтік қораптардың, папкалардың, арнайы қаптардың, пакеттердің және тағы сол сияқты) орналасуы 54 Архив қоймасында стеллаждың топографиялық сілтегіштерінің карточкасының болуы 55 Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгертулердің, жөндеулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз пікірлерінің болмауы 56 Архивтік қор деңгейіндегі архивтік анықтамалықтың сипаттау мақаласының мазмұнының келесі талаптарға сәйкес келуі: 1) архив қорының атауын; 2) архив қоры туралы анықтамалық деректерді (архивтік шифр (қор нөмірі), құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі архив қорының көлемін, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың соңғы күндерін, қолда бар қорішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесін; 3) архив қорына тарихи анықтаманы; 4) архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы аннотацияны; 5) қолжетімділік туралы ақпаратты; 6) библиографияны қамтиды 57 Ұйымда консультативтік-кеңесші органдардың хаттамаларының болуы 58 Ұлттық архив қорының құжаттарын жою 59 Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 5 жылда бір рет тексеру 60 Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру 61 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде бұзылуға техникалық тұрғыдан мейлінше төтеп беретін, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталған есіктердің болуы 62 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір тізімдемеге бөлек архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағының болуы 63 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша келесі белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге жатуына байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен мерзімі бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша) 64 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдаудың жоспар-кестесінің болуы 65 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар тұлғалардың тізімінің болуы 66 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналының болуы 67 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде жұмыскердің архив үй-жайларының кілттерін алғаны үшін қол таңбасының болуы 68 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір архив қорына бөлек дайындалған және реттік нөмірі тәртібімен орналастырылған қордың топографиялық сілтегішінің карточкаларының болуы 69 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы 70 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлардың тізімінің болуы 71 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы 72 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы 73 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағының болуы 74 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімінің болуы 75 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы 76 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды беру, архив қоймасын пайдалану қорының көшірмелерін беру кітабының болуы 77 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде есепке алу құжаттарындағы техникалық қателіктер туралы актілердің, архивке, архивтік қорға жатпайтын, ескерілмеген және тағы басқа құжаттардың табылғаны туралы актілердің, істердің бөлінгені, біріккені, іске жаңа құжаттың қосылғаны туралы актілердің, құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта өңдеу туралы актілердің болуы 78 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы 79 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерінің келесі архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптарды сақтауы: 1) құпия құжаттарды; 2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілерді, сондай-ақ ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металлдары және тастары бар архивтік құжаттарды; 3) нитронегіздегі архивтік құжаттарды; 4) биологиялық зиянкестермен зақымдалған архивтік құжаттарды; 5) архивтің толықтыру көзі болып табылатын ұйымның таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерін 80 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде облыстың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) көздерінің бекітілген жиынтық тізімдерінің болуы 81 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қордың келесі хронологиялық шектердің сақталуы: 1) ұйымның архивтік қоры – олардың құрылуы (тіркелуі) мен таратылуының ресми мерзімі нормативтік құқықтық актілер негізінде белгіленген. Бірнеше нормативтік құқықтық актілер болған жағдайда, ұйымның құрылған мерзімі деп олардың неғұрлым ертеректегі мерзімі қабылданады; 2) біріккен архивтік қор – біріккен архивтік қордың құрамына кірген ұйым қызметіндегі құжаттар күні бойынша, құрылу (тіркелу) күні неғұрлым ертерегі және таратылу күні неғұрлым соңғысы; 3) жеке тектік архивтік қор – азаматтың, отбасы мүшелерінің немесе тегінің туылған және қайтыс болған күні (біріккен архивтік қормен ұқсас); 4) архивтік коллекциялар – ең ерте және ең соңғы құжаттың мерзімі 82 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде «Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері» әкімшілік деректерін жинауға арналған нысанның болуы 83 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы 84 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды есепке алу схемасының болуы 85 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттардың тақырыптық және тақырыптық-экспозициялық көрмелер жоспарының болуы 86 Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтеріндеархивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың және деректер базасының болуы Лауазымды тұлға (тұлғалар): _______________________________________________ (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) ________________ _______________________________ (лауазымы) (қол таңбасы) Бақылау субъектісінің (объектісінің) басшысы: ________________________________________________ (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) ________________ ________________________________ (лауазымы) (қол таңбасы) Бірлескен бұйрығына 4-қосымша Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы ___________ № _____ және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2023 жылғы ___________ № _____ бірлескен бұйрығына 4-қосымша Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжаттар мен электрондық архивтер бөлігінде сақталуын тексеру парағы Орталық және мемлекеттік архивтерді жинақтау көздеріне қатысты. Тексеруді тағайындаған мемлекеттік орган__________________________ Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы тексеруді/профилактикалық бақылауды тағайындау туралы акт_______________ ____________________________________________________________________ (№, күні) Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы__________________________ ____________________________________________________________________ Бақылау субъектісінің (объектісінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі) бизнес-сәйкестендіру нөмірі __________________________________________________ Орналасқан жерінің мекенжайы____________________________________ ____________________________________________________________________ № р/б Талаптар тізбесі Талаптарға сәйкес келеді Талаптарға сәйкес келмейді 1 2 3 4 1 Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы: 1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат; 2) RTF, DOCX – мәтіндік формат; 3) XLS, XLSX – кестелік формат; 4) PPT, PPTX – таныстырылымдар; 5) RAR, ZІP – архивтелген формат 2 Электрондық тіркеу бақылау карточкаларының сақтау мерзімінің электрондық құжаттардың сақтау мерзіміне сәйкес келуі 3 Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі 4 Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы болуы 5 Электрондық құжаттар және деректер базасының ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек істерге (папкаларға) ақпараттық тасығышта бөлек қалыптастырылуы 6 Электрондық құжаттарды сақтаудың тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүргізілуі 7 Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтер, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы 8 Ұлттық архив қорының құжаттарын жою 9 Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 3 жылда бір рет тексеру 10 Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру Лауазымды тұлға (тұлғалар): ____________________________________ (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) ________________________________ __________________ (лауазымы) (қол таңбасы) Бақылау субъектісінің (объектісінің) басшысы: ________________________ (тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда) ______________________________ _____________________ (лауазымы) (қол таңбасы) Бірлескен бұйрығына 5-қосымша Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына 6-қосымша Қазақстан Республикасының электрондық құжат туралы Заңнамасының және электрондық құжат айналымы бөлігінде электрондық цифрлық қолтаңбаның және Қазақстан Республикасының Ұлттық архивтін, орталық мемлекеттік архивтерді және мемлекеттік архивтерді жинақтау көздеріндегі электрондық архивтердің сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі Р/с № Субъективті өлшемшарттар көрсеткіші Субъективті өлшемшарт көрсеткіші бойынша ақпарат көзі Маңыздылығы бойынша үлес салмағы, балл (барлығы 100 баллға дейін болуы тиіс), wi Шарттар / мәндер, xi 1-шарты / мәні 2-шарты / мәні 3-шарты / мәні 1 2 3 4 5 6 7 Бару арқылы профилактикалық бақылау үшін 1 Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері Есептілік мониторингінің нәтижелері және жүргізілген/жүргізілмеген жоспарлы және жоспардан тыс тексерулерге қатысты жыл ішінде жиналған мәліметтер 50% 0 1 0% 100% 2 Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұлттық, орталық және мемлекеттік архивтердің ұсынатын мәліметтерін талдау нәтижелері 50% 0 1 0% 100%Дата публикации
21 февраля 2024