ПОЛОЖЕНИЕ об отделе документационного обеспечения и контроля аппарата акима Костанайской области

Приложение

к приказу руководителя

аппарата акима области

от 10 февраля 2020 года

№ 61

 

Утверждено 

приказом руководителя

аппарата акима области

от 3 января 2019 года № 2

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об  отделе документационного обеспечения и контроля

аппарата акима Костанайской области

 

 

1. Общие положения

 

1. Отдел документационного обеспечения и контроля (далее – Отдел) является структурным подразделением аппарата акима Костанайской области.
2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, Положением об аппарате акима области, Регламентом акимата области, а также настоящим Положением.
3. Отдел имеет круглую печать с надписью «Қазақстан Республикасы Қостанай облысы әкімінің аппараты құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі».
4. Отдел документационного обеспечения и контроля состоит из:

1) Руководителя;

2) Трех главных инспекторов;

3) Одинадцати главных специалистов;

4) Двух ведущих специалистов.

 

2. Основные задачи, функции, права и обязанности Отдела

 

5. Задача 1: обеспечение единого порядка документооборота в аппарате акима области в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

 

         Функции:

         1) осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;

         2) организует своевременное рассмотрение руководством входящих документов, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись акиму области;

         3) организует ведение делопроизводства в аппарате на казахском                          русском языках в соответствии с Законом Республики Казахстан  «О языках                      в Республике Казахстан», осуществляет перевод и проверку правильности перевода документов акима и акимата области, аппарата акима области, проводит экспертизу проектов правовых актов на аутентичность текстов на казахском и русском языках;

         4) организует работу со служебной информацией ограниченного распространения (ДСП);

         5) организует регистрацию, выпуск и доведение до исполнителей принятых нормативных правовых и правовых актов акима и акимата;

направляет в установленном порядке нормативные правовые акты акима                      и акимата на официальное опубликование;

         6) консультирует работников аппарата по вопросам подготовки проектов решений и распоряжений акима, постановлений акимата  области;

         7) контролирует исполнительскую дисциплину работниками аппарата                   в программе ЕСЕДО;

         8) обеспечивает учет и рассмотрение обращений физических                                  и юридических лиц, организует проведение руководством личного приема граждан; осуществляет анализ и взаимодействует с органами правовой статистики и специальных учетов по вопросам работы с обращениями физических и юридических лиц;

9) совместно со структурными подразделениями аппарата разрабатывает правовые акты по делопроизводству аппарата акима области;

         10) разрабатывает номенклатуру дел аппарата акима области, обеспечивает оперативное хранение дел и использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив;

         11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях;

         12) организует копирование документов;

         13) разрабатывает проекты бланков организационно-распорядительных документов акима и акимата области, обеспечивает заказ и учет бланочной продукции согласно действующим стандартам, а также конвертов, печатей                               и штампов;

14) хранит гербовые печати акима области и его аппарата.

 

Задача 2:  организация контроля и проверки исполнения актов и поручений Президента и его Администрации, Правительства Республики Казахстан.

Функции:

1) контролирует организацию исполнения Законов, актов Президента, Правительства Республики Казахстан;

2) обеспечивает контроль и организацию исполнения поручений Президента и его Администрации, Правительства Республики Казахстан;

3) ведет общий системный контроль за исполнением документов вышестоящих органов. Учет поставленных на контроль правовых актов Президента, Правительства, Парламента, распоряжений Премьер-Министра РК. Составление сводных данных об отклонениях в сроках исполнения                               по контролируемым документам.  

         Задача 3: совершенствование форм и методов работы с документами                    в аппарате акима области.

 

         Функции:

1) организует повышение квалификации работников Отдела, проводит учебу сотрудников аппарата по вопросам делопроизводства, оказывает методическую помощь аппаратам акимов городов и районов, областным управлениям акимата в организации работы с документами;

2) участвует в оценке профессиональных знаний технических работников, принимаемых на работу в аппарат, вносит предложения по подбору                                 и расстановке, проводит в дальнейшем их инструктирование по вопросам делопроизводства.

 

         

Задача 4: сокращение объема документооборота и количества форм документов в аппарате акима области.

 

         Функции:

         1) организует сокращение бумажного документооборота путем перехода на электронный документооборот;

                2) внедряет электронную номенклатуру дел согласно перечню документов, подлежащих в обязательном порядке составлению и обмену в электронном виде (без дублирования на бумажных носителях) между структурными подразделениями аппарата акима области и государственными органами.

 

6. Права и обязанности:

1) контролировать и требовать от сотрудников аппарата акима области                   и структурных подразделений выполнения установленных правил работы                      с документами;

2) проверять организацию делопроизводства и контроля, хранения документов, правильность оформления дел в структурных подразделениях аппарата;

3) запрашивать от структурных подразделений акимата области сведения, необходимые для работы отдела;

         4) оказывать методическую помощь в организации работы с документами и обращениями физических и юридических лиц в аппаратах акимов городов                        и районов, областных управлениях, вносить предложения по улучшению работы с документами;

         5) по согласованию с руководством проводить служебные расследования по фактам нарушения требований к ведению делопроизводства;

6) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил;

          7) строго соблюдать исполнительскую и трудовую дисциплину                            в соответствии с действующим законодательством и принятыми в соответствии       с ним внутренними документами аппарата акима области. 

 

 

3. Организация деятельности Отдела

 

7.    Отдел обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
8.   Отдел возглавляет руководитель, назначаемый на должность                                   и освобождаемый от должности приказом руководителя аппарата акима области.  
9. Руководитель осуществляет общее руководство деятельности Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций.
10. Руководитель отдела представляет руководителю аппарата акима области предложения по структуре и штатному расписанию Отдела.
11. В этих целях Руководитель:

         1) распределяет обязанности между работниками отдела, обеспечивает надлежащую исполнительскую и трудовую дисциплину;

2) осуществляет планирование работы  Отдела;

3) вносит предложения руководителю аппарата акима области о поощрении работников отдела и наложении на них взысканий;

4) осуществляет взаимодействие с другими структурными подразделениями аппарата акима и акимата области;

5) осуществляет иные полномочия в соответствии с законами и актами Президента Республики Казахстан.

12. Документы, направляемые от имени Отдела в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписываются руководителем отдела, а в случае его отсутствия – лицом, его замещающим.

 

_________________

Дата публикации

08 июня 2020