Қостанай облысы әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі туралы ЕРЕЖЕ

Әкімінің аппараты басшысының

20___ жылғы «___»__________

№____бұйрығымен

бекітілген

 

Қостанай облысы әкімі аппаратының

құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі туралы

ЕРЕЖЕ

  

1. Жалпы ережелер

 

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі (бұдан әрі – Бөлім) Қостанай облысы әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшесі болып табылады.
2. Бөлім өз қызметінде Қазақстан Республикасының Конституциясын, заңдарын, Қазақстан Республикасы Президенті және Үкіметінің актілерін,  Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерін, Облыс әкімі аппараты туралы ережені, Облыс әкімдігінің регламентін, сондай-ақ осы Ережені басшылыққа алады.
3. Бөлімнің штаттық санын Қазақстан Республикасы заңнамасында белгіленген тәртіппен облыс әкімі аппаратының басшысы бекітеді.
4. Бөлімнің «Қазақстан Республикасы Қостанай облысы әкімі аппаратының құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі» деп жазылған дөңгелек мөрі бар.

 

 

2. Бөлімнің негізгі міндеттері, функциялары,

құқықтары және міндеттері

 

5. 1-міндет: Қазақстан Республикасы заңнамаларының талаптарына сәйкес облыс әкімі аппаратында құжаттандырудың бірыңғай тәртібін ұйымдастыруды қамтамасыз ету.

         Функциялары:

         1) құжаттардың бастапқы өңделуін, алдын ала қаралуын, тіркелуін, есепке алынуын, сақталуын, әкелуін және жеткізілуін жүзеге асырады;

2) басшылықтың кіріс құжаттарды уақытында қарауын ұйымдастырады, облыс әкіміне қол қоюға берілетін құжаттардың дұрыс ресімделуіне бақылауды жүзеге асырады;

3) «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Заңына сәйкес аппаратта қазақ және орыс тілдерінде іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастырады, облыс әкімінің және әкімдіктің құжаттарын қазақ тілінен орыс тіліне және орыс тілінен қазақ тіліне аударуды жүзеге асырады, құқықтық актілер жобалары мәтіндерінің қазақ және орыс тілдеріндегі сәйкестігіне сараптама жүргізеді;

4) таралуы шектеулі қызметтік ақпаратпен (ҚБП) жұмыс жасауды ұйымдастырады;

5) әкімнің және әкімдіктің қабылданған нормативтік құқықтық және құқықтық актілерін тіркеуді, басып шығаруды және оны орындаушыларға жеткізуді ұйымдастырады;

әкімнің және әкімдіктің нормативтік құқықтық актілерін белгіленген тәртіпте ресми жариялау үшін жібереді;

6) аппарат қызметкерлеріне әкімнің шешімдері мен өкімдері, облыс әкімдігі қаулысының жобаларын дайындау мәселелері бойынша кеңестер береді;

7) ЭҚАБЖ бағдарламасында аппарат қызметкерлерінің атқарушылық тәртібін бақылайды;

8) жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін есепке алуды және қарауды қамтамасыз етеді, басшылардың азаматтарды жеке қабылдауын өткізуді ұйымдастырады; жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмыс жасау мәселесі бойынша талдауды жүзеге асырады және құқықтық статистика және арнайы есепке алу органдарымен өзара іс-қимыл жүргізеді;

9) облыс әкімі аппартының құрылымдық бөлімшелерімен бірлесіп іс қағаздарын жүргізу жөнінен құқықтық актілерді әзірлейді;

10) облыс әкімі аппаратының істер номенклатурасын әзірлейді, істердің оперативті сақталуын және белгіленген тәртіппен ведомстволық архивке сақтауға жіберілгенінше пайдаланылуын қамтамасыз етеді;

11) құрылымдық бөлімшелерде істердің қалыптасуына және дұрыс ресімделуіне бақылауды жүзеге асырады;

12) құжаттарды басып шығаруды және көшіруді ұйымдастырады;

13) облыс әкімінің және әкімдіктіктің ұйымдастыру-өкімдік құжаттарының бланкі жобаларын әзірлейді, қолданыстағы стандартқа сай бланкілік өнімді, конверттер, мөрлер мен мөртабандарды есепке алады және тапсырыс беруін қамтамасыз етеді;

14)  облыс әкімінің және оның аппаратының елтаңбалық және басқа да мөрлерін сақтайды.

 

 

2-міндет: Президент пен оның Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілері мен тапсырмаларын бақылау мен олардың орындалуын ұйымдастыру.

Функциялары:

1) Заңдардың, Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметінің актілерін орындауды ұйымдастыруды бақылайды;

2)  Президенттің және оның Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Үкіметінің тапсырмаларын орындауды бақылауды және ұйымдастыруды қамтамасыз етеді;

3) жоғары тұрған органдар құжаттарының орындалуына жалпы жүйелік бақылауды жүзеге асырады. ҚР Президентінің, Үкіметінің, Парламенттің заң актілерін, ҚР Премьер-Министрінің өкімдерін есепке алалады.  Бақылауға алынған құжаттар бойынша орындау тұрғысынан ауытқулар туралы жиынтық мәліметтерді жинайды.

 

3-міндет: облыс  әкімі аппаратында құжаттармен жұмыс жасау түрлері мен әдістерін жетілдіру.

Функциялары:

1) бөлім қызметкерлерінің біліктілігін арттыруды ұйымдастырады, іс қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша аппарат қызметкерлерін оқытады, қалалар мен аудандардың әкімдері аппараттарына, облыс әкімдігінің басқармаларына құжаттармен жұмыс жасауда әдістемелік көмек көрсетеді;

2) аппаратқа жұмысқа қабылданатын техникалық қызметкерлердің кәсіби білімдерін бағалауға қатысады, іріктеу және орналастыру бойынша ұсыныстар енгізеді, оларға іс қағаздарын жүргізу мәселелері бойынша нұсқаулықтар береді.

 

 

4-міндет: облыс  әкімі аппаратында құжат айналымы көлемін және құжат түрінің санын қысқарту.

Функциялары:

1) электрондық құжат айналымына көшу жолымен қағаз құжат айналымын азайтуды ұйымдастырады;

2) облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелері мен мемлекеттік органдар арасындағы  электрондық түрде (қағаз тасмалдағыштағы көшірмесінсіз) міндетті тәртіппен келісуге және алмасуға жататын құжаттардың тізбесіне сәйкес істердің электрондық номенклатурасын енгізеді.

6. Бөлімнің құқықтары мен міндеттері:

         1) құжаттармен жұмыстың белгіленген қағидасын орындауды облыс әкімі аппараты және оның құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлерінен талап ету және бақылау;

         2) аппараттың құрылымдық бөлімшелерінде істердің ресімделуінің дұрыстығын, құжаттардың сақталуын, іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыруды тексеру;

         3) облыс әкімдігінің құрылымдық бөлімшелерінен Бөлімнің жұмысы үшін қажет деректерді сұрау;

         4) қалалар мен аудандар әкімдері аппараттарында, облыстық басқармаларда құжаттармен, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен  жұмысты ұйымдастыруға әдістемелік көмек көрсету, құжаттармен жұмысты жақсарту жөнінде ұсыныстар енгізу;

         5) басшылықтың келісімі бойынша іс қағаздарын жүргізу талаптарын бұзу фактілері бойынша қызметтік тексерулер жүргізу;

         6) белгіленген қағиданы бұзып дайындалған құжаттарды  дұрыстауға қайтару;

         7) қолданыстағы заңнамаға және оларға сәйкес қабылданған облыс әкімі аппаратының ішкі құжаттарына сәйкес атқарушылық және еңбек тәртібін қатаң сақтау.

 

 

3. Бөлімнің қызметін ұйымдастыру

 

7. Бөлім заңнамалық актілерге, Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне, Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес өзінің негізгі міндеттері мен функцияларын іске асыруға қажетті өкілеттікке ие.
8. Бөлімді облыс әкімі аппараты басшысының бұйрығымен тағайындайтын және лауазымынан босататын басшы басқарады.
9. Бөлім басшысы Бөлімнің қызметіне жалпы басшылықты жүзеге асырады және Бөлімге жүктелген міндеттердің орындалуына және оның өз функцияларын жүзеге асыруына жеке жауап береді.
10. Бөлім басшысы облыс әкімі аппаратының басшысына Бөлімнің құрылымы мен шаттық кестесі жөнінде ұсыныс енгізеді.
11. Осы мақсатта Бөлім басшысы:

         1) Бөлім қызметкерлерінің арасында міндеттерді бөледі, тиісті атқарушылық және еңбек тәртібін қамтамасыз етеді;

         2) Бөлімнің жұмысын жоспарлауды жүзеге асырады;

3) облыс әкімі аппаратының басшысына Бөлімнің қызметкерлерін көтермелеу және оларға жаза қолдану туралы ұсыныс енгізеді;

4) облыс әкімдігінің және әкімі аппаратының басқа құрылымдық бөлімшелерімен өзара іс-қимылды жүзеге асырады;

         5) Қазақстан Республикасы Президентінің актілеріне және заңдарға сәйкес өзге де өкілеттілікті жүзеге асырады.

12. Бөлімнің құзыретіне жататын мәселелер бойынша Бөлімнің атынан басқа құрылымдық бөлімшелерге жіберілетін құжаттарға бөлім басшысы қол қояды, ол болмаған жағдайда – оны ауыстыратын тұлға қол қояды.

_________________

 

Дата публикации

04 июня 2020