Положение об отделе документационного обеспечения государственного учреждения «Аппарат акима Федоровского района»

Положение об отделе документационного обеспечения государственного учреждения «Аппарат акима Федоровского района»

1. Общие положения
2. Отдел документационного обеспечения является структурным подразделением государственного учреждения «Аппарат акима Фёдоровского района».
3. Отдел документационного обеспечения в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Казахстан, актами президента Республики Казахстан, актами Правительства Республики Казахстан, распорядительными документами акима района и руководителя аппарата акима района, Положением о документационной службе и обеспечивает деятельность акима района, его заместителей и руководителя аппарата акима района.
4. Структура и штатная численность отдела документационного обеспечения утверждается акимом района в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
5. Отдел документационного обеспечения состоит из:

1) руководителя отдела, на которого возложена ответственность за рассмотрение обращений физических и юридических лиц;

2) специалиста, ответственного за учет, регистрацию, контроль исполнения служебной корреспонденции, совершенствование работы с документами и внедрение новых технологий;

3) специалиста, ответственного за ведение делопроизводства на государственном языке, обеспечивающего контроль за подготовкой на государственном языке нормативных правовых актов, распорядительных и информационно-справочных документов аппаратами государственных учреждений и аппаратов акимов сельских округов, представляемых акиму района, заместителям акима района, руководителю аппарата акима района.

2. Основные задачи, функции, права и обязанности

5. Задача: совершенствование форм и методов работы с документами.

Функции:

1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности учреждения;

2)  разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией, работе с обращениями физических и юридических лиц;

3) разрабатывает и согласовывает с областным архивным учреждением проекты бланков организационно-распорядительных документов учреждения;

6. Задача: обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный и государственный архивы.

            Функции:

1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности учреждения;

2) составляет номенклатуру дел для аппарата акима района, разрабатывает типовую номенклатуру дел  для аппаратов акимов сельских округов, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в государственный архив;

3) осуществляет первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;

4) организует своевременное рассмотрение документов акимом района, заместителями акима, руководителем аппарата акима района, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководителям;

5) формирует и ведет контрольно-справочную картотеку поступающей служебной корреспонденции и обращений физических и юридических лиц;

6)  организует печатание, копирование и размножение документов;

7) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в отделах аппарата акима района, организует экспертизу ценности с целью передачи  их в ведомственный и государственный архивы.

7. Задача: сокращение документооборота в учреждении.

Функции:

1) проводит мониторинг документооборота и обращений физических и юридических лиц, представляет его акиму района и руководителю аппарата акима района;

2) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует  руководителя аппарата акима района о результатах исполнения документов.

8. Задача: разработка, внедрение новых технологических процессов и документной информации на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей.

Функции:

1) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

2) организует повышение квалификации специалистов отдела, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией, работе с обращениями физических и юридических лиц.

9. Права и обязанности:

1) контролировать и требовать от специалистов  отделов аппарата акима района, руководителей  структурных подразделений акимата выполнение установленных правил  работы с документами;

2) запрашивать от структурных подразделений аппарата акима района и акимата сведения, необходимые для работы документационной службы;

3) осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в аппарате акима района и структурных подразделениях акимата;

4) изучить организацию документирования и управления документацией, работу с обращениями физических и юридических лиц в структурных подразделениях акимата и доводить итоги рассмотрения до акима района, руководителя аппарата акима района для принятия мер;

5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

6) обеспечить соблюдение и защиту прав, свобод и законных интересов физических и юридических лиц, рассматривать в порядке и сроки, установленные законодательством, принимать по ним необходимые меры;

7) осуществлять полномочия в пределах, предоставленных отделу, и в соответствии с задачами и функциями, осуществляемыми отделом;

8) соблюдать государственную и трудовую дисциплину;

9) обеспечивать сохранность государственной собственность.

3. Организация деятельности

10. Отдел документационного обеспечения обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными актами Республики Казахстан.
11. Отдел документационного обеспечения возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
12. Руководитель отдела осуществляет общее руководство деятельностью отдел и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел государственного учреждения «Аппарат акима Федоровского района» задач и осуществление им своих функций.
13. Руководитель отдела представляет руководству предложения по структуре и штатному расписанию отдела.
14. Документы, направляемые от имени отдела документационного обеспечения в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, подписываются руководителем аппарата акима района и руководителем отдела.

Дата публикации

13 октября 2020