РЕГЛАМЕНТ
личного приема физических лиц и представителей юридических лиц должностными лицами аппарата акима Житикаринского района
Глава 1. Общие положения
- Регламент личного приема физических лиц и представителей юридических лиц должностными лицами аппарата акима Житикаринского района разработан в соответствии с законами Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», другими законами Республики Казахстан, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также регламентом акимата Житикаринского района и регламентирует порядок личного приема физических лиц и представителей юридических лиц в общественных приемных аппарата акима Житикаринского района (далее – общественные приемные).
- Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц (далее – прием) осуществляется: акимом района и его заместителями, руководителем аппарата акима района по предварительной записи.
Глава 2. Порядок приема физических лиц и представителей юридических лиц в аппарате акима Житикаринского района
- 3. Запись на прием физических лиц и представителей юридических лиц ведут сотрудники, ответственные за организацию приема, ежедневно, в рабочие дни с 9.00 до 18.30 часов, с перерывом на обед не более 1,5 часа, на основании электронных заявлений с портала «egov.kz», обращений в бумажном формате, в т.ч. поступающих нарочно, и заявок, поступивших в Call-центр.
- 4. Обращение с просьбой о личном приеме, в котором не изложена суть вопроса не рассматривается.
- 5. Прием акимом района и его заместителями, проводится не реже одного раза в месяц, согласно утвержденному акимом графику.
- 6. Графики приема на казахском и русском языках с указанием фамилии, имени и отчества (при его наличии) должностного лица, дней приема вывешиваются в доступных для общего обозрения местах, а также на официальном сайте акимата Житикаринского района.
- 7. Прием заместителями акима района, по поручению акима, осуществляется в соответствии с резолюцией, но без допуска нарушений сроков рассмотрения обращений.
- 8. При записи на прием и личном приеме физическое лицо или представитель юридического лица предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а при обращении от имени других лиц – документы, подтверждающие полномочия представлять их интересы.
- 9. Прием иностранцев и лиц без гражданства проводится в соответствии с требованиями по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-16с, правилами по обеспечению пропускного и внутриобъектового режимов в административном здании акимата Житикаринского района, а также в зданиях городского и сельских акиматов, с соблюдением требований действующего законодательства Республики Казахстан.
В случае необходимости, прием иностранцев и лиц без гражданства проводится с участием переводчика.
- 10. Обращения иностранцев и лиц без гражданства, поданные на приеме, рассматриваются в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан, если международными договорами, ратифицированными Республикой Казахстан, не предусмотрены иные правила их рассмотрения.
- 11. Иногородним посетителям создаются исчерпывающие возможности для приема их в день обращения, независимо от существующего графика.
- 12. Прием проводится в порядке очередности обращения. Участники Великой Отечественной войны, приравненные к ним лица, инвалиды всех категорий, беременные женщины, лица, награжденные орденами «Алтын Қыран», имеющие звание «Халық қаһарманы», «Қазақстанның Еңбек Ері», принимаются вне очереди.
- 13. С согласия заявителей, прием акимом района и его заместителями может осуществляться посредством видеоконференцсвязи.
- 14. В случае принятия ограничительных мер, связанных с пандемией коронавируса или других фактов, связанных с обеспечением безопасности граждан, прием будет осуществляться исключительно в онлайн режиме.
- 15. Не осуществляется запись на прием:
по вопросам, не входящим в компетенцию местных исполнительных органов, а также территориальных подразделений центральных государственных органов;
лиц, ранее принятых или имеющих ответ на обращение по тому же вопросу.
- 16. Допускается личный прием граждан, обратившихся в день приема, по согласованию с лицом, осуществляющим прием.
- 17. В случае невозможности проведения приема по причине временной нетрудоспособности, служебной командировки и других случаев, принимающее лицо оповещает сотрудника отдела документационного обеспечения аппарата акима Житикаринского района (далее – отдел документационного обеспечения), ответственного за прием, не менее чем за 2 рабочих дня до проведения личного приема.
- При проведении приема акима района отделом документационного обеспечения обеспечивается участие представителей территориальных подразделений органов прокуратуры, Министерства внутренних дел, представителей местных и территориалных государственных органов, а также иных организаций.
- В случае если поднимаемый вопрос выходит за рамки компетенции территориальных подразделений центральных государственных органов (далее – ЦГО), то на имя первого руководителя соответствующего государственного органа направляется запрос на участие представителей центрального аппарата посредством видеоконференцсвязи.
- После отправки запроса по участию представителей ЦГО на приеме, заявитель в течение 2 рабочих дней информируется о направленном запросе и о продлении рассмотрения обращения о записи на прием.
- Информация о фактах отказа в участии государственных органов в совместном приеме акима района, направляется в Отдел по контролю за рассмотрением обращений аппарата акима Костанайской области в течение 2 рабочих дней.
- Прием осуществляется на государственном и русском языках, по желанию заявителя.
- Результаты онлай-приема протоколируются с указанием конкретных сроков исполнения поручений.
- Приемы граждан могут освещаться в средствах массовой информации.
Глава 3. Порядок регистрации и рассмотрения обращений по вопросам приема физических и представителей юридических лиц
- Все поступившие обращения о записи на прием регистрируются сотрудниками отдела документационного обеспечения в электронной системе документооборота в течение трех рабочих дней.
- 26. После сбора и анализа материалов с участием структурных подразделений акимата и аппарата акима района, отдел документационного обеспечения за 5 дней до начала приема готовит справочную информацию на имя руководителя аппарата акима района с предложением о назначении даты приема или отказе.
- 27. По итогам принятого решения отдел документационного обеспечения формирует список лиц, принимаемых акимом района, для включения в график приема.
- 28. Ответственный сотрудник отдела документационного обеспечения распределяет утвержденные списки в график приема в порядке очередности.
- В срок не позднее 15 дней с момента регистрации обращения, ответственный сотрудник отдела документационного обеспечения направляет ответ заявителю о времени записи на прием, либо мотивированный отказ в приеме.
- В случае сложного характера вопроса, требующего большей проработки, заявителю направляется письмо о продлении срока рассмотрения, не более 30 дней с момента регистрации обращения.
- Требования уполномоченных сотрудников отдела документационного обеспечения о предоставлении материалов, необходимых для организации приема акима района, анализа и обобщения практики проведения приема, являются обязательными для структурных подразделений акимата, аппарата акима района и территориальных подразделений ЦГО.
Глава 4. Осуществление контроля исполнения поручений
по итогам приема
- Контроль поручений, данных по итогам приемов, осуществляется непосредственно отделом документационного обеспечения.
- Основанием для снятия с контроля поступившего с приема обращения является окончательный мотивированный ответ заявителю.
- 34. Обращения, поступившие с приема, сканируются и прикрепляются к поручениям, регистрируются в системе документооборота. На обращениях ставится отметка «с личного приема».
- Не допускается поручать рассмотрение обращения с приема сотруднику, которым оно ранее разрешалось.
- 36. Сотрудниками отдела документационного обеспечения на регулярной основе должен осуществляется мониторинг уровня удовлетворённости заявителей; проводиться выборочный «обзвон» заявителей, получивших консультации и отказавшихся от записи на личный прием.
- 37. Совместно с заинтересованными структурными подразделениями аппарата акима района отдел документационного обеспечения обеспечивает:
1) информационно-аналитическое сопровождение работы акима района и его заместителей в рамках проводимых приемов граждан;
2) участие ответственных должностных лиц, задействованных в приеме граждан, в том числе ответственных должностных лиц территориальных подразделений ЦГО, органов прокуратуры и судебной власти (по согласованию);
3) обратную связь с заявителем (по необходимости);
4) бесперебойную работу Call-центра, в том числе в случае принятия ограничительных мер, связанных с введением: режимов чрезвычайного положения, чрезвычайной ситуации; карантинных мер эпидемиологического характера; техногенных аварий и иных катастроф, несущим угрозу жизни и здоровью населения.
- 38. О результатах работы местных исполнительных органов Житикаринского района по работе с обращениями физических и юридических лиц отдел документационного обеспечения на регулярной основе информирует руководителя аппарата акима Костанайской области, Отдел по контролю за рассмотрением обращений аппарата акима области.