Регламент

Регламент работы государственного учреждения

«Аппарат акима Севастопольского сельского округа

 Сарыкольского района»

 

 

1. Общие положения

 

1. Аппарат акима Севастопольского сельского округа Сарыкольского района (далее – аппарат) осуществляет информационное, аналитическое, организационное, правовое и материально – техническое обеспечение деятельности аппарата акима и акима сельского округа.
2. Деятельность аппарата регулируется Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», «Об административных процедурах», иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.
3. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, адресованной аппарату и акиму сельского округа, в том числе сообщений, поступающих по различным каналам связи и передачи данных, осуществляется главным специалистом в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.

          Ведение  делопроизводства в аппарате осуществляется на государственном языке, при необходимости возможно приложение варианта на русском языке. Изложение текстов документов на фирменных бланках, за исключением нормативных актов, осуществляется только на государственном языке.

4. Официальное толкование нормативных правовых актов Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, акимата и акима области, маслихата области, акимата и акима района  и акима сельского округа по поручению акима сельского округа осуществляет главный специалист.
5. Специалисты аппарата выполняют функции согласно распределению обязанностей, установленному акимом сельского округа. В случае длительного отсутствия акима сельского округа или невозможности выполнения им своих обязанностей, его полномочия осуществляет главный специалист сельского округа.

 

2. Рассмотрение входящей и отправка

исходящей корреспонденции

 

6. Корреспонденция, в том числе письма и обращения юридических и физических лиц, адресованные в аппарат и акиму сельского округа регистрируются, предварительно рассматриваются главным специалистом, передаются в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей акиму для рассмотрения и определения конкретных поручений (резолюции) с указанием исполнителей и сроков исполнения.
7. Акты Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Премьер – Министра Республики Казахстан, акима и акимата области, Маслихата области, акима области, акимата области, Маслихата области, акимата района передаются акиму сельского округа для рассмотрения и резолюции.

          Письма и обращения юридических и физических лиц, адресованные акиму сельского округа, ответственным работникам аппарата, направляются главным специалистом для рассмотрения соответствующему должностному лицу.

          8.В случае, если вопрос выходит за пределы установленной компетенции, то аким поручает главному специалисту направить обращение компетентному государственному органу или должностному лицу с обязательным уведомлением заявителя в срок не более трёх дней.

9. Если документ требует возврата в аппарат, то на нем делается отметка о необходимости его возврата.

          10.Ответственность за сохранность документов возлагается на исполнителя в соответствии с резолюцией.

11. Служебные документы снимаются с контроля акимом сельского округа, главным специалистом.
12. Документы от имени аппарата акима или акима сельского округа подписываются акимом сельского округа, в его отсутствие – главным специалистом.

          13.Отправка всей корреспонденции аппарата производится главным специалистом. Вся исходящая корреспонденция отправляется в день её поступления, телеграммы и срочная корреспонденция принимаются и отправляются немедленно.

14. Главный специалист систематически следит за установленным порядком прохождения служебных документов, анализирует состояние работы и информирует об этом акима сельского округа
15. Разрешение на размножение и копирование документов аппарата акима даётся  акимом сельского округа
16. Все исполнители несут личную ответственность за целевое использование полученных официальных бланков. На фирменных бланках необходимо печатать только на государственном языке (кроме нормативных актов).

 

3. Планирование работы

 

17. Аппарат строит свою работу по годовым, квартальным и месячным планам основных мероприятий и квартальному перечню вопросов, вносимых на рассмотрение акима сельского округа..
18. Годовой квартальный и месячный планы утверждается акимом сельского округа
19. Контроль за выполнением плана работы аппарата осуществляет главный специалист сельского округа

         

4. Порядок подготовки и оформления

проектов актов акима сельского округа

 

20. Подготовка проектов решений и распоряжений акима (далее - проекты) осуществляется аппаратом, в соответствии с Законами Республики Казахстан «О нормативных правовых актах», «Об административных процедурах», настоящим Регламентом.

Проекты представляются на государственном и русском языках, согласованные с заинтересованными органами, подписанные первыми руководителями или лицами, их замещающими.

21. Персональную ответственность за своевременную, качественную разработку и представление проектов акиму сельского округа в установленные сроки, а также за аутентичность текстов проектов на государственном и русском языках несет главный специалист, осуществляющего его разработку.
        Срок согласования в исполнительных органах при этом исчисляется одновременно и не должен превышать 3 рабочих дней с момента поступления и регистрации проектов актов  акима сельского округа. 
              22. По окончании сроков согласования разработчик проекта сводит все предложения (устраняет замечания) заинтересованных органов в окончательный вариант проекта. При этом в процессе подготовки окончательного варианта разработчик в обязательном порядке устраняет замечания исполнительных органов, с которыми он согласился.
           23.Проекты объемом более двух листов и приложения к проектам должны быть полистно парафированы руководителем государственного органа-разработчика проекта.

При наличии замечаний о несоответствии проекта требованиям делопроизводства аппарат до регистрации проекта вправе его возвратить разработчику.
          После регистрации проект  проверяется на аутентичность его текстов на государственном и русском языках и проходит экспертизу. Срок проведения экспертизы проекта не должен превышать 3 рабочих дней с даты регистрации проекта в аппарате акима.

24. Решения и распоряжения акима подписываются акимом. Исключается внесение исправлений в подлинники актов после их подписания.
25. Заверенные копии решений и распоряжений акима рассылаются главным специалистом.

Подлинники  решений и распоряжений акима хранятся в аппарате.

Ответственность за своевременный выпуск и рассылку документов адресатам несет главный специалист.

26. Замена ранее разосланных решений и распоряжений акима при технических ошибках может быть произведена только с разрешения акима. В этом случае первоначально разосланные документы должны быть отозваны в аппарат.
    27. Учет, систематизация и ведение контрольных экземпляров принятых  акимом актов, внесение в них всех текущих изменений и дополнений осуществляется главным специалистом.
27. Акты акима, носящие общеобязательное значение, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан, подлежат государственной регистрации в Управлении юстиции и обязательному официальному опубликованию в периодических печатных изданиях, определенных местными исполнительными органами.
28. Направление актов для публикации осуществляется главным специалистом.
29. 
    Порядок организации контроля исполнения

 

30. Порядок организации контроля исполнения входящих документов:

          1) На контроль берутся  поручения  акимата и акима области, маслихата Костанайской области, в которых содержатся мероприятия, подлежащие исполнению,  акимата и акима района и руководящих должностных лиц вышестоящих государственных органов.

          2) Входящие документы, подлежащие постановке на контроль, после их регистрации главным специалистом и рассмотрения акимом сельского округа поступают к главному специалисту

          3) На документ, требующий принятия конкретных мер по исполнению, заводится контрольно – регистрационная карточка в программе «Контроль», один экземпляр которой направляется исполнителю.

          4) При исполнении поручений несколькими лицами ответственным является тот, рядом с фамилией, которого стоит пометка (свод). В том случае, когда в поручении ответственный исполнитель не определен, то есть отсутствует пометка (свод), все перечисленные в поручении государственные органы и лица являются одинаково ответственными за исполнение контрольного документа, однако свод осуществляет исполнитель указанный первым.

          5) Контроль за сроками исполнения, согласно распределению обязанностей и должностных инструкций, далее «ответственные за контроль».

          6) Ответственный за контроль в трехдневный срок после получения поставленного на контроль документа, информирует акима о намечаемых мерах по организации исполнения документа.

          7) Сроки исполнения контрольных документов регламентируются Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер – Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года №168.

31. Порядок организации контроля и проверки исполнения исходящих документов:

          1) На контроль берутся  решения, распоряжения, поручения акима сельского округа. Главный специалист на контролируемый документ заводит контрольно – регистрационную карточку в программе «Контроль», один экземпляр которой направляется исполнителю.

          2)  Если срок исполнения задания не указан, оно должно быть исполнено не позднее одного месяца со дня подписания документа или со дня регистрации его в государственном реестре нормативных правовых актов.

32. Общие положения:

          1) Координацию контрольной работы в отношении поручений акимата и акима области, маслихата Костанайской области в которых содержатся мероприятия, подлежащие исполнению, личных поручений и  вытекающих из иных документов служебного характера, а также правовых актов акимата и акима района, поручений акима района и акима сельского округа осуществляет главный специалист компьютерной программы «Контроль».

          Главный специалист заблаговременно, до истечения установленного в правовом акте срока исполнения, направляет исполнителю соответствующее письменное напоминание.

          Контроль за сроками исполнения поручений  по  служебным документам осуществляется  главным специалистом

          2) Ответственные за контроль ведут учет (картотеку) стоящих на контроле документов.

          3) В случае отсутствия возможности выполнения задания в установленный срок исполнитель, не позднее чем за три дня, должен обратиться  к акиму сельского округа.

          4) На каждый взятый на контроль документ  акимата и акима  области, акимата и акима района другие документы долгосрочного действия исполнителем заводится накопительная папка (дело). Документы в накопительных папках группируются в следующем порядке:

          копия контролируемого документа;

          информации, справки, протоколы совещаний, материалы проверок, поручения руководства по данным вопросам и другие документы о ходе выполнения контрольного документа и его отдельных пунктов (располагаются в хронологическом порядке);

          справка о снятии с контроля.

          5) Главный специалист ежемесячно представляет по контролируемым документам сельского округа

          6) Документы снимаются с контроля резолюцией акима сельского округа,  информации об исполнении или контрольно – регистрационной карточке, а также:

          при утрате своей силы на основании нового документа;

          истечении установленного в них срока действия;

          после полного разрешения поставленных вопросов и уведомлении об этом выпустившего документ государственного органа или должностного лица.

          7) После снятия документа с контроля исполнитель в тот же день сообщает об этом заинтересованным лицам.

33. Срыв установленных сроков исполнения контрольных документов или их некачественное исполнение является дисциплинарным проступком. По фактам срыва сроков и/или некачественного исполнения контрольных документов в порядке, установленном Указом Президента Республики Казахстан от 31 декабря 1999 года №321 «Об утверждении Правил наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих Республики Казахстан», назначаются служебные расследования, по результатам которых виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

         

6. Работа с кадрами

 

34. Работу с кадрами обеспечивает главный специалист в соответствии с Законом Республики Казахстан «О государственной службе»:

          ведет учет категории должностей  работников аппарата акима сельского округа

          готовит проекты распоряжений акима сельского округа на назначение или освобождение от соответствующих должностей государственных служащих;

          готовит проекты  на вновь назначаемых специалистов.

35. 35. Анализирует уровень профессиональной подготовки государственных служащих, организует направление на повышение квалификации.

          .

7. Работа с обращениями и организация личного

приема граждан

 

36. 36. Работу с обращениями и организацию личного приема граждан ведет главный специалист в соответствии с Законами Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», «Об административных процедурах», постановлением Правительства Республики Казахстан «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан» от 4 сентября 2002 года №974 и инструкцией «О порядке рассмотрения обращений граждан и контроля за их исполнением», утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года №168 и Инструкцией о порядке  рассмотрения  обращений физических и юридических лиц и контроле за их исполнением в государственном учреждении «Аппарат акима Севастопольского сельского округа Сарыкольского района»
37. 37. Ответственность за правильную организацию работы с обращениями граждан в аппарате несет главный специалист
38. 38. Обращения граждан передаются на рассмотрение акиму сельского округа, в зависимости от того, кому адресовано. Указания об исполнении обращений граждан, как правило, даются в форме резолюции акима сельского округа.
39. 39. Ответы на обращения граждан дает аким сельского округа.

          Обращение считается разрешенным, если рассмотрены поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и дан ответ заявителю.

40. 40. Контрольные обращения вместе с ответом подлежат возврату главному специалисту.
41. 41. Решение о прекращении производства по обращению граждан и снятии его с контроля принимает аким сельского округа. Основанием для снятия с контроля поступившего обращения является документ установленной формы (служебная записка, справка или ответ заявителю). Обращение снимается с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось.
42. 42. Прием граждан осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан». Личный прием граждан акимом сельского округа проводится согласно графика в установленные дни и часы. График приема вывешивается в холле здания акимата сельского округа, опубликовывается в районной газете и на  официальном сайте акима сельского округа. Запись на личный прием граждан к акиму сельского округа производится главным специалистом
43. В случае отсутствия акима  или по его поручению личный прием граждан может проводить главный специалист.
44. Контроль за рассмотрением обращений физических и юридических лиц осуществляет аким сельского округа

         

8. Регламент рабочего времени

 

43. 43. Рабочий день аппарата начинается с 9.00 и продолжается до 18.30, обеденный перерыв – с 13.00 до 14.3

          Для ответственных и технических работников аппарата устанавливается ненормированный рабочий день.

          На работников с ненормированным рабочим днем полностью распространяются основные положения трудового законодательства.

          Объем функциональных обязанностей работников аппарата определяется должностными инструкциями.

44. 44. Дни проведения рабочих совещаний и другие мероприятия определяются акимом сельского округа, в его отсутствие - главным специалистом.

 

9. О порядке организации оказания государственных услуг

 

45. Оказание государственных услуг в аппарате акима сельского округа осуществляется в соответствии  с Законом Республики Казахстан от 15 апреля 2013 года «О Государственных услугах» утвержденными перечнем, стандартами и регламентами установленных услуг.
46. Оказание государственных услуг осуществляюся закрепленным распоряжением акима сельского округа специалистами по оказанию государственных услуг в соответствии с установленными регламентами и стандартами государственных услуг.

           47.Услугополучатели имеют право получать полную и достоверную информацию о государственных услугах, размещенных в аппарате акима в доступном для пользователей местах, аппарат акима оказывает информационную, консультативную, методическую поддержку по  вопросам оказания государственных услуг.

48. Аппарат акима обеспечивает предоставление информации в аппарат акима района по результатам внутреннего контроля за качеством оказания государственных услуг, а также  обеспечивает повышение квалификации специалистов в сфере оказания государственных услуг                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
49. Контроль за качеством оказания государственных услуг возложен на акима сельского округа.

Дата публикации

23 ноября 2023