Мендыкаринский районный государственный архив, являясь одним из обязательных атрибутов государственности Республики Казахстан, строит свою работу на основании Законов РК «О Национальном архивном фонде и архивах», «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», «О государственных услугах», Стандарта, Регламента и других законодательных актов в сфере архивного дела.
В качестве источников комплектования Мендыкаринского райгосархива значатся 32 учреждения и организации района.
На постоянной основе осуществляется контроль за ведением делопроизводства организаций всех форм собственности.
За первое полугодие 2023 года оказана методическая помощь:
– в подготовке и согласовании 18 номенклатур дел на типовой основе для организаций района;
– в подготовке описей:
управленческой документации – 207 ед.хр.
личного состава – 89 ед.хр.
– в подготовке Акта на уничтожение – 25 позиций, 233 дела.
Проведена 71 консультация в государственном архиве и 18 на местах по вопросам проведения НТО документов, передаче управленческой документации в областной государственный архив.
Принято на государственное хранение – 47 ед.хр.:
Передано управленческой документации в областной государственный архив – 152 ед.хр.
Установлен контакт и проведены переговоры о передаче документов на госхранение с владельцем документов личного происхождения Любащенко Н.Ф.
Согласно плана мероприятий по использованию архивных документов, повышению эффективности оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» проведены следующие мероприятия:
– 2 встречи с владельцами документов личного происхождения;
– 2 школьных урока;
– 2 лекции;
– 4 тематических экспозиции;
– на совместный Интернет-ресурс направлены 6 информаций;
– в инстаграмм Мендыкаринского архива (mendikara_archiv) размещено 15 публикаций.
Райгосархив предоставляет находящиеся на хранении документы для исследовательской работы. В книге учёта посещений исследователей районного госархива за перворе полугодие 2023 года оформлено 7 исследователей (7 посещений) и оказано 7 консультация по составу и содержанию документов.
Исследователям в процессе работы выдано 106 дел по 9 описям.
Специалисты архива в течение полугодия вели работу по оцифровке хранящихся документов. В результате проделанной работы за первое полугодие оцифровано 88647 листов из 2291дела.
За весь период сканирования оцифровано 344552 листа из 5955дел (из них л/с 86841 лист из 1917 дел) и фотодокументов 618 листов из 618 дел в 5 фондах.
В соответствии с Законом РК «О государственных услугах», стандартом, регламентом сотрудниками районного архива в первом полугодии 2023 года государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» оказывалась физическим лицам Республики Казахстан по запросам, поступившим через «Государственную корпорацию «Правительство для граждан» или веб-портал «Электронное правительство».
В итоге по Казахстану за первое полугодие 2023года исполнено 1114 запросов, в том числе 1056 положительных, 17 отрицательных и 41 запрос об отсутствии документов.
В соответствии с требованиями Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» для граждан и юридических лиц ближнего и дальнего зарубежья за первое полугодие исполнено 72 запроса, из них 67 с положительным результатом, 1 с отрицательным, 4 ответа дано об отсутствии документов.
Усилия работников райгосархива направлены на обеспечение доступности и качества оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» на альтернативной основе, используя ЭЦП в строгом соответствии с Правилами оказания госуслуги для юридических и физических лиц ближнего и дальнего зарубежья, предоставление ежемесячной и квартальной отчетности, систематическое осуществление внутреннего контроля с целью недопущения нарушения сроков оказания госуслуги и достоверности отчетных данных.
Руководитель филиала
КГУ «Государственный архив
Костанайской области»
«Мендыкаринский районный госархив» Г. Валиева