«Федоров ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы ереже»

«Федоров ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі туралы ереже»

1. Жалпы ережелер

1. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлім «Федоров ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесінің құрылымдық бөлімшесі болып табылады.
2. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі өз жұмысында Қазақстан Республикасының заңдарын, Қазақстан Республикасы Президенті мен Қазақстан Республикасы Үкіметінің актілерін, аудан әкімінің және аппарат басшысының өкімдік құжаттарын және құжаттама қызметі туралы Ережені басшылыққа алады және аудан әкімінің, оның орынбасарларының және аудан әкімінің аппарат басшысының қызметін қамтамасыз етеді.
3. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің құрылымы және штат саны Қазақстан Республикасының заңдарында белгіленген тәртіпте аудан әкімімен бекітіледі.
4. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлім мыналардан құрылады:

1) жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау жауапкершілігі жүктелген, бөлім басшысы;

2) қызметтік хат хабарларды тіркеуге, есепке алу, орындалуын бақылауға, құжаттармен жұмыс істеуді жетілдіруге және жаңа технологиялар енгізуге жауапты маманы;

3) мемлекеттік тілде іс жүргізуге, мемлекеттік мекемелер, ауылдық округтар әкімінің аппараттары,  мемлекеттік тілде дайындаған аудан әкіміне, аудан әкімінің орынбасарларына, аудан әкімінің аппарат басшысына жіберетін  нормативтік құқықтық, өкімдік және ақпараттық анықтамалық құжаттарды бақылау жасауға  жауапты маман.

2. Негізгі міндеттері және функциялары

5. Міндеті: құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру.

Функциялары:

1) мекеменің қызметінде пайда болатын құжаттарды әзірлеу және іс жүргізуді жетілдіру;

2) іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықты және құжаттау мен құжаттаманы басқару туралы, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмыс жөніндегі басқа да нормативтік-әдістемелік құжаттарды әзірлейді;

3) мекеменің ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттары бланкілерінің жобаларын әзірлейді және облыстық мұрағат мекемелерімен келіседі;

6. Міндеті: құжаттандырудың бірыңғай тәртібін, құжаттармен жұмысты ұйымдастыруда, ақпараттық-іздестіру жүйесін құру және енгізу, құжаттардың орындалуына бақылау жасау, оларды ведомствалық және мемлекеттік мұрағатқа тапсыру үшін құжаттарды әзірлеуді қамтамасыз ету.

Функциялары:

1) мекеменің қызметінде пайда болатын құжаттарды әзірлеу және іс жүргізуді жетілдіру;

2) аудан әкімі аппаратының істер номенклатурасын жасайды, ауылдық округі әкімінің аппаратына істің тұрпатты номенклатурасын әзірлейді, істердің жедел сақталуын және оларды белгіленген тәртіпте мемлекеттік мұрағатқа тапсырғанға дейін пайдалануды қамтамасыз етеді;

3) құжаттарды алғашқы өңдеу, алдын-ала қарау, тіркеу, есепке алу, сақтау, жеткізу және таратуды жүзеге асырады;

4) аудан әкімінің, әкімнің орынбасарлары мен аудан әкімі аппаратының басшысы құжаттарды уақытылы қарауын ұйымдастырады, басшылардың қол қоюына берілетін құжаттардың ресімделуіне бақылау жүргізеді;
         5) келіп түскен хат хабарлар мен жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің анықтамалық-бақылау картотекаларын қалыптастырады және жүргізеді;

6)  құжаттарды басып шығару, көшірмелеу және көбейтуді ұйымдастырады;

7) аудан әкімінің аппараты бөлімдеріндегі істерді ресімдеу және қалыптастырудың дұрыстығына бақылау жүзеге асырады, оларды ведомствалық (жеке) мұрағатқа тапсыру мақсатында олардың құндылығын сараптауды ұйымдастырады;

7. Міндеті: мекемедегі құжат айналымын қысқарту.

 Функциялары:

1) құжат айналымы және жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша мониторинг жүргізеді және аудан әкіміне, аудан әкімі аппаратының басшысына ұсынады;

2) белгіленген мерзімдерде құжаттардың орындалуына бақылау жасайды, құжаттардың орындалуының нәтижелері туралы аудан әкімі аппаратының басшысын жүйелі түрде хабардар етеді;

8. Міндеті: ұйымдастырушылық және есептеу техникалары құралдарын пайдалану негізінде құжаттармен және құжатты ақпаратпен жаңа технологиялық процестерді әзірлеу, ендіру, соның ішінде құжаттар құрамын және ақпараттық көрсеткіштерді ретке келтіру болып табылады.

 Функциялары:

1) құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру, орындаушылық тәртіпті арттыру іс-шараларын әзірлейді;

2) бөлім қызметкерлерінің іскерлік-біліктілігін арттыруды ұйымдастырады, құжаттау және құжаттаманы басқару, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмыс мәселелері бойынша семинар-кеңестер және кеңес берулер өткізеді.

9. Құқығы және міндеттері:

          1) құжаттармен жұмыс істеудің белгіленген ережелерінің орындалуын бақылау және аудан әкімі аппаратының бөлімдерінің мамандарынан, құрылымдық бөлімше басшыларынан талап етуге;

2) аудан әкімі аппаратының және әкімдіктің құрылымдық бөлімшелерінен құжаттама қызметі жұмысына қажетті мәліметтерді сұрауға;

3) аудан әкімі аппаратының және әкімдіктің құрылымдық бөлімшелерінде құжат айналымының көлемін қысқартуға бақылауды жүзеге асыру;

4) әкімдіктің құрылымдық бөлімшелерде құжаттау мен құжаттаманы басқарудың, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен жұмысының ұйымдастырылуын зерделеу және шара қабылдау үшін қараудың қорытындыларын аудан әкіміне, аудан әкімі аппаратының басшысына дейін жеткізу;

5) белгіленген ережелерді бұзып дайындалған құжаттарды қайта пысықтау үшін қайтару;

         6) жеке және заңды тұлғалардың құқығын, бостандығын және заңды мүдделерін сақтауды және қорғауды қамтамасыз етеді, заңдарда белгіленген тәртіпте және мерзімінде қарау, қажетті шара қолдану;

         7) бөлімге берілген шекте және бөлімнің жүзеге асыратын міндеттер мен функцияларына сәйкес өкілеттігін жүзеге асыру;

         8) мемлекеттік және еңбек тәртібін сақтау;

         9) мемлекеттік меншіктің сақталуын қамтамасыз ету.

3. Қызметін ұйымдастыру

 

3. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі Қазақстан Республикасының заңдарын, Президентінің актілерін басқа да Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес негізгі міндетер мен функцияларын жүзеге асыру үшін қажет өкілеттікке ие.
4. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімді Қазақстан Республикасының заңдарында белгіленген тәртіпте қызметке тағайындалатын және қызметінен босатылатын басшы басқарады.
5. Бөлім басшысы, бөлімнің қызметіне жалпы басшылық етеді және «Федоров ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесі бөліміне жүктелген міндеттердің орындалуына дербес жауапты болады.
6. Бөлімнің басшысы, бөлімнің құрылымы мен штат саны жөнінде басшылыққа ұсыныстар енгізеді.
7. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің атынан бөлімнің құзыретіне енгізілген мәселелер бойынша басқа құрылымдық бөлімшелерге жіберілетін құжаттарға аудан әкімінің аппарат басшысы және бөлім басшысы қол қойады.

Дата публикации

13 октября 2020