03.05.2022 г. № 133
Об утверждении методических рекомендаций для центральных исполнительных органов по проведению встреч с населением
В соответствии с подпунктом 3) пункта 5 Указа Президента Республики Казахстан от 7 апреля 2022 года № 863 «О проведении встреч руководителей центральных исполнительных органов с населением», ПРИКАЗЫВАЮ:
Министр А. Умаров
Приложение
к приказу Министра информации и общественного
развития Республики Казахстан
от «__» ____________ 2022 года
№ _____
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ДЛЯ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ
ПО ПРОВЕДЕНИЮ ВСТРЕЧ С НАСЕЛЕНИЕМ
Основной целью встреч руководителей центральных государственных органов (далее – ЦИО) с населением является информирование населения о проводимых в стране реформах, оперативное решение вопросов местного населения и формулирование общественного запроса перед конкретным ЦИО.
Принципы, на основе которых должны проводиться встречи руководителей ЦИО с населением:
- законности;
- соблюдения прав и законных интересов физических и юридических лиц;
- открытости и прозрачности деятельности государственных органов;
- неразглашения государственных секретов и иных охраняемых законом тайн;
- неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны;
- конфиденциальности персональных данных ограниченного доступа и др.
Первое. Подготовительный этап для ЦИО начинается с анализа ситуации в региональном разрезе в целях ранжирования и приоритизации регионов.
Анализ проводится на основе:
- данных мониторинга информационного поля РГП «Центр анализа и информации» (указанные сведения предоставляются МИОР ежеквартально в адрес всех ЦИО);
- данных мониторинга региональных СМИ, проводимого МИО (указанные сведения предоставляются МИО в адрес всех ЦИО раз в полугодие);
- обращений, поступивших по всем каналам коммуникаций (в ходе личного приема, на блог Министра, через сервис «Вопрос-Ответ» на ЕПИР ГО, через «E-otinish» и пр.) за истекший период с начала года, а также предшествующий год.
Особое внимание уделяется при этом поступавшим в адрес ЦИО коллективным обращениям и петициям;
- отраслевой информации, полученной от структурных подразделений, ведомств и подведомственных организаций самого ЦИО;
- информации, полученной от местных исполнительных органов по итогам проведенных встреч акимов всех уровней с населением;
- сведений по обращениям, поступившим в Отдел по контролю за рассмотрением обращений Администрации Президента (в разрезе регионов).
Справочно: необходимо учесть аналитическую записку «Об итогах рассмотрения обращений в 2021 году» Отдела по контролю за рассмотрением обращений, направленную в ЦИО за № 11-01/345//63-10.17 ПАБ-1 от 28.01.2022 г.
Второе. На основе вышеуказанного анализа ЦИО формируются предложения по встречам с населением в регионах:
- предложения по встречам Министра, согласованные с Общественным советом ЦИО, направляются в МИОР не позднее 1 декабря года, предшествующего году, на который формируется График встреч руководителей ЦИО с населением;
- предложения по встречам вице-министров и председателей ведомств (комитетов) включаются в годовой План информационной открытости и коммуникаций ЦИО (далее – План), согласованный с МИОР.
Справочно: ранее МИОР было рекомендовано всем государственным органам разработать и утвердить ежегодный ведомственный план открытости.
При подготовке предложений ЦИО учитывается следующее:
- «народные министры» выезжают во все 20 регионов, другие министры – не менее чем в половину регионов.
Примечание: к «народным министрам» предлагается отнести министров здравоохранения, труда и социальной защиты населения, образования и науки, индустрии и инфраструктурного развития, культуры и спорта, сельского хозяйства, энергетики, экологии, геологии и природных ресурсов;
- наряду с «народными министрами», для проведения личных приемов граждан во все регионы выезжают «народные комитеты».
Примечание: к числу «народных комитетов» предлагается отнести Комитет государственных доходов, Комитет медицинского и фармацевтического контроля, Комитет по делам строительства и жилищно-коммунального хозяйства, Комитет санитарно-эпидемиологического контроля, Комитет по обеспечению качества в сфере образования и науки, Комитет ветеринарного контроля и надзора, Комитет государственной инспекции в агропромышленном комплексе.
- встречи с населением министров проходят согласно Графику в офлайн-формате;
- встречи с населением «народных комитетов» проходят преимущественно в офлайн-формате;
- встречи с населением вице-министров, председателей комитетов (не вошедших в число «народных комитетов») проходят преимущественно в онлайн-формате согласно поручению Главы государства по проведению большинства совещаний в онлайн-формате. При необходимости допускается офлайн-формат в рамках предусмотренных в бюджете ЦИО командировочных расходов;
- частота проведения встреч вице-министров и председателей комитетов (кто, куда и когда) определяется ЦИО самостоятельно, исходя из необходимости, но не реже раза в квартал.
Третье. МИОР, на основе представленных ЦИО предложений, формируется проект Графика встреч руководителей ЦИО с населением (далее – График) на предстоящий календарный год.
Проект Графика вносится в Канцелярию Премьер-Министра (не позднее 15 декабря года, предшествующему году, на который формируется График) и утверждается Премьер-Министром не позднее 10 января.
В случае наличия высоких рисков социальной напряженности и дестабилизации общественно-политической ситуации, во встречах с населением также принимают участие заместители Премьер-Министра.
В случае прогнозируемых либо возникших рисков ухудшения ситуации в курируемой сфере в том или ином регионе, Министр обязан провести встречу с населением вне Графика.
Четвертое. Руководствуясь утвержденным Графиком, ЦИО при подготовке ко встрече Министра с населением в регионе:
1) не допускает заорганизованности, формального подхода, допуска к участию отдельно взятых СМИ, НПО и граждан;
2) для слаженной работы и четкой координации процесса подготовки, проведения и исполнения решений по итогам встреч, в ЦИО рекомендуется создать Проектную команду из числа сотрудников министерства (далее - Проектная команда), которая:
- формирует справочно-аналитические материалы в целом по региону и по отдельно взятым проблемным вопросам региона;
- прорабатывает с МИО вопрос определения места проведения и организации видеоконференцсвязи с отраслевыми структурными подразделениями и ведомствами ЦИО;
- проводит сбор, анализ и ранжирование поступивших вопросов и предложений от населения по завершении сбора вопросов (вопросы поступают на официальный интернет-ресурс ЦИО на ЕПИР ГО – вкладка «Задать вопрос», блог-платформу первых руководителей ЦИО или посредством других каналов коммуникаций, после чего происходит их распределение между СП и ведомствами по компетенции для отработки и предоставления разъяснений в рамках законодательства).
Примечание: данная мера позволит также «снять» часть вопросов перед встречей Министра с населением (например, путем онлайн-приема гражданина вице-министром) и оставить только те, которые требуют принятия решения непосредственно на уровне Министра;
- вносит Министру материалы к предстоящему выезду;
- проводит рассылку приглашений в адрес отраслевых экспертов, представителей партий и общественных организаций и др.;
- тесно коммуницирует с пресс-службой своего ЦИО и МИОР на всех этапах;
- руководитель Проектной команды докладывается на аппаратных совещаниях у Министра об основных результатах проводимой работы;
- ежемесячно готовит оперативную информацию Министру о состоянии отрасли (в т.ч. динамика изменения ключевых отраслевый показателей/ новые вызовы и проблемы в отрасли), с предложениями по встречам вице-министров и председателей комитетов с населением вне Графика.
Для эффективной работы члены Проектной команды должны быть освобождены от выполнения основных функциональных обязанностей, с перераспределением их между другими сотрудниками.
Также необходимо обеспечить прямое подчинение Проектной команды первому руководителю ЦИО.
При этом, рекомендуется пересматривать состав Проектной команды на полугодовой основе (в целях недопущения «профессионального выгорания» и предоставления каждому возможности проявить себя перед руководством ЦИО).
1) подготовку Участвующего ко встрече по всем направлениям деятельности ЦИО (не только за курируемый им узкий участок работы);
2) формирование и заблаговременное внесение Проектной группой необходимых материалов Участвующему перед проведением встречи;
3) обеспечение онлайн-участия во встрече всех заинтересованных отраслевых структурных подразделений и ведомств ЦИО (по мере необходимости).
Пятое. МИО, в рамках подготовительного этапа, осуществляют следующие действия:
- по итогам встреч акимов всех уровней с населением формируют сводный перечень системных вопросов, не нашедших решения на местном уровне и требующих принятия решения Центром, и направляют его в ЦИО раз в полугодие;
- оказывают ЦИО организационно-техническую (подключение к ВКС, проведение онлайн-трансляции, подготовка места проведения, сопровождение и рассадка участников встречи и др.) и иную поддержку по всем возникающим вопросам при подготовке встречи с населением, включая информационно-агитационную работу в СМИ и на официальных аккаунтах в социальных сетях акиматов (аппаратов акимов) и общедоступных местах.
Первое. МИОР ежегодно разрабатывается План информационного освещения встреч ЦИО с населением в регионах.
При этом информационное освещение проводится МИОР по трем направлениям:
Также МИОР размещает утвержденный График на главной странице ЕПИР ГО и мониторит наполнение ЦИО специального раздела на ЕПИР ГО - «Встречи с населением».
- привлечение собкоров телеканалов Хабар-24, Qazaqstan;
- запуск специальной передачи на Хабар-24 (рабочее название – «Лицом к лицу с народом», «Халық алдында», «Халықпен жүздесу») и др.
- распространение в республиканских СМИ позитивных новостей (позитивные кейсы по решенным вопросам граждан);
Второе. ЦИО, в свою очередь, в рамках информационного освещения встреч принимают следующие меры:
- за 20 календарных дней до встречи Министра с населением региона анонсируют сбор вопросов от граждан посредством опубликования информационного сообщения в республиканских (при содействии МИОР) и региональных (при содействии МИО) СМИ, на официальном интернет-ресурсе (ЕПИР ГО) и веб-портале «электронного правительства», а также на блог-платформе руководителей центральных исполнительных органов, официальных аккаунтах ЦИО и личных аккаунтах министров в социальных сетях, с указанием способов направления вопросов (например, используя сервис «Задать вопрос» на ЕПИР ГО);
- за 3 календарных дня и накануне встречи Министра либо встречи вице-министра/ председателя комитета размещают анонс о предстоящей встрече на официальной странице ЦИО и МИО (с населением региона которого планируется встреча) на ЕПИР ГО, а также на официальных аккаунтах ЦИО (со ссылкой на онлайн-трансляцию);
- размещают График (вырезку из Графика по своему ЦИО) и План в специальной вкладке «Встречи с населением» на своей странице на ЕПИР ГО;
- совместно с МИО, отрабатывают анонсирование встреч в региональных СМИ и официальных аккаунтах МИО в социальных сетях;
- пресс-службы ЦИО, совместно с МИО, обеспечивают выход информационных материалов в региональных СМИ и на официальных аккаунтах ЦИО и МИО в социальных сетях о ходе встреч и по итогам встреч, а также подготовку брифинга;
- регулярно предоставляют в МИОР контент-материал (уделяя особое внимание подготовке «положительных кейсов», т.е. примерам решенных вопросов граждан) для подготовки сюжетов в республиканских СМИ и социальных сетях.
III. Этап проведения встречи
Первое. ЦИО проводит встречи с населением согласно Графику и Плану.
Встреча Министра проходит во вместительном помещении, не занимая рассадку специальными посадочными местами для работников государственных органов и бюджетных организаций.
Встречу рекомендуется проводить в выходные дни в целях широкого охвата населения.
При определении, совместно с МИО, места проведения встречи ЦИО рекомендуется исходить из двух критериев – максимальная вместительность и профильная принадлежность (по возможности) (к примеру, МОН – в школе, МКС – во Дворце культуры, МЦРИАП – в Центре обслуживания населения).
Примечание: в летнее время рекомендуется рассмотреть возможность проведения встреч на специальных площадках на открытом воздухе (например, стадион), не допуская при этом бесконтрольного массового скопления людей.
В зале рекомендуется присутствовать только Министру с модератором встречи и отдельными самыми необходимыми лицами, без сцены и кафедры.
Встреча длится не менее двух часов, из которых 3/4 времени посвящается вопросам-ответам (с регламентированием времени для выступающих), с возможностью высказаться всем желающим, включая критику.
Доклад министра должен отвечать следующим требованиям:
- быть прикладным к региону (т.е. содержать в себе конкретную отраслевую информацию в привязке к региону);
- быть сформированным на основе результатов анализа и выделенных при анализе «топ» актуальных проблем и часто задаваемых вопросов в конкретном регионе.
Выступления содокладчиков не предусматриваются.
Если в ходе встречи Министра поступают вопросы частного характера, то такие граждане записываются на личный прием Министра.
На встрече Министра участвуют акимы / заместители акимов, а также руководители территориальных ведомств и подразделений МИО, отвечающих за курируемую Министром сферу/отрасли (например, на встрече с Министром здравоохранения участвует руководитель управления здравоохранения области).
Во встречи необходимо также вовлекать широкую аудиторию заинтересованных лиц: экспертов, юристов, представителей партий и общественных организаций.
ЦИО также обеспечивает:
1) проведение онлайн-трансляции встречи (c учетом технических возможностей) в официальных аккаунтах ЦИО в социальных сетях (с обязательной возможностью комментирования населением) и на сайте inform.kz, а также организует телефонную линию для подачи вопросов;
2) подключение к ВКС всех районов области (во вместительных помещениях собираются жители районов, которые участвуют на встрече через ВКС);
3) во время проведения встречи Проектной командой оперативно отрабатываются (при необходимости) озвученные вопросы со структурными подразделениями и ведомствами ЦИО (в WhatsApp создается группа с ответственными лицами);
4) на вопросы, которые поступили на специальный номер дозвона или почту (но не прозвучавшие в прямом эфире), готовятся ответы в установленные законодательством сроки и направляются авторам.
Второе. Проводится личный прием граждан Министром (по частным вопросам) после встречи с населением (в тот же день, в том же здании).
В личном приеме посредством ВКС участвуют онлайн вице-министры, председатели комитетов, директора департаментов и руководители подведомственных организаций ЦИО (в ZOOMe создаются специальные сессионные залы с руководителями СП и ведомств).
Третье. На следующий день после встречи и личного приема проводится отраслевая встреча Министра с некоммерческими организациями – местными отраслевыми общественными объединениями (ассоциации, волонтеры и др.) и профильными учреждениями (МОН – школы, МКС – спортивные организации и т.д.).
Место проведения и состав участников определяется самостоятельно ЦИО, совместно с МИО.
Четвертое. После отраслевой встречи Министр также проводит брифинг для средств массовой информации на площадке региональной Службы центральных коммуникаций.
Примечание: таким образом, в среднем, Министр проводит в регионе 3-4 дня для встречи с населением, личного приема граждан, отраслевой встречи и брифинга.
Пятое. На следующий день после отраслевой встречи ЦИО проводится еще один личный прием граждан на уровне вице-министра (без участия Министра) в онлайн-формате по узким точечным вопросам.
По итогам каждой проведенной встречи ЦИО:
1) обобщает и ранжирует все озвученные вопросы на 3 блока:
- системные вопросы, требующие внесения изменений в законодательство, в стратегические и отраслевые документы и др.;
- частные вопросы отдельных лиц;
- вопросы, требующие политического решения;
2) не позднее 10 календарных дней со дня завершения встреч и приема граждан размещает в СМИ, в том числе на официальном интернет-ресурсе на ЕПИР ГО, перечень проблемных вопросов и план действий по решению проблемных вопросов (далее – План действий).
План действий утверждается ЦИО, а также размещается в СМИ, в том числе на официальном интернет-ресурсе ЦИО.
По системным отраслевым вопросам ЦИО включает в План действий необходимые мероприятия, с закреплением ответственных исполнителей, сроков исполнения и источников финансирования.
Ежеквартально, к десятому числу месяца, следующего за отчетным периодом, информация о ходе рассмотрения / решения системных вопросов, закрепленных в Плане действий, размещается на официальном интернет-ресурсе ЦИО.
По личным (частным) вопросам ЦИО отрабатывает в месячный срок все полученные вопросы, с закреплением в Плане действий конкретных должностных лиц (на уровне руководителей СП государственного органа).
Ежеквартально, к десятому числу месяца, следующего за отчетным периодом, информация о ходе рассмотрения / решения личных (частных) вопросов, закрепленных в Плане действий, размещается на официальном интернет-ресурсе ЦИО (в обезличенном виде, без указания персональных данных физических лиц).
По вопросам, требующим политического решения, ЦИО включает в План действий необходимые мероприятия (по согласованию, в случае необходимости с Администрацией Президента), с закреплением ответственных исполнителей, сроков исполнения и источников финансирования.
Ежеквартально, к десятому числу месяца, следующего за отчетным периодом, информация о ходе рассмотрения / решения вопросов, требующих политического решения, размещается на официальном интернет-ресурсе ЦИО;
3) итоги проведения встреч выносит на рассмотрение на полугодовой основе на заседания Правительства;
4) формирует ключевые целевые индикаторы для их закрепления в Меморандуме государственного органа;
5) обеспечивает проведение Проектной командой углубленного анализа хода решения озвученных проблемных вопросов («что из обещанного сделано, а что нет»).
При этом вопросы, которые не решены в запланированные ранее сроки, также необходимо озвучивать и открыто информировать население с объяснением причин неисполнения;
6) при формировании и уточнении бюджета соответствующего уровня (республиканский/местный) принимает во внимание результаты проведенных встреч с населением, в целях закладывания средств на реализацию мер, требующих финансирования.
__________________