Основные положения Правил регистрации, учета обращений, поступающих в государственные органы, а также ведения информационной аналитической системы «Электронные обращения» (с учетом внесенных изменений)

Правила регистрации, учета обращений, поступающих в государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица со стопроцентным участием государства, а также ведения информационной аналитической системы "Электронные обращения"

 Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила регистрации, учета обращений, поступающих в государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица со стопроцентным участием государства, а также ведения информационной аналитической системы "Электронные обращения" (далее – Правила) определяют порядок регистрации, учета обращений, поступающих в государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица со стопроцентным участием государства, а также ведения информационной аналитической системы "Электронные обращения" (далее – ИАС "Электронные обращения").
2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

      1) анонимное обращение, сообщение, запрос, отклик, предложение – обращение, сообщение, запрос, отклик, предложение, по которому невозможно установить авторство и (или) отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя;

      2) дубликат обращения, сообщения, запроса, отклика, предложения (далее – дубликат) – копия предыдущего обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения либо экземпляр обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица, имеющий одинаковый с подлинником текст и юридическую силу;

      3) учет обращений – фиксирование сведений по приему, регистрации и рассмотрению обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений и их отражение в государственной правовой статистике;

      4) субъект – государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое лицо со стопроцентным участием государства, которые в соответствии с их компетенцией наделены полномочиями по рассмотрению обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений;

      4-1) тег – одно или несколько слов и (или) словосочетаний, которые описывают краткую суть обращения, сообщения, запроса, отклика, предложения и являются ключевыми словами;

      5) уполномоченный орган – Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, его территориальные и приравненные к ним органы;

      6) коллективное обращение – обращение, сообщение, запрос, отклик, предложение двух и более физических или юридических лиц по одному и тому же вопросу в интересах одних и тех же лиц;

      7) электронный информационный учетный документ (далее – карточка учета) – носитель правовой статистической информации, на основании которого формируются данные государственной правовой статистики.

      Сноска. Пункт 2 с изменениями, внесенными приказом Генерального Прокурора РК от 05.12.2023 № 217 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

 Глава 2. Порядок регистрации, учета

3. Обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение, поступившие субъекту, подлежат регистрации в ИАС "Электронные обращения".

      Отказ в приеме обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения не допускается.

      Прием и регистрация устных обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений осуществляется при непосредственном обращении заявителя к субъекту.

4. Регистрация обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения производится в сроки, предусмотренные частью 3 статьи 64 Административного процедурно-процессуального кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс).

       При поступлении обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений по общедоступным информационным системам, соответствующим требованиям законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, их регистрация в ИАС "Электронные обращения" осуществляется автоматически путем автозаполнения карточек учета "Регистрация обращения, сообщения, запроса, отклика, предложения" (далее – форма ОЛ-1) по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам и "Заявитель" (далее – форма З-1) по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

      При поступлении обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений в письменной (бумажной) или устной форме их регистрация в ИАС "Электронные обращения" осуществляется путем заполнения форм ОЛ-1 и З-1.

      После регистрации обращения производится редактирование и вводятся теги исходя из сути обращения, сообщения, запроса, отклика, предложения.

      Сноска. Пункт 4 - в редакции приказа Генерального Прокурора РК от 05.12.2023 № 217 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

5. Регистрационный номер обращению, сообщению, запросу, отклику и предложению присваивается в сквозном порядке только один раз, при первичной регистрации и состоит из буквенного индекса, а также уникального номера.
6. Буквенный индекс присваивается для обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения в следующем порядке:

      1) "ЖТ" - от физического лица;

      2) "ЗТ" - от юридического лица;

      3) "АН" - анонимное обращение, сообщение, запрос, отклик, предложение;

      4) "ҰЖ" - коллективное обращение, сообщение, запрос, отклик, предложение.

7. В уникальном номере первые четыре цифры обозначают год регистрации, следующие восемь цифр – порядковый номер.
8. После регистрации в ИАС "Электронные обращения" по каждому обращению, сообщению, запросу, отклику и предложению заявителю выдается талон по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам, с указанием даты и времени, фамилии и инициалов, должности лица, принявшего обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение.

      Талон содержит уникальный номер, в котором первой парой обозначается год регистрации, второй парой – месяц регистрации, третьей парой – день регистрации, следующие восемь цифр – порядковый номер.

9. При поступлении обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения через "ящики для жалоб и заявлений", сведения, содержащиеся в талоне, направляются на абонентский номер сотовой связи или электронный адрес при их отражении в обращении, сообщении, запросе, отклике и предложении.

      В случае отсутствия в обращении, сообщении, запросе, отклике и предложении абонентского номера сотовой связи или электронного адреса талон заявителю не направляется.

10. Регистрационный номер и номер талона при направлении обращения, сообщения, запроса, отклика, предложения для рассмотрения другому субъекту в соответствии с частью 1 статьи 65 Кодекса, не меняется и отражается в карточке учета субъекта, получившего обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение.
11. Если обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение содержит несколько вопросов (требований), среди которых имеются вопросы (требования), рассмотрение которых не входит в компетенцию субъекта, данный субъект каждому вопросу (требованию), не входящему в его компетенцию, в соответствии с пунктом 4 настоящих Правил отдельно присваивает регистрационный номер основного обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения с указанием порядкового номера через косую черту (дробь).

       Данные обращения, сообщения, запросы, отклики и предложения направляются по компетенции другому субъекту в соответствии с частью 2 статьи 65 Кодекса.

      Талон по указанным обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям выдается субъектом, получившим их для рассмотрения, по существу.

      При поступлении обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений в письменной (бумажной) или устной форме нескольким субъектам, их регистрация в ИАС "Электронные обращения" осуществляется субъектом, непосредственно дающему ответ заявителю, остальные субъекты (соисполнители) регистрируют их в автоматизированной базе "Служебная корреспонденция".

12. В случае поступления обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения, поданного в устной форме, обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение заносится в отдельный протокол должностным лицом субъекта, принявшим обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение, и подлежит регистрации в соответствии с пунктом 4 настоящих Правил.
13. Перед регистрацией обращения, сообщения, запроса, отклика, предложения осуществляется проверка по ИАС "Электронные обращения" и устанавливается, не является ли обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение дубликатом.

       Дубликаты обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений подлежат регистрации в соответствии с пунктом 4 настоящих Правил и по ним принимаются решения согласно пункту 22 настоящих Правил.

14. Учет зарегистрированного обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения осуществляется в ИАС "Электронные обращения".
15. Не подлежат учету:

      1) служебные документы, поступившие из одного субъекта в другой субъект;

      2) поручения и указания вышестоящего органа;

      3) предложения, содержащие рекламу;

       4) обращения по вопросам оказания государственных услуг, за исключением обращений, предусмотренных подпунктом 3) пункта 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах";

       5) обращения, сообщения, запросы, отклики, предложения, ходатайства, порядок рассмотрения которых регулируется частью 4 статьи 3 Кодекса и пунктом 9 статьи 24 Конституционного закона Республики Казахстан "О прокуратуре".

      Документы, указанные в подпунктах 1), 2), 3), 4), 5) настоящего пункта, поступившие в ИАС "Электронные обращения", подлежат переносу в другие информационные системы путем заполнения формы ОЛ-2.

      Перенос в другие информационные системы осуществляется в течение трех рабочих дней со дня поступления.

      Сроки рассмотрения документов, указанных в подпунктах 1), 2), 3), 4), 5) настоящего пункта, исчисляются со дня регистрации в ИАС "Электронные обращения".

      Отмена переноса в другие информационные системы производится в течение одного рабочего дня с момента принятия решения.

      Сноска. Пункт 15 - в редакции приказа Генерального Прокурора РК от 05.12.2023 № 217 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

16. Обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение, поступившее из вышестоящего в нижестоящий субъект, по которому ответ заявителю дается за подписью руководителя вышестоящего субъекта, в нижестоящем органе учету не подлежит.
17. Результаты рассмотрения обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения фиксируются в карточке учета формы ОЛ-2 "Рассмотрение обращения, сообщения, запроса, отклика, предложения" (далее – форма ОЛ-2) по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

      Форма ОЛ-2 заполняется на каждое принятое субъектом решение по отдельности.

 Глава 3. Порядок ведения ИАС "Электронные обращения"

18. Ведение ИАС "Электронные обращения" заключается в отражении сведений, в том числе принятых решений, по обращению, сообщению, запросу, отклику и предложению путем заполнения субъектом соответствующих реквизитов форм ОЛ-1, ОЛ-2, З-1 на каждое действие и решение по административным процедурам.
19. После регистрации в ИАС "Электронные обращения" заявление, сообщение, запрос, отклик и предложение подлежит проверке на соответствие требованиям, установленным статьей 63 Кодекса.

       Жалоба подлежит проверке на соответствие требованиям, установленным статьей 93 Кодекса.

20. В случае несоответствия заявления, сообщения, запроса, отклика и предложения требованиям, установленным статьей 63 Кодекса, а жалобы требованиям статьи 93 Кодекса, субъект указывает заявителю, каким требованиям не соответствует заявление, жалоба, сообщение, запрос, отклик, предложение и устанавливает разумный срок для приведения в соответствие с требованиями.

      При этом, проверка на соответствие осуществляется тем субъектом, в компетенцию которого входит их рассмотрение.

       В соответствии с частью 4 статьи 91 Кодекса жалоба подается в субъект, чей административный акт, административное действие (бездействие) обжалуются.

      Субъект, чей административный акт, административное действие (бездействие) обжалуются, не позднее трех рабочих дней со дня поступления жалобы направляют ее и административное дело в орган, рассматривающий жалобу.

      При этом субъект, чей административный акт, административное действие (бездействие) обжалуются, вправе не направлять жалобу в орган, рассматривающий жалобу, если он в течение трех рабочих дней примет благоприятный административный акт, совершит административное действие, полностью удовлетворяющие требования, указанные в жалобе.

       В случаях, если субъект, чей административный акт, административное действие (бездействие) обжалуются, направляет жалобу в орган, рассматривающий жалобу, то проверка на соответствие требованиям, установленным статьей 93 Кодекса, осуществляется органом, рассматривающим жалобу.

21. Отдельный регистрационный номер, порядок присвоения которого предусмотрен пунктом 11 настоящих Правил, присваивается путем заполнения соответствующих реквизитов в форме ОЛ-1.
22. Заявления об отзыве ранее поданного обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения, об отводе (самоотводе) должностных лиц, об отказе от участия в заслушивании, об ознакомлении с протоколом заслушивания либо с материалами административного дела, об исправлении описок и (или) арифметических ошибок, об оформлении административного акта, принятого в устной или иной форме, в письменной (бумажной и (или) электронной) форме, замечание на протокол заслушивания, а также дубликаты обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения подлежат регистрации в соответствии с пунктом 4 настоящих Правил и приобщению к основному обращению, сообщению, запросу, отклику и предложению путем заполнения формы ОЛ-2.

      Решение о приобщении принимается тем субъектом, в компетенцию которого входит их рассмотрение.

23. Карточки учета заполняются в соответствии с реквизитным составом.

      В форме ОЛ-1:

      реквизиты 1, 2, 3, 5 заполняются автоматически (при отсутствии интеграции с информационными системами государственных органов – вручную) после регистрации обращения, сообщения, запроса, отклика и предложения;

      реквизит 9 заполняется автоматически (при отсутствии интеграции с информационными системами государственных органов – вручную) в зависимости от значения в реквизите 8;

      реквизит 10 заполняется автоматически (при отсутствии интеграции с информационными системами государственных органов – вручную) с проставлением наименования субъекта, зарегистрировавшего жалобу;

      реквизит 13 заполняется автоматически (при отсутствии интеграции с информационными системами государственных органов – вручную) в зависимости от срока рассмотрения обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений.

      В форме З-1:

      реквизиты 1, 2 заполняются автоматически (при отсутствии интеграции с информационными системами государственных органов – вручную) путем выгрузки данных из формы ОЛ-1;

      реквизиты 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 заполняются автоматически (при отсутствии интеграции с информационными системами государственных органов – вручную) при заполнении реквизита 4 и получении данных из государственной базы данных физических и юридических лиц;

      реквизиты 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 подлежат проверке и в случае расхождения с почтовым адресом, указанном в обращении, сообщении, запросе, отклике и предложении, подлежат приведению в соответствие.

      В форме ОЛ-2:

      реквизиты 1, 2, 3 заполняются автоматически путем выгрузки данных из формы ОЛ-1;

      в реквизите 4 на каждое принятое решение заполняется отдельная форма ОЛ-2.

24. После заполнения и сохранения формы ОЛ-2 в ИАС "Электронные обращения" автоматически формируются соответствующие шаблоны сопроводительных писем (извещений) с отражением принятых решений, которые подписываются электронно-цифровой подписью субъекта и отправляются заявителю в письменной форме либо в форме электронного документа.

      Датой принятия решения будет являться дата выставления формы ОЛ-2, которая заполняется автоматически.

       При этом, в сопроводительном письме о направлении предварительного решения по административному делу в порядке статьи 73 Кодекса, субъект указывает контакты (номера контактных телефонов, электронные адреса) ответственных должностных лиц или работников для получения позиции заявителя к предварительному решению.

25. Доступ в ИАС "Электронные обращения" обеспечивается уполномоченным органом путем направления субъектом электронной заявки, подписанной электронно-цифровой подписью субъекта.

      Сноска. Пункт 25 - в редакции приказа Генерального Прокурора РК от 05.12.2023 № 217 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

26. Субъект имеет доступ в ИАС "Электронные обращения" в соответствии с принципом территориальности и подведомственности.
27. В случае установления фактов несоответствия внесенных в ИАС "Электронные обращения" сведений по обращению, сообщению, запросу, отклику и предложению, принимаются меры по устранению выявленных нарушений путем редактирования сведений.

      Редактирование сведений заключается в изменении и (или) дополнении данных реквизитов форм, удалении ранее введенной формы в ИАС "Электронные обращения".

28. Редактирование показателей, за исключением показателей "срок исполнения", "дата направления ответа", "срок рассмотрения продлен" и удаление ранее введенной формы в ИАС "Электронные обращения", осуществляется субъектом самостоятельно на основании ходатайств руководителей структурных подразделений субъекта с приложением подтверждающих документов, а также по рапорту уполномоченного органа.

      Редактирование показателей "срок исполнения", "дата направления ответа", "срок рассмотрения продлен" и удаление ранее введенной формы в ИАС "Электронные обращения" осуществляется уполномоченным органом на основании ходатайств руководителей субъектов с приложением подтверждающих документов.

      В уполномоченном органе редактирование сведений производится в центральном аппарате ответственным сотрудником, определяемом руководством, в территориальном органе начальником отдела, курирующим данное направление.

      Ходатайство субъекта о редактировании сведений, удалении ранее введенной формы в ИАС "Электронные обращения" рассматривается уполномоченным органом в течение пяти рабочих дней.

      Субъект направляет ходатайство о редактировании сведений, удалении ранее введенной формы в ИАС "Электронные обращения" в уполномоченный орган не позднее, чем за пять рабочих дней до закрытия отчетного периода. Ходатайство, поступившее в нарушение указанного срока, подлежит рассмотрению в следующем отчетном периоде.

      Сноска. Пункт 28 - в редакции приказа Генерального Прокурора РК от 10.04.2023 № 89 (вводится в действие после дня его первого официального опубликования).

29. Субъекты предоставляют в уполномоченный орган и его территориальные органы, учетные сведения об обращениях, сообщениях, запросах, откликах и предложениях ежедневно путем выгрузки сведений из ИАС "Электронные обращения" в информационную систему уполномоченного органа.
30. Субъект обеспечивает своевременность регистрации обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений в ИАС "Электронные обращения", полноту, достоверность сведений вводимых в карточки учета.
31. В случае отсутствия доступа к ИАС "Электронные обращения" обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение регистрируется в бумажных журналах в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33339).

      Сноска. Пункт 31 - в редакции приказа Генерального Прокурора РК от 05.12.2023 № 217 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

 Глава 4. Порядок формирования отчета формы № 1-ОЛ

32. На основании сведений форм ОЛ-1, З-1, ОЛ-2, переданных из ИАС "Электронные обращения" в информационных системах уполномоченного органа, формируется отчет формы № 1-ОЛ "О рассмотрении обращений, сообщений, запросов, откликов, предложений" по форме согласноприложению 5 к настоящим Правилам (далее – отчет № 1- ОЛ).

      Отчет № 1-ОЛ в электронном формате формируется в автоматизированном режиме центральным аппаратом уполномоченного органа.

      Сводный отчет № 1-ОЛ формируется ежемесячно 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом, с нарастающим итогом и подписывается Председателем Комитета.

      Если окончание срока приходится на нерабочий (выходной, праздничный) день, то последним днем срока считается первый, следующий за ним, рабочий день.

33. Не подлежат отражению в отчете № 1-ОЛ обращение, сообщение, запрос, отклик и предложение, приобщенное к основному обращению, сообщению, запросу, отклику и предложению, а также перенесенное в другие информационные системы.
34. В целях обеспечения достоверности и полноты сведений отчета № 1- ОЛ, субъекты совместно с уполномоченным органом ежемесячно с 1 по 8 число проводят сверки о количестве поступивших обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений и результатах их рассмотрения.

Дата публикации

31 января 2024