«Архивный документ с нуля»
В связи с постоянной сменой сотрудников государственных организаций, ответственных за Формирование документов для сдачи в архив, порядок управления документацией, формирование и комплектование ее для сдачи на постоянное хранение в государственные архивы не соответствует требованиям законодательства в архивной сфере, что приводит к утере документов Национального архивного фонда области. Проведение сотрудниками архивов области семинаров и оказание методической и практической помощи не приводит к положительным результатам. Это обуславливается частой сменой сотрудников государственных организаций, ответственных за порядок управления документацией, или их отсутствием. Для устранения вышеприведенных проблем предлагается внедрить обучающую и функциональную программу формирования документов в государственных организациях Кызылординской области для передачи их в архив на постоянное хранение. Программа будет содержать в себе обучающий блок (видеоролик) и функциональный блок (требования и этапы формирования документов).
Программа будет общедоступна всем государственным организациям, что не будет преградой для качественного формирования документов. Обучающий блок будет содержать в себе аудио, видео и текстовые материалы ознакомительного и обучающего характера, все нормативы основаны на ЗРК «О Национальном архивном фонде и архивах».
Функциональный блок будет состоять из этапов формирования документов, в котором прохождение каждого этапа требует подтверждения. После освоения материала, содержащегося в программе, любой последующий сотрудник с обязанностями архивиста государственной организации будет более ответственно относиться к данной работе, Национальный архивный фонд пополнится качественными и полноценными документами.
Учитывая, что для исполнения пунктов государственной программы «Цифровой Казахстан», для автоматизации функций архивной деятельности с 2020 года во всех государственных архивах Респиблики будет задействована Единая система архивных документов (ЕСАД), обучающая и функциональная программа «Архивный документ с нуля» сократит время и облегчит формирование документов на бумажной и электронной основе в вышеуказанной системе, которая также будет влиять на своевременное и беспрепятственное исполнение обязательств требований ЕСАД со стороны государственных организаций и архивов области.
Внедрение обучающей и функциональной программы формирования документов для передачи их в архив на постоянное хранение в государственных организациях Кызылординской области до 23 июля 2020 года.
Данный проект направлен на решение проблемы своевременного и качественного пополнения Национального архивного фонда, обучение сотрудников государственных учреждений правилам приема, хранения, учета и других архивных документов, а также на развитие и углубление базовых знаний, подробное освоение законодательных документов в области архивного дела.